Xero هو برنامج محاسبة SaaS قائم على السحابة لعملاء الشركات الصغيرة الموجودين في العديد من البلدان. تأسست شركة Xero عام 2006، ويقع مقرها في نيوزيلندا. يتعامل برنامج Xero مع الحسابات المستحقة الدفع كنظام تقليدي يتطلب إدخال البيانات يدويًا. بالنسبة لأتمتة حسابات Xero الدائنة، يقوم عملاء Xero بدمج برامج أتمتة AP التابعة لجهة خارجية.
كيفية إدارة AP على Xero
إدارة الحسابات الدائنة (AP) على Xero من خلال إجراء هذه العمليات الضرورية:
- احصل على فاتورة البائع أو فاتورة أخرى عبر البريد الإلكتروني إلى نظام المحاسبة Xero أو عن طريق المسح الضوئي
- الموافقة على الفاتورة
- دفع الجدول الزمني
- يضيف Xero الفاتورة/الفاتورة إلى الحسابات المستحقة الدفع
- تم الدفع
- تم وضع علامة على الفاتورة/الفاتورة على أنها مدفوعة
لكن لاحظ أن هذه الخطوات التي يمكن تنفيذها داخل Xero لا تغطي الكثير من المهام اليدوية. على سبيل المثال، يحتاج موظفو قسم الحسابات الدائنة إلى تحديد ذلك بصريًا الفواتير صحيحة من خلال عمليات التحقق اليدوي والحصول على الموافقات.
تتضمن عمليات التحقق من الدقة هذه مطابقة ثلاثية (أو مطابقة ثنائية الاتجاه) للفاتورة مع أمر الشراء (PO) وتقرير الاستلام، إن أمكن، لاستلام البضائع.
يحتاج موظفو AP إلى تحديد مدير (مدراء) الميزانية المعينين الذين يحتاجون إلى الموافقة على الفاتورة، وفقًا لسياسة نفقات الشركة. بعد ذلك، تقوم الحسابات الدائنة بتوجيه المستندات المطابقة (الورقية غالبًا) إلى المعتمد المناسب ومتابعتها مع المعتمدين عندما لا تتم موافقتهم في الوقت المناسب.
الحسابات الدائنة تدفع الفواتير دفعة واحدة. ربما لا تزال الحسابات المستحقة الدفع تستخدم الشيكات الورقية القديمة. عند استخدام الشيكات الورقية، يلزم اتباع الخطوات اليدوية التالية:
- موافقة المدير المالي أو المراقب المالي على إجراء الفحص
- الحصول على توقيعات الشيكات المعتمدة
- طباعة الشيكات على الورق
- فصل وحفظ نسخة الشيك مع نسخ مستند الفاتورة المطابقة
- تعبئة وإرسال المظاريف البريدية بالشيكات وإخطارات التحويل المرفقة
- الرد على مكالمات الموردين الواردة أو رسائل البريد الإلكتروني التي تطلب حالة الدفع الحالية
سير عمل حسابات Xero المستحقة الدفع
تتعلق الأوصاف التالية بسير عمل حسابات Xero الدائنة لتنفيذ عمليات الحسابات الدائنة في برنامج الحسابات الدائنة الأساسية Xero.
التقاط وإدخال فواتير / فواتير الموردين
يحصل مستخدمو خطط إصدار Business من Xero، والتي تتضمن خطط تسعير SaaS المبكرة والمتنامية والمنشأة، على Hubdoc مدمج الميزة التي تلتقط الفواتير والإيصالات في Xero. Hubdoc هو شريك Xero لالتقاط بيانات التعرف الضوئي على الحروف والذي يستخرج البيانات من المستندات وينشئ المعاملات في Xero. يظهر عنوان البريد الإلكتروني لفواتير Xero في أي علامة تبويب للحالة في صفحة نظرة عامة على المشتريات.
لالتقاط فواتير الموردين وفواتيرهم في Xero باستخدام ميزة Hubdoc، يجب أن تكون الفاتورة مرفقة بالبريد الإلكتروني وليست مضمنة في البريد الإلكتروني نفسه. بالنسبة لعملية التقاط البريد الإلكتروني هذه، ستقوم بإعادة توجيه الفواتير المستلمة من أي مورد إلى عنوان البريد الإلكتروني لفواتير Xero الخاص بك.
تعمل معظم تنسيقات المستندات والصور عندما فواتير البريد الإلكتروني إلى عنوان البريد الإلكتروني الفريد لمؤسسة Xero الخاصة بك لإنشاء مسودة فاتورة مع فاتورة مرفقة مرسلة عبر البريد الإلكتروني. يمكنك إرسال ما يصل إلى 10 فواتير بالبريد الإلكتروني في بريد إلكتروني واحد مما سيؤدي إلى إنشاء فواتير منفصلة في Xero. الحد الأقصى لحجم البريد الإلكتروني هو 25 ميغابايت.
ستكون الفاتورة المرسلة عبر البريد الإلكتروني بالعملة الأساسية لشركتك وليس بالعملة الأجنبية. فقط من خلال الاشتراك الذي يتضمن عملات متعددة، يمكنك تغيير العملة يدويًا في مسودة الفاتورة أو الفاتورة إلى العملة الأجنبية في Xero.
فقط إذا تمكن Xero من قراءة الفاتورة المرسلة عبر البريد الإلكتروني بنجاح، فسيتم ملء بعض الحقول، بما في ذلك هذه الحقول، تلقائيًا وسيتم تعيينها في Xero بواسطة أيقونة صاعقة:
- اتصل بنا
- التاريخ
- الإجمالي
- تاريخ التسليم
- الرقم المرجعي
لاحظ أن عملية التقاط الفاتورة هذه قد لا تكون كاملة أو دقيقة ولا تزال تتطلب تنفيذ خطوات يدوية (مدرجة في رابط Xero لإرسال الفواتير عبر البريد الإلكتروني) في قائمة الأعمال/الفواتير المطلوب دفعها ولتحويل العملة المطلوبة.
إذا كنت لا تستخدم ميزة Hubdoc الخاصة بـ Xero لالتقاط بيانات الفاتورة المرسلة عبر البريد الإلكتروني، فستحتاج إلى إجراء إدخال يدوي للبيانات إضافة الفواتير والفواتير في نظام برنامج المحاسبة Xero. في قائمة الأعمال/الفواتير المطلوب دفعها، حدد فاتورة جديدة وأدخل تفاصيل الحقول. احفظ الفاتورة وأرسلها للموافقة عليها قبل دفع الفاتورة.
ستقوم يدويًا بترميز فواتير هذه الحسابات الدائنة إلى حساب المصروفات أو حساب الأصول الصحيح، مثل المخزون.
دفع الفواتير وتسجيل المدفوعات
إلى ادفع الفواتيرجدولة الفواتير في النظام (بالدفعة) عن طريق إدخال تاريخ الدفع ووضع علامة اختيار على الفواتير التي يتم دفعها. عندما يتم دفع الفاتورة، تسجل Xero المعاملة على أنها تخفيض في الحسابات المستحقة الدفع كخصم وائتمان مسك الدفاتر مزدوج القيد إلى النقد (وأي خصم دفع مبكر مأخوذ).
إضافة موردين جدد
في برنامج المحاسبة Xero يقوم Xero بإعداد موردين جدد كجهات اتصال ويحدد كيفية استخدامك لجهات الاتصال هذه - إما كموردين أو عملاء أو كليهما. إذا قمت بتحميل فاتورة، يتم استخدام جهة الاتصال كمورد. ولذلك، لا تحتاج إلى نقل جهات الاتصال إلى الموردين. عند استخدام Hubdoc في Xero، سيتم تشغيل Hubdoc تلقائيًا إعداد المورد في Xero نظام برمجي محاسبي لك عند استلام الفاتورة. بخلاف ذلك، يلزم إدخال البيانات يدويًا لإعداد الموردين في Xero.
إدارة النفقات والمبالغ المستردة
باستخدام Xero، يمكنك رؤية الفواتير والنفقات والمبالغ المستردة وإدارتها من البرامج السحابية عبر الإنترنت أو باستخدام جهاز محمول يستخدم تطبيق Xero. لن تكون رؤيتك لإدارة الإنفاق شاملة كما هو الحال مع تكامل برنامج أتمتة AP.
أتمتة سير عمل Xero AP باستخدام شبكات النانو
يمكنك أتمتة سير عمل Xero AP بالكامل لاستلام الفواتير ومعالجتها، بما في ذلك المدفوعات، باستخدام Nanonets Flow وأتمتة AP الخاصة بها و برنامج معالجة الفواتير للحسابات المستحقة الدفع. استخدامات الشبكات النانوية أفضل ممارسات الحسابات الدائنة في برنامج التشغيل الآلي AP الخاص به.
تساعدك الشبكات النانوية على تحقيق ذلك إعداد البائع بسهولة والحصول على إدارة ممتازة للمستندات المتعلقة بالحسابات المستحقة الدفع. يختار الموردون طريقة الدفع.
يتيح لك برنامج التشغيل الآلي Nanonets Flow AP إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني أو مسح الفواتير ضوئيًا إلى Nanonets باستخدام تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) الذكية المعززة بالذكاء الاصطناعي/ML (التعرف البصري على الأحرف) لالتقاط بيانات الفاتورة إلكترونيًا حسب البند مع الرؤوس. لكن Nanonets هي خبيرة في التعرف الضوئي على الحروف ولديها معدل دقة أعلى بكثير في التقاط بيانات الفاتورة مقارنة بـ Xero مع HubDocs الذي يمكن أن يوفره بشكل موثوق لكل فاتورة. الشبكات النانوية إدخال البيانات بالذكاء الاصطناعي هو المفتاح لفتح الدقة والكفاءة.
توفر شبكات النانو لأعمالك معالجة الفواتير في الوقت المناسب دون لمس، دون تدخل بشري أو عمليات يدوية مدعومة بالذكاء الاصطناعي (AI) ومجموعته الفرعية، التعلم الآلي (ML). تتضمن المعالجة الآلية لفواتير البرامج خطوات للتحقق من الفواتير، مطابقة الفاتورةواعتماد الفواتير للسداد، ودفع الفواتير والفواتير المعتمدة على دفعات.
ستتمكن من المطالبة بخصومات الدفع المبكر للبائع عندما تدفع خلال عدد قصير من الأيام المشار إليها في شروط دفع فاتورتك، مثل الدفع خلال 10 أيام مقابل 2/10، صافي 30 للحصول على خصم 10% من رصيد الفاتورة المستحق بدلاً من دفع مبلغ الفاتورة كاملاً خلال 30 يومًا. عندما تأخذ خصومات الدفع المبكر على الذمم الدائنة التجارية بالنسبة لبنود المخزون، فإن التوفير في التكاليف مثير للإعجاب.
باستخدام Nanonets، بعد التقاط بيانات الفاتورة، تقوم Nanonets بالتحقق من الفواتير وترميز الحساب ومزامنة تلك البيانات مع نظام المحاسبة الخاص بك. تقوم Nanonets بمطابقة الفواتير مع المستندات الداعمة، بما في ذلك طلبات الشراء (أوامر الشراء) وإيصالات البضائع عند الاقتضاء.
يمكن لشركتك إعداد جهات الموافقة على الفواتير وحدود الإنفاق المتوافقة مع سياسة شركتك أو السماح للذكاء الاصطناعي بالتعامل معها سير عمل الموافقة على الفاتورة تلقائيًا لك داخل Nanonets إذا كنت تفضل ذلك. يتوفر للموافقين خيار رفض الفواتير أو الموافقة عليها للدفع.
قم بجدولة وإجراء عمليات الدفع الإلكترونية العالمية بمجموعة مختارة من العملات باستخدام دفعات كبيرة وفعالة باستخدام شبكات Nanonets. بعد ذلك، ستقوم Nanonets بتسوية ومطابقة السجلات الداخلية أو المعاملات أو المدفوعات مع الحسابات المصرفية أو كشوفات بطاقات الائتمان أو مصادر أخرى تسوية الحساب.
توفر شبكات النانو لفريق عملك وجهات نظر ذكية مع رؤية واضحة لإنفاق الأعمال، مما يمنحك المزيد من التحكم لإدارة تكاليف الأعمال.
وفي الختام
تستغرق عمليات سير عمل حسابات Xero الدائنة وقتًا طويلاً للغاية. عندما يبدأ عملك في تبسيط سير العمل باستخدام Xero + AP Automation، لن يحتاج موظفو الحسابات الدائنة إلى تنفيذ خطوات إدخال البيانات اليدوية المتكررة لكل مورد أو فاتورة أو تقرير نفقات موظف يتطلب السداد.
معرفة كيفية التدفق بواسطة النانو يمكنه تعزيز سير عمل أتمتة حسابات الدفع Xero وتوفير المزيد من الدقة والضوابط المالية.
- محتوى مدعوم من تحسين محركات البحث وتوزيع العلاقات العامة. تضخيم اليوم.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. تمكين نفسك. الوصول هنا.
- أفلاطونايستريم. ذكاء Web3. تضخيم المعرفة. الوصول هنا.
- أفلاطون كربون، كلينتك ، الطاقة، بيئة، شمسي، إدارة المخلفات. الوصول هنا.
- أفلاطون هيلث. التكنولوجيا الحيوية وذكاء التجارب السريرية. الوصول هنا.
- المصدر https://nanonets.com/blog/xero-accounts-payable/
