想像一下，發現管理業務費用時的一個簡單疏忽導致一小筆財富不知不覺地花在了可避免的成本上。
這不僅僅是一個假設場景；而是一個假設場景。對於那些忽視精心設計的費用政策的策略重要性的組織來說，這是一個現實。
在本文中，我們將提供一個費用政策模板，旨在作為為您的企業制定自己的費用政策的參考。
該框架旨在賦予員工權力並保障組織的財務健康。
我們將深入探討費用政策的本質，推出多功能模板，並提供有關其實際應用和自動化的指導。
回顧：費用政策
費用政策是一組規定員工的規則
- 他們如何將公司資金花在開支上。
- 他們如何報銷費用。
- 不遵守規定時會發生什麼情況。
費用政策的主要目標有兩個。
首先，該政策在管理公司財務和確保員工了解代表組織產生費用時的預期方面發揮著至關重要的作用。
其次，它有助於公司遵守金融法律法規，避免法律問題和罰款。這種雙重目的使費用政策成為員工和公司財務健康的重要工具。
實施明確的費用政策可以帶來幾個主要好處：
- 防止詐欺： 透過制定嚴格的支出準則，可以減少不誠實索賠的機會。
- 確保公平： 每個人都知道什麼是允許的，什麼是不允許的，從而使費用報銷更加直接和公平。
- 控制預算： 幫助控制支出，確保支出符合公司的預算限制。
費用政策模板
建立有效的費用政策文件對於維持財務控制、確保合規性並為員工提供清晰的資訊至關重要。
以下是費用政策範本文檔，可指導您制定自己的費用政策：
文字格式：
您也可以將範本的副本儲存為 Google 文件：
Nanonets_費用_政策_模板
費用政策範本（預覽版）
[公司名] 費用政策文件
[公司名]
[日期]
版本號
本文件可能會發生變化，並可能定期更新，以反映[公司名稱]及其員工不斷變化的需求。
本費用政策文件旨在指導[公司名稱]的員工就發生和報告工作相關費用做出明智且負責任的決定。我們的目標是確保所有支出都是必要的、合理的，並且符合我們公司的目標和價值觀。透過遵守這項政策，我們提高了財務實踐的透明度、問責制和效率。
支出
為了促進準確、一致地處理費用，明確定義[公司名稱]內可報銷費用的組成至關重要。以下是被視為可報銷的費用類別，以及每個類別的範例，以消除任何歧義：
- 旅行：與商務旅行相關的費用，包括機票、地面交通和住宿。例如，商務會議的來回機票或客戶會議的火車票。
- 住宿：商務旅行期間飯店住宿或其他住宿安排所產生的費用。一個例子是在飯店住兩晚參加商務研討會。
- 餐：商務旅行或客戶會議期間的合理膳食費用。這包括早餐、午餐和晚餐，例如與潛在客戶的晚餐會面。
- 客戶娛樂：招待客戶的費用，例如餐費或活動門票，前提是它們與業務發展或保留直接相關。一個例子是在體育賽事中接待客戶討論未來的商業機會。
- 辦公用品：辦公室日常運作所需物品的費用，包括文具、列印材料和小型辦公設備。例如，購買辦公用的筆、紙、墨水匣。
- 專業技術：與支援工作效率的技術相關的費用，包括軟體訂閱和緊急硬體購買。例如，訂閱專案管理工具或因意外故障而購買新鍵盤。
非費用
同樣重要的是指定[公司名稱]不會報銷的費用。這些包括但不限於：
- 與商業活動無關的個人開支。
- 罰款或處罰，例如交通違規或滯納金。
- 未經事先批准，超出特定類別預定限額的費用。
消費限額
我們為各類可報銷費用制定了明確的支出限額。這些限制旨在指導員工做出符合公司預算考量和財務目標的明智支出決策。此外，還包括特定部門的豁免，以滿足公司內不同領域的獨特需求和支出模式。
一般支出限額
下表列出了各類費用的最高允許支出限額，旨在確保所有支出都是必要且合理的：
| 費用類別 | 最高限額 | 筆記 |
|---|---|---|
| 旅行（機票） | $500 | 國內航班經濟艙 |
| 旅行（住宿） | 每晚$ 150 | 標準房費 |
| 餐 | 每餐 25 美元 | 不包括酒精飲料 |
| 客戶娛樂 | $100 | 每人，需事先獲得批准（例外情況） |
| 辦公用品 | 每筆訂單$ 50 | 僅必需品 |
| 專業技術 | $300 | 超出此限制的物品需要預先批准 |
部門特定支出限額
為了滿足[公司名稱]內不同部門的特殊需求，我們也制定了部門特定的支出限額，如下：
- 銷售部門:
- 客戶招待：限額提高至每人 150 美元，以適應潛在的高價值客戶會議。
- 旅行：經事先批准，國際旅行機票價格可享受高達 700 美元的額外靈活性。
- IT部門:
- 技術：將限額提高至 500 美元，以支援購買部門營運所需的專用軟體或硬體。
任何預計超出這些限制的費用都必須提交預先批准，以確保符合預算限制和營運目標。
審批程序
[公司名稱]費用管理流程的效率和責任至關重要。為了確保這一點，制定了以下詳細的程序和文件要求，指導員工完成費用審批和報銷流程。
旅遊住宿
- 行前批准:
- 規劃商務旅行的員工必須透過我們指定的線上入口網站提交行程和預估預算以供批准。
- 該提交應在計劃出發日期前至少兩週進行，以便有足夠的時間進行審查和批准。
- 旅行後的文件:
- 返回後，員工必須在一周內提交與旅行和住宿費用相關的所有收據。
- 這包括航班、飯店和其他與旅行相關的費用，這些費用必須上傳到我們的數位費用管理平台。
業務費用
- 對於客戶會議、購買辦公用品或任何其他業務相關需求期間產生的費用，員工必須提供收據和業務目的的簡要說明。
- 這些提交應在發生費用後三天內透過我們的費用報告工具提交。
費用大
- 大額費用是指任何單項費用超過 2500 美元或一個月內一系列相關費用總計超過 2500 美元。
- 詳細的建議，包括理由、預期收益和總成本，必須在支出之前提交給更高級別的管理層並獲得批准。
文件和收據
為了促進有效的費用處理，透過入口網站提出報銷請求時需要提交以下文件：
- 所有支出的收據，證明付款的證明。
- 簡要描述每項費用的業務目的，提高透明度和合理性。
- 對於與旅行相關的費用，需要提供完整的行程和支出證明才能完成提交。
時間線
- 旅行相關費用的費用報告必須在旅行後一週內提交。
- 其他業務費用的報告應在費用發生後三天內提交。
- 所提交費用的批准或回饋將在三個工作天內提供，確保及時報銷並為員工提供明確的資訊。
數位提交和處理
[公司名稱] 使用數位費用管理平台 [連結] 進行所有費用提交和批准。
本節提供有關如何有效存取和使用入口網站的逐步說明。
- 登錄網址：使用任何網頁瀏覽器導航至[入口網站連結]。該連結也可以在公司內部網路的「員工資源」部分下找到。
- 用戶名和密碼：您的登入憑證是您的公司電子郵件地址和最初由 IT 部門提供的密碼。如果您是首次登錄，系統會提示您變更密碼。
- 兩要素身份驗證（2FA）：為了提高安全性，入口網站需要雙重認證。您將透過簡訊或電子郵件收到代碼，您必須在登入畫面上輸入該代碼。
登入後，您將看到以下主要部分：
- 我的帳戶：查看您最近提交的費用及其狀態（待處理、批准或拒絕）。
- 提交新費用：輸入新的費用報銷，包括上傳收據和新增費用詳細資料。
- 銷售報告：產生您在選定時間內提交的費用的報告。
- 設定：更新您的個人資訊、更改您的密碼以及配置您的 2FA 設定。
提交新費用：
- 前往“提交新費用”：從儀表板上按一下此選項。
- 費用明細：填寫費用表，其中包含日期、類別（例如旅遊、餐飲）、金額和簡要說明等詳細資訊。
- 上傳收據：點選「上傳」按鈕附上收據的數位副本。該入口網站接受 JPG、PNG 和 PDF 檔案。
- 提請批准：檢查您輸入的準確性，然後按一下「提交」。您將收到一封確認您提交的電子郵件。
為了檢查狀態和報告，
- 若要檢查您提交的費用的狀態，請造訪「儀表板」。每個條目都會顯示其目前狀態。
- 有關費用的詳細報告，請前往「報告」部分，並根據日期範圍、類別或狀態自訂報告條件。
如果您遇到任何問題或對使用入口網站有疑問：
- 常見問題和使用者指南：查閱入口網站「說明」部分中提供的全面常見問題和使用者指南。
- 聯絡 IT 幫助台： 如需技術支持，包括登入問題或上傳文件問題，請透過 ithelp@[companyname].com 或 (123) 456-7892 聯絡 IT 幫助台。
特別注意事項
在遵守政策面臨挑戰的情況下，鼓勵員工與其直接主管或財務團隊積極溝通。這種方法旨在尋求指導或討論潛在的例外情況，確保在不損害政策完整性的情況下滿足營運需求。
最佳實踐、資源和合作夥伴關係
為了支持[公司名稱]的員工有效管理費用並透過策略合作夥伴關係充分利用潛在的節省，本節提供了寶貴的資源、最佳實踐以及有關有益合作夥伴關係的詳細資訊。
最佳實踐和技巧
- 提前預定：儘早規劃和預訂旅行和住宿可以顯著降低成本。目標是至少提前三週預訂。
- 使用首選供應商：只要有可能，請利用首選供應商提供旅行、住宿、辦公用品和技術。這些供應商的價值和服務品質都經過了審查。
- 數字收據：保留所有收據的數位副本。大多數供應商提供電子收據，更容易管理並與費用報告一起提交。
- 費用報告及時性：及時提交費用報告，以確保快速處理和報銷。延遲提交可能會導致報銷延遲並使預算追蹤複雜化。
資源
- 數位化費用管理平台：[公司名稱] 提供一個用於追蹤和提交費用的線上平台，可透過公司內部網路存取。關於使用該平台的培訓課程每季舉辦一次。
- 財政部 Slack 頻道：對於費用政策有疑問或需要澄清，員工可以聯繫財務部 Slack 頻道，該頻道可在工作時間透過 #expense-queries 聯繫。
戰略合作夥伴
[公司名稱] 與多家外部供應商建立了合作夥伴關係，為員工提供折扣和特殊條款，提高業務相關支出的價值和效率。
- 旅遊夥伴：透過 TravelCo，員工可以享受航班和飯店預訂折扣。透過 TravelCo 平台或應用程式預訂時，請使用公司代碼 [TC123]。 [關聯]
- 科技用品：TechSolutions 向[公司名稱] 員工提供電腦配件和軟體特價。使用公司帳戶透過我們內部網路上提供的連結存取此資訊。 [關聯]
- 辦公用品折扣：OfficeMax 與我們合作提供辦公用品折扣。可以直接透過我們的採購系統下訂單，並自動套用折扣。 [關聯]
要利用這些合作夥伴關係，員工應參考公司內部網路上提供的具體程式碼和連結。對於首次訪問或遇到困難，採購團隊可以提供協助並確保員工可以充分利用這些優惠。
不合規政策
確保遵守[公司名稱]的費用政策對於維護組織內的財務誠信和責任至關重要。本節概述了不遵守費用政策的後果以及審查和質疑不合規問題的流程。
不遵守費用政策可能會導致一系列行動，具體取決於違規的性質和頻率：
- 初犯：首次未能遵守費用政策的員工將收到書面警告，並可能被要求參加費用政策合規培訓課程。
- 屢次犯罪：持續違規將導致更嚴厲的處分，包括拒絕報銷違規費用、與部門負責人進行正式審查以及可能的紀律處分，直至解僱。
- 嚴重違規：欺詐或故意誤導的費用申報將立即受到紀律處分，其中可能包括終止僱傭關係和法律訴訟。
審查和爭議過程記錄如下——
- 初步審查：如果員工的費用報告標示為不合規，員工將收到詳細說明特定問題的通知。員工將有機會提供額外的文件或說明來解決問題。
- 正式上訴：如果員工不同意初步審查後所做的決定，他們有權對該決定提出正式上訴。上訴必須在初步決定後 10 個工作天內以書面形式提交給財務部。
- 上訴審查委員會：由財務、人力資源和員工部門的代表組成的申訴審查委員會將審查申訴。該委員會將考慮所有提交的文件和論點以做出最終決定。
- 最終決定：委員會的決定是最終決定，並將在提交上訴後 10 個工作天內通知員工。該決定將概述要採取的任何行動或確認問題的解決方案。
[公司名稱] 的不合規政策旨在促進對費用政策的理解和遵守，同時提供公平的處理和解決問題的流程。這種方法確保員工意識到合規的重要性以及不遵守既定準則的後果，從而維護組織的財務健康和道德標準。
聯絡方式和支持
為了確保[公司名稱]的所有員工都能獲得有關費用政策的指導和支持，本部分提供了負責監督和協助費用相關查詢和流程的個人和部門的詳細聯絡資訊。
- 費用政策查詢和澄清：有關費用政策指南、允許費用或報銷流程的問題。
- 聯絡人：Jane Doe，費用政策經理
- 電子郵件：jane.doe@[公司名稱].com
- 電話：(123) 456-7890
- 培訓與合規：詢問有關費用政策培訓課程、合規問題或報告與費用報銷相關的問題。
- 聯絡人：John Smith，人力資源合規官
- 電子郵件：john.smith@[companyname].com
- 電話：(123) 456-7891
- 數位費用管理平台協助：尋求線上費用提交平台的技術支持，包括登入問題、提交錯誤或如何上傳文件。
- 聯絡方式：IT 幫助台
- 電子郵件：ithelp@[公司名稱].com
- 電話：(123) 456-7892
- 供應商合作夥伴和折扣：取得首選供應商折扣、透過公司帳戶訂購或查詢經批准供應商的協助。
- 聯絡人：Lisa Green，採購專家
- 電子郵件：lisa.green@[公司名稱].com
- 電話：(123) 456-7893
- 一般諮詢：對於上面未具體列出的任何其他問題或協助，員工可以聯絡一般支援熱線或電子郵件，查詢將直接發送給相應的部門或個人。
- 一般支援電子郵件：support@[companyname].com
- 一般支援電話：(123) 456-7894
本費用政策文件是為[公司名稱]設計的，作為管理工作相關費用的綜合指南，其方式符合我們組織的誠信、責任和財務責任價值觀。
我們鼓勵所有員工熟悉本政策，利用所提供的資源和聯繫，並致力於維護最高標準的財務管理。
我們將定期審查和更新本政策，以反映我們的業務環境、監管要求或公司需求的變化。
如果您有任何問題或需要進一步說明，請隨時聯絡上一節中列出的相應聯絡人。
您對本政策的理解、合作和積極參與對於維護[公司名稱]的聲譽和成功至關重要。
感謝您致力於維護這些標準並為我們公司的卓越和誠信文化做出貢獻。
文件結束
如何為您的企業實施費用政策範本？
在根據業務需求制定費用政策後，下一步就是將其實施到企業的日常營運中。
我們現在將探索如何透過簡單的手動工作流程有效管理費用，包括從共享政策到更新程序的步驟。
接下來，我們還將了解 Nanonets 等費用管理軟體如何透過自動化費用管理進一步簡化流程，提供線上提交、收據掃描和直接批准等功能。
手動工作流程：簡單實用的步驟
- 分享政策： 將費用政策透過電子郵件發送給每個人，並將其發佈在公司內部網路上。確保新員工也能得到它。
- 訓練大家： 召開會議解釋政策。為經理們舉辦一場關於如何監督團隊開支的特別會議。
- 提交費用： 每當發生業務費用時，員工都會填寫標準費用表。它們應該包括費用的用途、費用以及發生的日期。
- 費用分類： 輸入詳細資料後，財務人員會將每項費用分類為旅遊或餐飲等類別。這有助於讓事情井井有條，並使報告變得更容易。
- 附上收據： 員工需要隨表格提供收據。如果收據是紙質的，應拍照或掃描。
- 輸入數據： 財務人員將所附收據的詳細資料輸入公司的費用追蹤系統。這可確保所有費用準確並記錄在一個地方。
- 審核及批准： 費用要經過審核流程，通常首先由員工的經理進行，然後由財務部門進行，以確保它們遵循政策。
- 發出報銷： 一旦獲得批准，財務部門將安排在下次薪資單上或根據公司的報銷時間表報銷費用。
- 檢查與審核： 財務團隊定期根據保單檢查費用報告，以發現任何問題或詐欺行為。
- 更新及回饋： 收集員工對費用流程的回饋，並根據需要更新政策或程序，以保持事情順利進行。
使用費用管理軟體的自動化工作流程
Nanonets 等自動化費用管理軟體以簡化的工作流程實施費用政策。
讓我們看看如何。
- 開始： 註冊 app.nanonets.com.
- 建立： 在您的 NanoNets 帳戶中配置您的費用政策。新增驗證檢查和批准路由。
- 在線提交： 員工只需上傳收據的掃描件或數位副本，即可立即在 NanoNet 中記錄他們的開支！
- 數據提取： NanoNets 會自動從提交的收據中提取數據，例如日期、金額和商家，從而無需手動輸入數據，並確保您的費用數據始終準確。
- 自動排序： 然後，NanoNets 根據您保單的背景和分類框架（例如旅遊或餐飲）將每項費用分類到正確的類別中。
- 政策檢查： 在分類時，NanoNets 會根據您的保單規則檢查每項費用。它會自動標記任何不適合審核的內容。
- 直接批准： 系統根據您設定的規則（例如費用金額或部門）將每項費用發送給正確的經理進行批准。這加快了審批流程。
- 快速報銷： 一旦獲得批准，費用將自動排隊報銷。 NanoNets 可以連結到您的會計軟體，無需額外的步驟即可實現這一點。
- 見解和報告： NanoNets 提供有關支出模式和政策合規性的報告和分析，讓您清楚地了解資金的去向。
為了進一步閱讀，這裡列出了市場上最好的費用管理軟體，可以幫助您輕鬆實施費用政策。
15 年 2024 個最佳支出管理軟體解決方案
探索 2024 年支出管理軟體的世界。發現最佳解決方案並了解如何為您的業務選擇合適的解決方案。
