في عام 2023 ، تجد الأرشفة الرقمية نفسها راسخة في بؤرة اهتمام الشركات.
حجم البيانات التي يتم استهلاكها ينمو بسرعة في جميع جوانب الحياة ، وبالتأكيد في مكان العمل. لقد رأينا انتشارًا للمنصات والقنوات الرقمية التي تستخدمها الشركات ، ولا سيما بعد Covid-19 ، وعلى الرغم من أن الحجم الهائل للمعلومات زاد من صعوبة إدارتها ، فقد أصبحت اللوائح التي تحكمها أكثر صرامة. تزداد صعوبة التنقل في الحبل المشدود.
تتطلب مثل هذه الظروف تكييفًا دقيقًا ، وهو ما نراه في مساحة الأرشفة ، وخاصة في الخدمات المالية. سنلقي نظرة على اتجاهات الأرشفة الرقمية الأربعة التي تحدث الآن ، والتي ستشكل ما تبقى من عام 4.
1. تستمر متطلبات حفظ السجلات في الازدياد
زادت الوكالات الحكومية مثل هيئة الأوراق المالية (SEC) ولجنة تداول العقود الآجلة للسلع (CTFC) من وتيرة وضع القواعد في الأشهر الأخيرة. يأتي ذلك بعد إدخال قاعدة التسويق الجديدة للجنة الأوراق المالية والبورصات في نوفمبر 2022 ، وهو تطور زلزالي أدى إلى إعادة التفكير بشكل كامل في كيفية تعامل الشركات مع اتصالاتها الرقمية.
ربما توقع المرء أن يرفع المنظم قدمه عن الغاز مع هذا الإصلاح الشامل في الأفق. على العكس من ذلك ، تظهر التقارير الأخيرة أن الوكالة تعمل على صياغة مقترحات تنظيمية قبل أشهر فقط من الموعد المحدد، مما أدى إلى تسريع وتيرة وضع القواعد التي أثارت بالفعل مخاوف بشأن إرهاق الموظفين. في أغسطس 2022 ، مع سعي الشركات لضمان الالتزام بقاعدة التسويق ، أصدرت اللجنة ضعف عدد المقترحات خلال عام 2021 بأكمله ، وأكثر من أي من السنوات الخمس السابقة.
2. لمزيد من الأنظمة الأساسية ، تصبح الأرشفة قياسية
بالرجوع إلى قاعدة التسويق الجديدة ، أعاد التحديث تعريف مصطلح "الإعلان" بطريقة مؤثرة. ظلت "قاعدة الإعلان" السابقة التي عفا عليها الزمن دون تغيير إلى حد كبير منذ اعتمادها في عام 1961 ، وهي حقبة الإعلام المطبوع والتلفزيون والراديو. تتناول قاعدة التسويق الجديدة رسميًا التطورات التكنولوجية التي حدثت منذ ذلك الحين ، مما يعني أن عددًا كبيرًا من منصات الاتصالات الرقمية (مواقع الويب والبريد الإلكتروني ووسائل التواصل الاجتماعي) تجد نفسها الآن تحت المراقبة التنظيمية.
مع تطبيقات المراسلة المؤقتة مثل WhatsApp و WeChat و Telegram ، يكون الإلحاح أكبر. في سبتمبر ، لجنة الأوراق المالية والبورصات و CTFC
تغريم 16 شركة مالية رائدة (بما في ذلك Barclays و Goldman Sachs و Morgan Stanley) بإجمالي إجمالي يقارب 2 مليار دولار في حالات الإخفاق في حفظ السجلات الرقمية. استخدم الموظفون الأجهزة الشخصية لمناقشة المسائل التجارية من خلال WhatsApp ، ولم تتم أرشفة هذه الاتصالات.
منذ ذلك الحين ، وسعت هيئة الأوراق المالية والبورصات من نطاقها لتتجاوز السماسرة والتجار و في مستشاري الاستثمار المسجلين (ريا). تخضع هذه القواعد التنظيمية للاستثمار الأصغر لنفس اللوائح التي تخضع لها الشركات التي عوقبت سابقًا ، وعلى الرغم من أن عدم امتثالها قد يكون أقل وضوحًا ، فإن هيئة الأوراق المالية والبورصات ترغب في معالجة هذه القضية الثقافية الواسعة الانتشار بشكل شامل.
لا تعد المنصات الرقمية الآن جزءًا كبيرًا من العمليات التجارية فحسب ، بل هي أدوات يجب التقاطها وأرشفتها لأغراض الامتثال. ينطبق هذا في جميع المجالات على القنوات الرقمية في الخدمات المالية ، لذا إلى جانب الإجراءات الصارمة المفروضة على الرسائل سريعة الزوال ، ينبغي إثارة العديد من الشركات لتقييم سياساتها على وجه السرعة.
3. متطلبات تخزين بيانات أكبر
مع وجود العديد من الأنظمة الأساسية التي يتم أرشفتها الآن ، نمت متطلبات تخزين البيانات الرقمية بشكل كبير. هذا صحيح بشكل خاص بالنظر إلى جودة البيانات. في حالة مواقع الويب ، على سبيل المثال ، أصبحت العناصر الديناميكية الآن منتشرة في كل مكان ، ويجب التقاطها لتقديم تمثيل حقيقي لكيفية تقديم الاتصالات أو "الإعلانات". وبالمثل ، مع اعتماد العديد من الشركات على نهج أكثر تفصيلاً - على سبيل المثال من خلال تحديد الموقع الجغرافي أو تخصيص CMS - تضاعف عدد احتمالات العملاء التي يتم التقاطها (وبالتالي حجم البيانات).
ستكون أيدي فرق الامتثال ممتلئة ، وستصبح معالجة البيانات عالية المستوى وإمكانية البحث أكثر بكثير من المتطلبات لأولئك الذين يرغبون في الاستجابة لطلبات التدقيق والتقاضي في الوقت المناسب. علاوة على ذلك ، لن يكون من الفعال (أو ربما حتى ممكنًا) إجراء عملية الجذر يدويًا عبر مساحات شاسعة من البيانات التي يتم تجميعها ، وبالتالي ستصبح ميزات البحث المتقدمة ضرورية أكثر ، حتى بالنسبة للشركات الأصغر التي ربما كانت كذلك في السابق يعتبر ترفا.
لمواجهة التحدي المتمثل في توسيع أحجام البيانات ، يمكننا أن نتوقع أن تزداد شعبية حلول الأرشفة السحابية. أنها توفر مزايا واضحة ، ليس أقلها قابلية التوسع المطلوبة لجميع الشركات ، من أصغر RIAs إلى الوسطاء والوسطاء الرائدين الذين تأثروا من قبل تحقيق WhatsApp. باستخدام أرشفة البيانات السحابية ، يمكن للمؤسسات تجنب النفقات المرتبطة بالحفاظ على حل في الموقع ، مع عدم تقديم أي تنازلات بشأن الأمان. استثمر مقدمو الخدمات السحابية بكثافة في الحفاظ على بنية تحتية موثوقة ، ويتم تشفير البيانات السحابية أثناء النقل وفي السكون.
4. إرضاء الموظفين له أسبقية أكبر
بصرف النظر عن التقدم التكنولوجي وإمكانيات التوسع التي سنشهدها في عام 2023 ، هناك أيضًا تأثير بشري يجب مراعاته. مع تزايد العبء على الامتثال ، أصبح دور مسؤولي الامتثال أكثر صعوبة ، مع زيادة المسؤولية الفردية بسبب عوامل لا تعد ولا تحصى ، مثل إعادة التقييم المتكررة للقواعد التي يخضعون للمساءلة عنها.
في العام الماضي ، أجرت رؤى الامتثال المؤسسي أ
مسح حول ظروف العمل والتوتر وقضايا الصحة العقلية بين موظفي الامتثال. عند مشاركة النتائج ، أصبح من الواضح أنه لا يزال هناك الكثير من العمل الذي يتعين القيام به. أفاد 59٪ من المستجيبين بأنهم شعروا "بالإرهاق" ، وكان القلق الأكبر (69٪) هو وتيرة تغيير اللوائح. كما ذكر في بداية هذا المقال ، فإن هذه الوتيرة قد تسارعت فقط في الأشهر الأخيرة.
في بيئة متقلبة ومليئة بالتحديات بشكل متزايد ، يجب أن يظل موظفو الامتثال سعداء وأن يتم دعمهم بأدوات تجعل عملهم ليس قابلاً للإدارة فحسب ، بل ممتعًا. من خلال تبسيط عمليات الامتثال وتقليل العبء على الأفراد ، يمكن للشركات توفير ساعات في اليوم وتقليل مستويات التوتر وتقليل احتمالية حدوث خطأ بشري ، مما يؤدي في النهاية إلى تحسين رضا الموظفين.
كيف نتعامل مع العام المقبل
كما هو الحال مع السنوات الأخيرة في مجال الأرشفة الرقمية ، من المقرر أن يستمر عام 2023 في التحرك في مسار تصاعدي.
أدى الاعتماد المتزايد على الاتصالات عن بُعد في مكان العمل إلى انتشار منصات الرسائل الرقمية ، مما أدى إلى زيادة في استهلاك البيانات ، مما أدى بدوره إلى حوكمة أكثر صرامة من الجهات التنظيمية من أجل ضمان مساءلة الشركات.
هذه المعلومات ، التي يجب تسجيلها وتخزينها ، تضع ضغطًا على سعة البيانات ، مما يؤدي إلى زيادة الاعتماد على البنية التحتية القائمة على السحابة. تؤدي وفرة البيانات التي يجب إدارتها ، بالإضافة إلى بعض الغرامات الضخمة من المنظمين ، إلى وقت مرهق لأولئك المسؤولين عن التعامل مع الامتثال.
كل هذه العوامل مترابطة وتؤدي إلى وجهة واحدة ؛ الحاجة إلى موارد امتثال أكبر في الأعمال المنظمة ، سواء من خلال موظفين إضافيين أو حلول طرف ثالث. مع استمرار تشديد اللوائح ، تعد الاستشارات أمرًا أساسيًا ، ويمكن لخبراء أرشفة البيانات أن يرفعوا أعباء الموظفين المشغولين من خلال تقديم مشورة محدثة حول أفضل السبل للوفاء بهذه اللوائح.
في حين زادت المطالب التنظيمية وإجراءات الإنفاذ بشكل كبير في الأشهر الأخيرة ، ستضمن إستراتيجية شاملة لحفظ السجلات عدم انتظار أي مفاجآت سيئة في عام 2023.
- محتوى مدعوم من تحسين محركات البحث وتوزيع العلاقات العامة. تضخيم اليوم.
- بلاتوبلوكشين. Web3 Metaverse Intelligence. تضخيم المعرفة. الوصول هنا.
- المصدر https://www.finextra.com/blogposting/23754/digital-archiving-trends-2023?utm_medium=rssfinextra&utm_source=finextrablogs
