تعمل الشركات التي تنشئ أفضل ممارسات الحسابات الدائنة على زيادة وضوح المعلومات، وتقليل وقت معالجة الفواتير، وتوفير المال، وتعزيز الضوابط الداخلية وإدارة التدفق النقدي، وتقليل الاحتيال والأخطاء، وتحسين العلاقات مع البائعين. أفضل ممارسات الحسابات الدائنة هي مجموعة فرعية من أفضل الممارسات المحاسبية. تكتسب الشركات التي تستخدم أفضل الممارسات في عمليات الحسابات الدائنة والمحاسبة ميزة تنافسية كبيرة.
وفقا للتقرير السنوي لشركة Ardent Partners:حالة المدفوعات الإلكترونية 2023: تمهيد الطريق لمستقبل أكثر ذكاءً"
"تعد القدرة على معالجة الفواتير بشكل مباشر مجالًا آخر تثبت فيه المؤسسات الأفضل في فئتها براعتها. في حين أن 29% فقط من جميع المؤسسات الأخرى تمتلك هذه الإمكانية، فإن 69% من المؤسسات الأفضل في فئتها يمكنها معالجة الفواتير دون تدخل يدوي، وهو "الكأس المقدسة" بعيدة المنال لمديري الفواتيرر ".
أفضل الممارسات للحسابات الدائنة
أفضل 10 ممارسات لحسابات الدفع هي:
- تبسيط عمليات AP والتكامل المحاسبي.
- استخدم نظام أتمتة AP غير ورقي يعتمد على التكنولوجيا الذكية لمعالجة الفواتير بشكل مباشر.
- تنفيذ ضوابط داخلية قوية ووضع علامة على الاستثناءات.
- ضم الموردين وقم بأتمتة إشعارات الحالة من خلال بوابة البائعين.
- أتمتة المطابقة الرقمية ثنائية أو ثلاثية للفواتير مع أوامر الشراء ومستندات الاستلام.
- استخدم عمليات الموافقة التلقائية على فاتورة AP.
- تحسين طرق الدفع الإلكتروني.
- تعظيم خصومات الدفع المبكر.
- تسوية المدفوعات وأرصدة الحسابات الدائنة مع دفتر الأستاذ العام.
- قم بتحسين الرؤية والمقاييس وذكاء الأعمال وإعداد تقارير AP في الوقت الفعلي.
1 – تبسيط عمليات AP والتكامل المحاسبي
تبسيط سير عمل عملية AP باستخدام AP غير ورقية. يحتوي نظام أتمتة AP على تكامل نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو نظام المحاسبة. سيساعد برنامج أتمتة حسابات الدفع شركتك على تحقيق أهداف أفضل ممارسات معالجة فواتير الحسابات الدائنة من خلال أفضل الممارسات المضمنة للحسابات الدائنة وسير عمل حسابات الدفع التلقائية.
الفوائد :
احصل على الكفاءة ومنع الاختناقات من خلال تبسيط سير عمل الحسابات الدائنة. تلغي أتمتة AP مع تكامل ERP الحاجة إلى إدخال بيانات إضافية في نظام المحاسبة لأن البيانات تتم مزامنتها بين الأنظمة.
2 - استخدم نظام أتمتة AP المعتمد على التكنولوجيا
سيكون نظام أتمتة AP الحديث القائم على السحابة والذي يعتمد على الذكاء الاصطناعي (AI)، والتعلم الآلي (ML)، والتعرف الضوئي على الحروف (OCR)، وأتمتة العمليات الآلية القائمة على القواعد (RPA) لأتمتة المهام المتكررة، هو العمود الفقري للتنفيذ العديد من أفضل الممارسات في الحسابات المستحقة الدفع في عملك.
يتمتع أصحاب المصلحة الذين يستخدمون نظام أتمتة AP الموحد بإمكانية الوصول إلى بيانات المستندات الإلكترونية ذات الصلة، بما في ذلك فاتورة البائع وأمر الشراء والعقد وتقرير الاستلام مع مستودع بيانات متصل بـ بوابة المورد.
يعمل التعرف الضوئي على الحروف (OCR) المعتمد على الذكاء الاصطناعي على التحويل الرقمي والتقاط الصور بدقة فاتورة البائع البيانات، بما في ذلك البنود. تتوفر بيانات المستندات الإلكترونية المركزية للاستخدام في التحقق الآلي من الفواتير ومطابقة الفواتير والحصول على موافقة البائع على الدفع.
الفوائد :
إلى جانب تحسين كفاءة معالجة الفواتير بشكل كبير، فإن استخدام نظام أتمتة AP المعتمد على الذكاء الاصطناعي يساعد شركتك على تحسين علاقاتها مع البائعين من خلال اتصالات أفضل، بما في ذلك حالة الدفع والمدفوعات الأسرع. يعمل نظام أتمتة AP الحديث القائم على السحابة على التخلص من المستندات الورقية، ويقوي الضوابط الداخلية، ويساعد عملك على تصور الإنفاق والتحكم فيه واتخاذ قرارات أفضل، باستخدام نظام موحد واحد يمكن الوصول إليه لأصحاب المصلحة.
3 – تنفيذ ضوابط داخلية قوية ووضع علامة على الاستثناءات
الضوابط الداخلية للحسابات الدائنة تتضمن أفضل الممارسات الفصل الصحيح بين الواجبات والحد من الوصول إلى الدور في الملف الرئيسي للمورد. على سبيل المثال، في فصل الواجبات، لا يمكن لموظفي الحسابات الدائنة المسؤولين عن معالجة الفواتير الموافقة على فواتير الدفع، أو إكمال الدفعات دون الموافقة المناسبة، أو إجراء إدخالات دفتر اليومية، أو ترحيل المعاملات إلى دفتر الأستاذ العام لإغلاق الدفاتر.
بالنسبة لأفضل ممارسات الضوابط الداخلية للحسابات الدائنة، يجب أن تستخدم الضوابط الداخلية القوية الأنظمة القائمة على التكنولوجيا لاكتشاف الأخطاء المحتملة والإبلاغ عنها، بما في ذلك الفواتير المكررة، ومنع الاحتيال المحتمل. يؤدي عدم دفع الفواتير مرتين إلى تجنب التكاليف التي قد تؤدي إلى خفض التدفق النقدي في وقت ما أو إلى الأبد إذا لم يصدر البائعون على الفور أرصدة الدفع الزائد أو يدفعون المبالغ المستردة نقدًا.
الفوائد :
يجب على الشركات الحفاظ على ضوابط داخلية قوية لمنع الاحتيال والأخطاء. يوفر حل أتمتة AP مسارًا للتدقيق ورقمنة المعاملات. تعمل الضوابط الداخلية الجيدة أيضًا على تقليل تكاليف التدقيق الخارجي نظرًا لقلة الوقت المطلوب لإكمال التدقيق.
4 – ضم البائعين وأتمتة إشعارات الحالة من خلال بوابة البائع
يتضمن برنامج أتمتة AP بوابة بائع لـ تأهيل موردي شركتك وتعزيز الاتصالات، بما في ذلك حالة دفع فاتورة البائع.
الفوائد :
يضمن تأهيل الموردين من خلال بوابة في برنامج أتمتة AP دقة البيانات في الملف الرئيسي للمورد دون تكرار، ويمكن استخدامه لجمع نماذج ضرائب الموردين مثل نماذج W-9 أو W-8، ويشير إلى حالة الدفع، وسجل الدفع، والفاتورة تاريخ. يمكن للموردين تحميل الفواتير من خلال بوابة البائعين أو استلامها عبر البريد الإلكتروني أو الطرق الأخرى المتاحة.
5 – أتمتة المطابقة الرقمية للفواتير ثنائية أو ثلاثية
تعد أتمتة مطابقة الفواتير الإلكترونية عنصرًا آخر من أفضل ممارسات معالجة فواتير الحسابات الدائنة. يجب أن يعمل نظام أتمتة AP مطابقة الفاتورة بثلاث طرق حسب البند للسلع ذات أوامر الشراء واستلام التقارير أو المطابقة الثنائية للفواتير مع أوامر الشراء عندما لا ينطبق استلام التقارير على نوع حركة فاتورة الحسابات الدائنة. يجب أن يدفع عملك فقط مقابل الكمية الفعلية من البضائع المطلوبة والمستلمة بسعر أمر الشراء الذي تم التفاوض عليه.
الفوائد :
تضمن مطابقة بيانات الفاتورة الإلكترونية التلقائية حسب البند مع أمر الشراء (PO) واستلام تقرير المطابقة الثلاثية (أو مطابقة الفاتورة الثنائية ومطابقة أمر الشراء) استلام الفواتير للعناصر المعتمدة من قبل الشركة، ويتم إجراء الدفعات فقط عند الحاجة للسلع أو الخدمات المستلمة المصرح بها.
6 – استخدم عمليات الموافقة التلقائية على فاتورة AP
تعد الموافقة التلقائية واحدة من أفضل الممارسات في عمليات الحسابات الدائنة. برنامج أتمتة AP أتمتة الموافقة على فاتورة الحسابات الدائنة قم بالمعالجة عن طريق توجيه الفواتير إلى الجهة المعتمدة المعينة بما يتوافق مع قواعد وحدود سياسة الشركة. ال عملية الموافقة على الحسابات الدائنة قد تستخدم RPA لأتمتة توجيه الموافقة أو منحك القدرة على إضافة المعتمدين المعينين. إذا قمت بإضافة جهات اعتماد، فضع في اعتبارك أفضل ممارسات الضوابط الداخلية للحسابات الدائنة، بما في ذلك الفصل بين الواجبات ومستوى الموافقة وسلطة الموافقة على فاتورة الدفع.
الفوائد :
تؤدي الموافقة التلقائية على الفاتورة إلى تحقيق الكفاءة، وعدم فقدان أو فقدان أي مستندات ورقية، وموافقات أسرع من قبل المعتمدين المعينين الذين يمكنهم الموافقة من أي مكان. تحدد أنظمة أتمتة AP الاستثناءات والفواتير المكررة لتجنب أخطاء الدفع.
7- تحسين طرق الدفع الإلكتروني
تشمل أفضل الممارسات في الحسابات الدائنة إجراء الدفعات الإلكترونية بدلاً من استخدام الشيكات الورقية للدفع للبائعين. قام المحتالون بتوسيع وتيرة سرقة الشيكات الورقية في البريد وغسل الشيكات لمراجعة المستفيدين والمبالغ بشكل احتيالي وسرقة الأموال من الدافعين. إلى جانب مخاطر الخسارة المالية، فإن طباعة الشيكات الورقية، وتوقيع الشيكات شخصيًا أو بأختام الشركة، وحشو المظاريف بالشيكات، وإرسال الشيكات البريدية تتطلب وقتًا غير ضروري من الموظفين وتكلف أموال شركتك.
تشمل أنواع تحويل الأموال الإلكتروني (EFT) مدفوعات ACH المحلية في الولايات المتحدة، وأنظمة مماثلة خارج الولايات المتحدة للتحويلات من حساب مصرفي إلى حساب مصرفي، والتحويلات البنكية، وPayPal، وتحويلات المحفظة الرقمية. يجب أن يستبدل عملك كتابة الشيكات الورقية بطريقة دفع إلكترونية فعالة من حيث التكلفة. مع المدفوعات العالمية، يعد صرف العملات الأجنبية أيضًا أحد الاعتبارات التي يجب التعامل معها بفعالية عند دفع فواتير البائعين في الحسابات المستحقة الدفع.
الفوائد :
إن إجراء الدفعات الإلكترونية يقلل من تكاليف الدفع لكل فاتورة، ويزيد من الكفاءة، ويقلل من مخاطر الاحتيال، ويوفر الاستدامة البيئية، ويزيد من أنواع طرق الدفع التي يمكن استخدامها.
8 – تعظيم خصومات الدفع المبكر
يعد تعظيم خصومات الدفع المبكر التي يقدمها البائعون كشروط فاتورة (مثل 2/10 صافي 30) أحد أفضل الممارسات الأساسية للحسابات الدائنة لأنها استراتيجية لخفض التكلفة تعمل على تحسين الربحية والتدفق النقدي. عندما تقوم شركتك بدفع فواتيرها بحلول اليوم العاشر بدلاً من اليوم الثلاثين عند استحقاقها بالمبلغ الكامل، يمكنها تقليل مبلغ الفاتورة المستحق الدفع عن طريق خصم 10%. الخصم ليس 30% سنويًا، بل 2% يتم الحصول عليه خلال 2 أيام، لذلك من المفيد الحصول عليه.
يعمل نظام أتمتة AP الخاص بك على تسريع عملية معالجة الفواتير والموافقة على فاتورة المورد، مما يجعل من الممكن الحصول على خصومات الدفع المبكر هذه في الوقت المناسب مع أفضل ممارسات معالجة فواتير الحسابات الدائنة. عندما تحصل على خصومات الدفع المبكر باستمرار، فإن فريقك المالي يكون مساهمًا في نتائج الأعمال بدلاً من وصفه بأنه تكلفة أعمال.
الفوائد :
يؤدي الحصول على خصومات الدفع المبكر والحصول عليها إلى توفير أموال كبيرة (خاصة في عمليات شراء المخزون الكبيرة) وتحسين التدفق النقدي وإجمالي الهامش والربحية.
9 – التوفيق الفوري بين المدفوعات وأرصدة الحسابات الدائنة
قم بتسوية المدفوعات وأرصدة الحسابات المستحقة الدفع مع دفتر الأستاذ العام بسرعة وبشكل منتظم لاكتشاف الأخطاء والمخالفات في الحسابات المستحقة الدفع وإثبات موثوقية الرصيد النقدي. من الأفضل إجراء التسوية كعملية تلقائية بدلاً من استخدام جداول بيانات معدة يدوياً.
الفوائد :
تقوم أنظمة أتمتة AP تلقائيًا بتسوية المدفوعات وأرصدة الحسابات الدائنة. ونتيجة لذلك، ستصبح أرصدة النقد والدائنين أكثر دقة ويمكن إغلاق الدفاتر في وقت أقرب.
10 - تحسين الرؤية والمقاييس وذكاء الأعمال وإعداد تقارير AP في الوقت الفعلي
تتضمن أفضل الممارسات للحسابات الدائنة الحصول على رؤية في الوقت الفعلي لأرصدة الحسابات الدائنة والمدفوعات المخططة وإنفاق الأعمال.
تحقق الشركات أفضل الممارسات هذه في أهداف عملية الحسابات الدائنة باستخدام أتمتة AP مع تحليلات البيانات في الوقت الفعلي والمقاييس بما في ذلك مؤشرات الأداء الرئيسية لـ APوذكاء الأعمال المعزز بالذكاء الاصطناعي، وإعداد تقارير أفضل عن الحسابات الدائنة. مع الوقت المناسب تقارير الحسابات المستحقة الدفع، يمكن لأقسام المحاسبة والمالية مراجعة هذه التقارير للتأكد من توقيت الدفع، وحل مشكلات أو نزاعات التناقض بين البائعين، وطلب استرداد المبالغ إذا رغبت في ذلك للأرصدة الدائنة المستحقة لشركتك من البائعين غير المتكررين.
الفوائد :
يتمتع جميع أصحاب المصلحة برؤية واضحة لنظام واحد في الوقت الفعلي بدلاً من استخدام الأنظمة المنعزلة. يوفر برنامج أتمتة AP لوحات معلومات وتحليلات وذكاء أعمال يعتمد على الذكاء الاصطناعي في الوقت الفعلي لاتخاذ القرار. باستخدام نظام أتمتة الحسابات الدائنة، ستتمكن أيضًا من التقاط الفواتير في وقت أقرب لجعل أرصدة الحسابات الدائنة وإنفاق الأعمال أكثر حداثة لإجراء تحليل في الوقت الفعلي تقريبًا.
وفي الختام
يعد التحول الرقمي باستخدام برنامج أتمتة AP أمرًا أساسيًا لتحقيق فوائد أفضل ممارسات الحسابات الدائنة. لتطبيق أفضل الممارسات في الحسابات الدائنة، اكتشف برنامج أتمتة AP يسمى التدفق بواسطة الشبكات النانوية.
- محتوى مدعوم من تحسين محركات البحث وتوزيع العلاقات العامة. تضخيم اليوم.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. تمكين نفسك. الوصول هنا.
- أفلاطونايستريم. ذكاء Web3. تضخيم المعرفة. الوصول هنا.
- أفلاطون كربون، كلينتك ، الطاقة، بيئة، شمسي، إدارة المخلفات. الوصول هنا.
- أفلاطون هيلث. التكنولوجيا الحيوية وذكاء التجارب السريرية. الوصول هنا.
- المصدر https://nanonets.com/blog/accounts-payable-best-practices/
