继续我们的 AAAS 小组回顾，CCC 主持了一个名为“在混合世界中维持计算研究社区”。 小组成员是 Brent Hecht (Microsoft)、Richard Ladner（华盛顿大学）和 Cristina Videira Lopes（加州大学欧文分校），小组由 Sujata Banerjee (VMware) 主持。
在 2023 年 AAAS 混合会议期间，虚拟功能存在许多问题，最终导致组织者在第二天早上宣布决定转为仅面对面的会议。 这是一个令人失望的技术失败，但它突出了混合会议带来的困难，这些小组成员对此进行了详细讨论。
Banerjee 博士通过解决举行混合会议的独特困难来拉开小组讨论的序幕。 Banerjee 博士说，我们擅长举行面对面的会议，这样做已有数千年的历史，我们甚至非常擅长举办虚拟会议，但我们很难在混合会议中将这两种方法结合起来。 她还提到了 CCC 元混合视觉研讨会，这是一个关于混合会议主题的混合研讨会，她和其他小组成员于 2021 年参加了该研讨会。Banerjee 博士说，小组成员旨在解决的三个关键主题是可访问性、可持续性影响和混合会议设计基于强大而有效的数据。
Richard Ladner 博士首先谈到了混合会议的可访问性考虑因素。 Ladner 说，无障碍设计的目标是让残疾人尽可能公平地参加会议和研讨会。 混合会议可以以不同的方式增加和减少可访问性。 不必旅行或透露自己的残疾可以让更多的残疾人参与，例如那些可能免疫功能低下或旅行有很大困难的人。 Ladner 说，混合会议也会降低可访问性。 远程与会者与人见面的机会可能更少，而远程与会者的参与度通常要低得多，远程与会者的注意力通常分散在会议和家里或办公室发生的事情上。
Ladner 博士还谈到了大多数会议所必需的无障碍住宿类型，无论是混合会议还是其他会议。 Ladner 表示，19.4% 的本科生和 11% 的研究生有无障碍需求。 教师人数未知，但由于这一人口正在老龄化，随着年龄的增长，他们更有可能需要住宿。 Ladner 博士以 AAAS 会议为例，讨论了该活动提供的无障碍设施以及缺失的设施。 活动中有几位手语翻译，AAAS 应用程序具有“跳入”功能，允许与会者会面并与活动的其他虚拟与会者进行快速聊天。 拉德纳博士指出，会场的门无法自动打开，而且非常重，这意味着坐在轮椅上或有其他身体残疾的与会者需要帮助才能从一个房间移动到另一个房间。 也没有通往舞台的斜坡，如果其中一位小组成员坐在轮椅上，这将被证明是有问题的。
Ladner 博士在结束演讲时说，我们对可访问性的态度非常重要。 并非在所有情况下都能实现无障碍，因为有如此广泛的残疾需要非常不同的适应。 美国残疾人法案 (ADA) 和其他法律要求会议和场地符合一些必要便利条件的清单，但仅仅遵守是不够的。 在提供残障人士住宿方面，我们需要努力超越，以确保在每次会议上满足所有残障人士的需求。
Cristina Videira Lopes 博士随后将我们的注意力转向了混合会议对可持续性的影响。 她以数百年前举行的会议为例，与会者乘坐马车出行，入住朋友家或小旅馆，消耗的资源非常少。 Lopes 博士随后将这个例子与当今大型会议的现实进行了对比，在这些会议中，成千上万的与会者乘飞机和驾车前往巨大的会议中心并入住酒店。 “我们已经习惯了污染非常便宜的想法”，洛佩斯博士说。 在大流行期间，旅行的人少得多，我们看到旅行造成的排放量大幅减少，但虚拟活动并没有解决所有问题。 Lopes 博士讨论了现场活动所产生的虚拟活动所缺少的“能量”。 推进科学研究需要社交方面，研究人员可以在其中相互交流想法，并在演讲后进行长时间的对话。 虚拟会议不允许这些社交互动自然发生，而在线发生的社交互动很少与面对面的社交互动具有相似的口径。
Lopes 博士随后转向混合会议的问题。 她说，同时召开虚拟会议和面对面会议并期望两者的参与者交流是不现实的。 混合会议还导致会议组织者的工作量翻倍，成本飙升，因为每个房间都需要物理场地和 AV 设备。 相反，洛佩斯博士争辩说，我们不应该像今天这样举行大型混合会议。 相反，她主张采用几种替代方法。
- 首先，Lopes 博士说，会议可以举办许多大型在线活动和一些较小的面对面活动，或者举办许多小型在线活动和一些大型实体活动。 通过这种方式，现场和在线与会者都被优先考虑，但这些活动预计不会同时运行和互动，这使组织者的计划变得复杂，并使现场和虚拟与会者的整体活动恶化。
- 其次，对于每年举行的会议，例如 AAAS，会议可以每年从实体会议切换到下一年的虚拟会议。
- 另一种解决方案是举办一场虚拟直播的实体会议，但虚拟与会者无法与面对面的与会者互动。 该解决方案允许虚拟参与者仍然收听和参加会议，但不会因尝试实施混合功能而使整个会议变得更糟。
- 最后，Lopes 博士建议虚拟会议和实体会议可以同时举行，议程相同，但不会相互影响。
Lopes 表示，这些解决方案中的任何一种都将改善与会者、演讲者和组织者的会议体验，而不会取消实体或虚拟会议。
Hecht 博士随后将会议设计问题作为一个研究问题来解决。 首先，赫克特提出了会议目标，包括新的和有影响力的合作、初级学者的职业成功以及对会议的总体看法等等。 Hecht 还提出了设计实验来测试哪些会议设计最能实现上述目标。
根据关于混合和远程工作的文献，混合工作是大多数人的最佳方式。 Hecht 表示，这同样适用于混合会议。 混合工作和会议产生的一个问题是，有些人比其他人更有可能尝试亲自参加。 例如，初级研究人员往往会参加很多会议，而且通常是亲自参加。 这是因为初级研究人员可以从与其他初级研究人员的社交和建立联系中获益良多，通常更重要的是，与高级研究人员建立联系。 这里的问题是高级研究人员不太可能亲自参加会议，因为他们的收获较少。 这意味着初级研究人员很少有有影响力的人可以与之建立联系，这些人可能能够进一步发展他们的职业生涯，这可能是有害的。
Hecht 博士最后指出，面对面的活动可能有不可替代的因素。 如果是这种情况，碳影响将永久显着，但停止会议旅行并不是我们解决这个问题的最有效方法。 相反，我们应该像对待危机一样对待气候危机，并将更多的研究工作转向解决它（和其他主要问题），而不是应对较小的研究挑战。
小组报告结束后，讨论开始进行问答。 小组主持人 Banerjee 博士通过提出以下问题拉开了讨论的序幕：
- Banerjee 博士：我们什么时候应该旅行，什么时候不应该？ 需要权衡取舍，例如可访问性、可持续性和成本，那么我们如何在考虑所有因素的同时合理化我们的决策？
赫克特博士回应说，需要更多有关此事的数据，尤其是告知公众，以便做出明智的决定。 Lopes 博士表示同意，但也指出了基于经验的知识在做出此类决策时的重要性。 她还提到，有些会议可能不值得亲自开会，例如短于一个完整工作日的会议。 对于较小的赠款项目，Lopes 建议改用虚拟会议。 Ladner 博士补充说，混合会议增加了参与者的多样性和公平性。 对于那些没有资金参加会议的人来说，混合会议可以让他们参加，否则他们将无法参加实体会议。
在问答环节向观众开放后，CCC 主席兼里海大学教授 Dan Lopresti 提出了第一个问题。
- Lopresti 博士：我很乐意看到混合会议取得成功，因为重要的是要有足够多的人尝试完善设计。 然而，我担心研究界的下一代领导层。 混合会议如何影响他们建立联系并与当前领导角色的人进行有意义的对话的能力？
Lopes 博士回答说我们必须有意识地设计在线指导计划。 在 COVID-19 大流行期间为初级和高级研究人员配对而开发的项目是有益的，尽管他们缺乏在晚餐时进行非正式对话的能力，这对年轻研究人员来说是极其有益的。 Hecht 博士说他和 Lopresti 博士有同样的担忧，即年轻的研究人员可能已经对通过虚拟和混合会议的领导角色不再抱有幻想，但 Hecht 说，在他参加的几次会议上，年轻的研究人员似乎仍然非常“热衷”于保持混合会议。
明尼苏达大学和 CCC 的 Maria Gini 博士接下来询问了关于改变会议模式的问题。
- Gini 博士：年轻和初级研究人员参加会议以建立他们的网络非常重要。 如果我们改变规则，只有初级研究人员和学生可以亲自参加研究会议，而其他人都必须在线参加，会怎样？
Hecht 博士回应说，虽然他理解希望优化参加人员并确保初级研究人员有机会这样做的愿望，但他认为初级和高级研究人员之间互动的好处超过了初级研究人员仅仅互动的好处彼此。 Hecht 补充说，一个好的会议将允许大量的这两种互动发生。
美国科学促进会首席信息官 Jay Brodsky 问了下一个问题。
- Brodsky 先生：我不会在今年的会议上对虚拟程序发表评论。 在我曾经工作过的另一家公司，我们会举行更大规模的混合和虚拟会议，大约有 20,000 名与会者。 在 2020 年的一次特定混合活动中，当我们对与会者进行调查时，现场与会者（平均而言）回答说他们认为虚拟与会者的体验更好，而虚拟与会者则回应说他们认为面对面与会者有更好的体验经验。 我们如何让混合会议的所有与会者都觉得他们拥有最好的体验？
Lopes 博士首先回应说，虚拟和现场与会者在参加混合活动时会经历两种几乎完全不同的会议，因此很难比较他们的经历。 此外，人们倾向于认为另一边的草更绿，所以一个群体可能认为另一方拥有更好的体验是一个普遍的问题，但如果两个群体都玩得很开心，那么她会认为这是成功。 Ladner 博士表示同意，并表示在混合活动之后对与会者进行调查正是我们应该做的，他希望在今年的 AAAS 会议之后进行调查。 对于远程参与者来说，这项技术显然无法胜任今年的任务。 拉德纳说，他在最近一次远程会议上的经历是一场灾难，因为一些演示者的互联网带宽不够高，因此被赶出会议，这引发了公平问题。 会议本身的 wifi 信号也很不稳定。 Hecht 博士表示，这种讨论经常涉及远程和混合工作。 远程工作者通常将他们的经历视为二等。 股权问题也可能比我们想象的更复杂，赫克特继续说道。 有时，那些最有钱的人拥有二等体验，例如首席执行官在其他人都在办公室时从他们的滑雪小屋开会。 在这种情况下，这是公平的结果。
Banerjee 博士以一个结束性问题结束了问答。
- Banerjee 博士：你们每个人会建议改善我们的混合体验的一件事是什么？
拉德纳博士回应说，我们需要收集更多数据。 调查是做到这一点的好方法，在调查中提出正确的问题可以让我们找出公平和经验方面的差距。 超过 250 家公司提供虚拟和混合会议功能，这些公司之间没有标准化的做法。 Ladner 建议创建一个中央指南，为公司提供混合活动的最佳实践建议。 Lopes 博士建议根本不要举行混合会议，并建议大多数年度会议分成 50-50 人，一年举行实体会议，下一年举行虚拟会议，以确保每年举行有意义的会议，同时牢记公平措施。 Hecht 博士同意 Ladner 博士在混合会议后收集更多数据和增加调查的观点，并主张降低参加实体会议的成本，例如在大学举行更多会议，以尽量减少昂贵的会议门票带来的不公平。 Banerjee 博士重申，从组织者和与会者的角度来看，很难知道什么是最佳选择。 她表示，重要的是要考虑与会者是谁以及他们的需求，以创建尽可能公平和可访问的会议。
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