غالبًا ما تكافح الشركات المتنامية للتعامل مع الزيادات المفاجئة في الفواتير. أضف إلى ذلك المعالجة اليدوية للفواتير والبيانات والأنظمة المعزولة، وستحصل على وصفة لعدم الكفاءة والإحباط. يمكن أن ترتفع تكلفة معالجة الفواتير يدويًا من 15 دولارًا إلى 40 دولارًا لكل فاتورة، ناهيك عن الساعات التي لا تعد ولا تحصى التي تقضيها في إدخال البيانات. 

وفي تناقض حاد، يمكن أن تؤدي المعالجة الآلية للفواتير إلى تقليل التكلفة 1.42 دولار لكل فاتورة، مما يؤدي إلى وفورات كبيرة في التكاليف. بالإضافة إلى خفض التكاليف، يمكن أن تساعد الأتمتة في التخفيف من مخاطر الاحتيال وتوفير رؤية متزايدة لاتجاهات التدفق النقدي. 

في Nanonets، نساعد الشركات في جميع أنحاء العالم على تبسيط عمليات AP الخاصة بها من خلال خدماتنا أتمتة فاتورة QuickBooks اندماج. وهو مصمم لتقليل إدخال البيانات يدويًا والتحقق من صحتها ومعالجتها بشكل كبير، مما يسمح لفرق AP بالتركيز على المزيد من المهام الإستراتيجية. يمكن لهذه الأتمتة تحسين سرعة ودقة معالجة الفاتورة وتبسيط الامتثال.

سوف يستكشف منشور المدونة هذا كيفية قيام الشركات الصغيرة والمتوسطة بتحسين الكفاءة التشغيلية وتوفير الموارد باستخدام أتمتة فاتورة QuickBooks من Nanonets. احصل أيضًا على نظرة عامة خطوة بخطوة حول كيفية إعداد سير عمل الأتمتة لشركتك.

العمل

سعيد الجواهريون هي شركة صغيرة الحجم متخصصة في المجوهرات المصنوعة يدويًا. إنهم مصممون على تقديم أفضل المجوهرات المصنوعة يدويًا. يقع مقرها في كاليفورنيا، وقد تم بناء سمعتها في الابتكار والاحترافية ورضا العملاء على مدار 40 عامًا.

التحديات

بسبب نموها، تتعامل شركة Happy Jewellers مع قدر كبير من الفواتير. لم تكن الإدارة اليدوية مجرد مضيعة للوقت فحسب، بل كانت مليئة أيضًا بأخطاء. لقد كانوا بحاجة إلى نظام لتبسيط مهامهم المحاسبية، وتوفير الدقة والكفاءة.

كيف ساعدت شبكات النانو شركة Happy Jewelers على تعزيز كفاءة AP 

باستخدام شبكات النانو لأتمتة فاتورة QuickBooks، يمكن لشركة Happy Jewellers استخراج الفواتير من رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا ومعالجتها بكفاءة وتخزينها بطريقة منظمة على السحابة.

أدى هذا إلى تقليل الوقت الذي يقضونه في إدخال البيانات يدويًا وإدارة الفواتير بشكل كبير. ويمكن للشركات الصغيرة والمتوسطة أيضًا دمج هذه البيانات مباشرة في حساب QuickBooks الخاص بهم، مما يؤدي إلى تبسيط عملية حسابات الدفع الخاصة بهم.

دعونا نلقي نظرة على الطرق المختلفة التي استفادت بها شركة Happy Jewellers من تكامل Nanonets وQuickBooks:

1. قلل من المعالجة اليدوية للبيانات

أدت التوسعات التجارية إلى زيادة حجم الفواتير لدى شركة Happy Jewellers. أراد فريق AP في Happy Jewellers التأكد من قدرتهم على التعامل مع التدفق دون التضحية بالدقة أو الكفاءة.

ومع ذلك، فإن العملية اليدوية الحالية تعني أن الفريق قضى ساعات ثمينة يدويًا استخراج الفواتير وتصنيفها ومعالجتها. فقط بعد الانتهاء من ذلك يمكنهم تحميلها إلى QuickBooks. وبصرف النظر عن كونها استنزافًا للوقت، فإن المعالجة اليدوية للفواتير جعلتهم عرضة للتأخر في الدفع، والعلاقات المتوترة مع البائعين، والبيانات المالية غير المتوازنة.

وإدراكًا للحاجة إلى الأتمتة، قرر فريق AP والإدارة نشر شبكات النانو. من خلال الجمع بين التعرف الضوئي على الحروف و AI القدرات، يمكن للشبكات النانوية قراءة البيانات وتصنيفها واستخراج البيانات من الفواتير. هذا ليس كل شئ. فهو يضمن مزامنة تفاصيل الفاتورة مع بيانات البائع والحساب في QuickBooks. وعندما تصل الفواتير من البائعين الجدد إلى البريد الوارد، تقوم Nanonets تلقائيًا بإنشاء ملفات تعريف البائعين الجديدة في QuickBooks، مما يضمن تحديث قائمة البائعين الخاصة بك دائمًا.

بشكل عام، يضمن التكامل إمكانية تحميل البيانات المستخرجة بسهولة إلى QuickBooks، مما يقلل الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا.

وقد سمح ذلك لفريق الحسابات الدائنة بمعالجة فواتير أكثر بنسبة 50% في نفس الوقت دون الاستعانة بموارد إضافية.

2. التوسع مع نمو الأعمال

عندما قامت شركة Happy Jewellers بتوسيع أعمالها إلى مواقع جديدة مثل شيكاغو ونيويورك، واجهت التحدي المتمثل في إدارة حجم متزايد من الفواتير من مصادر متعددة. وهذا يعني زيادة التعقيد واحتمال حدوث أخطاء في عملياتهم المحاسبية.

تطلبت الأعمال المتنامية حلاً أكثر مرونة من معالجة الفواتير يدويًا. لذلك، بدلاً من توسيع فريق AP أو توظيف مهندسين لبناء أدوات أتمتة سير العمل الأساسية، لجأوا إلى Nanonets.

النظام لديه سير العمل المبني مسبقًا و نماذج الذكاء الاصطناعى التي يمكن أن تتكيف مع احتياجات العمل المختلفة. بمجرد الإعداد، يمكن للنظام معالجة الفواتير تلقائيًا من مختلف البائعين عبر الفروع المختلفة. علاوة على ذلك، فإنه يتعلم من البيانات التي يعالجها والتدخلات اليدوية - مما يؤدي إلى تحسين دقتها بمرور الوقت وتمكين الشركات من معالجة الفواتير المنظمة وغير المنظمة بسلاسة.

وقد سمح هذا الحل المرن والقابل للتطوير لشركة Happy Jewelers بالتعامل مع تدفق الفواتير من التوسع دون زيادة التكاليف أو الموارد، وبالتالي تعزيز الكفاءة التشغيلية.

3. مدمج في QuickBooks دون الإخلال بسير العمل الحالي

تستخدم شركة Happy Jewellers برنامج QuickBooks للمحاسبة منذ بعض الوقت. لقد أعربوا عن تقديرهم لراحة البرنامج وملاءمته، لكنهم شعروا بالإحباط بسبب عملية إدخال بيانات الفاتورة يدويًا والتي تستغرق وقتًا طويلاً. كان ضمان التكامل السلس مع سير العمل الحالي في QuickBooks أمرًا بالغ الأهمية لأي نظام جديد يفكرون في شرائه.

الشبكات النانوية، مع قدرتها على ذلك التكامل مع QuickBooks، كان مناسبًا تمامًا. يمكن لفريق AP الخاص بـ Happy Jewellers تبسيط عمليتهم لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة. الآن، بغض النظر عن مصدر الفاتورة - سواء كان ذلك عبر البريد الإلكتروني أو Google Drive أو أي مكان آخر - يتم التحقق من صحتها وتصنيفها وجاهزة لـ QuickBooks بسرعة. يمكنهم تحويل البيانات الأولية بسرعة إلى بيانات مرتبة ورقة اكسل والتي يمكن تحميلها على برنامج المحاسبة.

بمجرد ربط الحسابين، يمكن لـ Nanonets إضافة معلومات على مستوى SKU تلقائيًا في QuickBooks في غضون ثوانٍ ومطابقة رموز المورد وGL تلقائيًا. يمكن أن يوفر هذا على فريق AP الاضطرار إلى إدخال المعلومات ومطابقتها يدويًا، مما يقلل الأخطاء ويسرع وقت معالجة الفاتورة.

علاوة على ذلك، فإن أي تغييرات يتم إجراؤها على البيانات المستخرجة في Nanonets في الوقت الفعلي تنعكس في QuickBooks دون أي تدخل يدوي.

كان التكامل سلسًا ولم يغير سير العمل الحالي بشكل ملحوظ. وبدلاً من ذلك، قامت بتعزيز سير العمل من خلال أتمتة الأجزاء التي تستغرق وقتًا طويلاً من العملية.

4. تحسين معنويات الفريق

تلتزم شركة Happy Jewellers بضمان رضا موظفيها. وهم يعتقدون أنه يساهم في تنظيم أكثر قوة، مما يؤدي إلى منتجات أفضل للعملاء وعلاقات أفضل مع البائعين. ومع ذلك، كانت المعالجة اليدوية للفواتير مصدرًا كبيرًا للإحباط بالنسبة للفريق. لقد كانت عملية مرهقة ولم تترك سوى القليل من الوقت لمزيد من المهام الإستراتيجية.

ولفهم الحاجة إلى تحسين معنويات الموظفين وإنتاجيتهم، قاموا بتطبيق شبكات النانو. يعمل الحل المدعوم بالذكاء الاصطناعي على أتمتة الأعمال الكتابية المرتبطة بإدارة الفواتير، مما يحرر الفريق للتركيز على المهام الأكثر تأثيرًا.

لاحظ الفريق على الفور انخفاضًا كبيرًا في عبء العمل. ولم يؤدي ذلك إلى تحسين إنتاجيتهم فحسب، بل عزز أيضًا معنوياتهم. يمكنهم تكريس وقتهم وطاقتهم لمهام أكثر فائدة ومجزية.

أدى تقليل المهام اليدوية وتحسين الكفاءة الذي حققته Nanonets إلى فريق أكثر رضاً وتحفيزًا، مما ساهم في النمو والنجاح الشامل لشركة Happy Jewellers.

5. تعزيز الامتثال والاستعداد للتدقيق

كانت شركة Happy Jewelers تتعامل مع قدر كبير من الوقت الذي تقضيه في ضمان الامتثال والاستعداد للتدقيق. كانت المعالجة اليدوية للفواتير وسجلات الدفع والمستندات المالية الأخرى تستغرق وقتًا طويلاً وكانت عرضة للخطأ البشري. قد يؤدي ذلك إلى تعرض الشركات لعقوبات محتملة أثناء عمليات التدقيق وقد يؤثر سلبًا على سمعتها.

بدافع النانوأصبحت عملية الحفاظ على الامتثال أكثر وضوحًا بشكل ملحوظ. يقوم النظام تلقائيًا بالتحقق من صحة البيانات المستخرجة من الفواتير ومقارنتها بالسياسات الداخلية للشركة واللوائح الخارجية. إذا لم تتطابق قيم الفاتورة مع أمر الشراء أو إذا ظهرت اختلافات أخرى، فسيقوم النظام بوضع علامة على هذه الفواتير للمراجعة اليدوية. ويساعد ذلك في الحفاظ على سجلات مالية دقيقة ويقلل من مخاطر مشكلات الامتثال أو فشل التدقيق.

بالإضافة إلى ذلك، تكامل Nanonets مع QuickBooks سمح لفريق Happy Jewellers بمزامنة سجلات الدفع والمستندات المالية الأخرى مباشرة من النظام إلى برنامج المحاسبة الخاص بهم. أدى هذا إلى إلغاء الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا وتقليل الوقت المستغرق في الدفع والصيانة بشكل كبير.

وقد وفر هذا المستوى المرتفع من الامتثال والاستعداد للتدقيق للفريق ساعات لا تحصى وجلب راحة البال، مع العلم أن وثائقهم المالية كانت دقيقة ويمكن الوصول إليها بسهولة.

تكامل QuickBooks-Nanonets: دليل خطوة بخطوة

هل تريد أن تعرف كيف قامت شركة Happy Jewellers بدمج شبكات Nanonets مع QuickBooks بسلاسة؟ فيما يلي دليل خطوة بخطوة لمساعدتك على البدء:

1. الوصول إلى منصة Nanonets

يمكنك زيارة موقعنا الإلكتروني وإنشاء حساب جديد أو تسجيل الدخول إلى حسابك الحالي. يمكنك إما التسجيل باستخدام حساب Gmail الخاص بك أو إدخال بريدك الإلكتروني يدويًا وإنشاء كلمة مرور.

2. اتصل بـ QuickBooks

على لوحة المعلومات، انتقل إلى عمليات التكامل -> QuickBooks. بنقرة واحدة، يمكنك ربط حساب QuickBooks الخاص بك بـ Nanonets.

3. قم باستيراد بيانات QuickBooks الخاصة بك

بعد الاتصال، يتم استيراد مخطط الحسابات ورموز دفتر الأستاذ العام (GL) من QuickBooks تلقائيًا إلى Nanonets. إذا كنت تستخدم الفئات والمشاريع، فستتم قراءتها وإتاحتها لفواتيرك أيضًا.

4. تحميل أو استيراد الفواتير

حدد نموذج "الفواتير" من "أنواع المستندات"، وقم بتكوين الحقول التي تحتاجها من الفاتورة، والتنسيق. يمكنك بسهولة إضافة الفواتير عن طريق تحميلها يدويًا أو إعداد استيراد تلقائي من بريدك الإلكتروني أو مصادر أخرى مثل Dropbox أو Google Drive أو حتى الماسح الضوئي الخاص بك.

5. استخراج البيانات ومراجعتها

يمكن للشبكات النانوية التقاط 20 معلومة فريدة، بما في ذلك بيانات الجدول، من الفواتير. بمجرد استخراج البيانات، يتم التحقق من دقتها. سيتم إعلامك ويمكنك مراجعة المعلومات وتصحيحها يدويًا في حالة وجود أي أخطاء أو تناقضات.

6. التحقق من البيانات والتحقق من صحتها

تضمن الشبكات النانوية التحقق من صحة البيانات وفقًا للمعايير المحددة. على سبيل المثال، تقوم Nanonets بالتحقق من وجود رمز GL معين في قاعدة البيانات الخاصة بك ويكون صالحًا فقط إذا تم العثور عليه هناك.

7. قم بإعداد سير عمل الموافقة

يمكنك إضافة أي عدد تريده من المراجعين لعملية الموافقة. وضع قواعد لكل مرحلة من مراحل المراجعة. على سبيل المثال، قد ترغب في إجراء مراجعة إذا تجاوز مبلغ الفاتورة 1000 دولار.

8. إجراء المطابقة

يتيح لك نظام Nanonets إجراء مطابقة ثنائية الاتجاه أو ثلاثية الاتجاه أو رمز GL. يمكنك إضافة مستندات للمطابقة (مثل أوامر الشراء) والتحقق مما إذا كانت القيم المحددة، مثل الإجمالي الكلي المطابق لرقم أمر شراء معين، تتطابق مع القيمة الموجودة في قاعدة البيانات.

9. تصدير إلى QuickBooks

انتقل إلى شاشة تفاصيل الفاتورة. يمكنك تنزيل البيانات بتنسيقات مختلفة، بما في ذلك CSV وXLSX، أو تصديرها إلى برنامج CRM أو AP Automation مثل QuickBooks.

10. المراقبة والتحسين

وأخيرًا، يمكنك مراقبة أداء سير العمل بمرور الوقت وإجراء التعديلات اللازمة. توفر Nanonets تحليلات شاملة على لوحة المعلومات، مما يتيح لك تتبع الدقة ووقت المعالجة والمقاييس الحيوية الأخرى. سيساعدك هذا على تحديد أي مجالات قد تتطلب مزيدًا من التحسين.

الأفكار النهائية

إن تبني الأتمتة في إدارة الفواتير، كما فعلت شركة Happy Jewellers مع Nanonets، يمكن أن يعزز عمليات عملك بشكل كبير. فهو لا يقلل فقط من الوقت والجهد المبذول في المهام العادية ولكنه يضمن أيضًا مستوى عالٍ من الدقة والامتثال والاستعداد للتدقيق. يعمل التكامل السلس مع QuickBooks على تبسيط العملية، مما يجعل إدارتك المالية أكثر كفاءة وموثوقية.

تذكر أن مفتاح التحول الرقمي الناجح يكمن في اختيار الأدوات المناسبة وتنفيذها بفعالية في سير عملك. ومن خلال القيام بذلك، يمكنك تحرير وقت فريقك، وتعزيز معنوياتهم، والمساهمة في النهاية في النمو والنجاح الشامل لشركتك.

• محتوى مدعوم من تحسين محركات البحث وتوزيع العلاقات العامة. تضخيم اليوم.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. تمكين نفسك. الوصول هنا.
• أفلاطونايستريم. ذكاء Web3. تضخيم المعرفة. الوصول هنا.
• أفلاطون السيارات / المركبات الكهربائية ، كربون، كلينتك ، الطاقة، بيئة، شمسي، إدارة المخلفات. الوصول هنا.
• أفلاطون هيلث. التكنولوجيا الحيوية وذكاء التجارب السريرية. الوصول هنا.
• تشارت بريم. ارفع مستوى لعبة التداول الخاصة بك مع ChartPrime. الوصول هنا.
• BlockOffsets. تحديث ملكية الأوفست البيئية. الوصول هنا.
• المصدر https://nanonets.com/blog/quickbooks-invoice-automation/