المُقدّمة
تعد جدولة المقابلة جزءًا أساسيًا من عملية التوظيف، ولكنها غالبًا لا تحظى بالاهتمام الكافي. إن مدى نجاح ذلك يؤثر حقًا على جميع المعنيين. بالنسبة للأشخاص المتقدمين للوظائف، فإنه يوضح مدى تنظيم الشركة وما إذا كانوا يقدرون وقت الناس. بالنسبة لأولئك الذين يقومون بالتوظيف، يتعلق الأمر بالحصول على التوقيت المناسب والتعامل بلطف، كل ذلك أثناء التوفيق بين العديد من الجداول الزمنية. هذا هو المكان الذي تدخل فيه أتمتة سير العمل إلى المشهد. تتيح لك مسارات عمل Nanonets إنشاء مسارات عمل تلقائية تؤدي المهام لك داخل تطبيقاتك لتبسيط جدولة المقابلة.
عملية جدولة المقابلة التقليدية
تعتبر عملية جدولة المقابلة التقليدية صعبة للغاية وغالباً ما تكون مرهقة. وإليك نظرة على كيفية عمله عادة:
تبدأ العملية عادةً بتحديد الموارد البشرية أو مسؤول التوظيف أوقات المقابلة المحتملة، وغالبًا ما يعتمد ذلك على توفر مدير التوظيف. بعد ذلك، يتواصلون مع المرشحين، عادةً عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف، لاقتراح هذه الأوقات. سيستجيب المرشحون بمدى توفرهم، وهو ما قد لا يتطابق دائمًا مع الفترات المقترحة، مما يؤدي إلى تبادل ذهابًا وإيابًا لإيجاد وقت مناسب للطرفين.
يستغرق هذا التنسيق اليدوي وقتًا طويلاً ويكون عرضة للأخطاء، مثل تجاهل اختلافات المنطقة الزمنية أو فترات الحجز المزدوج عن طريق الخطأ. علاوة على ذلك، فإن الإلغاءات أو التغييرات في اللحظة الأخيرة من قبل أي من الطرفين تزيد من التعقيد، وتتطلب إعادة تشغيل العملية برمتها.
بشكل عام، الطريقة التقليدية هي عملية موازنة لإدارة جداول زمنية متعددة، وضمان التواصل الواضح، والتعامل مع عدم القدرة على التنبؤ بالتوافر البشري، كل ذلك أثناء محاولة خلق تجربة إيجابية للمرشح.
وبالتالي، فإن جدولة المقابلات التقليدية محفوفة بالتحديات التي يمكن أن تحول هذه العملية الحاسمة إلى كابوس لوجستي.
- جداول متضاربة: التحدي الأبرز هو مواءمة توافر المرشحين والمقابلات. يؤدي هذا غالبًا إلى التأخير وإعادة الجدولة، مما يؤدي إلى تعطيل الجدول الزمني للتوظيف.
- سوء الفهم: يمكن أن يؤدي سوء الفهم حول المناطق الزمنية أو التواريخ أو مدى التوفر إلى تفويت المقابلات أو الحجوزات المزدوجة، مما ينعكس بشكل سيء على المهارات التنظيمية للشركة.
- لايظهر: يمكن أن يتسبب فشل المرشحين أو القائمين على المقابلات في حضور المقابلات المقررة في حدوث تأخيرات كبيرة وإحباط، مما يؤدي إلى الحاجة إلى جولات إضافية من الجدولة.
- إدارة العمليات غير الفعالة: تعتمد الجدولة التقليدية غالبًا على التنسيق اليدوي، مما يجعلها تستغرق وقتًا طويلاً وعرضة للخطأ البشري.
- زيادة العبء الإداري: غالبًا ما يقضي القائمون على التوظيف ومتخصصو الموارد البشرية وقتًا طويلاً في إدارة جداول المقابلات، والذي يمكن إنفاقه بشكل أفضل على أنشطة التوظيف الأخرى.
- عدم المرونة: قد لا تستوعب الطرق التقليدية التغييرات أو حالات الطوارئ في اللحظة الأخيرة، مما يؤدي إلى مزيد من التعقيدات في عملية الجدولة.
هذه التحديات لا تسبب الإحباط فحسب؛ يمكن أن يكون لها تأثير ملموس على عملية التوظيف وتجربة المرشح. في عصر تعتبر فيه رحلة المرشح حاسمة مثل مؤهلاته، يمكن أن تكون الجدولة غير الفعالة عائقًا، مما يؤدي إلى إبعاد العملاء المحتملين الموهوبين. يمكن أن يؤدي ذلك إلى دورات توظيف طويلة، وزيادة التكاليف، وتشويه سمعة صاحب العمل. باختصار، إن الأساليب التقليدية لتحديد مواعيد المقابلات، على الرغم من أنها مألوفة، لم تعد كافية في سوق عمل متزايد الديناميكية ويعتمد على المرشحين.
أتمتة جدولة المقابلة
عندما يتعلق الأمر بأتمتة عملية جدولة المقابلة، يكون لدى الشركات خياران أساسيان: استخدام منصة أتمتة سير العمل مثل Nanonets Workflows، أو اختيار برنامج مخصص لجدولة المقابلات مثل Calendly أو GoodTime أو Paradox. يقدم كل من هذه الأساليب مزايا مميزة ويناسب الاحتياجات التنظيمية المختلفة. تتميز منصات أتمتة سير العمل بأنها متعددة الاستخدامات ويمكنها دمج أدوات مختلفة لإنشاء نظام جدولة شامل، بينما يركز برنامج الجدولة المخصص بشكل خاص على الفروق الدقيقة في جدولة المقابلات مع ميزات سهلة الاستخدام.
استخدام منصات أتمتة سير العمل مثل سير عمل Nanonets
الايجابيات:
- طلاقة الحركة: توفر الأنظمة الأساسية مثل Nanonets Workflows أو Zapier المرونة لدمج التطبيقات المختلفة، مما يسمح لفرق الموارد البشرية بإنشاء سير عمل مخصص يناسب احتياجاتهم الخاصة.
- التدرجية: يمكن لهذه الأنظمة الأساسية التعامل مع مجموعة من المهام التي تتجاوز الجدولة، مثل إرسال رسائل البريد الإلكتروني التلقائية، وتحديث قواعد البيانات، والمزيد، مما يجعلها قابلة للتطوير مع نمو الشركة.
- تخصيص: يتمتع المستخدمون بحرية إنشاء مسارات عمل تتوافق مع متطلبات العملية المحددة الخاصة بهم، مما يوفر درجة عالية من التخصيص.
سلبيات:
- التعقيد في الإعداد: يمكن أن يكون إعداد مسارات العمل هذه معقدًا، خاصة بالنسبة لأولئك الذين ليس لديهم خبرة فنية، لأنه يتطلب فهم كيفية تفاعل التطبيقات المختلفة.
- الاعتماد على أدوات متعددة: تعتمد كفاءة هذه المنصات على التكامل السلس بين الأدوات المختلفة، وهو ما يمكن أن يشكل تحديًا في حالة فشل إحدى الأدوات أو تحديث واجهة برمجة التطبيقات (API) الخاصة بها.
- التكاليف يمكن أن تضيف ما يصل: على الرغم من أنها غير مكلفة بشكل فردي، إلا أن استخدام أدوات متعددة جنبًا إلى جنب يمكن أن يؤدي إلى زيادة التكاليف الإجمالية.
استخدام برامج مخصصة لجدولة المقابلات مثل Calendly أو GoodTime أو Paradox
الايجابيات:
- سهولة الاستعمال: تم تصميم هذه الأدوات خصيصًا للجدولة وعادةً ما تكون أكثر سهولة في الاستخدام مع منحنى تعليمي أقصر.
- وظائف مبسطة: أنها توفر ميزات مثل الكشف التلقائي عن المنطقة الزمنية، ومزامنة التقويم، وخيارات إعادة الجدولة، والتي تم تصميمها خصيصًا لأغراض الجدولة.
- الموثوقية: كونها مخصصة للجدولة، غالبًا ما تكون هذه الأدوات أكثر موثوقية في التعامل مع تحديات الجدولة الشائعة.
سلبيات:
- نطاق محدود: تركز هذه الأدوات بشكل أساسي على الجدولة وقد تفتقر إلى إمكانات تكامل سير العمل الأوسع.
- مرونة أقل: غالبًا ما تكون هناك مساحة أقل للتخصيص مقارنةً بمنصة مثل Nanonets Workflows أو Zapier.
- إمكانية العزلة عن عمليات الموارد البشرية الأخرى: قد لا تتكامل هذه الأدوات بسلاسة مع أنظمة الموارد البشرية الأخرى، مما قد يؤدي إلى إنشاء صوامع معلومات.
يعتمد الاختيار بين استخدام منصة أتمتة سير العمل مثل Nanonets Workflows وبرنامج جدولة المقابلات المخصص مثل Calendly أو GoodTime أو Paradox على الاحتياجات المحددة لفريق الموارد البشرية. إذا كان المطلب هو نظام قابل للتخصيص بدرجة كبيرة ويتكامل بشكل عميق مع عمليات الموارد البشرية الأخرى، فقد يكون سير عمل Nanonets أكثر ملاءمة. ومع ذلك، بالنسبة لأولئك الذين يبحثون عن حل جدولة مباشر وموثوق به مع تعقيد أقل في الإعداد، يمكن أن يكون برنامج الجدولة المخصص هو الخيار الأفضل. يجب أن يتماشى القرار مع استراتيجية الموارد البشرية الشاملة للشركة، والقدرات التقنية، وتجربة المرشح المطلوبة.
جدولة المقابلة مع سير عمل Nanonets
مرحبًا بك في Nanonets Workflow Automation، حيث تمكّنك التكنولوجيا المعتمدة على الذكاء الاصطناعي أنت وفريقك من أتمتة المهام اليدوية وإنشاء سير عمل فعال في دقائق. استخدم اللغة الطبيعية لإنشاء وإدارة مهام سير العمل التي تتكامل بسلاسة مع جميع المستندات والتطبيقات وقواعد البيانات الخاصة بك.
لا يوفر نظامنا الأساسي عمليات تكامل سلسة للتطبيقات لسير العمل الموحد فحسب، بل يوفر أيضًا القدرة على إنشاء واستخدام تطبيقات نماذج اللغات الكبيرة المخصصة لكتابة النصوص المتطورة ونشر الردود داخل تطبيقاتك. وفي الوقت نفسه يظل ضمان أمان البيانات على رأس أولوياتنا، مع الالتزام الصارم بمعايير الامتثال للقانون العام لحماية البيانات (GDPR) وSOC 2 وHIPAA.
لفهم التطبيقات العملية لأتمتة سير عمل Nanonets بشكل أفضل، دعنا نتعمق في بعض الأمثلة الواقعية.
سنستكشف الآن سلسلة من مسارات عمل Nanonets التي تعمل بشكل جماعي على إنشاء نظام جدولة منطقي وآلي للمقابلات.
سير العمل 1: تلقي الطلب لتحديد موعد المقابلة
- تحفيز عملية: يتم تلقي طلب مرشح جديد عبر نموذج عبر الإنترنت (على سبيل المثال، نماذج Google).
- العمل 1: تتم إضافة تفاصيل التطبيق إلى جدول بيانات التتبع (على سبيل المثال، جداول بيانات Google) لحفظ السجلات.
- العمل 2: يتم إرسال بريد إلكتروني تلقائيًا إلى المرشح باستخدام خدمة البريد الإلكتروني (على سبيل المثال، Gmail)، لشكره على طلبه وإبلاغه بعملية الجدولة.
- التطبيقات المرتبطة: نماذج جوجل، جداول بيانات جوجل، Gmail.
سير العمل 2: الجدولة الذاتية للمرشح
- تحفيز عملية: ينقر المرشح على رابط الجدولة في البريد الإلكتروني.
- العمل 1: يتم توجيه المرشح إلى أداة الجدولة (على سبيل المثال، Calendly) حيث يمكنه اختيار وقت المقابلة المناسب بناءً على التوفر الذي حدده فريق الموارد البشرية.
- العمل 2: بمجرد تحديد الوقت، تتم إضافة التفاصيل إلى تقويم الشركة (على سبيل المثال، تقويم Google).
- التطبيقات المرتبطة: جيميل، كاليندلي، تقويم جوجل.
سير العمل 3: تأكيد المقابلة والتذكير
- تحفيز عملية: يتم تأكيد موعد المقابلة في تقويم الشركة.
- العمل 1: يتم إرسال رسالة تأكيد بالبريد الإلكتروني إلى المرشح تحتوي على تفاصيل المقابلة، بما في ذلك التاريخ والوقت والتنسيق (على سبيل المثال، رابط Zoom للمقابلات الافتراضية).
- العمل 2: من المقرر إرسال رسالة تذكير بالبريد الإلكتروني إلى المرشح قبل يوم واحد من المقابلة.
- التطبيقات المرتبطة: تقويم Google، Gmail، Zoom (للمقابلات الافتراضية).
سير العمل 4: جمع الملاحظات بعد المقابلة
- تحفيز عملية: تم وضع علامة على المقابلة على أنها مكتملة في تقويم الشركة.
- العمل 1: يتم إرسال نموذج التعليقات (على سبيل المثال، نماذج Google) إلى كل من الشخص الذي يجري المقابلة والمرشح لجمع تعليقات ما بعد المقابلة.
- العمل 2: يتم تخزين التعليقات التي تم جمعها تلقائيًا في أداة مخصصة لإدارة الموارد البشرية (على سبيل المثال، BambooHR) للتقييم.
- التطبيقات المرتبطة: تقويم جوجل، نماذج جوجل، BambooHR.
سير العمل 5: الانتهاء من قرار التوظيف
- تحفيز عملية: يتم إرسال الملاحظات وتخزينها في أداة إدارة الموارد البشرية.
- العمل 1: يتم إرسال إشعار داخلي إلى فريق الموارد البشرية (على سبيل المثال، عبر Slack) لمراجعة التعليقات واتخاذ القرار.
- العمل 2: بناءً على القرار، يتم إرسال رسائل البريد الإلكتروني المناسبة للمتابعة إلى المرشح - إما خطاب عرض أو رفض مهذب.
- التطبيقات المرتبطة: بامبو إتش آر، سلاك، جيميل.
من خلال الاستفادة من قوة سير عمل Nanonets، يمكن للفرق تقليل الوقت والجهد المبذولين في جدولة المقابلات بشكل كبير. لا يعمل هذا النظام الآلي على تحسين الكفاءة فحسب، بل يعزز أيضًا التجربة، مما يضمن عملية جدولة أكثر سلاسة وتنظيمًا.
أفضل تطبيقات جدولة المقابلات مع الطرف الثالث
وبدلاً من ذلك، يمكنك استخدام تطبيقات جدولة المقابلات التابعة لجهات خارجية والتي تعمل على أتمتة العمليات نيابةً عنك.
توفر أفضل خيارات برامج جدولة المقابلات في عام 2023 مجموعة من الميزات والإمكانيات الفريدة التي تلبي احتياجات العمل المتنوعة. فيما يلي مقارنة تفصيلية لخمسة برامج من هذا القبيل، مع تسليط الضوء على نقاط البيع الفريدة (USPs) والميزات المميزة:
- فيدكروتير
- عروض البيع الفريدة: يوفر إمكانات قوية لإجراء مقابلات عبر الفيديو، سواء كانت مسجلة مسبقًا أو مباشرة، مع أتمتة متقدمة. يعتمد على المتصفح، ويمكن الوصول إليه بثماني لغات، ويدعم الباحثين عن عمل بعشرات اللغات الأخرى، ويقدم دعمًا مباشرًا للوكلاء على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع.
- ميزات إضافية: سير عمل قابل للتكوين للحجز التلقائي، ودعم العملاء ذوي المعرفة، والتكامل مع التقويمات الرئيسية ومصادقة الدخول الموحد (SSO).
- الميزات المفقودة: يفتقر إلى نسخة تجريبية أو خطة مجانية، وليس الخيار الأرخص، ويمكن أن تستغرق مرحلة التنفيذ وقتًا طويلاً نظرًا لطبيعتها الغنية بالميزات والقابلة للتخصيص.
- المفارقة
- عروض البيع الفريدة: يستخدم مساعد الذكاء الاصطناعي أوليفيا للجدولة، وهو متاح بأكثر من 30 لغة للمستخدمين وأكثر من 100 لغة للمرشحين. تنفيذ فعال مع دعم مخصص وخيارات التجاوز اليدوي في الوقت الفعلي لأتمتة الدردشة.
- ميزات إضافية: جدولة غير محدودة للمقابلات، وإعادة جدولة تلقائية، وخدمة عملاء فعالة يمكن الوصول إليها عبر الهاتف.
- الميزات المفقودة: قد يكون تنفيذ مسارات العمل المخصصة بطيئًا، ويفتقر إلى التسعير الشفاف، وقدرات التحليلات المحدودة، ولا يمكن لمساعد الذكاء الاصطناعي أن يحل محل الفروق الدقيقة البشرية في المحادثات بشكل كامل.
- وقت جيد
- عروض البيع الفريدة: يقدم جدولة المقابلات عبر الرسائل النصية القصيرة وواتساب والبريد الإلكتروني، مع منتج توظيف كبير الحجم لقابلية التوسع. نظام أساسي مُحسّن للجوال مع امتداد Chrome لسهولة الاتصال.
- ميزات إضافية: أتمتة سير العمل القابلة للتخصيص، واستبيانات الفحص المعدة مسبقًا، ودعم الدردشة على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع، وخيارات التكامل المتعددة.
- الميزات المفقودة: لا توجد خطة مجانية أو نسخة تجريبية، وتركز فقط على الجدولة دون إمكانات التوظيف الأخرى، وعملية التنفيذ المطولة لسير العمل المعقد، والأخطاء العرضية المتعلقة بمزامنة التقويم وATS.
- HireVue
- عروض البيع الفريدة: يدعم اختيار التوفر وإعادة الجدولة بناءً على المرشح، ويقدم دعمًا للعملاء على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع بأكثر من 24 لغة. يمكن تخصيص الحزم لتناسب احتياجات العمل.
- ميزات إضافية: حلول لمقابلات الفيديو، والتقييمات، والذكاء الاصطناعي للمحادثة، وتوظيف النصوص، كلها في مكان واحد، مما يجعلها منصة قوية للمؤسسات الكبيرة.
- الميزات المفقودة: لا توجد دعوات عبر WhatsApp، ولا توجد خطة مجانية أو نسخة تجريبية، وهي تلبي احتياجات المؤسسات الكبيرة (أكثر من 2500 موظف)، وشركاء التكامل المحدود.
- Calendly
- عروض البيع الفريدة: تبسيط جدولة المقابلة من خلال الخدمة الذاتية، مما يسمح للمرشحين بحجز الاجتماعات أو إعادة جدولتها أو إلغائها بسهولة. يتكامل بسلاسة مع أدوات التقويم والبريد الإلكتروني الشائعة.
- ميزات إضافية: واجهة سهلة الاستخدام، وتقليل رسائل البريد الإلكتروني المتبادلة، والقدرة على تعيين قواعد مخصصة للتوفر ومدة الاجتماعات.
- الميزات المفقودة: خيارات التخصيص التي تتجاوز خيارات العلامات التجارية والألوان محدودة، وإصدار الهاتف المحمول أقل وظيفية من إصدار سطح المكتب، وتسمح الخطة المجانية بحجز نوع واحد فقط من الفترة الزمنية.
يوفر كل خيار من خيارات البرامج هذه ميزات وفوائد فريدة، مصممة خصيصًا لتلبية الاحتياجات التنظيمية المختلفة، بدءًا من الشركات الصغيرة وحتى المؤسسات الكبيرة. من الضروري أخذ هذه الجوانب في الاعتبار عند اختيار برنامج جدولة المقابلات الأنسب لمؤسستك.
- محتوى مدعوم من تحسين محركات البحث وتوزيع العلاقات العامة. تضخيم اليوم.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. تمكين نفسك. الوصول هنا.
- أفلاطونايستريم. ذكاء Web3. تضخيم المعرفة. الوصول هنا.
- أفلاطون كربون، كلينتك ، الطاقة، بيئة، شمسي، إدارة المخلفات. الوصول هنا.
- أفلاطون هيلث. التكنولوجيا الحيوية وذكاء التجارب السريرية. الوصول هنا.
- المصدر https://nanonets.com/blog/best-interview-scheduling-software-in-2023/
