أنا كاتب محتوى في الليل ورئيس قسم الشراكات في النهار، وفي عالمي، أن أكون منتجًا هو كل شيء.
يؤدي عدم وجود جدولة أو نقص في إدارة المشروع إلى تأخر المقالات وفرص الشراكة الفاشلة والضغط العالي والإجهاد. لقد كنا جميعًا هناك، ونتعافى من الإنتاجية الصفرية.
تساعد أنظمة الإنتاجية على تطوير توازن مستدام بين العمل والحياة والاستعداد لسباقات السرعة عند الحاجة.
في هذا المنشور، أشارك أفضل سبعة أنظمة إنتاجية أصبحت جزءًا من روتيني، وتحول العمل اليومي إلى يوم عمل فعال. ستجد إيجابياتها وسلبياتها وحالات الاستخدام المختلفة.
ما هي أنظمة الإنتاجية؟
أنظمة الإنتاجية هي أساليب وأدوات تساعدك في إنجاز الأمور بكفاءة. إنهم لا يقومون بالعمل نيابةً عنك، لكنهم يساعدونك على تنظيم المهام وتحديد أولوياتها ورفاهيتك، مما يؤدي إلى زيادة الإنتاجية في وقت معين.
على سبيل المثال، تساعدك أنظمة الإنتاجية في:
- تقسيم المشاريع إلى خطوات أصغر يمكن التحكم فيها.
- التركيز وتجنب المشتتات.
- تحديد الأهداف.
- التنظيم وسير العمل.
دعونا نستكشف أنظمة الإنتاجية السبعة التي أستخدمها وكيف تساعدني.
7 أنظمة إنتاجية لتبسيط سير عملك
1. تقنية بومودورو
أنا ببساطة أحب هذه الطريقة لزيادة إنتاجيتي عندما أجد صعوبة في تجميع نفسي وإنجاز الأمور. إنه يقوم على الفور بتنشيط وضع التركيز الخاص بي، وأصبح في المنطقة بحيث لا يمكن لأي شيء أن يصرف انتباهي.
كيف تعمل؟
تقوم تقنية بومودورو بتقسيم عملك إلى فترات قصيرة ومركزة (عادة 25 دقيقة) تليها فترات راحة. يساعدك ذلك على البقاء حادًا ومتحمسًا لأن قطعًا مدتها 25 دقيقة يسهل هضمها بواسطة عقلك.
كما أن رؤية العد التنازلي للمؤقت في شريط الأدوات الخاص بك يعزز رغبتك في إكمال المهمة خلال هذا الوقت. وكأن صوتك الداخلي يقول "هيا يا رجل، يمكنك العمل لمدة 25 دقيقة دون الحاجة إلى تصفح حسابك على Instagram."
يمكنني استخدام مارينارا: مساعد بومودورو ملحق Chrome لتسهيل الوصول إلى تقنية بومودورو. مؤقت لمدة 30 دقيقة مع راحة لمدة 5 دقائق – هذه هي قاعدتي.
لكن في كثير من الأحيان، لا آخذ فترات راحة وأواصل العمل في مهمتي حتى الانتهاء منها. وعندما يرن الموقت، أقوم بضبط توقيت آخر للحفاظ على تركيزي.
أستخدم أيضًا Pomodoro لتتبع الوقت عندما أعمل على مهمة محددة لفهم حجم العمل والوقت الذي أقضيه في المهمة X.
فهو يساعد بشكل كبير في تقدير الوقت المناسب وإدارة المشاريع.
الايجابيات:
- يساعدك على التركيز عندما يكون من الصعب بدء العمل.
- يقلل من المماطلة.
- - تقليل آلام الظهر والتعب.
- تخطيط أفضل للأسابيع والأرباع.
- مزيد من المساءلة عن المهام.
- تشتيت انتباه أقل - إدارة أفضل للوقت.
- الدافع المستمر طوال المهام.
سلبيات:
- لا أحد. لقد كنت أستخدم هذه الطريقة منذ زمن، وهي مفيدة دائمًا.
أفضل من أجل: أي شخص يريد إدارة الوقت بشكل أفضل وإنجاز المزيد من المهام في وقت أقل.
حكمي
في البداية، كان من الصعب بالنسبة لي أن أتقبل فترات الراحة. كنت أشعر وكأنني أضيع الوقت خلال تلك الفترات. ولكن بعد ذلك أدركت قوتهم - تلك الاستراحات تعيد شحني حرفيًا.
2. رصاصة اليومية
تشبه المجلة الرصاصية، أو ما يسمى BuJo، مذكرات متقدمة تتضمن الكتابة والرسم. تم تنظيمه بأقسام للمهام اليومية والتقويمات والملاحظات وتتبع الصحة وتحديد الأهداف.
لقد تعثرت مؤخرًا بشكل رائع بحث استكشاف كيفية تأثير المذكرات اليومية على الإبداع والإنتاجية. الاستنتاج هو أنه لا يساعد فقط في البقاء منظمًا ولكن أيضًا في التفكير فيما هو موجود في الحقيقة أهمية.
أنا أيضا أحب قطعة من قبل معلمة شاركت كيف ساعدتها المذكرات اليومية التغلب على الكمالية. لذا، إذا كنت تسعى وراء هذا الكمال بعيد المنال، فاقرأ. 🙂
من وقت لآخر، أستخدم المذكرات اليومية للتخطيط لأيامي، وفهم مدى انشغالي، وتخصيص الوقت للأشياء التي أحب القيام بها بعيدًا عن وظيفتي. لقد ساعدني أيضًا في فهم عدد المشاريع التي يمكنني القيام بها.
على سبيل المثال، أقوم بصياغة جدول أعمالي بطريقة قديمة جدًا في دفتر ملاحظاتي الورقي. لذلك، عادةً ما تكون يومياتي على النحو التالي:
7:30 - استيقظ
8:00 – اليوغا
10:00 - تقديم مخطط تفصيلي للعميل X
11:00 - إجراء مقابلة مع الخبراء لمقالة HubSpot
13:00 - استراحة الغداء
14:00 – العمل في صندوق خيري
17:30 – لقاء
إذا لم تكن في المدرسة القديمة أساليب الإنتاجية، يمكنك التحقق من البدائل الرقمية مثل Notion, Trello, إيفرنوتالطرق أو ميرو.
في رأيي، Miro هو الخيار الأفضل لأنه يذكرك بدفتر ملاحظات عادي. يسمح لك بنقل العناصر بسهولة ويعزز الإبداع.
الايجابيات:
- يساعد في التنظيم القابل للتخصيص.
- يساعد في تعزيز الإبداع ويساعد على تحديد الأولويات.
- يوفر إدارة مركزية للمهام.
- يسهل التأمل الذاتي.
سلبيات:
- صيانة مكثفة للوقت.
- خطر عدم الاتساق.
أفضل من أجل: المبدعون والمفكرون البصريون والأفراد الذين يبحثون عن تنظيم شخصي.
حكمي
إن التدوين النقطي هو ممارسة قام بها الكثير منا بشكل غريزي في مرحلة ما من حياتنا. لنفترض أنها تخطط للرحلات أو التسوق أو ممارسة التمارين الرياضية أو الأنشطة المماثلة.
الحيلة هي تعلم القيام بذلك بشكل أكثر انتظامًا. وفي بعض الأحيان، أعتمد عليه بشكل كامل. وفي أحيان أخرى، أستخدم دفتر اليومية كلوحة مسودة عند نقل المعلومات من الورق إلى جهازي تطبيقات إدارة المشاريع.
3. حظر التقويم
المشكلة الرئيسية التي يواجهها الأشخاص غالبًا في جدولهم الزمني هي التبديل المستمر بين المهام. يعد حظر التقويم إحدى طرق إدارة الوقت حيث تقوم بتخصيص فترات زمنية محددة في التقويم الخاص بك لمهام مختلفة.
على سبيل المثال، يمكن أن يبدو يوم العمل الخاص بي قبل حظر التقويم كما يلي: أبدأ في كتابة مقال. ثم، بعد نصف ساعة، أنتقل إلى الاجتماع. بعد ذلك، أنتقل إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بي. وأخيراً أعود إلى المقال. غير فعالة على الإطلاق.
يوضح رسم Todoist وجهة نظري بشكل مثالي:
لتحديد الوقت، أستخدم تقويم Google وأحجز الوقت لمهام محددة. تحصل كل مهمة على فترة زمنية مركزة خاصة بها. مواعيد الطبيب واليوجا والقراءة تذهب أيضًا إلى التقويم الخاص بي.
النتائج؟ يمكنني إنجاز المزيد بشكل أسرع.
فيما يلي بعض النصائح لحظر التقويم بنجاح:
- قسم يومك إلى أجزاء لمهام محددة.
- كن واقعيًا بشأن المدة التي ستستغرقها المهام؛ المبالغة في تقدير إذا لم تكن متأكدا.
- جدول فترات الراحة لتجنب الإرهاق؛ لا تبالغ في حجز وقت الفراغ.
- قم بتعديل الخطط إذا لزم الأمر بسبب الأحداث غير المتوقعة.
- قم بمراجعة ومتابعة مهامك المخططة بانتظام.
- فكر في استخدام تطبيقات مثل Todoist وتقويم Google لتنظيم أفضل.
الايجابيات:
- تحسين إدارة الوقت.
- تعزيز التركيز.
- تقليل تبديل المهام.
- تحديد أولويات أكثر وضوحًا.
- توازن أفضل بين العمل والحياة.
سلبيات:
- - صعوبة التكيف مع التغيرات.
- احتمالية التقليل من/المبالغة في تقدير مدة المهمة.
أفضل من أجل: أي شخص لديه مهام والتزامات متعددة للتنظيم.
حكمي
يعمل حظر التقويم على تنظيم وقت العمل ووقت الفراغ ويسمح لك بعدم الضياع في مهام متعددة في نفس الوقت. قد يكون التحدي الأكبر هو الجلوس ليلة الأحد أو صباح كل يوم اثنين وإعداد كل شيء مقدمًا.
لكنه بالتأكيد يستحق كل هذا العناء.
4. أكل الضفدع
"إذا كان عليك أن تأكل ضفدعًا حيًا، فافعل ذلك أول شيء في الصباح، ولن يحدث لك شيء أسوأ لبقية اليوم." - مارك توين
يشرح هذا الاقتباس ما تعنيه تقنية Eat the Frog. افعل الشيء الأصعب أولا، وكل شيء آخر لاحقا سوف يبدو أسهل.
العام الماضي دراسة وجدت أن استخدام هذه الطريقة يحسن المهارات الناعمة ويساعد على مكافحة التسويف، مما يؤدي إلى فوائد طويلة المدى في الحياة المهنية والحياة.
وأنا أتفق تمامًا مع ذلك وأطبق طريقة Eat the Frog كل يوم تقريبًا.
إليك كيف أفعل ذلك:
- أختار الضفدع أولًا، وهي المهمة الأكثر أهمية ولكنها ليست عاجلة. أذهب مع الشخص الذي يحتاج إلى الكثير من القدرات العقلية.
- عادةً ما أختار مهمة يمكنني إنهاءها خلال ساعة إلى 1 ساعات كحد أقصى.
- أقوم بتقسيم المهام الكبيرة إلى خطوات أصغر.
- أركز دائمًا على مهام اليوم، وليس المهام البعيدة.
- وأخيرًا، أبدأ يومي بإنجاز مهمة الضفدع أولاً.
الايجابيات:
- قم بإنجاز المهام الصعبة أولاً.
- تشعر بتوتر أقل.
- إدارة الوقت بشكل أفضل.
- بناء عادات جيدة.
سلبيات:
- البدء بالمهمة الأصعب قد يؤدي إلى الإرهاق.
- يمكن أن يؤدي إلى التغاضي عن الأمور الحساسة للوقت.
أفضل من أجل: أي شخص يفضل التعامل مع التحديات مقدمًا بدلاً من المماطلة أو أي شخص يعاني من المماطلة عندما يتعلق الأمر بالمهام الصعبة.
حكمي
عندما يكون لدي تلك المهام الصعبة التي يجب علي مضغها (تلك التي تحتاج إلى قدر كبير من التركيز والأرقام والبحث)، أجعلها على رأس أولوياتي في الصباح. وبمجرد الانتهاء من ذلك، يمكنني الاسترخاء مع فنجان من القهوة، ومتابعة رسائل البريد الإلكتروني، والانتقال إلى مهمة أخرى.
حاولت أن أفعل ذلك بالعكس، لكنني لم أتمكن من التركيز على أي شيء آخر بينما كنت أعلم أن لدي تلك المهمة الكبيرة التي تنتظرني. لذا، بالنسبة لي، فإن أسلوب "أكل الضفدع" هو الطريقة الوحيدة.
5. ممارسات إدارة المشاريع
عندما بدأت العمل الحر، لم تكن إدارة مشروع أو مشروعين دون تتبع أمرًا صعبًا للغاية. لكن مع ازدياد عبء العمل، أصبح الأمر مستحيلاً.
اليوم، لا أستطيع أن أتخيل روتين عملي بدون أدوات إدارة المشاريع — الإثنين و أسانا هي شريان حياتي الإنتاجية.
إنهم يساعدونني في تقسيم المهام وتحديد المواعيد النهائية وتتبع التقدم والتنسيق مع فريقي وتحقيق النتائج.
أستخدم يوم الإثنين لتخطيط مهامي الأسبوعية وتحديد أولوياتها لعمل صندوق خيري في تصور كانبان مبسط مع علامات التبويب "المتراكمة" و"قيد التقدم" و"تم".
ما أحب: يعتني يوم الاثنين بأساسيات إدارة المشروع مثل المهام الفرعية، والحالات المرنة، والمالكين والمكلفين، وتكاملات واجهة برمجة التطبيقات (API)، وما إلى ذلك.
أما بالنسبة لـ Asana، فأنا أستخدمها في الغالب لكتابة العملاء ومشاريع تحسين محركات البحث (SEO). من السهل جدًا الحصول على المهام وتعيينها وتتبع تقدم المشروع والتواصل مع الآخرين من خلال النظام الأساسي.
الايجابيات:
- مركزية معلومات المشروع ليسهل الوصول إليها.
- تسهيل التواصل بين الفريق وتبادل الأفكار.
- تساعدك على تقسيم المشاريع إلى مهام يمكن التحكم فيها.
- حافظ على تركيز فريقك وإنتاجيته.
- توفير بيانات في الوقت الحقيقي عن التقدم المحرز في المشروع.
- أتمتة المهام لتبسيط سير العمل.
سلبيات:
- لا أرى شيئًا سوى فوائد استخدام برامج إدارة المشاريع. قد يستغرق تعلم كيفية استخدامه بعض الوقت، ولكن بمجرد أن تفعل ذلك، يصبح الأمر سهلاً للغاية.
أفضل من أجل: الأفراد والفرق والمشاريع من جميع الأحجام. يمكنك استخدامه للمهام الصغيرة أو المبادرات واسعة النطاق.
حكمي
على الرغم من أنني أحب استخدام دفتر الملاحظات الخاص بي لتدوين اليوميات، إلا أن أدوات PM تساعد في إبقاء عملي تحت السيطرة من خلال الإشعارات والتذكيرات والمهام المتكررة وما إلى ذلك.
6. مصفوفة قرار أيزنهاور
"لدي نوعان من المشاكل: العاجلة والمهمة. "الأمور العاجلة ليست مهمة، والأمور المهمة ليست عاجلة أبدًا." - دوايت د. أيزنهاور
تصنف مصفوفة قرار أيزنهاور المهام حسب الأهمية والإلحاح. أستخدمه لتحديد ما يجب التركيز عليه أو تفويضه أو تجاهله.
يجب أن تفكر في استخدام مصفوفة أيزنهاور إذا كنت مشغولًا في كثير من الأحيان ولكنك تشعر أن عملك يفتقر إلى التأثير، أو تعاني من ضيق الوقت لتحقيق أهداف طويلة المدى، أو تجد صعوبة في التفويض أو قول "لا" (كنت هناك، فعلت ذلك).
لقد شاهدت مؤخرًا مقطع فيديو على YouTube لنعومي من Todoist، حيث شاركت نصائح مفيدة حول مصفوفة أيزنهاور:
[فيديو: دليل المبتدئين لمصفوفة أيزنهاور]
وإليك كيف تشرح كل فئة من هذه الفئات الأربع:
- الربع 1 - المهام الهامة التي تحتاج إلى اهتمام عاجل.
- الربع 2 - المهام الهامة لتحقيق الأهداف طويلة المدى.
- الربع 3 - المهام العاجلة التي ليست مهمة جدًا، وغالبًا ما تكون مجرد عمل مزدحم.
- الربع 4 - المهام ليست عاجلة ولا مهمة، مما يوفر رضاًا فوريًا ولكن ليس دائمًا.
وإليك كيفية تطبيق هذا النهج في عملي اليومي:
- الربع 1. أعطي الأولوية للوفاء بالمواعيد النهائية الضيقة للمقالات.
- الربع 2. أخصص وقتًا لتحسين مهاراتي في الكتابة والبحث لتحقيق التقدم على المدى الطويل.
- الربع 3. في بعض الأحيان، إذا كنت مشغولًا للغاية، أسمح لشخص موثوق به بإجراء مقابلات الخبراء نيابةً عني.
- الربع 4. أحاول تجنب قضاء الكثير من الوقت على وسائل التواصل الاجتماعي للحفاظ على تركيزي.
الايجابيات:
- تحديد أولويات واضحة.
- ادارة الوقت بفاعلية.
- محاذاة الأهداف على المدى الطويل.
- تفويض أفضل.
- تقليل التوتر.
- تحسين عملية صنع القرار.
سلبيات:
- في البداية، قد يكون من الصعب تحديد المهام الأكثر أهمية والتي لها تأثير أكبر ولكن أقل إلحاحًا. وبعد عدة ممارسات، يعتاد المرء على النظام ويحصد فوائد ملموسة.
أفضل من أجل: تنظيم الالتزامات؛ مفيد بشكل خاص لأي شخص يعاني من تحديد أولويات المهام أو إدارة الوقت أو اتخاذ القرار.
حكمي
لقد شكل الشعور بالإلحاح التحدي الأكبر خلال مسيرتي المهنية في مجال التسويق الرقمي. شعرت أن كل مهمة تتطلب اهتمامًا فوريًا. كان الوضع الافتراضي الخاص بي هو "في أسرع وقت ممكن" لكل شيء حتى تعلمت تصنيف الأولويات وتمييز المهام غير ذات الأولوية.
هذا ما تعلمته بفضل مصفوفة قرارات أيزنهاور، وهي، في رأيي، واحدة من أفضل أنظمة الإنتاجية هناك.
7. طرق كانبان وسكريم
لكي أكون منتجًا للغاية خلال أسبوع العمل، أقوم بدمج منهجيات Scrum وKanban المبسطة.
سكروم: أنت تعمل على دفعات قصيرة تسمى سباقات السرعة (عادةً ما تتراوح مدتها من أسبوع إلى أربعة أسابيع). في كل سباق، يمكنك تحديد الأهداف وتحديد المهام التي يجب معالجتها. بعد ذلك، لديك اجتماعات سريعة تسمى الوقوف للتحقق من التقدم وتعديل خطة عملك حسب الحاجة.
Kanban: لا توجد سباقات السرعة في كانبان. بدلاً من ذلك، تخيل مهامك على لوحة بها أعمدة تحمل عنوان "Backlog" و"Doing" و"Review" و"Done".
أثناء العمل، يمكنك نقل المهام بين الأعمدة. فهو يساعدك على تصور سير العمل الخاص بك، والحد من العمل الجاري، والتركيز على إكمال المهام واحدة تلو الأخرى.
إليك كيف أفعل ذلك:
كل يوم اثنين، أقوم بمراجعة الأعمال المتراكمة الخاصة بي بالأفكار والمهام التي ظهرت بشكل عشوائي طوال الأسبوع السابق، وأقوم بتعيين الأولويات وتواريخ الاستحقاق، وإنشاء مهام فرعية، وما إلى ذلك.
كل يوم جمعة، ألقي نظرة على اللوحة الخاصة بي في أداة PM Monday، مدير المهام، وأقوم بتحليل سبب خروجي من الجدول الزمني لبعض المهام وكيفية معالجة السبب.
وهذا يساعدني على أن أكون مرنًا، وأكمل العديد من المهام التي تناسبني خلال أسبوع العمل (بشكل واقعي)، واكتشف الاختناقات أو العوائق.
الايجابيات:
- يساعد على تصور سير العمل بسهولة.
- يحد من تعدد المهام ويحسن التركيز.
- يشجع التحسين المستمر للعملية.
- ينظم المشاريع بفعالية بأهداف واضحة.
- يعزز التواصل والتعاون المنتظم بين الفريق.
- يسهل التكيف مع احتياجات المشروع المتغيرة.
سلبيات:
- قد يؤدي عدم وجود مواعيد نهائية محددة إلى التأخير.
- الصلابة في الجداول الزمنية للسباق (Scrum) قد تسبب التوتر.
أفضل من أجل: البيئات التي تقدر المرونة والقدرة على التكيف ضمن جداول زمنية صارمة.
📍ملاحظة: يسمى تنفيذ النظامين في وقت واحد سكرومبان.
حكمي
يساعدني الجمع بين هاتين الطريقتين في تصور ما يجب علي فعله في لوحة كانبان، بينما تساعدني دورات Scrum في تحقيق الكثير من التقدم في مشاريع معينة. يعجبني التوازن الذي يجلبه النظامان إلى عملي، وهو مستقل إلى حد كبير وبعيد.
ما هو أفضل نظام إنتاجي؟
على الرغم من أن كل نظام إنتاجي له مزاياه، إلا أن مفضلاتي الشخصية هي:
- تقنية بومودورو التي تساعدني على التركيز من خلال القيام بسباقات السرعة لمدة 30 دقيقة وفترات راحة مدتها 5 دقائق.
- مصفوفة قرار أيزنهاور لتنظيم بسيط للمهام العاجلة والمهمة.
- سكرومبان لفحوصات التقدم المنتظمة.
بغض النظر عن النظام الذي تختاره، فإن الشيء الوحيد المهم هو أنه يساعد حقًا في تحسين إنتاجيتك. أقوم بدمج ثلاثة منها يوميًا، وأعتقد أن هذا هو أفضل نهج لإكمال المهام التي يتعين القيام بها، والتفكير في مشاريع جديدة، وتتبع التقدم الذي يحرزه فريقي.
جرب القليل منها، واكتشف ما يناسبك وما لا يناسبك، وفي النهاية، ستجد الحل الأفضل لتجنب الانسداد العقلي، وتثبيط الحافز، والإرهاق.
- محتوى مدعوم من تحسين محركات البحث وتوزيع العلاقات العامة. تضخيم اليوم.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. تمكين نفسك. الوصول هنا.
- أفلاطونايستريم. ذكاء Web3. تضخيم المعرفة. الوصول هنا.
- أفلاطون كربون، كلينتك ، الطاقة، بيئة، شمسي، إدارة المخلفات. الوصول هنا.
- أفلاطون هيلث. التكنولوجيا الحيوية وذكاء التجارب السريرية. الوصول هنا.
- المصدر https://blog.hubspot.com/marketing/best-productivity-systems
