قبل بضع سنوات قصيرة ، كان مؤتمر الفيديو متاحًا فقط في غرف اجتماعات محددة ، وكان ابتكارًا تقنيًا عالي المستوى كان محدودًا ويُنظر إليه على أنه مكافأة وليست ضرورية. امتلأت المكاتب بمساحات للمكالمات الجماعية والتعاون المحلي - هاتف في منتصف الطاولة ، وميكروفونات متناثرة حولها. غالبًا ما كانت غرف الاجتماعات محجوزة بشكل زائد ومحبِط للاستخدام وكان هناك دائمًا هذا الالتباس في الحصول على الأسلاك بالشكل الصحيح ، ومشكلات في مشاركة الشاشة و "هل تسمعني؟".
اليوم ، الأمور مختلفة. نظرًا لأن العمل الهجين أصبح هو القاعدة ، فإن كل مساحة لديها القدرة على أن تصبح غرفة اجتماعات. يتضمن ذلك طاولة المطبخ ، أو مكتبك في المنزل ، أو غرفة اجتماعات في المكتب ، أو في أي مكان تتنقل فيه. الحاجة إلى معدات مؤتمرات الفيديو هائلة مع 98٪ من العاملين في مجال المعرفة يقول أن المشاركين عن بعد سيكونون جزءًا من اجتماعاتهم في المستقبل.
في خضم عصر التحول الرقمي هذا ، أصبح ربط أعضاء الفريق بمؤتمرات الفيديو عالية الجودة أكثر أهمية من أي وقت مضى ، وكذلك اختيارك لمعدات مؤتمرات الفيديو.
هنا ، بالتعاون مع يبكس، نلقي نظرة على أفضل أدوات الاتصال لتعزيز تجارب مؤتمرات الفيديو الخاصة بك.
تمكين العمل عن بعد
المكاتب المنزلية ليست المتغير الوحيد الذي يجب مراعاته عند تجهيز العاملين عن بُعد. تختلف الطرق التي يعمل بها الأفراد ويتعاونون أيضًا. يفضل البعض المشاركة في الإنشاء ؛ يعمل الآخرون بشكل شبه كامل من خلال التواصل المستمر ؛ ومع ذلك ، يحب الآخرون المكونات الإضافية والتركيز والغطس في العمل البؤري.
تتطلب أنماط العمل المختلفة أنواعًا مختلفة من إمكانات التعاون. من خلال تحديد الإمكانات التي تحتاجها الفرق المختلفة أولاً ، يكون من الأسهل تحديد الأجهزة المناسبة للتعاون الجماعي الفعال والفعال عبر مؤسستك. على سبيل المثال ، يحتاج المتعاونون إلى أجهزة تعاون شاملة حتى يتمكنوا من التبديل بين مؤتمرات الفيديو والإنشاء المشترك والعمل البؤري. أولئك الذين يعملون في الفرق القائمة على التواصل يحتاجون إلى أدوات مثل الهواتف وسماعات الرأس ذات الأولوية.
يجب أن تسمح أفضل معدات مؤتمرات الفيديو الشاملة للمتعاونين عن بُعد للعاملين بما يلي:
- التقِ وجهًا لوجه بصوت وفيديو عالي الجودة
- الحد من مصادر تشتيت الانتباه أثناء الاجتماع من خلال إزالة الضوضاء المتقدمة وإمكانيات الخلفية الافتراضية
- شارك في الإنشاء والتعاون بسلاسة مع زملاء العمل
- يمكنك التبديل بسهولة بين المراسلة والمكالمات والاجتماعات
- الوصول إلى السبورات البيضاء وتعديلها قبل الاجتماع وأثناءه وبعده
- انضم إلى أي خدمة اجتماعات بما في ذلك Webex و Google Meet و Zoom و Microsoft Teams
نظرًا لأن كل مكتب منزلي فريد من نوعه ، فأنت تريد تجنب الأجهزة التي قد تشغل مساحة كبيرة. خيارات مثل مكتب Webex Mini مثالية في هذه الحالة - تمنح مزيجًا رائعًا من الحجم الصغير والقوة الرائعة.
مؤتمرات الفيديو على المكتب
المكتب هو المكان الذي يقضي فيه الموظفون معظم وقتهم في المكتب. . في كثير من الأحيان ، على الرغم من ذلك ، يقومون بالتبديل بين مجموعة من الأجهزة والتطبيقات للتعاون وإنجاز العمل. هذا هو المكان الذي تكتسب فيه إمكانات التكامل السلس ثقلها بالذهب. لأماكن العمل الفعالة ، يحتاج الموظفون إلى أدوات تعاون تندمج بسلاسة في سير العمل ، وتقدم نفس التجربة بغض النظر عن مكان وكيفية التعاون. يساعد هذا في إزالة نقاط الاحتكاك التي يمكن أن تبطئ الإنتاجية طوال يوم العمل.
عند التفكير في معدات مؤتمرات الفيديو للمكتب ، تكون الإمكانات التالية مفيدة للغاية:
- قابل الزملاء الموزعين باستخدام أجهزة فيديو وصوت عالية الجودة
- استبدل الفوضى المكتبية ، مثل الهواتف وكاميرات الويب ومكبرات الصوت والشاشات بجهاز واحد
- انضم إلى أي خدمة اجتماعات مثل Microsoft Teams و Webex و Zoom و Google Meet
- الوصول بسرعة وسهولة إلى ميزات الاتصال ومؤتمرات الفيديو
- تكامل بسلاسة مع أدوات الإنتاجية التي يستخدمها فريقك كل يوم
- فكر في التصميم وشارك في الإنشاء باستخدام السبورة البيضاء الرقمية والتعليقات التوضيحية للمحتوى
- قم بإزالة ضوضاء الخلفية للحصول على تجربة صوتية واضحة ونقية
بهذه الطريقة ، يمكن أن ينتقل مكتبك من حالة من الفوضى إلى تحفة فنية في حركة واحدة سريعة. ال مكتب ويبكس هو حل مؤتمرات الفيديو متعدد الإمكانات الذي يفسد المكتب وينقل تجربة التعاون الخاصة بك إلى المستوى التالي.
أفضل جهاز للمناضد الساخنة
تعمل معظم الشركات الآن على مستوى هجين ، حيث يستغرق الموظفون بضعة أيام للعمل من المنزل والبعض الآخر للذهاب إلى المكتب. نتيجة لذلك ، فإن المكاتب الساخنة هي بديل شائع للمكاتب الشخصية لأن العديد من العمال لن يحتاجوا إلى مساحة مخصصة في المكتب. يجب أن توفر هذه المساحات كل ما يحتاجه الموظف ليكون منتجًا كما لو كان على مكتبه الشخصي. يجب أن تكون التجربة سلسة وذكية.
تسمح أجهزة المكاتب الساخنة لأي شخص بتحويل مكتب مفتوح إلى مساحة عمل شخصية فقط عن طريق لمس هاتفه أو إرسائه بالجهاز. يتوق العمال المتنقلون والمتعاونون اليوم إلى هذا النوع من الرشاقة.
يجب أن يتضمن الحل المثالي للمناضد الساخنة القدرة على:
- احصل على رؤية فورية لجميع المكاتب المتاحة والمحجوزة
- احجز مكتبًا مفتوحًا باستخدام الكمبيوتر المحمول أو الهاتف لمصادقة هويتك من خلال تجربة تسجيل دخول آمنة وخالية من اللمس
- انضم إلى الاجتماعات بلمسة زر واحدة
- اعرض جدولك وانضم إلى الاجتماعات القادمة بأوامر صوتية بدون لمس
- إجراء واستقبال المكالمات الهاتفية
- انضم إلى الاجتماعات من أي منصة تعاون
- قم بتسجيل الخروج تلقائيًا أو قم بتحرير حجزك بسهولة في نهاية جلسة العمل الخاصة بك
- قم بتحسين العقارات المكتبية من خلال جمع البيانات البيئية ، والإشغال ، واستخدام المكتب في الوقت الفعلي
إذا كنت تبحث عن أفضل حل لعقد مؤتمرات الفيديو للمكاتب الساخنة ، فنحن نوصي بـ مركز ويبيكس المكتبي.
تجهيز مساحات القفز وغرف التركيز
توفر مساحات القفز وغرف التركيز مساحة سريعة مخصصة حيث يمكن للأشخاص الدخول في بيئة هادئة لعقد اجتماعات مهمة أو للتركيز على عملهم.
تقليديا ، تفتقر هذه المساحات إلى أدوات الاتصال والتعاون المتقدمة ، لكن توقعات الموظفين تتغير. مع تطور المكاتب لتلبية متطلبات العمال الهجينين ، ستزداد أهمية مساحات القفز المجهزة جيدًا حيث سيحتاج الموظفون إلى المزيد من المساحات للالتقاء بالزملاء عن بُعد والتواصل معهم.
يجب أن يكون أفضل حل لعقد مؤتمرات الفيديو لغرف التركيز ومساحات القفز قادرًا على:
- يعمل كجهاز مشترك يمكن لأي موظف استخدامه
- قم بتوفير تجربة الكل في واحد من خلال عامل شكل صغير يتضمن شاشة وكاميرا وميكروفونات ومكبرات صوت
- قم بتوسيع شاشة الكمبيوتر المحمول بحيث يمكن استخدام الجهاز كشاشة أساسية
- توفير تجربة لا تلمس للحد من انتشار الجراثيم
- اشحن أجهزة الكمبيوتر المحمولة والأجهزة المحمولة بينما يعمل الأفراد ويتعاونون
- توفير ميزات الإنشاء المشترك مثل السبورة الرقمية والتعليقات التوضيحية للمحتوى
- السماح للمستخدمين بالوصول بسرعة وسهولة إلى برامج الاتصال ومؤتمرات الفيديو
- توفير مساعد رقمي أو نظام تقويم لتحديد التوافر وحجز المكان
للحصول على أفضل حل لعقد مؤتمرات الفيديو لمساحات القفز وغرف التركيز ، استكشف ويبيكس ديسك برو.
تحسين مساحة المراسلة الخاصة بك
مساحة التجمع عبارة عن غرفة صغيرة أو مساحة مفتوحة تتسع لعقد اجتماعات لعدد قليل من الأشخاص. تزداد شعبية مساحات التجمُّع حيث تحتاج الفرق إلى مساحات غير رسمية للتواصل ودفع العمل إلى الأمام. يجب على كل مؤسسة ، كبيرة وصغيرة ، تخصيص جزء من مكان عملها لتعاون مجموعة صغيرة - ويجب أن يكونوا مجهزين بالتكنولوجيا التي ستعمل على تحسين الفرق لمشاركة الأفكار والتعاون.
اعتمادًا على النشاط ، يمكن للمؤسسات استخدام مجموعة متنوعة من أجهزة التعاون. عند التخطيط لمساحة تجمع ، ضع في اعتبارك ما يلي:
- هل ستحتاج الفرق في هذا الفضاء إلى التعاون مع الزملاء أو الشركاء أو الوكالات عن بُعد؟
- هل تحتاج المساحة إلى إمكانات مؤتمرات الفيديو فقط أم سيتم استخدامها للإنشاء المشترك ولوحة بيضاء رقمية؟
- هل لديك مساحات تجمع كافية لدعم عدد الاجتماعات المخصصة التي تحتاجها الفرق؟
- هل يمكن للفرق أن تبدأ بسرعة؟
- هل يأتي الجهاز مزودًا بخاصية إزالة الضوضاء إذا كان موجودًا في مكان مفتوح؟
يجب أن تتضمن أفضل معدات مؤتمرات الفيديو لأماكن التجمهر ما يلي:
- قدرات مؤتمرات الفيديو عالية الجودة
- القدرة على مشاركة المحتوى على الشاشة محليًا أو ضمن اجتماع افتراضي
- قدرات الإبداع المشترك إذا تم تصميم المساحة مع وضع الأفكار في الاعتبار
- تنبيهات ذكية وتذكيرات بالمسافة الاجتماعية إذا أصبحت مساحة التجمع مكتظة
- تحليلات للتحسين ورؤى حول الاستخدام
- القدرة على الانضمام إلى أي خدمة اجتماعات
إذا كنت تبحث عن أفضل معدات مؤتمرات الفيديو لأماكن التجمهر ، فنحن نوصي بـ مجموعة ويبكس روم ميني إذا كانت المساحة ستُستخدم أساسًا للاجتماعات المحلية والافتراضية. من ناحية أخرى ، إذا كانت المساحة مخصصة للتعاون المحلي والافتراضي والإنشاء المشترك ، فتأكد من التفكير في مؤتمرات فيديو شاملة وأجهزة لوح المعلومات مثل ويبكس بورد برو 55.
زراعة التعاون الإبداعي
غرف التفكير عبارة عن غرف صغيرة إلى متوسطة الحجم تسمح للفرق بالتجمع ومشاركة الأفكار وإحراز تقدم نحو أهدافهم. تقليديا ، تم تجهيز هذه الغرف عادة بلوحة بيضاء وأقلام مسح جافة وملاحظات لاصقة. ومع ذلك ، في عام 2022 ، أصبحت هذه الأدوات قديمة ومحدودة إلى حد ما ، ويمكن أن تجعل من الصعب إشراك المشاركين عن بُعد في العملية التعاونية.
يجب أن تتضمن أفضل معدات مؤتمرات الفيديو لغرف التفكير ما يلي:
- إمكانات مؤتمرات الفيديو عالية الجودة مع عروض محسّنة وصوت مكاني ، مما يتيح تجربة غامرة
- سهولة الاقتران اللاسلكي مع أجهزة الكمبيوتر المحمولة والأجهزة المحمولة للاتصال ومشاركة المحتوى
- قدرات قوية على السبورة البيضاء مع الملاحظات اللاصقة الرقمية والتعرف على الشكل
- إمكانية اتصال أجهزة متعددة حتى يتمكن الجميع من المشاركة
- التكامل مع تطبيقات الجهات الخارجية مثل Office 365 و Trello و Salesforce.com
- القدرة على الوصول إلى السبورات البيضاء في أي مكان والمتابعة من حيث توقفت
- تحليلات للتحسين ورؤى حول الاستخدام
نحن نوصي سلسلة مجلس Webex لأي شخص يبحث عن أفضل حل لعقد مؤتمرات الفيديو من أجل التفكير والتعاون المرئي.
تجهيز غرفة الاجتماعات
تعتبر غرفة الاجتماعات من أكثر المناطق تعقيدًا. عادة ما تكون هذه الغرف مجهزة بهاتف مؤتمرات وجهاز عرض ولوحة بيضاء ومعدات مؤتمرات فيديو قديمة ، وهي مثقلة بنقاط فشل متعددة.
تتمتع أجهزة التعاون الحديثة بالقدرة على استبدال الكثير من التكنولوجيا في هذه المساحات بجهاز واحد. وستحصل على عرض من جزء واحد من الزجاج لإدارة المشكلات وفرزها بدلاً من الاضطرار إلى مراقبة أنظمة متعددة. يمكن أن توفر غرفة الاجتماعات الحديثة تجربة ممتعة بشكل غير متوقع ، وتجريد غرفة الاجتماعات بسعادة من الشرف المشكوك فيه لكونها الغرفة الأكثر إحباطًا في المكتب.
يجب أن يتضمن أفضل حل للتعاون عبر الفيديو لغرف الاجتماعات ما يلي:
- قدرات مؤتمرات الفيديو عالية الجودة
- وصول سريع وسهل إلى برامج الاتصال ومؤتمرات الفيديو
- القدرة على مشاركة المحتوى على الشاشة محليًا أو ضمن اجتماع افتراضي
- تذكيرات بالمسافة الاجتماعية والتنبيهات الذكية إذا كان الكثير من الأشخاص يشغلون غرفة
- إزالة الضوضاء للحفاظ على الصوت نقيًا وواضحًا
- تجارب عدم اللمس لتقليل الاتصال بالأسطح المشتركة
- مساعد رقمي لحجز غرفك وإدارة مهام الاجتماع
- إشارات التنبيه والرقمية التي توجه الموظفين إلى أقرب مخرج في حالة حدوث طارئ
بناء قاعة مجلس الإدارة
. تتطلب C-Suite تجربة تجمع المديرين التنفيذيين والشركاء معًا كما لو كانوا يجلسون وجهًا لوجه - حتى لو كانت المسافة تشكل عائقًا. تحتاج أجهزة التعاون في غرفة الاجتماعات إلى الجمع بين التصميمات المتطورة والقابلة للتخصيص والوظائف البديهية والقوية.
لتجهيز غرفة اجتماعاتك بأفضل معدات مؤتمرات الفيديو ، ستحتاج إلى:
- صوت وفيديو متميزان لتجربة واقعية وغامرة
- صوت توجيهي لمحاكاة التجربة الشخصية
- مشاركة المحتوى دون التضحية بتجربة الفيديو أولاً
- مساعد رقمي للمساعدة في بدء الاجتماع وتدوين الملاحظات والترجمة في الوقت الفعلي والنسخ
- شاشات عالية الوضوح
- أثاث وتشطيبات عالية الجودة قابلة للتخصيص
إذا كنت تبحث عن أفضل حل لعقد مؤتمرات الفيديو لقاعة الاجتماعات ، فنحن نوصي بـ بانوراما غرفة Webex.
أجهزة لحل المشاكل
في جميع الأماكن المختلفة حيث يمكن للموظفين أن يجدوا أنفسهم في مؤتمر فيديو ، هناك بعض المشاكل الشائعة التي تحدث في غرف الاجتماعات. عندما يتعلق الأمر بتجهيز فريقك بأفضل التقنيات الخاصة بالمؤتمرات ، فمن الجيد وضعها في الاعتبار.
- هل هذه الغرفة مجانية؟
- اجتماع اللحظة الأخيرة؟ في عجلة من امرنا؟ قد يكون العثور على غرفة متاحة في المكتب بمثابة صداع. الشركات هي أماكن ديناميكية بعد كل شيء ، وهناك دائمًا الكثير مما يحدث. تساعد معدات مؤتمرات الفيديو مثل Webex Room Navigator في محو ضغط العثور على غرفة اجتماعات بها مؤشرات LED خارج الغرفة لإظهار الغرف المتاحة وأيها مشغول. يمكنك أيضًا الاطلاع على الجدول الزمني القادم وإذا كان هناك اجتماع يجري في تلك الغرفة ، فيمكنه توجيهك إلى أقرب غرفة متاحة. لا مزيد من الجري في أنحاء المكتب ، ولا مزيد من التقديم للاجتماعات المليئة بالعرق. المصافحة بثقة.
- انا ضائع! أين الاجتماع؟
- لقد مررنا جميعًا بتلك اللحظة لمحاولة العثور على غرفة الاجتماعات في طابق غير مألوف من المكتب. بعد أن تدور حول المبنى وتدرك أنك عدت من حيث بدأت ، يمكنك حتى أن تدق رأسك في مكعب زميل في العمل لتسأل عن مكان الغرفة. مع إمكانيات تحديد الطريق ، لن تقلق أبدًا بشأن تحديد مكان الاجتماع. عند إقرانك بجهاز محمول ، ستحصل على نظام تنقل مألوف يرشدك إلى المكان الذي تريد أن تكون فيه.
- ما هو رمز المؤتمر مرة أخرى؟
- يمكن أن يكون تتبع رموز المؤتمرات مهمة تنظيمية في حد ذاته ويمكن أن يمنع في كثير من الأحيان الاجتماعات من البدء في الوقت المحدد ، مما يؤدي إلى بداية سيئة للمؤتمرات. من خلال الاقتران اللاسلكي بجهاز الكمبيوتر المحمول أو الجهاز المحمول ، يمكن لأجهزة التعاون الحديثة المصادقة عليك بمجرد دخولك الغرفة وتتيح لك الانضمام إلى اجتماعك بضغطة زر. والأفضل من ذلك ، استفد من المساعد الرقمي لتجربة الانضمام بدون لمس.
- تشابك الكابلات.
- الكابلات والكابلات في كل مكان والمقابس والمقابس في أي مكان. قد يكون العثور على الاتصال الصحيح الذي يعمل مع الكمبيوتر المحمول أمرًا محبطًا ويستغرق وقتًا طويلاً. ناهيك عن أن الكابلات المتناثرة حول غرفة الاجتماعات تجعلها فوضوية. تتيح لك غرف الاجتماعات الحديثة المجهزة بأحدث أجهزة مؤتمرات الفيديو إمكانية الاقتران لاسلكيًا ومشاركة المحتوى الخاص بك من الكمبيوتر المحمول أو الجهاز المحمول. لا مزيد من البحث عن الكابلات ، ولا مزيد من الفوضى في غرف المؤتمرات.
- ما اسمه مرة أخرى؟
- مع ظهور العمل عن بعد والهجين ، من المحتمل جدًا أيضًا أن تعقد مؤتمرات فيديو مع أشخاص لم تقابلهم شخصيًا من قبل - مما يجعل تذكر أسماء الأشخاص أمرًا صعبًا. قدم بائعو مؤتمرات الفيديو الرائدون إمكانات متقدمة للذكاء الاصطناعي يمكنها تحديد هوية المتحدث ، وتوفير تسميات الأسماء والعناوين أسفل كل متحدث. لذلك لن تضطر أبدًا إلى السؤال ، "من هو هذا الشخص؟" تكرارا.
يتطلب إنشاء مساحة مؤتمرات الفيديو ، بغض النظر عما إذا كانت موجودة في المكتب أو في المنزل ، تخطيطًا ودراسة متأنية ، كما يتطلب التفكير في المستقبل. يمكن أن يؤدي القيام بذلك إلى إنشاء مساحات عمل أنيقة ونظيفة ومنظمة ، مما يؤدي في النهاية إلى نتائج أفضل وتعاون أكثر نجاحًا.
لمعرفة كيف تتنقل الشركات الناشئة الأخرى خلال التحول الرقمي ، انقر هنا.
تم نشر هذا المحتوى في الأصل على موقع مدونة Webex ، وهو متاح هنا.
