في عالم الأعمال المزدحم، أصبحت إدارة الحسابات الدائنة ومعالجة الفواتير يدويًا أكثر صعوبة.
التحديات عديدة:
- الإدخال اليدوي للبيانات بطيء جدًا
- الخطر الدائم للخطأ البشري
- عدم الكفاءة في عملية الموافقة
تبحث الشركات باستمرار عن طرق لتبسيط هذه العمليات الحيوية. اليوم، يمكن لتقنية أتمتة AP أتمتة ما كان في السابق عملية شاقة. عند إقرانه بمجموعات برامج المحاسبة Sage المتوفرة في السوق، يصبح تكامل برنامج AP Automation ضرورة للشركات التي تهدف إلى تحقيق الكفاءة والدقة. يمثل تكامل Nanonets مع Sage قفزة إلى الأمام في إدارة المعاملات المالية، مما يضع معيارًا جديدًا للكفاءة التشغيلية في العصر الرقمي. دعونا نرى كيف يعمل هذا، وكيف يمكنك إعداد هذا لفرقك.
تطور معالجة الفواتير
إن رحلة معالجة الفواتير من جذورها اليدوية التقليدية إلى الحدود الرقمية هي قصة التطور التكنولوجي.
ما قبل الثمانينات: الحسابات الدائنة اليدوية
كانت عمليات الحسابات الدائنة تتم يدويًا بالكامل، وتتضمن الفواتير المادية والشيكات الورقية ودفاتر الأستاذ.
الثمانينيات والتسعينيات: دفاتر الأستاذ الرقمية
قدمت الحلول البرمجية المبكرة إمكانات دفتر الأستاذ الرقمي الأساسية، مما أدى إلى تبسيط بعض أجزاء العملية.
العقد الأول من القرن الحادي والعشرين: فتح الفواتير الإلكترونية
أحدث الإنترنت ثورة في حسابات الدفع، حيث قدم الفواتير الإلكترونية، والمعاملات عبر الإنترنت، والاتصالات عبر البريد الإلكتروني. شهد هذا العصر انخفاضًا كبيرًا في العمليات الورقية.
2010: حلول سحابية سهلة الاستخدام
أتاحت الحلول المستندة إلى السحابة عمليات مالية أكثر قابلية للتطوير ومرونة وسهولة الوصول إليها، في حين أتاحت تكنولوجيا الهاتف المحمول إدارة الفواتير والموافقات أثناء التنقل.
أواخر عام 2010 وحتى الوقت الحاضر: حلول الحسابات الدائنة الآلية
يتضمن التطور الأخير استخدام الأتمتة والذكاء الاصطناعي لأتمتة العملية برمتها بما في ذلك -
- المحاسبة وذكاء AP: لقد أدى ظهور أنظمة المحاسبة القائمة على الذكاء الاصطناعي إلى بداية حقبة جديدة من الكفاءة. قادرة على أداء المهام المتكررة مثل إدخال البيانات، ومطابقة الفواتير، ومعالجة المعاملات، وتعمل هذه الأنظمة بسرعة ودقة تتجاوز القدرات البشرية.
- سير العمل المتصل عبر التطبيقات: في المشهد الرقمي المترابط اليوم، يعد الاتصال السلس بين التطبيقات أمرًا بالغ الأهمية. تعمل الآن رسائل البريد الإلكتروني وأدوات AP وبرامج المحاسبة وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وقواعد البيانات الأخرى بشكل متضافر، مما يؤدي إلى أتمتة عملية التقاط البيانات ومزامنتها عبر الأنظمة الأساسية.
- التقاط ذكي للبيانات: من خلال الاستفادة من تقنيات الذكاء الاصطناعي مثل معالجة اللغة الطبيعية والتعرف البصري على الأحرف (OCR)، تعمل أنظمة اليوم على أتمتة عملية استخراج البيانات وتفسيرها من تنسيقات الفواتير المختلفة. ويتضمن ذلك التعامل مع البيانات غير المنظمة والممسوحة ضوئيًا بكفاءة غير مسبوقة، مما يجعل عملية الحسابات الدائنة أكثر سلاسة ودقة من أي وقت مضى.
تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) لمسح الفواتير
يعمل التعرف الضوئي على الحروف (OCR) على تبسيط كيفية تعامل الشركات مع المستندات. في حالة الاستخدام الخاصة بنا، يقوم التعرف الضوئي على الحروف (OCR) بمسح الفواتير والمستندات الورقية الأخرى، وتحويلها إلى نص رقمي. يتم تفسير النص الرقمي باستخدام الذكاء الاصطناعي ويتم استخراج تفاصيل الفاتورة –
- الحقول (تاريخ الفاتورة، رقم الفاتورة، المبلغ، تفاصيل البائع، تفاصيل المشتري، إلخ)
- البنود (أوصاف وتكاليف السلع والخدمات المباعة).
- رموز GL (يتم تعيينها تلقائيًا بواسطة الذكاء الاصطناعي بناءً على البيانات السابقة).
- أبعاد أخرى تعتمد على السياق (تصنيف النفقات، وما إلى ذلك)
ما هو تأثير برنامج OCR ومسح الفواتير؟
تؤكد الإحصائيات المختلفة المبلغ عنها تأثير برامج التشغيل الآلي. تمثل هذه الأرقام سردًا لنوع النجاح الذي يمكنك أنت وفريقك التطلع إلى تجربته.
تخفيضات كبيرة في تكاليف المعالجة
لنبدأ بالسلامة المالية لقسمك. لقد ثبت أن AP Automation يخفض تكاليف المعالجة بنسبة مذهلة تصل إلى 70%. لا يقتصر الأمر على توفير النقود فحسب؛ يتعلق الأمر بإعادة تخصيص ميزانيتك نحو النمو والتدريب، وربما حتى آلة الإسبريسو المكتبية التي يتطلع إليها الجميع. فكر في هذا كاستثمار في كفاءة فريقك ورفاهيتهم.
الوقت هو جوهر المسألة
الآن، تخيل تقليل وقت معالجة فاتورتك بنسبة 384%. ويعني هذا الانخفاض الكبير أن فريقك يمكنه معالجة المزيد من الفواتير بشكل أسرع من أي وقت مضى، مما يوفر الوقت للتركيز على المبادرات الإستراتيجية التي تهم حقًا. باستخدام AP Automation، تصبح عبارة "ليس لدي وقت لذلك" هي "ما الخطوة التالية على جدول الأعمال؟"
تقليل الأخطاء من أجل راحة البال
نحن نعلم أن الأخطاء يمكن أن تكون أكثر من مجرد إزعاج، بل يمكن أن تكون مكلفة. مع انخفاض بنسبة 37% في أخطاء معالجة الفواتير، توفر AP Automation راحة البال لعملياتك. تعني الأخطاء الأقل قضاء ساعات أقل في دورات التصحيح وزيادة الثقة في سلامة بياناتك. ويترجم هذا أيضًا إلى احتكاك أقل مع البائعين وأصحاب المصلحة، مما يمهد الطريق لعلاقات وعمليات أكثر سلاسة.
زراعة العلاقات مع البائعين
بالحديث عن العلاقات ، دعونا نتحدث عن 76% من المؤسسات التي أبلغت عن زيادة في رضا البائعين. هذا هو المفتاح. البائعون السعداء يعني وجود سلسلة توريد موثوقة وفرص للمفاوضات والخصومات في المستقبل. سوف يلاحظ البائعون لديك ويقدرون دقة ودقة مدفوعاتك، وذلك بفضل AP Automation.
تحسين التدفق النقدي من خلال خصومات الدفع المبكر
توفير 3% من خلال خصومات السداد المبكر يمنح مؤسستك عملية تجميل مالي، مما يعزز التدفق النقدي الخاص بك، ويزودك بمزيد من النفوذ والمرونة في عملياتك المالية.
الامتثال دون تعقيدات
وأخيرًا، جوهرة التاج لأتمتة AP: الامتثال الخالي من الإجهاد بنسبة 100%. في عصر تتزايد فيه المتطلبات التنظيمية باستمرار، فإن تحقيق الامتثال الكامل دون ضغوط ليس أقل من معجزة.
الشبكات النانوية للتعرف الضوئي على الحروف ومسح الفواتير في Sage
بالنسبة للشركات التي تستخدم Sage لتلبية احتياجاتها المحاسبية، فإن العملية اليدوية للتعامل مع الفواتير ليست مجرد اختبار للصبر ولكنها أيضًا تستنزف الموارد بشكل كبير. يعمل برنامج التعرف الضوئي على الحروف ومسح الفواتير لشركة Sage على تحويل هذه العملية المهمة والمرهقة إلى سير عمل مبسط وفعال.
دعونا نلقي نظرة على كيف يمكن لفرق المحاسبة استخدام برنامج أتمتة AP القائم على التعرف الضوئي على الحروف مثل Nanonets ودمجه مع Sage لتبسيط سير العمل المحاسبي الخاص بهم.
سير عمل AP اليدوي في Sage
دعونا نستعرض عملية AP اليدوية النموذجية لشركة تستخدم Sage:
إيصال الفاتورة: تصل الفواتير بتنسيقات مختلفة، بما في ذلك الورقية والرقمية. يجب على الموظفين جمع هذه الوثائق وتنظيمها يدويًا.
الفرز اليدوي وترميز GL: يتم بعد ذلك فرز كل فاتورة بناءً على معايير مثل البائع أو المبلغ أو تاريخ الاستحقاق، الأمر الذي يتطلب وقتًا وجهدًا كبيرًا. يجب بعد ذلك ترميز كل فاتورة إلى حسابات دفتر الأستاذ العام المناسبة.
إدخال البيانات: يتم إدخال المعلومات المهمة من كل فاتورة، مثل تفاصيل البائع والمبالغ والتواريخ، يدويًا في Sage.
تأكيد فاتورة: اعتمادًا على سياسات الشركة، قد تخضع الفواتير لمطابقة ثنائية (الفاتورة وطلب الشراء)، أو ثلاثية (الفاتورة، أمر الشراء، وتقرير الاستلام)، أو رباعية (الفاتورة، أمر الشراء، تقرير الاستلام، وتقرير الفحص) لمطابقة التحقق من المعاملات.
موافقة: بمجرد التحقق، يتم توجيه الفواتير للموافقة عليها، وغالبًا ما تتضمن أقسامًا أو مستويات سلطة متعددة.
معالجة الدفع: تتم جدولة دفع الفواتير المعتمدة بناءً على الشروط واعتبارات التدفق النقدي.
تصالح: وأخيرًا، تتم تسوية المدفوعات في Sage، مما يضمن أن جميع المعاملات تنعكس بدقة في السجلات المالية.
سير عمل AP الآلي مع شبكات النانو
الآن، دعونا نعيد تصور سير العمل هذا مع دمج شبكات النانو في Sage:
إيصال الفاتورة: تصور هذا - كل فاتورة يتلقاها عملك، بغض النظر عن مصدرها، تصل بدقة إلى نقطة رقمية واحدة. يتم استيراد الفواتير تلقائيًا من فوضى رسائل البريد الإلكتروني ومحركات الأقراص وقواعد البيانات بمجرد وصولها، مما يوفر لك الوقت ويقلل الأخطاء.
تقرأ Nanonets الفواتير المرسلة عبر البريد الإلكتروني تلقائيًا من نص البريد الإلكتروني والمرفقات.
يمكن مسح جميع الفواتير المكتوبة بخط اليد والمطبوعة بسهولة باستخدام الهاتف الذكي أو تحميلها مباشرة على المنصة.
يمكن إنشاء الإيصالات الرقمية وطباعتها مباشرة باستخدام منصة Nanonets، أو استيرادها إلى Nanonets من البريد والتطبيقات وقواعد البيانات الخاصة بك.
وتضمن هذه العملية أن تجد كل قطعة من البيانات، بغض النظر عن مصدرها، مكانها في مستودع رقمي مركزي، وجاهز لمزيد من الإجراءات.
إدخال البيانات الآلي: تقوم تقنية Nanonets AI بقراءة الفواتير بدقة تزيد عن 99%، مما يقلل الساعات إلى مجرد لحظات. ويعني هذا التغيير أن بإمكان فريقك التخلص من العمل الشاق والانخراط في العمل الذي يهم بالفعل. يتم بعد ذلك استخراج البيانات وإدخالها مباشرة في Sage، دون الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا.
الفرز الآلي وترميز GL: تستخدم Nanonets تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) للتعرف تلقائيًا على الفواتير وتصنيفها حسب البائع والتاريخ والمبلغ والمعايير الأخرى ذات الصلة. يمكن أتمتة تعيين رمز GL عن طريق -
- التدريب على البيانات السابقة: يتضمن ذلك تحميل المستندات المالية التاريخية والمعاملات الموسومة برموز GL الصحيحة تاريخيًا. يتعلم النموذج من هذه الأمثلة للتنبؤ بدقة برموز GL للمعاملات الجديدة.
- الذكاء الاصطناعي خارج الصندوق: باستخدام Nanonets GenAI، يمكن لبرنامجنا تفسير النص الموجود على المستندات المالية بطريقة تحاكي الفهم البشري. وهذا يسمح لها باستخراج المعلومات والسياق والدلالات ذات الصلة من أجل تطبيق المنطق المعقد لتعيين رموز GL بدقة، حتى في الحالات التي تكون فيها تفاصيل المعاملة غامضة أو متناثرة.
التحقق الذكي من الفاتورة: الاستفادة من الذكاء الاصطناعي، تقوم Nanonets تلقائيًا بإجراء مطابقة ثنائية أو ثلاثية أو رباعية الاتجاهات من خلال قراءة بيانات الفاتورة المستخرجة والإحالة المرجعية لها مع أوامر الشراء واستلام التقارير وتقارير الفحص الموجودة في Sage.
التحقق: يقوم النظام بوضع علامة على أي اختلافات للمراجعة البشرية، ولكن بخلاف ذلك، يتم توجيه الفواتير التي تطابق معايير الشركة تلقائيًا للموافقة عليها أو الموافقة عليها مباشرة بناءً على قواعد محددة مسبقًا.
موافقة: الموافقات مع الشبكات النانوية لم تعد تشكل عنق الزجاجة. فهي تصبح مرنة وتتواجد في المكان الذي تعمل فيه مؤسستك، سواء كان ذلك عبر البريد الإلكتروني أو Slack أو Teams. وهذا يلغي الحاجة إلى إجراء مكالمات هاتفية مزعجة ووابل التذكيرات المألوف للغاية.
معالجة الدفع: يتم وضع الفواتير المعتمدة تلقائيًا في قائمة الانتظار للدفع وفقًا لشروطها، مما يؤدي إلى تحسين إدارة التدفق النقدي.
تصالح: يمكنك استيراد كشوف حسابك البنكي، وتقوم Nanonets بتسوية المدفوعات تلقائيًا في Sage، مما يضمن أن تكون البيانات المالية محدثة ودقيقة، وأن دفاترك تغلق بشكل أسرع بنسبة 90%.
لقد ناقشنا الفوائد الملموسة لاستخدام برنامج OCR ومسح الفواتير لـ Sage سابقًا. ولكن علاوة على ذلك، فإن الانتقال من عملية يدوية إلى عملية AP مؤتمتة لا يمثل مجرد تحول في كيفية أداء المهام، بل يمثل تحولًا أساسيًا في دور الإدارة المالية. باستخدام أدوات مثل Nanonets، تنتقل الفرق المالية من وظائف المكتب الخلفي إلى المساهمين الاستراتيجيين، مع الاستفادة من البيانات والتحليلات في الوقت الفعلي لدفع قرارات الأعمال. هذا هو مستقبل التمويل، وهو متاح الآن لمستخدمي Sage من خلال قوة الأتمتة باستخدام شبكات النانو.
كما اكتشفنا، يعد دمج Nanonets مع برنامج المحاسبة Sage بمثابة تغيير في قواعد اللعبة بالنسبة للشركات التي تعاني من عدم كفاءة المعالجة اليدوية للفواتير. إن التطور من عمليات الحسابات الدائنة اليدوية إلى العمليات الآلية ليس مجرد خطوة إلى الأمام؛ إنها قفزة نحو المستقبل حيث يتم تبسيط العمليات المالية، وتراجع معدلات الخطأ، ويتم تمكين عملية صنع القرار الاستراتيجي من خلال تحليلات البيانات في الوقت الحقيقي. ومن خلال الانتقال من الكدح اليدوي إلى الرؤية الاستراتيجية، يمكن للفرق المالية المجهزة بأدوات الأتمتة المناسبة أن تدفع شركاتها نحو تحقيق قدر أكبر من الربحية وخفة الحركة والميزة التنافسية في العصر الرقمي.
- محتوى مدعوم من تحسين محركات البحث وتوزيع العلاقات العامة. تضخيم اليوم.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. تمكين نفسك. الوصول هنا.
- أفلاطونايستريم. ذكاء Web3. تضخيم المعرفة. الوصول هنا.
- أفلاطون كربون، كلينتك ، الطاقة، بيئة، شمسي، إدارة المخلفات. الوصول هنا.
- أفلاطون هيلث. التكنولوجيا الحيوية وذكاء التجارب السريرية. الوصول هنا.
- المصدر https://nanonets.com/blog/ocr-and-invoice-scanning-software-for-sage/
