هل سئمت التعامل مع العمليات الورقية المفرطة في قسم AP الخاص بك؟
من السهل أن تشعر بالملل من البحث في أكوام الفواتير الورقية فقط للعثور على الفاتورة التي تحتاجها لتسديد دفعة في الوقت المناسب.
الوقت الذي تحتاج إلى تخصيصه لتنظيم أكوام الورق وحفظها بمجرد الانتهاء من معالجة الفاتورة وإجراء الدفع يكفي لتحفيز أي شخص على البحث عن طرق بديلة لإدارة عملية AP الخاصة به.
الخبر السار: لقد كان من الأسهل تمكين أتمتة عملية الفوترة من خلال الدفع في AP.
إذن ، كيف تعمل أتمتة AP؟ لا تقلق. إنه أسهل مما تعتقد.
يعد اتخاذ قرار بعدم استخدام الأوراق الخطوة الأولى في التعامل مع سير عمل الفواتير للدفع بشكل أسرع وأسهل.
أتمتة الحسابات الدائنة يزيل البرنامج معظم الورق المتضمن في المعالجة اليدوية للفواتير ويوفر طريقة لتسديد المدفوعات دون التكلفة والوقت المرتبطين بالطباعة والحشو والبريد الشيكات الورقية.
بحاجة إلى مزيد من المعلومات للمساعدة في جعل فريقك أكثر راحة أتمتة الحسابات الدائنة بالكامل?
ما يلي هو نموذج ونهج لتحديد الأهداف للحصول على دعم على كل مستوى من مستويات المنظمة. لأنه يعتمد على الخطوات الموصى بها من قبل معهد التمويل والإدارة للانتقال إلى نظام الفاتورة غير الورقية للدفع.
4 خطوات (وخطة عمل) لاعتماد عملية فاتورة غير ورقية للدفع
1.) ضع أهدافًا وغايات واقعية وقابلة للتحقيق
اختر أهدافًا قصيرة وطويلة المدى. على سبيل المثال ، تتضمن الأهداف المشتركة أهدافًا من أجل:
- دمج حسابات قابلة للدفع مع أنظمة أخرى للحصول على موافقة أسرع ورؤية أفضل مع إعداد الميزانية وإدارة المخزون وما إلى ذلك
- تخلص من المفاتيح اليدوية ومعالجة الورق وقلل من أخطاء النسخ
- تقليل تكاليف العمالة والجهد المبذول في إدخال البيانات.
- تمكين الموافقة على الفاتورة من قبل الموظفين خارج الموقع
- تحسين وصول المورد إلى حالة الفاتورة لتحسين تدفق / إدارة المنتج والمخزون
2.) حدد بوضوح متطلبات المعالجة وموظفيك أيضًا
يمكن أن يكون تخطيط عمليات الأعمال الحالية هو التحدي الأكبر في الانتقال إلى ملف الآلي حل AP.
يتطلب ذلك تحليلاً شاملاً للحجم والمهام للفواتير ووثائق الفوترة الأخرى التي سيجمعها النظام الآلي ويعالجها ، فضلاً عن تحليل:
- تنسيق مستندات الفاتورة قيد المعالجة
- مستوى التعقيد الذي تنطوي عليه عملية الموافقة على الفاتورة
- عدد الأشخاص المطلوبين في مؤسستك للحصول على الموافقة القياسية وغير القياسية للدفع
من الأهمية بمكان إشراك موظفي الخط الأمامي في تطوير المتطلبات الوظيفية. يمكنهم تقديم نظرة ثاقبة لأنواع التحديات التي يواجهونها مع العمليات الورقية الحالية.
علاوة على ذلك ، فإن تكرار الأفراد الذين سيستخدمون النظام الجديد كل يوم يطبق الفلسفة العسكرية القديمة ، "أولئك الذين يخططون للمعركة لن يحاربوا الخطة".
وتعني أيضًا "التحديد الواضح" تجنب إغراء تجميع قوائم المراجعة العشوائية أو القبض على البائعين وردود الفعل غير البناءة وذاتية الخدمة. المفتاح هو البقاء على المسار الصحيح مع متطلبات النظام الأكثر أهمية لأصحاب المصلحة والمستخدمين لتجنب التخوف من التغيير.
خفق قم بإعداد دراسة جدوى لأتمتة AP غير الورقية ، وتأكد من أنها تغطي جميع القواعد
• "قضية أعمال" يجب أن تتضمن أتمتة AP غير الورقية ما يلي:
- التوفير الكبير في تكاليف العمالة وتخزين المستندات الورقية وترخيص البرامج كلها تكاليف قابلة للقياس الكمي
- المدخرات السهلة ، مثل كفاءة العمليات ، والتحسينات التشغيلية ، وتحسين العلاقات مع العملاء ، وتخفيف المخاطر من خلال عدد أقل من الفواتير المفقودة ، والتحكم في المستندات وتتبعها بشكل أفضل ، مع إعداد تقارير أسرع والتعافي من الكوارث
- يجب أن تتضمن الحسابات أيضًا التكلفة الحالية للفاتورة والتكاليف العامة
خفق التخطيط للتنفيذ السلس والسريع
تشير الغالبية العظمى (أكثر من 80 بالمائة) من أقسام AP عادةً إلى أن الانتقال إلى أتمتة AP يستغرق أقل من عام.
من الضروري أيضًا نشر النظام في مراحل خاضعة للرقابة بدلاً من نشره دفعة واحدة ، مما يزيد من المخاطر.
التنفيذ السلس له تأثير كبير على تحقيق مردود على استثمارات أتمتة AP.
لهذا السبب نوصي بالبدء في جانب الدفع. يجب أن يؤثر تنفيذ المدفوعات غير الورقية بشكل طفيف على موارد تكنولوجيا المعلومات لديك ، مع احتمال وجود أتمتة دفع AP في أقل من 30 يومًا.
الخط السفلي
تؤدي عمليات AP اليدوية والمستهلكة للورق إلى زيادة التكاليف والأخطاء وإضافة تأخيرات غير مقبولة في عمليات الموافقة. هذه التأخيرات ، بدورها ، تضيف وقتًا متأخرًا في اتخاذ القرار وتقليل الرؤية للصحة المالية الفعلية للمؤسسة.
ضع هذه المعايير في الاعتبار عند اختيار خدمة أتمتة الدفع. يجب على الخدمة:
- ادفع حسومات نقدية على أساس شهري ، وليس على أساس ربع سنوي أو سنوي
- الدمج والعمل ضمن معايير المحاسبة لنظام تخطيط موارد المؤسسات الحالي
- اجعل الانتقال إلى نقطة الوصول الافتراضية سلسًا وغير معقد ويمكن التحكم فيه
- تأثير ضئيل على فريق AP ولا يُنظر إليه على أنه نظام ذو منحنى تعليمي عالٍ
يمكن القول إن الاشتراك في نظام مدفوعات غير ورقية مع ميزة إضافية تتمثل في مدفوعات بطاقات الائتمان الافتراضية هو نقطة الدخول الأكثر تأثيرًا وأسهلها في الانتقال من المدفوعات الورقية والمقيدة بتخطيط موارد المؤسسات.
أخيرًا ، نوصي باختيار نظام تسليم مفتاح مستقل عن البنك مع القدرة على استيعاب مدفوعات غرفة المقاصة الآلية والتحويلات المصرفية ومدفوعات البطاقات الافتراضية.
مقالات ذات صلة:
تريد معرفة المزيد?
OnPay Solutions هي المزود لأتمتة الدفع للحسابات غير الورقية التي تفي بالمعايير الموضحة في هذه المقالة.
تواصل معنا مع فريقنا أو تحقق من قصص نجاح عملائنا لمعرفة سبب اعتماد عملائنا على OnPay Solutions لتمكين أتمتة حسابات المدفوعات الخاصة بهم.
احجز عرضًا تجريبيًا.
تم تحديث المقالة للجودة والمحتوى 6/11/2021.
