يعد QuickBooks أحد أكثر تطبيقات مسك الدفاتر استخدامًا على نطاق واسع، ويوفر طريقة ملائمة لتسوية بطاقات الائتمان دون الحاجة إلى أدوات خارجية.
في هذه المقالة، نوجهك خلال عملية تسوية بطاقة الائتمان في QuickBooks، ونعالج المشكلات الشائعة ونقدم لك نصائح مفيدة لتبسيط الإجراء.
في شريط قائمة المساعدة العلوي، ابحث عن "تسوية". ثم قم باختيار الحساب الذي ترغب في التوفيق بينه. في هذا العرض التوضيحي، سنستخدم حسابًا مرتبطًا ببطاقة ائتمان الموظف.
الخطوة الثانية: الرصيد الافتتاحي للمصالحة
يتم اكتشاف الرصيد الافتتاحي والتاريخ تلقائيًا بناءً على الرصيد النهائي وتاريخ التسوية السابقة.
بالنسبة لتسويات QuickBooks Online (QBO) لأول مرة، سيتم إدراج المعاملات منذ بداية الحساب. للوصول إلى معلومات حول التسويات السابقة، بما في ذلك تواريخ انتهاء كشف الحساب، انتقل إلى قسم "الملخص".
الخطوة 3: الرصيد الختامي للمصالحة
الرصيد والتاريخ النهائي: الرجاء إدخال الرصيد الختامي وتاريخ الانتهاء. يعتمد تاريخ الانتهاء عادةً على تاريخ كشف حساب بطاقة الائتمان. ومع ذلك، إذا قمت بالإبلاغ عن البيانات المالية وفقًا للتاريخ، فيمكنك تعيين تاريخ الانتهاء حتى نهاية الشهر.
تكلفة التمويل: إذا لم يتم تسجيل رسوم التمويل في حساب QuickBooks Online الخاص بك، فيمكنك إضافتها يدويًا. يرجى تضمين التاريخ والمبلغ وحساب النفقات. إذا كنت تستخدم بطاقة بعملة مختلفة، فيجب عليك أيضًا إضافة سعر الصرف.
الخطوة 4: مطابقة ومسح معاملات بطاقة الائتمان
تعرض شاشة تسوية QBO علامة اختيار وخلفية رمادية للمعاملات المقاصة، في حين لا تحتوي المعاملات غير المتطابقة على علامة اختيار.
الآن، دعونا أولاً نفهم قسم الملخص في الأعلى:
الرصيد الختامي لكشف الحساب: هذا هو الرصيد الختامي الذي أدخلناه في الشاشة السابقة.
الرصيد المقاصة – يبدأ ذلك من الرصيد الافتتاحي في الشاشة السابقة بالإضافة إلى أي رسوم مالية مضافة، إلى جانب جميع الودائع المقاصة مطروحًا منها الدفعات المقاصة. ويرد أدناه تفاصيل الرصيد المقاصة.
عند الانتهاء من عملية التسوية، يجب أن يتطابق الرصيد المقاصة مع الرصيد الختامي لكشف الحساب، مما يؤدي إلى فرق قدره صفر.
مطابقة المعاملات:
- حدد المعاملات غير المتطابقة وابحث عن معاملة مطابقة في كشف حساب البطاقة الائتمانية.
- في حالة تطابق المبلغ والتفاصيل الأخرى، قم بمسح المعاملة.
- كرر هذه العملية حتى تتم مطابقة كافة المعاملات.
يمكن أن يستغرق هذا وقتًا طويلاً، لذلك قمنا بتضمين بعض النصائح لتبسيط ذلك في نهاية المقالة. بمجرد مطابقة كافة المعاملات، يجب أن يكون الفرق 0، ويمكنك التخطي إلى الخطوة5.
ومع ذلك، إذا لم يكن الفرق 0، فيجب عليك تحديد المعاملات التي لم يتم تسجيلها في QuickBooks. قد يكون ذلك بسبب أخطاء محاسبية، أو رسوم غير محسوبة، أو معاملات غير مصرح بها. دعونا نلقي نظرة على كيفية استكشاف هذه المشكلة وإصلاحها:
تحديد الأخطاء في المصالحة الخاصة بك
إذا كانت لديك معاملات غير متطابقة، فقد يكون ذلك بسبب:
- عدم تطابق التاريخ أو المبلغ: قد يكون ذلك بسبب أخطاء في إدخال البيانات، أو تأخيرات بنكية، أو أخطاء بنكية. سيُطلب منك العثور على المعاملة بناءً على تفاصيل أخرى مثل حساب البائع وبالقرب من التاريخ المرجعي.
- المدفوعات المكررة: ابحث في معاملاتك التي تمت تسويتها إذا كان بإمكانك العثور على سجل مشابه جدًا. يمكنك البحث على أساس المستفيد والمبلغ.
قد تكون هناك أيضًا رسوم مفقودة في محاسبتك. يمكنك البحث في كشف حساب بطاقتك الائتمانية والعثور على أي معاملات ليس لها أي تطابقات. بعض الأسباب الشائعة لذلك يمكن أن تكون:
- رسوم بطاقة الائتمان: تحتوي بطاقات الائتمان على قائمة كاملة من الرسوم المخفية التي يمكن تفويتها بسهولة. على سبيل المثال، تتحمل تحويلات العملات الأجنبية رسوم معالجة وعلامة صرف. يجب أن يتم حساب ذلك في دفتر الأستاذ للشركة.
- المعاملات غير المصرح بها أو الاحتيال أو السرقة: بطاقات الائتمان هي السبب الأول للخسائر الناجمة عن السرقة والاحتيال. يمكن إجراء معاملات غير مصرح بها بسبب سرقة الهوية. قد تكون هناك أيضًا معاملات غير مصرح بها تم إجراؤها بسبب الموظفين. تعتبر التسوية عملية مفيدة لتحديد ذلك والإبلاغ عنه بسرعة لحماية الشركة من الخسائر.
الخطوة 5: إنهاء وطباعة البيان
بمجرد أن يصل فرق البيان الخاص بك إلى 0، سيعرض الزر الأيمن العلوي عبارة CTA - "انتهى الآن". انقر فوق هذا لإنهاء عملية التسوية الخاصة بك.
ارجع إلى صفحة التسوية، وفي الزاوية اليمنى العليا، حدد "الملخص". يمكنك طباعة بيان تسوية بطاقتك الائتمانية من هنا.
بالإضافة إلى ذلك، يمكنك دفع فاتورة بطاقتك الائتمانية مباشرة أو إضافة أي فواتير أخرى.
نصائح لتسوية بطاقة الائتمان
مطابقة المعاملات هي عملية يدوية، ويمكن أن تستغرق وقتا طويلا. إليك بعض النصائح لتسهيل الأمر عليك:
- الترتيب حسب نوع المعاملة: ابدأ بمطابقة الودائع ثم المدفوعات. هذه المنظمة يمكن أن تقلل من الارتباك. يمكنك التبديل بين "المدفوعات" أو "الودائع" على الشريط العلوي لـ QBO.
- رسوم العلامة والفائدة: قم بتمييز الرسوم المصرفية أو رسوم الفائدة أو المعاملات المصرفية الأخرى الخاصة بكشف حسابك. سيساعدك هذا على حسابهم بدقة أثناء التسوية.
- برنامج تسوية بطاقة الائتمان: يمكن أن تستغرق التسوية في QBO وقتًا طويلاً. البرمجيات مثل النانو يمكن أتمتة هذه العملية ومزامنة البيانات مع QBO. تعرف على المزيد حول أتمتة التسوية 👇
أتمتة تسوية بطاقة الائتمان
لا يمكن إجراء التسوية يدويًا في Excel أو QBO إذا كان لديك العديد من المعاملات أو كنت تعمل مع فريق صغير. قد يستغرق حل مئات المعاملات أيامًا.
يمكنك تقليل عملية التسوية إلى دقائق باستخدام برنامج التشغيل الآلي. وقد يتطلب ذلك تجميع البيانات من البنك، أو QBO، أو أدوات أخرى، واستخراج البيانات ذات الصلة منها، ومطابقة البيانات عبر مصادر مختلفة، وإجراء عمليات فحص الاحتيال. إذا كنت ترغب في أتمتة عملية تسوية بطاقتك الائتمانية، فقم بإعداد مكالمة تجريبية مع خبرائنا لأتمتة سير العمل الخاص بك باستخدام Nanonets.
قم بأتمتة اكتشاف الاحتيال أو التسويات المصرفية أو العمليات المحاسبية من خلال سير عمل مخصص جاهز للاستخدام.
وإليك كيف يمكن لبرنامج التسوية مثل الشبكات النانوية أتمتة ثلاثة عناصر رئيسية لك:
- جمع البيانات: يمكن للشبكات النانوية أن تتكامل بسلاسة مع نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو البريد الإلكتروني الخاص بك لجمع المستندات مثل بيانات بطاقة الائتمان والدفاتر العامة والفواتير والإيصالات. سيقوم البرنامج فقط بسحب المعلومات ذات الصلة من كل مستند من خلال تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR).
- مطابقة البيانات: من خلال التشغيل الآلي بدون رمز، يمكنك بسهولة إعداد القواعد لمطابقة كشف حساب بطاقتك الائتمانية مع دفتر الأستاذ العام. يمكنك إعداد قواعد جديدة بمرور الوقت ولن تضطر إلى مواجهة الصيغ.
- تحديد الأخطاء وعمليات التحقق من الاحتيال: قم بإعداد العلامات لتحديد المعاملات غير المنتظمة أو المكررة أو غير المصرح بها. يمكن أن تساعدك هذه العلامات أيضًا في اكتشاف المعاملات مثل الرسوم المصرفية أو الفوائد المكتسبة!
سيساعدك برنامج المصالحة على توفير الوقت ويمكّنك أنت وفريقك من التركيز على المهام المهمة. الدفع النانو لمزيد من المعلومات حول أتمتة التسوية.
- محتوى مدعوم من تحسين محركات البحث وتوزيع العلاقات العامة. تضخيم اليوم.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. تمكين نفسك. الوصول هنا.
- أفلاطونايستريم. ذكاء Web3. تضخيم المعرفة. الوصول هنا.
- أفلاطون كربون، كلينتك ، الطاقة، بيئة، شمسي، إدارة المخلفات. الوصول هنا.
- أفلاطون هيلث. التكنولوجيا الحيوية وذكاء التجارب السريرية. الوصول هنا.
- المصدر https://nanonets.com/blog/credit-card-reconciliation-in-quickbooks-online/
