يساعد استخدام أفضل ممارسات إدارة البيانات التعريفية على زيادة قيمة البيانات المخزنة بواسطة المؤسسة. قد يكون العثور على البيانات الصحيحة بعد تخزينها أمرًا صعبًا إذا لم يكن لنظام التخزين تنظيم. يتم استخدام البيانات الوصفية لتنظيم البيانات بحيث يمكن العثور عليها بسهولة.
البيانات الوصفية هي في الأساس نظام تصنيف، يشبه كتالوجات البطاقات التي يستخدمها العديد من رواد المكتبات عند البحث عن كتب معينة من رفوف المكتبة. وقد تم استخدام بعض أشكال البيانات الوصفية ل تحديد المعلومات لآلاف السنين.
تتضمن أفضل ممارسات إدارة البيانات الوصفية إنشاء نظام للتعامل مع البيانات الوصفية الخاصة بمؤسسة معينة بطريقة مفيدة ومنظمة.
تستخدم البيانات التعريفية الأوصاف والكلمات الرئيسية المرتبطة بمحتوى الملف، مما يسمح لمحرك البحث بالعثور عليه بسهولة. تعتمد البيانات التعريفية للملف عادةً على معلومات تصف الملف أو تتعلق به، باستخدام ميزات مثل اسمه وتاريخه ومؤلفه ونوعه وموقعه. تُستخدم هذه الميزات لتصفية الملفات وتنظيمها.
ومن خلال تطوير نظام منظم لإدارة البيانات الوصفية، واستخدام البرامج المناسبة، يمكن للشركة ضمان تحديد موقع معلوماتها.
لسوء الحظ، لا توجد العديد من الأدوات أو الأنظمة الأساسية المتاحة التي توفر الإدارة الفعلية لبنية البيانات التعريفية. غالبًا ما تكون البرامج التي توصف بأنها مخصصة لإدارة البيانات التعريفية عبارة عن منصة تستخدم محرك بحث البيانات التعريفية وتوفر مجموعة متنوعة من الخدمات - مثل نسب البيانات، والتعاريف الدلالية، وتحليل التأثير - ولكن القليل جدًا في الإدارة الفعلية لبنية البيانات الوصفية.
عندما تستخدم شركة ما نظامًا واضحًا ومنظمًا جيدًا لإدارة بياناتها الوصفية، فإن البيانات اللازمة لاتخاذ قرارات العمل (ذكاء الأعمال) يمكن تحديد موقعه بسرعة وسهولة. يمكن إنشاء البيانات التعريفية تلقائيًا عندما يتم إنشاء البيانات أو تغييرها أو تحديثها، ولكن يمكن أيضًا إنشاؤها أو تغييرها يدويًا. ومع ذلك، يجب أن يكون اختيار البيانات الوصفية المستخدمة محددًا لاحتياجات المنظمة. يعد اختيار البيانات الوصفية المناسبة للاحتياجات المحددة للمؤسسة من أفضل الممارسات.
وبدون استراتيجية لتنظيم وإدارة البيانات الوصفية، وتوفير معلومات دقيقة، تزداد فرص اتخاذ قرارات سيئة. ستكون استراتيجية كل منظمة لإدارة البيانات الوصفية فريدة من نوعها. ويعتمد نظام البيانات الوصفية/التصنيف المستخدم على نوع العمل، فضلاً عن أهدافه وأولوياته.
تشير أفضل ممارسات إدارة البيانات الوصفية إلى أنه يجب على الشركة استخدام بنية بيانات التعريف المصممة لتعظيم قيمة بياناتها.
البيانات الوصفية كنظام دعم
ويدعم أيضًا نظام إدارة البيانات الوصفية المصمم جيدًا حوكمة البيانات, كتالوجات البياناتو أمن. يمكن استخدام البيانات الوصفية في دعم جهود برنامج إدارة البيانات لضمان بيانات عالية الجودة من خلال توفير المصدر والتاريخ وتاريخها وعدد النسخ.
ويمكن استخدامه أيضًا لدعم إنشاء وتحديث وصيانة كتالوج البيانات (قوائم الجرد المنظمة لأصول بيانات المؤسسة). يمكن استخدام البيانات الوصفية في أمن البيانات أيضًا لحماية البيانات الحساسة ومنع المستخدمين غير المصرح لهم من الوصول إلى البيانات وتعديلها.
بالإضافة إلى ذلك، تساعد البيانات الوصفية على توفير السياق للبشر الذين يستخدمونها أثناء البحث. على سبيل المثال، قد تحتوي البيانات الوصفية على عنوان ووصف وتاريخ تقديمها وما إلى ذلك.
أمثلة على البيانات الوصفية
توفر البيانات الوصفية لجهاز الكمبيوتر المحمول الذي يعمل بنظام التشغيل Mac OS (نوع من النوافذ المنبثقة التي يمكن الوصول إليها من خلال "الحصول على معلومات") عنوانًا في الأعلى (على سبيل المثال، "Images JPG" أو "robot Novel") متبوعًا بـ "نوع" المستند (JPEG، مستند نصي منسق، PDF، وما إلى ذلك). وتلي هذه المعلومات مصطلحات مرجعية أخرى، مثل المقاسات, أين (مكان الملف)، خلق (التاريخ)، و تم التعديل (التاريخ).
بالقرب من مركز النافذة المنبثقة للبيانات التعريفية توجد المصطلحات المرجعية مزيد من المعلومات, الاسم والامتداد, تعليقاتو فتح مع (تنسيق الملف: RTF، PDF، JPEG). يحتوي الجزء السفلي من نافذة البيانات التعريفية المنبثقة على معاينة للملف و المشاركة والأذونات (الأمن، الوصول الإداري).
ونتيجة لذلك، يمكنني العثور على الملفات من خلال البحث عن العنوان أو تاريخ الإنشاء أو تاريخ التعديل الأخير أو حسب الموقع. يمكن أن تكون المعلومات الأخرى مفيدة لتحديد الهوية والبحث.
• مبادرة دبلن الأساسية للبيانات الوصفية قام بتطوير قائمة بالمصطلحات المرجعية الموحدة الأساسية والمفيدة (غالبًا ما يشار إليها باسم "العناصر") التي يمكن استخدامها لإنشاء تنسيق بيانات التعريف. يتم عرضها أدناه. ومع ذلك، عند تطوير تنسيق البيانات الوصفية، لا يوجد سبب للتقيد بشروطها. عند تطوير إطار البيانات الوصفية الخاص بك، لا تتردد في تطوير مصطلحاتك المرجعية المصممة بشكل فريد.
- مساهم
- تغطية
- الخالق
- التاريخ
- الوصف
- شكل
- تحديد
- اللغة
- Publisher
- علاقة
- حقوق
- مصدر
- الموضوع
- عنوان الاعلان
- النوع
أفضل الممارسات لتطوير برنامج إدارة البيانات الوصفية
من الناحية النظرية، سيكون مشرف إدارة البيانات أو فريق إدارة البيانات مسؤولاً عن تطوير وتنفيذ برنامج إدارة البيانات الوصفية. إذا كانت المؤسسة كبيرة بما فيه الكفاية و/أو مشغولة بما فيه الكفاية، فقد يلزم إنشاء منصب مدير بيانات التعريف.
إدارة البيانات الوصفية مفيدة في تعظيم القيمة من بيانات المنظمة. يمكن أن يؤدي تنفيذ برنامج إدارة البيانات التعريفية إلى تحقيق فوائد عديدة للمؤسسة. فهو يعزز اكتشاف وفهم أصول بيانات المنظمة، وبالتالي دعم العمل الأكثر إنتاجية وكفاءة.
أفضل الممارسات في تطوير (أو إعادة هيكلة) برنامج إدارة البيانات الوصفية مذكورة أدناه:
1. تعتبر مراجعة أهداف المنظمة لأغراض الوضوح خطوة أولى جيدة. يتم دعم الأرباح جزئيًا من خلال ذكاء الأعمال والكفاءة. يتم دعم ذكاء الأعمال وكفاءتها جزئيًا من خلال برنامج إدارة البيانات الوصفية المصمم جيدًا.
2. تحديد الأهداف المحددة لبرنامج البيانات الوصفية. ما نوع العمل الذي لديك؟ تختلف الاحتياجات المعلوماتية للمستشفى عن احتياجات أعمال التصنيع. في التصنيع، قد تكون القدرة على الوصول إلى البيانات حول العيوب في خط التجميع، بالإضافة إلى أوقاتها وتواريخها وأسماء الموظفين، مفيدة. ما نوع العمل الذي تؤديه مؤسستك؟
3. ابحث عن طرق لتعديل أو تحرير "عناصر" البيانات التعريفية. يمكن أن يؤدي اختيار المصطلحات/العناصر المرجعية المفيدة وسهلة الفهم للبيانات الوصفية إلى تحسين الكفاءة العامة. عادةً ما يتم دمج برامج البيانات الوصفية الآلية في أنظمة تشغيل أجهزة الكمبيوتر (Mac وLinux وWindows) لتخزين الملفات على محركات الأقراص الثابتة بطريقة منظمة. وهذا يجعل تحرير عناصر البيانات التعريفية أمرًا صعبًا، ولكن هناك بعض الأساليب المتاحة.
إن برنامج CollectiveAccess (الذي طورته شركة Providence) هو برنامج مفتوح المصدر يمكنه توفير نظام بديل وقابل للتحرير لإدارة البيانات الوصفية، و أنه يعمل بشكل جيد مع أنظمة Linux وMicrosoft وMac OS X 10.9+، ولكنه يتطلب أيضًا دعم النظام الأساسي MySQL.
لا يسمح برنامج Microsoft Word بإزالة أو تغيير "خصائص المستند" (العناصر) القياسية الخاصة به، ولكنه يسمح بذلك للإضافة عناصر جديدة/خصائص الوثيقة، والتي يمكن استخدامها لخدمة نفس الغرض.
4. حدد أفضل المصطلحات/العناصر المرجعية. يعد تحديد المصطلحات المرجعية المستخدمة أمرًا مهمًا لتطوير برنامج فعال للبيانات الوصفية. على سبيل المثال، ستستفيد شركات البيع بالتجزئة من تحليل البيانات الوصفية المتعلقة بمبيعاتها وتعليقات العملاء، كوسيلة لتحديد الاتجاهات واتخاذ القرارات بشأن المنتجات التي يتم شراؤها. باستخدام مصطلحات البيانات الوصفية ذات الصلة، مثل نوع "المنتج" (قميص، فستان)، و"تاريخ البيع"، و"المقاس"، و"اللون"، و"اسم العلامة التجارية"، يمكن استخدام البيانات الوصفية للبحث و تحسين المبيعات التجارية عبر الإنترنت.
بالإضافة إلى ذلك، فإن استخدام "الكلمات المفتاحية"ضمن البيانات الوصفية يسمح للمتسوقين بتحديد ما يبحثون عنه بكفاءة أكبر.
ومن ناحية أخرى، سيختار المستشفى مصطلحات البيانات الوصفية التي تركز على المرضى وعلاجهم. وقد تحتوي هذه البيانات الوصفية على "اسم" المريض، وربما "طبيبه"، وتاريخ "زيارته الأخيرة"، وأي "أدوية" يتناولها، و"المشاكل الصحية".
5. قم بإطلاع الموظفين على التغييرات. ينبغي إخطار الموظفين، وربما تدريبهم، على أي تغييرات في بنية البيانات الوصفية، أو كيفية استخدام الموظفين لها. لن تكون قائمة أفضل الممارسات مكتملة إذا ترك الموظفون في حالة جهل بشأن التغييرات.
أفضل الممارسات لصيانة إدارة البيانات الوصفية
إدارة البيانات الوصفية، للأسف، ليست نشاطًا لمرة واحدة. ويجب الحفاظ عليها وتعديلها وتحسينها مع نمو المنظمة وتطورها. تُستخدم البيانات الوصفية في دعم إدارة البيانات، وتتشابه العديد من المهارات المستخدمة في الحفاظ على برنامج إدارة البيانات مع المهارات اللازمة لصيانة ودعم إدارة البيانات الوصفية.
ينبغي تكليف شخص ما (ويفضل أن يكون مشرف أو فريق إدارة البيانات) بمسؤولية تحديث الموظفين بشأن أي تغييرات في نظام البيانات التعريفية، وصيانة النظام، وتحرير نظام البيانات التعريفية وتغييره، حسب الحاجة. يجب أن يكون هذا الشخص (وربما نسختين أو ثلاث نسخ احتياطية، في حالة حدوث شيء ما لذلك الشخص) هو الشخص الوحيد (الأشخاص) الوحيدين الذين لديهم حق الوصول إلى "نظام" البيانات التعريفية لمنع الأعمال الضارة.
يمكن أن يساعد إجراء عمليات تدقيق منتظمة لتحديد دقة بيانات التعريف الخاصة بك ووظيفتها في تقييم وتحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين. المخاوف الأكثر وضوحًا بشأن صيانة البيانات الوصفية هي:
- الاستحقاق: التأكد من إرفاق البيانات التعريفية الدقيقة بجميع السجلات الجديدة
- حذف: إزالة السجلات غير الضرورية والبيانات الوصفية الخاصة بها
- تعديل: تعديل البيانات الوصفية حسب الحاجة لضمان دقتها
- مشاركة: نسخ ومشاركة البيانات المحددة اللازمة لاستخدامات أخرى
- الهجرة: نقل البيانات من نظام معماري إلى آخر
- مكشف: إتاحة البيانات للبحث
- الأمن: تقييد الوصول إلى ضوابط البيانات الوصفية لأفراد محددين
مستقبل إدارة البيانات الوصفية
خلال مقابلة DATAVERSITY® حول مستقبل إدارة البيانات الوصفية، قالت إميلي واشنطن، نائب الرئيس الأول لإدارة المنتجات في Precisely،
"تحتاج معلومات البيانات التعريفية إلى التحديث عند إضافة حقول جديدة إلى الأنظمة أو تدفق المدخلات والمخرجات الجديدة منها وإليها. يساعد الكثير من الأتمتة في إدارة البيانات التعريفية، وإبقائها محدثة، بحيث يمكن التحقق من التغييرات والإضافات والحذف. يمكن للتعلم الآلي والذكاء الاصطناعي مراقبة اتجاهات البيانات الوصفية التاريخية واستخدامها. ويمكنه، من خلال البيانات الوصفية، معرفة البيانات التي تم التطرق إليها بشكل متكرر، ومكان وجود المعلومات الحساسة، ومكان وجود البيانات الزائدة عن الحاجة.
الصورة مستخدمة بموجب ترخيص من Shutterstock
- محتوى مدعوم من تحسين محركات البحث وتوزيع العلاقات العامة. تضخيم اليوم.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. تمكين نفسك. الوصول هنا.
- أفلاطونايستريم. ذكاء Web3. تضخيم المعرفة. الوصول هنا.
- أفلاطون كربون، كلينتك ، الطاقة، بيئة، شمسي، إدارة المخلفات. الوصول هنا.
- أفلاطون هيلث. التكنولوجيا الحيوية وذكاء التجارب السريرية. الوصول هنا.
- المصدر https://www.dataversity.net/metadata-management-best-practices/
