المُقدّمة

في عالم الأعمال الحديثة سريع الخطى، تعد عمليات الموافقة على المستندات أمرًا بالغ الأهمية. تعتبر هذه العمليات، التي تشمل مراجعة المستندات وتعديلها ووضع اللمسات النهائية عليها، ضرورية لضمان سير العمليات التجارية بسلاسة والالتزام بمعايير الامتثال الضرورية. تؤثر هذه العمليات على كل شيء بدءًا من الاتصالات الداخلية ومفاوضات العقود وحتى إعداد التقارير المالية وإدارة المشاريع.

تقليديًا، كانت الموافقة على المستندات تنطوي على سلسلة من عمليات التسليم اليدوية التي تستغرق وقتًا طويلاً، حيث تم توزيع المستندات المادية بين الأطراف ذات الصلة للمراجعة والتوقيع. على الرغم من أن هذه الطريقة واضحة، إلا أنها كانت مليئة بأوجه عدم الكفاءة - فقد كانت التأخيرات الناجمة عن سوء التواصل، وفقدان الأوراق، وعدم إمكانية التتبع من المشكلات الشائعة. وفي بيئة اليوم الرقمية الأولى، حيث السرعة والدقة أمران ضروريان، أصبحت هذه العمليات اليدوية غير قابلة للاستمرار على نحو متزايد.

أدخل عصر أتمتة سير العمل، والذي يتمثل في منصات مثل Nanonets Workflows. تُحدث هذه الأدوات ثورة في كيفية تعامل الشركات مع موافقات المستندات التلقائية والتي لا تتطلب لمسًا تقريبًا، وذلك من خلال أتمتة تدفق المستندات من خلال عمليات محددة مسبقًا.

سنناقش كل ما سبق في مدونتنا، ولكن دعونا أولاً نفهم عمليات الموافقة على مستندات الأطروحات وما تنطوي عليه.

فهم عمليات الموافقة على المستندات

تعد الموافقة على المستندات عملية عمل بالغة الأهمية تتضمن مراجعة المستندات والتحقق منها والترخيص لها قبل الانتهاء منها ودخولها حيز التنفيذ. تعتبر هذه العملية أساسية عبر مختلف القطاعات ولعدد كبير من أنواع المستندات، بما في ذلك العقود والمقترحات والتقارير المالية ووثائق السياسة. الغرض الأساسي من الموافقة على المستندات هو التأكد من أن جميع المستندات دقيقة وكاملة ومتوافقة مع المعايير واللوائح المعمول بها.

أنها تخدم مجموعة متنوعة من الأغراض -

• وهو بمثابة آلية لمراقبة الجودة، مما يضمن صحة محتوى الوثيقة واستيفائها لمعايير الموافقة اللازمة التي تحددها المنظمة.
• لا غنى عن عمليات الموافقة على المستندات للحفاظ على السلامة التشغيلية، وضمان الامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية، والحماية من الأخطاء التي قد تؤدي إلى خسائر مالية أو مسؤوليات قانونية.
• كما أنها تلعب دورًا حاسمًا في تسهيل التواصل والتعاون الفعال داخل المنظمات وفيما بينها.

عملية الموافقة على المستندات اليدوية

النهج التقليدي للموافقة على المستندات هو يدوي، وغالبًا ما يتضمن مستندات مادية يتم تمريرها من جهة اعتماد إلى أخرى.

من الأمثلة الكلاسيكية لسير العمل الذي يتم إجراؤه يدويًا في العديد من المؤسسات هي عملية تأهيل الموظفين. تتضمن هذه العملية عدة خطوات لدمج موظف جديد في الشركة. فيما يلي تفصيل تفصيلي لكل خطوة:

1. عرض العمل والقبول
   • عمل: تقوم الموارد البشرية بإرسال عرض عمل للمرشح.
   • عملية: يتم إرسال العرض عادةً عبر البريد الإلكتروني أو البريد ويتضمن تفاصيل حول الوظيفة والراتب وتاريخ البدء.
   • رد: يقبل المرشح العرض ويرسل نسخة موقعة من خطاب العرض إلى الموارد البشرية.
2. إعداد وثائق الإعداد
   • عمل: يقوم قسم الموارد البشرية بإعداد مستندات الإعداد مثل العقود وسياسات الشركة والنماذج الضريبية وما إلى ذلك.
   • عملية: غالبًا ما تتم طباعة هذه المستندات وتجميعها في حزمة الإعداد.
   • رد: ويطلب من الموظف الجديد قراءة هذه المستندات والتوقيع عليها وإعادتها.
3. إعداد محطة العمل
   • عمل: يقوم قسم تكنولوجيا المعلومات بإعداد محطة عمل للموظف الجديد.
   • عملية: يتضمن ذلك تخصيص جهاز كمبيوتر، وإعداد حسابات البريد الإلكتروني، وتوفير الوصول إلى البرامج والشبكات الضرورية.
   • رد: مساحة عمل الموظف الجديد جاهزة قبل تاريخ البدء.
4. مقدمة للفريق
   • عمل: يقوم قسم الموارد البشرية أو مدير التوظيف بتقديم الموظف الجديد لفريقه.
   • عملية: يمكن أن يتم ذلك من خلال اجتماع مجدول أو اجتماع غير رسمي للفريق.
   • رد: يرحب أعضاء الفريق بالموظف الجديد وقد يقدمون لمحة عامة عن المشاريع الجارية.
5. التوجيه والتدريب
   • عمل: يقوم قسم الموارد البشرية أو المدرب المعين بإجراء جلسات توجيهية.
   • عملية: تتضمن هذه الجلسات تاريخ الشركة وثقافتها وسياساتها والتدريب الخاص بالوظيفة.
   • رد: يحضر الموظف الجديد هذه الجلسات لفهم دوره والشركة بشكل أفضل.
6. مراجعة فترة الاختبار
   • عمل: يقوم قسم الموارد البشرية والمدير المباشر للموظف بمراجعة أداء الموظف.
   • عملية: يحدث هذا عادةً بعد فترة محددة (على سبيل المثال، 3 أو 6 أشهر) ويتضمن اجتماعًا رسميًا وجلسة تعليقات.
   • رد: يتم تقديم الملاحظات للموظف، ويتم اتخاذ قرار بشأن استمرار عمله.
7. الانتهاء من الإعداد
   • عمل: الانتهاء رسميا من عملية الإعداد.
   • عملية: يتضمن هذا غالبًا اجتماعًا نهائيًا مع الموارد البشرية للتأكد من اكتمال جميع الأعمال الورقية ومعالجة أي مشكلات معلقة.
   • رد: لقد تم الآن دمج الموظف بشكل كامل في الشركة.

في عملية الإعداد اليدوية، تتطلب كل خطوة تدخلًا بشريًا كبيرًا، بدءًا من إعداد المستندات المادية والتعامل معها وحتى جدولة الاجتماعات الشخصية وإجرائها. وعلى الرغم من فعاليته، إلا أنه يمكن أن يستغرق وقتًا طويلاً وعرضة للأخطاء، مثل التأخير في معالجة المستندات أو سوء الاتصال. يمكن أن تؤدي أتمتة مثل هذه العمليات إلى تبسيط هذه المهام بشكل كبير، مما يجعلها أكثر كفاءة وأقل عرضة للأخطاء.

عملية الموافقة على المستندات الآلية

يمثل سير عمل الموافقة على المستندات تلقائيًا نقلة نوعية عن النهج اليدوي. ومن خلال الاستفادة من التكنولوجيا، يمكن للشركات التغلب على القيود المفروضة على الأساليب التقليدية، وتعزيز الكفاءة والدقة والأمان.

يمكن أن يؤدي تحويل عملية تأهيل الموظفين اليدوية إلى سير عمل آلي باستخدام مسارات عمل Nanonets إلى تعزيز الكفاءة والدقة بشكل كبير. في هذا السيناريو، يتم دمج العديد من التطبيقات في Zaps (سير العمل الآلي في Zapier) لتبسيط كل خطوة. وإليك كيف يمكن هيكلتها:

1. عرض العمل والقبول
   • الزناد: يقوم قسم الموارد البشرية بتحديث الحالة إلى "العرض مقبول" في خيار "قابل للتطبيق".
   • عمل: يرسل Gmail بريدًا إلكترونيًا آليًا يحتوي على عرض الوظيفة وتعليمات التوقيع الرقمي باستخدام DocuSign.
2. إعداد وثائق الإعداد
   • الزناد: علامات المرشح خطاب العرض على Docusign.
   • عمل: يتم إنشاء مجلد Google Drive، ويتم إرسال المستندات المجمعة تلقائيًا. أيضًا، يتم إرسال نموذج Google جنبًا إلى جنب لإدخال تاريخ البدء.
3. إعداد محطة العمل
   • الزناد: تأكيد تاريخ البدء عبر إرسال نماذج Google.
   • عمل: التأخر في إخطار قسم تكنولوجيا المعلومات لإعداد محطة عمل.
4. مقدمة للفريق
   • الزناد: قبل أسبوع واحد من تاريخ البدء.
   • عمل: يقوم تقويم Google بجدولة اجتماع تعريفي بالفريق في التقويم.
5. التوجيه والتدريب
   • الزناد: اليوم الأول للموظف.
   • عمل: يرسل Gmail بريدًا إلكترونيًا يتضمن جدول التوجيه وموارد التدريب ذات الصلة التي تم جلبها من Notion بناءً على الدور الوظيفي.
6. مراجعة فترة الاختبار
   • الزناد: نهاية الفترة التجريبية.
   • عمل: يقوم تقويم Google بجدولة اجتماع لمراجعة الأداء ويرسل تذكيرات. يمكنك بدلاً من ذلك استخدام أدوات الموارد البشرية مثل BambooHR للقيام بنفس الشيء.
7. الانتهاء من الإعداد
   • الزناد: تمت الموافقة على الانتهاء من مراجعة فترة الاختبار.
   • عمل: يرسل Gmail تأكيدًا كاملاً للتأهيل ورابط SurveyMonkey للحصول على التعليقات.

في سير العمل الآلي هذا، يتم ربط كل خطوة من خطوات عملية الإعداد من خلال المشغلات والإجراءات عبر التطبيقات المختلفة. ويضمن ذلك تنفيذ المهام بطريقة لا تتطلب اللمس دون تدخل يدوي، مما يقلل من فرص حدوث الأخطاء والتأخير. ولا تؤدي أتمتة هذه العمليات إلى توفير الوقت فحسب، بل تعمل أيضًا على تحسين تجربة الموظف الجديد من خلال توفير اتصالات وموارد متسقة وفي الوقت المناسب.

قم بإنشاء سير عمل تلقائي للموافقة على المستندات باستخدام Nanonets وتقليل المهام اليدوية.

الحاجة إلى سير عمل فعال للموافقة على المستندات

يمكن أن يؤدي عدم الكفاءة في عمليات الموافقة على المستندات إلى خلق اختناقات كبيرة في العمليات التجارية. يؤدي تأخير الموافقات إلى توقف المشاريع، وضياع الفرص، ويمكن أن يؤثر سلبًا على علاقات العملاء. في المجالات الحيوية مثل المالية أو القانونية، يمكن أن يؤدي التأخير إلى عدم الامتثال للوائح والعقوبات المالية. علاوة على ذلك، غالباً ما يؤدي سير العمل غير الفعال إلى تكرار العمل، وزيادة التكاليف التشغيلية، وإحباط الموظفين، مما يؤثر على الإنتاجية والروح المعنوية بشكل عام.

تظهر أوجه القصور هذه في مجموعة متنوعة من الصناعات -

التصميم: يمكن أن يؤدي تأخير الموافقة على خطط المشروع أو الرسومات المعمارية إلى تأخير جداول البناء، مما يؤثر على المواعيد النهائية والتكاليف.الرعاية الصحية: تتطلب خطط رعاية المرضى أو التقارير الطبية الموافقات في الوقت المناسب لضمان العلاج الفوري والالتزام بلوائح الرعاية الصحية.تمويل: في مجال الخدمات المصرفية، يجب أن تكون الموافقات على القروض أو الاستثمار سريعة للاستفادة من فرص السوق وتلبية توقعات العملاء.التعليم: يجب معالجة تغييرات المناهج الدراسية أو الموافقات على المنح بكفاءة لتتماشى مع التقويمات الأكاديمية ودورات التمويل.حكومة: يجب تسريع وثائق السياسة أو الموافقات التنظيمية للوفاء بالجداول الزمنية التشريعية والتزامات الخدمة العامة.

العناصر الأساسية لسير عمل الموافقة على المستندات

عند إنشاء مسارات عمل قوية للموافقة على المستندات، من الضروري مراعاة العديد من المكونات الرئيسية التي تضمن العمليات السلسة والتواصل الفعال. في سير عمل الموافقة الشامل على مستند Nanonnets، ستحتاج إلى المكونات التالية المدرجة أدناه. بمجرد أن يكون لديك تصميم تقريبي لسير العمل الخاص بك في الاعتبار، يمكنك بدء سير عمل Nanonets جديد والبدء في توصيل تطبيقاتك باستخدام المشغلات والإجراءات الآلية.

تقديم الوثائق وجمعهاالأدوات : Google Forms أو JotForm أو Microsoft Forms لجمع المعلومات.المعالجة:: بوابات آمنة وسهلة الوصول لتقديم المستندات، مما يضمن اتساق التنسيق والمحتوى.تعيين الموافقين والأدوارالأدوات : Trello أو Asana أو Monday.com لتعيين المهمة.المعالجة:: تحديد الأدوار والمسؤوليات لكل معتمد بوضوح لضمان المساءلة والكفاءة.تحديد مستويات الأذوناتالأدوات : SharePoint أو Google Drive لتخزين المستندات.المعالجة:: إنشاء مستويات مختلفة من الوصول لحماية المعلومات الحساسة والحفاظ على سلامة المستندات.تحديد مواعيد الاستحقاقالأدوات : Asana أو Trello أو Microsoft Project لتتبع المواعيد النهائية.المعالجة:: حدد مواعيد نهائية واقعية لضمان الحصول على الموافقات في الوقت المناسب مع إتاحة الوقت الكافي لإجراء مراجعة شاملة.ردود الفعل وتتبع المراجعةالأدوات : Google Docs أو Microsoft Word للتعاون في الوقت الفعلي.المعالجة:: تمكين آليات ردود الفعل الواضحة والقابلة للتتبع لإجراء مراجعات وتحديثات فعالة.الإخطارات والتنبيهاتالأدوات : Slack أو Microsoft Teams أو أدوات أتمتة البريد الإلكتروني مثل Mailchimp.المعالجة:: تنبيهات تلقائية لإبقاء جميع أصحاب المصلحة على علم بحالة المستند والإجراءات المعلقة.الموافقة النهائية والتوقيعالأدوات : DocuSign وAdobe Sign للتوقيعات الرقمية.المعالجة:: طرق آمنة ويمكن التحقق منها للحصول على الموافقة النهائية لضمان الامتثال القانوني والإجرائي.التقارير والتحليلالأدوات : Power BI، Tableau لتصور البيانات وإعداد التقارير.المعالجة:: تقارير منتظمة لمراقبة كفاءة سير العمل وتحديد مجالات التحسين.

قم بإنشاء سير عمل تلقائي للموافقة على المستندات باستخدام Nanonets وتقليل المهام اليدوية.

تصميم سير عمل فعال للموافقة على المستندات

لإنشاء سير عمل مبسط للموافقة على المستندات، اتبع الخطوات التالية، مع دمج الأدوات المناسبة لتعزيز الكفاءة والدقة.

صياغة الوثيقةالأدوات : مستندات جوجل، مايكروسوفت وورد.المعالجة:: قم بإنشاء المستندات باستخدام قوالب موحدة لضمان الاتساق.تقديم للمراجعةالأدوات : منصات البريد الإلكتروني مثل Outlook وGmail؛ أدوات إدارة المشاريع مثل Asana أو Trello.المعالجة:: تطبيق نظام لتقديم المستندات للمراجعة، مع التأكد من تضمين جميع المعلومات اللازمة.مراجعة الوثيقةالأدوات : Adobe Acrobat لملفات PDF، وMicrosoft Word للتحرير التعاوني.المعالجة:: يقدم المراجعون تعليقات واقتراحات للتغييرات، باستخدام ميزات تتبع التغييرات والتعليقات لتحقيق الشفافية.دمج ردود الفعلالأدوات : نفس أدوات الصياغة.المعالجة:: يقوم المؤلفون الأصليون بإجراء التغييرات اللازمة بناءً على التعليقات، ومن المحتمل أن يخضعوا لدورات مراجعة متعددة.الموافقة النهائيةالأدوات : DocuSign، Adobe Sign للتوقيعات الإلكترونية.المعالجة:: يقوم المعتمدون النهائيون بمراجعة المستند والتوقيع عليه إلكترونيًا بما يشير إلى الموافقة الرسمية.الأرشفة وحفظ السجلاتالأدوات : حلول التخزين السحابي مثل Dropbox وGoogle Drive.المعالجة:: قم بتخزين المستندات المعتمدة بطريقة آمنة ومنظمة لسهولة استرجاعها والامتثال لها.مراقبة وتقييم سير العملالأدوات : أدوات تحليل سير العمل مثل تحليلات Zapier المضمنة وGoogle Analytics.المعالجة:: مراقبة أداء سير العمل بشكل مستمر وإجراء التعديلات حسب الحاجة لتحسين الكفاءة.

ومن خلال تصميم كل خطوة بعناية ودمج الأدوات المناسبة، يمكن للشركات ضمان عملية موافقة على المستندات تتسم بالسلاسة والكفاءة والشفافية. ولا يوفر هذا النهج الوقت والموارد فحسب، بل يعزز أيضًا الفعالية التشغيلية الشاملة.

الخلاصة: إحداث ثورة في الموافقة على المستندات من خلال سير عمل الشبكات النانوية

في مجال العمليات التجارية الحديثة، تعد كفاءة ودقة سير عمل الموافقة على المستندات أمرًا بالغ الأهمية. تظهر مسارات عمل Nanonets كحل تحويلي، حيث يتم تسخير قوة أتمتة سير العمل لتبسيط هذه العمليات وتعزيزها. من خلال دمج الذكاء الاصطناعي المتطور ونماذج اللغات الكبيرة (LLMs)، لا تعمل شبكات النانو على تبسيط إنشاء سير العمل فحسب، بل تعمل أيضًا على رفع القدرة على إدارة المهام المعقدة المتعلقة بالمستندات. هذا التقدم ليس مجرد ترقية؛ إنها ثورة إستراتيجية تعيد تشكيل كيفية تعامل الشركات مع الموافقة على المستندات، وضمان الامتثال، وتعزيز التعاون السلس.

الموافقة الآلية على المستندات باستخدام شبكات النانو

في مجال العمليات التجارية الحديثة، تعد كفاءة ودقة سير عمل الموافقة على المستندات أمرًا بالغ الأهمية. تظهر مسارات عمل Nanonets كحل تحويلي، حيث يتم تسخير قوة أتمتة سير العمل لتبسيط هذه العمليات وتعزيزها.

علاوة على ذلك، من خلال دمج الذكاء الاصطناعي المتطور ونماذج اللغات الكبيرة (LLMs)، لا تعمل شبكات النانو على تبسيط إنشاء سير العمل فحسب، بل تعمل أيضًا على رفع القدرة على إدارة المهام المعقدة المتعلقة بالمستندات. هذا التقدم ليس مجرد ترقية؛ إنها ثورة إستراتيجية تعيد تشكيل كيفية تعامل الشركات مع الموافقة على المستندات، وضمان الامتثال، وتعزيز التعاون السلس.

إدارة العقود في الأقسام القانونيةتقديم الوثيقة: تقدم الفرق القانونية العقود باستخدام نماذج Google.مراجعة الواجب: يقوم Trello تلقائيًا بتعيين العقود للمراجعة بناءً على الموضوع.المراجعة الآلية: تجري Nanonets AI مراجعة أولية، مع الإشارة إلى المشكلات المحتملة باستخدام LLMs.ردود الفعل والمراجعات: التحرير التعاوني والتعليقات من خلال محرّر مستندات Google.الموافقة النهائية: التوقيعات الرقمية عبر DocuSign للامتثال القانوني.الأرشفة: تخزين العقود النهائية بشكل آمن في SharePoint.تطوير السياسات في الجهات الحكوميةالصياغة الأولية: تتم صياغة السياسات باستخدام قوالب موحدة في Microsoft Word.مشاورة أصحاب المصلحة: تقوم Asana بإدارة عملية التشاور، وتتبع التعليقات الواردة من الأقسام المختلفة.دمج المراجعة: يقوم المؤلفون بتحديث السياسات بناءً على التعليقات التي يتم تتبعها في Microsoft Word.الموافقة والنشر: التوقيع النهائي من خلال Adobe Sign، يليه النشر على موقع الوكالة.التقارير المالية في تمويل الشركاتإنشاء التقرير: يتم إنشاء التقارير باستخدام Excel ومشاركتها عبر البريد الإلكتروني.التحقق من البيانات: يقوم Nanonets AI بفحص البيانات المالية ومقارنتها بقواعد البيانات الداخلية.مراجعة الإدارة: تقوم الإدارة العليا بمراجعة وتقديم التعليقات باستخدام الأدوات التعاونية.الاختيار الامتثال: عمليات فحص تلقائية للامتثال التنظيمي باستخدام LLMs المخصصة.الإنهاء: يتم التوقيع على التقارير إلكترونيًا وتخزينها في Google Drive لحفظ السجلات.الموافقة على المقترحات البحثية في المؤسسات الأكاديميةتقديم اقتراح: يقدم الباحثون المقترحات من خلال JotForm.تنسيق مراجعة النظراء: التنسيق الآلي لمراجعات النظراء باستخدام Microsoft Project.تكامل ردود الفعل: يقوم الباحثون بمراجعة المقترحات بناءً على تعليقات الزملاء.موافقة لجنة الأخلاقيات: يتم توجيه المقترحات إلى لجنة الأخلاقيات للحصول على الموافقة النهائية عبر DocuSign.تخصيص التمويل: يتم ربط المقترحات المعتمدة تلقائيًا بمصادر التمويل باستخدام عمليات تكامل Nanonets المخصصة.

انطلق في رحلتك مع Nanonets من خلال جدولة مكالمة مع خبراء الذكاء الاصطناعي لدينا. احصل على عرض تجريبي وتجربة مصممة خصيصًا لتلبية احتياجات عملك. سيقوم فريقنا بإرشادك خلال عملية الإعداد، مما يضمن أن يكون انتقالك إلى سير العمل الآلي سلسًا وفعالًا.

باستخدام مسارات عمل Nanonets، قم بتمكين فرقك من التركيز على المهام الإستراتيجية المهمة. قل وداعًا للكدح اليدوي واحتضن مستقبلًا تعمل فيه الأتمتة على تحسين كل جانب من جوانب عمليات الموافقة على المستندات الخاصة بك. ابدأ الآن واختبر القوة التحويلية لسير عمل Nanonets في عملك.

• محتوى مدعوم من تحسين محركات البحث وتوزيع العلاقات العامة. تضخيم اليوم.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. تمكين نفسك. الوصول هنا.
• أفلاطونايستريم. ذكاء Web3. تضخيم المعرفة. الوصول هنا.
• أفلاطون كربون، كلينتك ، الطاقة، بيئة، شمسي، إدارة المخلفات. الوصول هنا.
• أفلاطون هيلث. التكنولوجيا الحيوية وذكاء التجارب السريرية. الوصول هنا.
• المصدر https://nanonets.com/blog/document-approval/