يمكن أن تكون أتمتة إدخال الطلبات بمثابة المنقذ للشركات.

تصور هذا: إنها تخفيضات نهاية الموسم، وموقع الويب الخاص بك مليء بالطلبات. ولكن بدلاً من الفوضى، يسود الهدوء حيث يتم التقاط الطلبات تلقائيًا، والتحقق من صحة التفاصيل، وفحص المخزون بأقل قدر من التدخل اليدوي.

هذا النوع من سلس معالجة أوامر المبيعات سير العمل ليس خيالا. ويمكن تحقيق ذلك من خلال معالجة الطلب الآلي. في هذه المقالة، سنناقش ماهية أتمتة إدخال الأوامر، وكيف تعمل، وكيفية تنفيذها. سنستكشف أيضًا أمثلة على أتمتة الطلب التي يمكنها تسريع عملية إدارة طلبك.

ما هي أتمتة إدخال الطلب؟

أتمتة إدخال الطلب هي تقنية تعمل على أتمتة استلام طلبات العملاء وإدخالها ومعالجتها. إنه يحسن دورة من الطلب إلى النقد، بدءا ترتيب الالتقاط من قنوات البيع المختلفة مثل البريد الإلكتروني، والمنصات الاجتماعية، والمتاجر عبر الإنترنت، وتطبيقات الهاتف المحمول، EDIوالمجمعات والمواقع الإلكترونية.

بمجرد التحقق من صحة طلب العميل، يتم تحديد الأخطاء وتصحيحها، ويتم تصدير تفاصيل الطلب إلى نظام CRM (إدارة علاقات العملاء) أو نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP). ال نظام معالجة الطلب يقوم تلقائيًا بتحديث المخزون وإنشاء أوامر البيع والفواتير، وإعداد وتتبع الشحنات.

أتمتة تدفق بيانات الطلب المعالجة إلى أي أداة.

محاولة لالحرة

و2020 مسح ماكينزي وجدت أن الأتمتة خفضت التكاليف بنسبة 10-15% وقلصت وقت معالجة الطلب من 2-3 أيام إلى 1-2 ساعة. تعمل أنظمة معالجة الطلبات الآلية الآن على تبسيط عملية الطلب وتقليل المهام اليدوية وتحسين الكفاءة.

كيف تعمل أتمتة إدخال الطلب؟

تجمع أنظمة معالجة الطلبات الآلية بين التعرف البصري على الأحرف (OCR)، والذكاء الاصطناعي (AI)، والأتمتة المتكاملة لسير العمل لأتمتة إدخال الطلبات ومعالجتها بشكل كامل، مما يؤدي إلى تخفيف عبء العمل وتبسيطه بشكل كبير.

لا تحتاج إلى أن تكون خبيرًا تقنيًا لفهم أو تنفيذ أتمتة سير العمل هذه. دعونا نحلل معالجة أوامر المبيعات ونحلل التأثير المحتمل لتطبيق نظام المعالجة:

1. التقاط الطلب

في كل مرة تتلقى طلبًا من العميل، يتم التقاطه بواسطة نظام معالجة الطلب الآلي. يمكن أن يكون ذلك من خلال قنوات مختلفة مثل البريد الإلكتروني أو EDI أو المتجر عبر الإنترنت أو Instagram أو إدخال Typeform. كل ما عليك التأكد منه هو أن النظام متكامل بشكل مناسب مع قنوات تدفق الطلبات الخاصة بك.

2. التحقق من صحة الطلب

استخدم الشروط المحددة مسبقًا للتحقق من صحة طلبات العملاء. على سبيل المثال، سيتم توجيه جميع الطلبات التي تتجاوز حدًا معينًا أو ذات دفعات ائتمانية للمراجعة اليدوية. وهذا يساعد على منع التأخير في معالجة الطلب. يمكن لنظام أتمتة الطلب أيضًا الإبلاغ عن الأخطاء - بدءًا من وحدات SKU غير المتطابقة والكميات غير الصحيحة إلى تفاصيل العميل الخاطئة.

3. معالجة الطلب

بعد التحقق من الصحة وتصحيح الأخطاء، يقوم النظام بمعالجة الأمر وإنشاء أمر مبيعات وتحديث المخزون وإنشاءه الفواتير، ويبدأ الشحن إذا لزم الأمر. تتم العملية برمتها تلقائيًا، مما يضمن الكفاءة والدقة.

4. اختيار النظام

يعمل انتقاء الطلبات تلقائيًا، المدعوم بالروبوتات والذكاء الاصطناعي، على تسريع وتحسين اختيار المنتج وإرساله، وتعزيز الكفاءة، وتسريع عمليات التسليم، وتقليل الأخطاء لتوفير تجارب أفضل للعملاء.

5. تتبع الشحنة

قد تتعامل بعض أنظمة معالجة الطلبات أيضًا مع تتبع الشحنة وتحديث حالة الطلب في الوقت الفعلي. يمكنك إبقاء عملائك على علم بحالة طلباتهم دون تتبع كل شحنة يدويًا.

6. تصدير البيانات

كافة بيانات الطلب مثل الكمية المطلوبة وأسماء الأصناف وتفاصيل الفاتورة و أرقام اي تي ان، يمكن إرسالها ومزامنتها تلقائيًا إلى إدارة الطلبات أو أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الخاصة بك لضمان وجود سجلات دقيقة وحديثة.

قد تتضمن أتمتة الطلب منصات متعددة - برامج أتمتة سير العمل، وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، وإدارة علاقات العملاء (CRM)، وأنظمة المخزون - لإدارة العمليات الشاملة، أو يمكن أن تكون أداة مستقلة متخصصة مصممة خصيصًا لصناعات أو أحجام أعمال محددة. سيختلف الإعداد الدقيق وفقًا للبرنامج الذي اخترته ومتطلبات العمل.

مشاكل الإدخال اليدوي للأوامر

دقة سلسلة التوريد لعمليات البيع بالتجزئة في الولايات المتحدة هي فقط 63% في المتوسط. غالبًا ما تكون معدلات الدقة الضعيفة مثل هذه بسبب إدخال الطلب يدويًا. قد ينجح هذا الأمر مع الشركات الناشئة التي لديها طلبات قليلة، ولكن مع توسع عملك، يمكن أن يتسبب الإدخال اليدوي في حدوث مشكلات كبيرة مثل أخطاء البيانات والاتصالات، مما يضر بتجربة العملاء ونجاحك.

دعونا نراجع التحديات الرئيسية التي تأتي مع إدخال الطلب يدويًا:

يتطلب نمو الأعمال عمليات تتسم بالكفاءة، لكن إدخال الأوامر يدويًا ليس كذلك. إنها تستغرق وقتًا طويلاً، وعرضة للأخطاء، ولا توفر مستوى الرؤية والتحكم الذي تتطلبه الشركات الحديثة لتحقيق الطلب بنجاح.

استخراج → التحقق من الصحة → أوامر المعالجة في ثوان

قل وداعًا لإدخال الطلب يدويًا

محاولة لالحرة

فوائد أتمتة الطلب

سيشكرك فريق إدارة الطلب الخاص بك على التحول إلى معالجة الطلب تلقائيًا. نظرًا لأن 67.4% من مديري سلسلة التوريد ما زالوا يستخدمون جداول بيانات Excel كأداة إدارية، فمن السهل الاعتقاد بأن ذلك كافٍ.

ولكن يمكن أن يكون أفضل. توفر أتمتة الطلب العديد من الفوائد التي تفوق بكثير الراحة والألفة التي توفرها الأنظمة اليدوية.

1. تحسين رضا العملاء: شهد مستخدمو الأتمتة الأوائل زيادة في الكفاءة بنسبة 10-15% وزيادة في المبيعات بنسبة 10%، إلى جانب تحسين تفاعلات العملاء ورضاهم. تتيح الأتمتة للشركات التعامل مع الطلبات بسرعة ودقة أكبر، مما يؤدي إلى تحسين المبيعات وأداء نجاح العملاء.

2. يقلل من معدلات الخطأ: 50% من مهام إدارة الطلبات قابلة للأتمتة بدرجة كبيرة، مما يقلل من مخاطر الأخطاء البشرية. يمكن أن يؤدي ذلك إلى تقديم طلبات صحيحة وفي الوقت المناسب، مما يؤدي إلى خدمة عملاء أفضل وعائدات أقل.

3. يعزز قابلية التوسع في الأعمال: يمكّن الإدخال الآلي للطلبات الشركات من التعامل مع المزيد من الطلبات مع الموظفين الحاليين، مما يسهل النمو دون زيادة التكاليف. علاوة على ذلك، تضمن أتمتة تنفيذ الطلبات التسليم الدقيق وفي الوقت المناسب، مما يعزز رضا العملاء والثقة في علامتك التجارية.

4. يساعد في إدارة المخزون: 43% من الشركات الصغيرة لا تقوم بتتبع المخزون. من خلال الإدخال الآلي للطلب، يمكن إجراء تحديثات في الوقت الفعلي للمخزون، مما يقلل من فرص البيع الزائد أو البيع المنخفض للسلع وتحسين الإدارة العامة للمخزون.

5. توفير الوقت وتحسين سرعة الطلب: أدت الأتمتة إلى خفض التكلفة بنسبة 10 إلى 15 بالمائة وتقليل أوقات المعالجة — من يومين أو ثلاثة أيام إلى ساعة أو ساعتين. وهذا يعني أن الشركات يمكنها تحسين دورة الطلب إلى النقد وضمان أوقات تسليم أسرع وعملاء أكثر سعادة.

مصادر البيانات: ماكينزي و زيبيا.

من سيستفيد من أتمتة إدخال الأوامر؟

يمكن أن تفيد أتمتة إدخال الطلبات العديد من الأدوار داخل الشركة، بغض النظر عن الصناعة. إذا كان عملك يتضمن إدارة الطلبات بأي صفة، فإن أتمتة إدخال الطلبات يمكن أن تحسن بشكل كبير من كفاءتك ودقتك.

فيما يلي بعض الأمثلة على كيفية استفادة الأدوار الوظيفية المختلفة من أتمتة إدخال الطلب:

أمثلة وأفكار لأتمتة إدخال الطلب

قد يكون البدء بأتمتة الطلب أمرًا شاقًا. قد تتبادر إلى ذهنك عدة أسئلة، مثل ما إذا كانت الخبرة في البرمجة ضرورية، وما إذا كان من الممكن أن تعطل سير العمل الحالي، وما إذا كان يمكنها التكامل مع الأنظمة الأخرى الموجودة بالفعل.

دعونا نبدد هذه المخاوف ونلقي نظرة على بعض الأمثلة العملية لكيفية تنفيذ أتمتة إدخال الأوامر:

البريد الإلكتروني، وGoogle Drive، وDropbox، وSharepoint - يمكن أن تكون جميع هذه الأنظمة الأساسية مصدرًا للطلبات الواردة في ملفات PDF أو الصور أو الطلبات الممسوحة ضوئيًا. مع شبكات النانو، يمكنك ذلك استخراج تلقائيا التفاصيل الهامة مثل رقم الطلب واسم العميل وتفاصيل المنتج والكميات مباشرة من هذه المستندات.

لا تحتاج إلى أي خبرة في البرمجة أو شهادة في علوم الكمبيوتر لإعداد ذلك. كل ما عليك فعله هو تحديد المصدر، وتدريب نموذج الذكاء الاصطناعي باستخدام بعض نماذج الطلبات، والسماح له بالقيام بالباقي. يمكنك بعد ذلك تصدير هذه البيانات إلى نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) الخاص بك أو نظام إدارة الطلبات، مما يجعل تتبع الطلبات وإدارتها أسهل.

2. أتمتة التحقق من صحة البيانات وتوجيه الموافقة

يعد ضمان دقة الطلب أمرًا بالغ الأهمية، ولكن التحقق اليدوي من البيانات يمكن أن يكون بطيئًا وعرضة للخطأ. يمكن للمعالجة الذكية للمستندات في Nanonets التحقق تلقائيًا من صحة تفاصيل الطلب مقابل مخزونك ومعلومات العملاء، مما يشير إلى الحالات الشاذة لإجراء مزيد من التحقيق.

يمكنك أيضًا إعداد قواعد محددة مسبقًا للتعامل مع الطلبات التي تحتوي على معلومات غير صالحة أو غير كاملة وتوجيهها تلقائيًا إلى الفريق أو الشخص المناسب للمراجعة والموافقة.

بمجرد التحقق من صحتها، يمكن توجيه الطلبات تلقائيًا إلى الإدارات أو الموظفين المناسبين للموافقة عليها. في حالة وجود أكثر من معتمد واحد، يمكن للنظام إدارة مستويات متعددة من الموافقات بناءً على قواعد محددة مسبقًا وتصعيدها عند الضرورة. وهذا يلغي المتابعة اليدوية، ويقلل التأخير، ويضمن عملية تنفيذ الطلب بسلاسة وكفاءة.

3. تسهيل التدفق السلس للبيانات بين أنظمة الأعمال

تعمل البيانات الموجودة في الصوامع على إبطاء العمليات وتجعل من الصعب الحصول على رؤية شاملة للعمليات. باستخدام Nanonets، يمكنك أتمتة تدفق البيانات بين أنظمة الأعمال المختلفة مثل أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) وتخطيط موارد المؤسسات (ERP) وإدارة الطلبات. ويضمن ذلك الرؤية والتحكم في تفاصيل الطلب ومستويات المخزون ومعلومات العملاء في الوقت الفعلي، مما يؤدي إلى تحسين عملية صنع القرار والكفاءة التشغيلية.

على سبيل المثال، عند وصول طلب جديد، يمكن لـ Nanonets استخراج جميع التفاصيل ذات الصلة تلقائيًا، والتحقق من صحة المعلومات، ثم دفع الطلب إلى نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وإدارة علاقات العملاء (CRM) وإدارة الطلبات عبر واجهة برمجة التطبيقات (API). ويمكنه أيضًا إرفاق المستندات الداعمة بسجل الطلب في النظام، مما يمنح جميع الأطراف المعنية رؤية كاملة لحالة الطلب وتفاصيله.

4. قم بتحويل عمليات إرسال النماذج إلى إدخالات أوامر آلية

سواء كنت تستخدم Webflow أو WordPress أو Shopify أو أي نظام أساسي آخر، يمكنك استخدام Nanonets لتحويل أي نموذج يتم إرساله إلى إدخال طلب تلقائي. تتكامل شبكات النانو مع Zapier، أداة قوية لأتمتة المهام بين تطبيقات الويب المختلفة، مما يسمح لك بإنشاء مهام سير عمل تستخرج البيانات وتعالجها تلقائيًا من عمليات إرسال النماذج.

يقدم Zapier أكثر من 6,000 عملية تكامل، مما يسمح لك بأتمتة سير العمل بين Nanonets وأي نظام أساسي آخر تستخدمه تقريبًا. على سبيل المثال، عندما يرسل العميل نموذج طلب على موقع Webflow الخاص بك، يمكن لـ Nanonets استخراج تفاصيل الطلب تلقائيًا ودفعها إلى نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) الخاص بك أو نظام إدارة الطلب. يؤدي ذلك إلى تبسيط عملية إدخال الطلب، ويضمن دقة البيانات، ويقلل من إدخال البيانات يدويًا.

تعد إيصالات المبيعات، سواء كانت مادية أو رقمية، مصدرًا آخر للبيانات يمكن لشبكات النانو أن تساعد في أتمتتها. قد يكون هذا مفيدًا بشكل خاص للشركات التي لديها قنوات مبيعات عبر الإنترنت وغير متصل.

باستخدام Nanonets OCR، يمكنك استخراج البيانات تلقائيًا مثل رموز المنتج والكميات والتواريخ والمبالغ الإجمالية من إيصالات المبيعات. ويمكن بعد ذلك إدخال هذه المعلومات تلقائيًا في نظام إدارة الطلبات أو المحاسبة الخاص بك، مما يلغي الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا ويقلل من مخاطر الأخطاء.

علاوة على ذلك، يمكنك إعداد سير العمل الذي يطابق إيصالات المبيعات هذه مع الطلبات المقابلة في أنظمتك، مما يضمن احتساب جميع المبيعات بشكل صحيح.

6. أتمتة تتبع الطلب والتحديثات

يؤدي إبقاء العملاء على اطلاع بحالة طلباتهم إلى تحسين تجربة العملاء وتقليل استفسارات خدمة العملاء. باستخدام Nanonets وZapier، يمكنك أتمتة تتبع الطلبات وتحديث الإشعارات.

على سبيل المثال، عند تقديم طلب، يمكن لـ Nanonets استخراج التفاصيل الضرورية وإنشاء طلب في نظام إدارة الطلب الخاص بك. بمجرد وضع علامة على الطلب على أنه تم شحنه أو تسليمه في نظامك، يمكنك استخدام Zapier لإرسال إشعار عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية القصيرة إلى العميل بالحالة المحدثة. وهذا يضمن أن يكون عملاؤك دائمًا على اطلاع بحالة طلباتهم.

7. تبسيط جدولة التسليم وإنشاء المهام

إذا كان التسليم جزءًا من عملية تنفيذ طلبك، فيمكنك الاستفادة من دمج منصة التجارة الإلكترونية الخاصة بك مع أداة إدارة التسليم. بهذه الطريقة، يمكنك أتمتة إنشاء مهام التسليم بناءً على الطلبات الجديدة وجدولتها على النحو الأمثل استنادًا إلى الموقع وحمولة التسليم وموظفي التسليم المتاحين.

لنأخذ مثالاً على إدخال الطلب في إعداد البيع بالتجزئة. عندما يأتي طلب جديد، باستخدام Zapier، يمكنك إنشاء سير عمل يقوم بتشغيل Nanonets لاستخراج جميع تفاصيل التسليم الضرورية. يمكن بعد ذلك دفع هذه التفاصيل تلقائيًا إلى أداة إدارة التسليم الخاصة بك، مما يؤدي إلى إنشاء مهمة جديدة. يمكن للأداة بعد ذلك تحسين مسارات التسليم استنادًا إلى تحميل الطلب الحالي ومواقع عمليات التسليم المعلقة الأخرى، مما يؤدي إلى تحسين كفاءة التسليم بشكل كبير.

8. تبسيط إنشاء الفاتورة وإدارة المستحقات

تعد إدارة الفواتير والحسابات المدينة جزءًا أساسيًا من عملية الطلب، خاصة إذا كنت تقدم الائتمان لعملائك. باستخدام أتمتة سير العمل، يمكنك أتمتة إنشاء الفواتير بناءً على تفاصيل الطلب وكذلك تتبع حالة المدفوعات.

على سبيل المثال، عند استلام الدفع مقابل طلب ما، يمكن لـ Nanonets استخراج التفاصيل الأساسية مثل قائمة المنتجات والسعر ومعلومات العميل؛ وبعد ذلك، يمكنك إعداد سير عمل Zapier لإنشاء فاتورة في QuickBooks. وهذا لا يوفر الوقت فحسب، بل يضمن أيضًا الدقة في سجلاتك المالية. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك أتمتة تذكيرات الدفع للعملاء، مما يساعدك على إدارة التدفق النقدي الخاص بك بكفاءة.

9. زيادة دقة الطلب وتقليل المرتجعات

يمكن أن تؤدي الأخطاء في معالجة الطلب إلى شحنات غير صحيحة، وبالتالي إرجاع العميل. يمكنك تقليل الأخطاء بشكل كبير من خلال الاستفادة من أتمتة سير العمل ودمج شبكات النانو مع نظام إدارة الطلبات الخاص بك.

على سبيل المثال، يمكن لـ Nanonets استخراج تفاصيل الطلب من نموذج الطلب والتحقق من صحة هذه المعلومات قبل إنشاء أمر مبيعات أو إدخال المعلومات في نظامك. وبهذا، يمكن تحديد أي اختلافات أو أخطاء وتصحيحها مبكرًا، مما يمنع معالجة الطلبات غير الصحيحة. وهذا يقلل من احتمالية الإرجاع بسبب الأخطاء، مما يوفر الوقت والموارد.

10. إنشاء تذاكر دعم جديدة لعمليات الطلب الفاشلة

في حالة فشل عملية الطلب، يعد الحل السريع أمرًا بالغ الأهمية لضمان رضا العملاء. وهذا يتطلب إخطارًا فوريًا لفريق الدعم. باستخدام Zapier، يمكنك أتمتة هذه العملية.

على سبيل المثال، عندما تفشل معالجة الطلب بشكل صحيح، يمكن إعداد Shopify أو Webflow لرفع المشغل. يمكن أن يؤدي هذا إلى تنشيط سير عمل Zapier، وتوجيه Nanonets لاستخراج التفاصيل من الطلب الفاشل. يمكن استخدام هذه التفاصيل لإنشاء تذكرة جديدة تلقائيًا في منصة خدمة العملاء الخاصة بك، مثل Zendesk أو Intercom. يمكن أن تتضمن التذكرة معلومات العميل وتفاصيل الطلب ووصف المشكلة، مما يمكّن فريق الدعم من تحديد المشكلة وحلها بسرعة.

هناك العديد من الطرق التي يمكن للشركات من خلالها استخدام أتمتة إدخال الطلبات لتحسين الكفاءة والدقة ورضا العملاء. المفتاح هنا هو توصيل الأنظمة الأساسية الصحيحة وإعداد سير العمل المناسب. باستخدام المجموعة الصحيحة، يمكن أتمتة أي جزء من عملية الطلب تقريبًا، مما يسمح لفريقك بالتركيز على المزيد من المهام الإستراتيجية التي تدفع نمو الأعمال.

الأفكار النهائية

تعتبر أتمتة إدخال الطلب بمثابة تحويلية. قد لا يبدو الأمر رائدًا، لكن تأثيره على معالجة أوامر المبيعات ودورة الطلب إلى النقد كبير. نأمل أن يكون هذا الدليل قد سلط الضوء على إمكاناته.

ابدأ صغيرًا، ثم قم بالتوسيع. الاحتمالات لا حصر لها حقًا، خاصة مع قدرة أنظمة الأعمال على التكامل بسلاسة من خلال أدوات مثل Nanonets وZapier.

تجدر الإشارة إلى أن التخصيص أمر بالغ الأهمية - فالحل الأفضل لشركتك سيعتمد على احتياجاتك وعملياتك المحددة. لا تخجل من تجربة مسارات العمل والأدوات المختلفة؛ قم دائمًا بإعطاء الأولوية لتلك التي تفيد عملك أكثر.

تبسيط إدارة طلبك

اكتشف طريقة أسهل للتعامل مع طلبات عملك بدقة وسرعة.

حاول مجانا

• محتوى مدعوم من تحسين محركات البحث وتوزيع العلاقات العامة. تضخيم اليوم.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. تمكين نفسك. الوصول هنا.
• أفلاطونايستريم. ذكاء Web3. تضخيم المعرفة. الوصول هنا.
• أفلاطون كربون، كلينتك ، الطاقة، بيئة، شمسي، إدارة المخلفات. الوصول هنا.
• أفلاطون هيلث. التكنولوجيا الحيوية وذكاء التجارب السريرية. الوصول هنا.
• المصدر https://nanonets.com/blog/order-entry-automation/