تم تصميم حلول أتمتة المكاتب لتبسيط وأتمتة العديد من المهام اليومية التي تعتمد عليها الشركات ، مثل إدارة المستندات والجدولة وإدارة البيانات والتواصل. يتطور عالم الأعمال باستمرار ، ومع التطورات في الذكاء الاصطناعي (AI) وعلوم البيانات ، نحن الآن في عصر السرعة. تبحث الشركات عن طرق للبقاء قادرة على المنافسة ، وإحدى أهم الطرق للقيام بذلك هي من خلال التشغيل الآلي للمكاتب. بمساعدة هذه الحلول ، يمكن للشركات أن تصبح أكثر كفاءة وإنتاجية وتنافسية. نتيجة لذلك ، أصبحت حلول أتمتة المكاتب جزءًا لا غنى عنه في الأعمال التجارية الحديثة.
ما هي أتمتة المكاتب؟
تشمل أتمتة المكاتب أنظمة وبرامج الكمبيوتر المختلفة المستخدمة لجمع المعلومات المكتبية وتخزينها ونقلها ومعالجتها واستخدامها رقميًا لإكمال المهام. بشكل أساسي ، تساعد أتمتة المكاتب في إدارة البيانات.
بالإضافة إلى ذلك ، يشير التشغيل الآلي للمكاتب إلى استخدام التكنولوجيا لتبسيط وأتمتة المهام التي يتم إجراؤها بشكل شائع في بيئة المكتب ، مثل معالجة الكلمات وإدخال البيانات والبريد الإلكتروني والجدولة. يمكن أن يشمل ذلك استخدام أدوات برمجية ، مثل معالجات النصوص وجداول البيانات ، بالإضافة إلى الأجهزة ، مثل الطابعات والماسحات الضوئية. الهدف من أتمتة المكاتب هو تحسين الكفاءة والإنتاجية وتقليل الحاجة إلى العمل اليدوي.
مزايا أدوات أتمتة المكاتب
أصبحت أدوات أتمتة المكاتب جزءًا لا يتجزأ من العمليات التجارية الحديثة ، حيث توفر مجموعة واسعة من الفوائد لتحسين الكفاءة والإنتاجية والتواصل داخل المؤسسة. تشمل مزايا استخدام أدوات التشغيل الآلي للمكاتب ما يلي:
- زيادة الإنتاجية: يمكن أن تؤدي أتمتة المهام المتكررة مثل إدخال البيانات والجدولة وإدارة المستندات إلى توفير وقت الموظفين ، مما يسمح لهم بالتركيز على المهام الأكثر أهمية وذات القيمة المضافة.
- دقة محسنة: تقلل الأنظمة المؤتمتة من فرص الأخطاء والتناقضات التي يمكن أن تحدث مع الإدخال اليدوي للبيانات والمهام الأخرى.
- تواصل أفضل: تسهل أدوات التشغيل الآلي للمكاتب مشاركة وتبادل المعلومات والوثائق داخل الإدارات وفيما بينها ، مما يؤدي إلى تحسين العمل الجماعي والتعاون.
- زيادة الكفاءة: يمكن لأدوات الأتمتة تبسيط العمليات ، وتقليل الوقت والجهد اللازمين لإكمال المهام ، مما يؤدي إلى زيادة الكفاءة وتوفير التكاليف.
- تحسين إدارة البيانات: توفر أدوات الأتمتة موقعًا مركزيًا لتخزين البيانات وإدارتها ، مما يسهل الوصول إليها واسترجاعها بسهولة للموظفين.
- سهولة الوصول إلى المعلومات: تسهل أدوات الأتمتة الوصول إلى المعلومات ومشاركتها ، حتى عن بُعد ، وهو أمر مهم بشكل خاص للمؤسسات التي لديها فرق عمل عن بُعد أو موظفون يعملون من المنزل.
- زيادة المرونة: يمكن تخصيص أدوات أتمتة المكاتب لتلائم الاحتياجات المحددة للمؤسسة ، مما يجعلها أكثر مرونة للتغيرات والمتطلبات الجديدة.
- تحسين الأمن: يمكن أن توفر أدوات الأتمتة أمانًا أفضل للمعلومات الحساسة ، وتساعد المؤسسات على تلبية متطلبات الامتثال التنظيمي.
يد المساعدة: تعتبر أدوات تحسين محركات البحث للمؤسسات ضرورية لتحليلات البيانات
عيوب أدوات التشغيل الآلي للمكاتب
بينما تقدم أدوات أتمتة المكاتب العديد من الفوائد للمؤسسات ، إلا أن هناك أيضًا بعض العيوب التي يجب مراعاتها قبل تنفيذ هذه الأنظمة. وتشمل هذه:
- تكاليف أولية عالية: يمكن أن تكون أدوات أتمتة المكاتب باهظة الثمن عند شرائها وتنفيذها ، وقد تتطلب صيانة وترقيات مستمرة.
- الاعتماد على التكنولوجيا: تعتمد أدوات الأتمتة على التكنولوجيا ، وعندما تفشل الأنظمة أو تتعطل ، يمكن أن تعطل العمليات التجارية وتؤدي إلى فقدان الإنتاجية.
- التخصيص المحدود: قد لا تكون بعض أدوات الأتمتة قابلة للتخصيص بالكامل لتلائم الاحتياجات المحددة للمؤسسة ، مما قد يحد من فعاليتها.
- مخاطر فقدان البيانات: تقوم أدوات الأتمتة بتخزين البيانات إلكترونيًا ، وإذا لم يتم نسخها احتياطيًا بشكل صحيح ، فهناك خطر فقدان البيانات بسبب فشل النظام أو مشكلات أخرى.
- فقدان الوظائف: يمكن لأدوات الأتمتة أن تلغي الحاجة إلى وظائف معينة ، مثل إدخال البيانات أو الجدولة ، مما يؤدي إلى فقدان الوظائف للموظفين.
- الاعتماد المفرط على الأتمتة: قد تصبح المؤسسات شديدة الاعتماد على أدوات الأتمتة وتفقد قدرتها على أداء المهام يدويًا ، مما قد يكون عيبًا في حالة انقطاع التيار الكهربائي أو فشل النظام أو الأحداث الأخرى غير المتوقعة.
- أخطار أمنية: يمكن لأدوات الأتمتة أيضًا تقديم مخاطر أمنية إذا لم يتم تكوينها أو صيانتها بشكل صحيح. على سبيل المثال ، إذا لم تكن بيانات المؤسسة محمية بشكل صحيح ، فقد تكون عرضة للهجمات الإلكترونية.
- إمكانية الوصول المحدودة: قد لا تكون أدوات الأتمتة متاحة لجميع الموظفين ، لا سيما أولئك الذين لديهم مهارات تقنية محدودة أو إعاقات.
بشكل عام ، في حين أن أدوات التشغيل الآلي للمكاتب يمكن أن تقدم العديد من الفوائد ، فمن المهم للمؤسسات تقييم احتياجاتها بعناية وموازنة العيوب المحتملة قبل تنفيذ هذه الأنظمة.
الآن دعنا نستكشف الأنواع المختلفة من أدوات التشغيل الآلي للمكاتب وأغراضها المحددة.
النشر الإلكتروني
يعد النشر الإلكتروني أحد أكثر أشكال أتمتة المكاتب شيوعًا. تشمل هذه الفئة أدوات مثل معالجة الكلمات وبرامج النشر المكتبي ، والتي أصبحت ضرورية في كل من الإعدادات الشخصية والمهنية. مع ما يقدر بنحو 60 مليون عميل تجاري نشط كل شهر ، يعد Microsoft Word ، أحد مكونات خط إنتاج Office 365 ، هو الحل الأكثر استخدامًا.
نوع آخر من أدوات أتمتة المكاتب هو نظام إدارة المعلومات (CMS) ، الذي اكتسب شعبية في السنوات الأخيرة. تسمح هذه الأنظمة للموظفين بإضافة المحتوى الرقمي أو جدولته أو تعديله بسهولة. بالإضافة إلى ذلك ، يتم استضافة العديد من برامج CMS على السحابة ، مما يعني أنه يمكن الوصول إليها من قبل العديد من المستخدمين من أي مكان. من خلال استخدام تقنية التعليمات البرمجية المنخفضة مثل إمكانيات السحب والإفلات ، يمكن للمستخدمين غير التقنيين أيضًا إنشاء محتوى الويب الخاص بهم وإدارته بسهولة. يعد WordPress أحد أكثر الأمثلة شهرة لنظام إدارة المحتوى.
حلول التعاون
يلعب تدفق المعلومات دورًا مهمًا في تحسين إنتاجية المكتب الأمامي والخلفي داخل المنظمة. نظرًا لأن العديد من الشركات اضطرت إلى اعتماد نماذج العمل عن بُعد العام الماضي ، فقد أصبح الاتصال أكثر صعوبة من أي وقت مضى. وفقًا لمسح أجرته مؤسسة غالوب ، في أبريل 2020 ، أفاد 70٪ من العمال الأمريكيين بأنهم يعملون عن بُعد "دائمًا" أو "أحيانًا". حتى بعد مرور عام على بدء الوباء ، كان 56٪ من العمال ما زالوا يبلغون عن نفس الشيء.
نظرًا لأن العمل عن بُعد أصبح أكثر انتشارًا ، فمن المحتمل أن تلجأ المؤسسات إلى حلول التشغيل الآلي للمكاتب لتبسيط الاتصال. تتضمن أمثلة هذه الحلول أدوات التعاون مثل Slack ، بالإضافة إلى خدمات مؤتمرات الفيديو مثل Zoom أو Microsoft Teams. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن لأدوات التطوير منخفضة الكود مثل برنامج إدارة عمليات الأعمال (BPM) أن تساعد الشركات في تبسيط عملياتها.
على سبيل المثال ، من خلال أتمتة إجراءات الموافقة ، يمكن للشركة القضاء على الاختناقات. يمكن للموظفين تقديم طلب من المنزل أو المكتب دون الحاجة إلى الاتصال بمشرفيهم للتوقيع. يتم إخطار المستلم إلكترونيًا ويمكن للطالب تتبع الحالة بسرعة دون الحاجة إلى المتابعة بشكل متكرر.
تخزين المستندات ومعالجة الصور
تشمل حلول معالجة الصور وتخزين المستندات تقنيات مثل أنظمة إدارة سير عمل المستندات وأدوات التصوير مثل الماسحات الضوئية وبطاقات التقاط الفيديو. غالبًا ما تواجه المؤسسات التي تستمر في الاعتماد على العمليات الورقية أو غير المعيارية تكاليف باهظة ، وفقدان إنتاجية ، وأخطاء مكلفة ، ومشكلات تتعلق بالامتثال.
يمكن لنظام إدارة سير عمل المستندات تبسيط تخزين المستندات والبحث فيها واسترجاعها. علاوة على ذلك ، يمكنه تحسين الامتثال من خلال الحفاظ على مسار التدقيق والقضاء على الحاجة إلى مهام إدخال البيانات يدويًا من خلال ميزات مثل التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) والتعرف الذكي على الأحرف (ICR).
إدارة المكاتب
تتضمن برامج التشغيل الآلي للمكاتب حلولًا لإدارة المهام والجدول الزمني في بيئات المكاتب. يمكن للمؤسسات بسهولة تعيين المهام وتتبع تقدمها وجمع بيانات الأداء وتحليلها باستخدام أدوات إدارة المهام. تأخذ حلول إدارة عمليات الأعمال (BPM) أتمتة المكاتب إلى المستوى التالي من خلال السماح للشركات بإجراء تحسينات على مستوى العملية.
يمكن أن يساعد حل برنامج إدارة عمليات الأعمال الذكي (iBPMS) الرائد في الصناعة والذي يتميز برمز منخفض ، الشركات في تنفيذ وإدارة أتمتة المكاتب الخلفية. يمكن لمستخدمي الأعمال تطوير النماذج التي تجمع البيانات إلكترونيًا وإنشاء عمليات الموافقة بسهولة ، وذلك بفضل ميزات مثل أدوات إنشاء النماذج بالسحب والإفلات. بالإضافة إلى تزويد أصحاب المصلحة بوصول سهل إلى بيانات الأداء ، فإن لوحات المعلومات سهلة الاستخدام تتيح أيضًا لأصحاب المصلحة تحليل عملياتهم وتحسينها باستمرار.
التخزين السحابي للمؤسسات هو الأساس لقوة عاملة ناجحة عن بُعد
أفضل أدوات التشغيل الآلي للمكاتب
تعد أدوات أتمتة المكاتب جزءًا أساسيًا من العمليات التجارية الحديثة ، حيث توفر مجموعة واسعة من الفوائد لتحسين الكفاءة والإنتاجية والتواصل داخل المؤسسة. هناك العديد من الأنواع المختلفة لأدوات التشغيل الآلي للمكاتب المتاحة ، ولكل منها ميزاته وقدراته الفريدة. قد يكون اختيار الأدوات المناسبة لمؤسستك مهمة شاقة ، لأنها تعتمد على الاحتياجات المحددة للشركة. دعنا نستكشف بعضًا من أفضل حلول أتمتة المكاتب المتوفرة:
كيسى
يمكن أن يكون إعداد أعضاء الفريق الجدد ومنحهم حق الوصول إلى مناطق آمنة مثل المكاتب والمباني عملية تستغرق وقتًا طويلاً. ومع ذلك ، بمساعدة أداة مثل كيسى، يمكن تبسيط العملية. يتيح لك Kisi إضافة مجموعات من الموظفين الجدد بسهولة ، ومنح وإلغاء الوصول من خلال جهازك المحمول ، والتأكد من أن الموظفين الجدد لديهم الوصول الضروري للبدء على الفور. بالإضافة إلى ذلك ، يتم توفير مسار تدقيق رقمي كامل للسجلات المهمة ، والتي يمكن أن تكون مفيدة للرجوع إليها في المستقبل.
المتطفل
الأمن السيبراني هو مصدر قلق مهم لأي منظمة ، وأدوات مثل المتطفل يمكن أن تساعد في أتمتة العملية وتخفيف بعض القلق. يقوم الدخيل بمسح أنظمتك وتحديد نقاط الضعف الجديدة ، إذا اكتشف أي مشكلات تزيد من المخاطر ، فإنه يوفر لك خطوات محددة يجب اتخاذها لمعالجة المشكلة. باستخدام Intruder ، يمكنك التأكد من حماية أنظمة الكمبيوتر والبيانات الخاصة بك.
توطيد
توطيد يسمح لك بتتبع نفقات العمل بشكل فعال والوصول إلى التقارير المالية التفصيلية. تتضمن الأداة ميزات مثل مراقبة الميزانية في الوقت الفعلي ، وتحليلات الشراء ، وإدارة النفقات ، وإدارة البائعين ، والموافقات القابلة للتخصيص ، والتي تمنحك التحكم في عملية الشراء بأكملها مع الحفاظ على الكفاءة والسرعة.
الأتمتة في أي مكان
الأتمتة في أي مكان هو برنامج يستخدم أتمتة العمليات الآلية (RPA) لأتمتة المهام الرقمية. يتيح لك إنشاء روبوتات يمكنها تعلم عمليات عملك وتنفيذها بشكل مستمر ، مما يوفر إنتاجية وموثوقية أسرع دون التعرض لخطر الخطأ البشري. يمكن أن تؤدي الروبوتات وظائف مختلفة مثل العمليات الحسابية وكشط بيانات الويب وإنشاء الملفات ونقلها والمزيد. باستخدام هذا البرنامج ، يمكنك تحقيق فعالية التكلفة وتسليم أسرع ودقة محسنة ، مما يسمح لموظفيك بالتركيز على المهام التي تتطلب تدخلًا بشريًا بينما تتعامل الروبوتات مع الباقي.
Trello
Trello هي عبارة عن نظام أساسي لإدارة المهام يساعد في التواصل والتعاون الجماعي. يحتوي على ميزة إضافية تسمى Butler ، والتي توفر إمكانات أتمتة سير العمل مثل المشغلات المستندة إلى القواعد والأزرار المخصصة لتنفيذ إجراءات متعددة في وقت واحد وأوامر تاريخ الاستحقاق. يمكن دمج Trello مع العديد من التطبيقات الأخرى ويساعدك في تتبع المشاريع والتقدم من البداية إلى النهاية ، وبالتالي منع التأخير والحفاظ على إنتاجية الفريق.
الكلمات الأخيرة
للتلخيص ، تلعب أتمتة المكاتب دورًا حيويًا في العمليات التجارية المعاصرة. دفع تكامل الذكاء الاصطناعي وعلوم البيانات الشركات إلى العمل بوتيرة أسرع ، مما يجعل حلول أتمتة المكاتب جانبًا مهمًا للبقاء في المنافسة. يمكن لهذه الأدوات أتمتة مجموعة متنوعة من المهام التي تعتمد عليها الشركات ، مثل إدارة المستندات والجدولة وإدارة البيانات والتواصل. يؤدي هذا إلى تعزيز الكفاءة والإنتاجية والقدرة التنافسية ، مما يسمح للشركات بمواكبة التغيرات السريعة في عالم الأعمال. لوضعها بإيجاز ، تعد حلول التشغيل الآلي للمكاتب ضرورة لأي مؤسسة تسعى إلى الحفاظ على ميزة تنافسية.
- محتوى مدعوم من تحسين محركات البحث وتوزيع العلاقات العامة. تضخيم اليوم.
- بلاتوبلوكشين. Web3 Metaverse Intelligence. تضخيم المعرفة. الوصول هنا.
- المصدر https://dataconomy.com/2023/01/office-automation-tools-examples/
