对于许多组织来说，管理费用往往是一项艰巨的任务。传统的费用管理系统往往充满挑战：手动数据输入耗时且容易出错；欺诈性索赔可能会被漏掉；确保遵守公司政策和税法就像在雷区中航行一样。这些低效率不仅耗尽了宝贵的资源，而且还转移了人们对核心业务活动的注意力，从而抑制了增长和创新。
如今，人工智能 (AI) 已成为费用管理领域的变革力量。人工智能技术为这些古老的问题提供了有希望的解决方案，使日常任务自动化，提高准确性并简化流程。
人工智能在费用管理中的用例
人工智能 (AI) 的核心是在机器中模拟人类智能，这些机器被编程为像人类一样思考并模仿他们的行为。以下人工智能解决方案与费用管理相关 -
自动化费用管理工作流程
1. 收据和发票处理：人工智能算法可以自动从收据和发票中提取数据，减少手动数据输入。此功能简化了费用报告和报销流程，最大限度地减少错误和欺诈。
2. 费用分类和总账编码：人工智能通过自动对费用进行分类并将其分配到正确的总账 (GL) 代码来提高效率。它减少了手动工作量，提高了准确性，并确保了财务报告的一致性。
3. 自动化审批工作流程：人工智能可以通过自动对费用进行分类并通过适当的审批工作流程来执行公司政策。这可确保更快地审查和批准费用，并始终遵守政策。
4. 与金融系统集成：人工智能可以将费用管理系统与其他财务软件无缝集成，例如会计系统或 ERP 解决方案。这种集成有助于实时财务分析并有助于维护准确的财务记录。
5. 欺诈检测和预防： 通过分析费用报告中的模式和异常，人工智能可以识别潜在的欺诈或政策违规行为。这种主动的方法可以帮助组织降低风险并更有效地执行合规性。
利用生成式人工智能
6. 费用查询聊天机器人： 人工智能驱动的聊天机器人可以为员工提供有关费用政策、提交流程或报销状态问题的即时帮助。这改善了用户体验并减少了财务团队的工作量。
7.开箱即用的分类： 利用 GenAI 自动将金融交易分类为预定义的类别，无需大量培训、定制或手动干预。这种方法提供了一种快速、准确且可扩展的解决方案来对费用进行分类。
实施人工智能进行费用管理
现在我们已经了解了可以使用人工智能解决的用例，让我们探索如何为您的业务实施它们。
自动化费用管理工作流程
这可以通过使用正确的费用管理软件来端到端管理您的费用来完成。
评估您组织的具体需求，考虑规模、费用量和所需的特定功能（例如 OCR、审批设置、移动可访问性、与会计软件集成等）等因素。
然后研究不同的费用管理软件选项，比较功能、用户评论、定价以及与现有系统集成的难易程度。
我们列出了当今市场上最好的费用管理软件。单击下面的链接阅读它。
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下一步是在费用管理软件中设置工作流程。
在此之前，让我们快速回顾一下没有人工智能和自动化的手动工作流程是什么样子的。
1. 费用发生： 员工会增加开支——差旅费、餐费等等。他们像对待珍贵的文物一样紧紧抓住收据，让我们面对现实吧，这些收据往往在洗完衣服后就被洗掉了。
2. 手动数据输入： 员工手动记录费用。想想电子表格、皱巴巴的收据和偶尔出现的咖啡渍。这是一个艰苦的过程，充满了人为错误，效率就像单腿赛跑一样。
3. 费用报告生成： 尝试将这些电子表格编译成类似于费用报告的过程。
4、审批繁琐： 然后，管理者们就会走上舞台，与政策的合规性和合理性进行斗争。这个过程通常比乒乓球比赛涉及更多的来回。
5. 报销慢： 一旦获得批准，员工就进入报销等待阶段。这是一个时间停滞不前、士气经常受到打击的困境。
6. ERP/会计软件中的数据录入： 数据录入——财务团队存在的祸根再次出现。通过正确的分类和编码将数据手动输入会计系统就像看着油漆变干一样令人兴奋。
7. 见解？更像是事后诸葛亮： 定期生成报告，提供的见解通常像昨天的报纸一样及时。
自动化和人工智能改变了这种黯淡的景象。
现代费用管理软件，例如 纳米网 利用这些技术进步来实现无缝、高效且无差错的费用管理。
现在让我们看看 Nanonets 的自动化费用管理工作流程是什么样的。
1. 费用发生： 同样的旧费用，但这就是奇迹发生的地方。得益于移动技术的奇迹以及从应用程序和数据库导入收据的无缝集成，收据的捕获速度比高速子弹还要快。
2.自动魔术录音： 光学字符识别 (OCR) 技术介入，将结构化数据从收据提取为数字数据，速度比您所说的“费用”还要快。
3. 费用分类和总账编码： Nanonets 可以根据您的具体需求灵活地定制规则和类别。您可以开启 智能费用分类，根据您的业务需求自定义费用类别和子类别，Nanonets 会自动将费用分配到适当的类别、子类别，并检测异常情况以供进一步审查。更重要的是，此功能开箱即用，无需任何训练数据！
GL 代码分配可以通过以下方式有效执行：
- 对过去数据的训练： 借助 Nanonets，您可以训练机器学习模型来识别和分类金融交易。这涉及上传带有历史正确总帐代码标记的历史财务文件和交易。该模型从这些示例中学习，以准确预测新交易的总帐代码。
- 开箱即用的新一代人工智能： 通过使用 Nanonets GenAI，我们的软件可以模仿人类理解的方式解释财务文档上的文本。这使得它能够提取相关信息、上下文和语义，以便应用复杂的推理来准确分配 GL 代码，即使在交易细节不明确或稀疏的情况下也是如此。
4.实时报告： 只需点击一个按钮即可生成报告 - 这就像拥有您自己的私人助理，但无需提供咖啡服务。系统中存在实时数据，确保业务支出的完全可见性，没有滞后和错误。
5. 轻松审批： 系统驱动的合规性检查首先启动，仅标记异常值。经理们可以专注于真正的问题，而不是对每一份报告都打地鼠。然后，您可以添加人员参与，以确保发票在正确的时间发送给正确的人员进行审批。此外，您可以强制执行审批策略和自定义验证检查。
6. 合规巡航控制： 持续、自动化的审核让生活变得更轻松。异常现象如大拇指酸痛一样突出，政策执行却比鼓更紧。
7. 光速报销： 报销速度极快，员工士气高涨。
8. 同步交响曲： 与您的会计软件和其他应用程序的无缝集成将数据输入和对账变成和谐的交响乐，而不是混乱的刺耳声音。
9. 以思维速度进行分析： 实时洞察触手可及，为您提供支出模式和储蓄机会的水晶球。
用于费用查询的聊天机器人
这涉及创建一个自定义聊天机器人，该机器人会获取您的费用政策并根据该政策回答与费用相关的查询。得益于生成式人工智能的进步，实现这一点就像上传费用政策一样简单。
为此，您可以 –
- 使用工作区 ChatGPT 帐户。
- 部署您自己的聊天机器人。
- 使用聊天机器人软件为您创建此聊天机器人。
请阅读下面我们的文章了解更多信息。
使用 ChatGPT 和 GPT API 与 PDF 聊天
本代码教程使用 ChatGPT 和 OpenAI 的 GPT API，教授如何与 PDF 聊天、自动执行 PDF 任务以及构建 PDF 聊天机器人。
人工智能在费用管理中的好处
将人工智能 (AI) 集成到费用管理系统中可以带来一系列好处，彻底改变组织处理财务的方式。
1. 提高效率和生产力
人工智能可以自动执行繁琐且耗时的任务，例如数据输入、费用分类和审批流程。这种自动化释放了员工的时间，使他们能够专注于更具战略性的任务，而不是陷入行政职责的泥沼中。费用和报销的处理速度显着提高，缩短了从提交到审批和付款的周期时间。
2. 提高准确性并减少错误
手动数据输入很容易出现人为错误，从而导致财务记录不准确。人工智能驱动的系统使用光学字符识别 (OCR) 和机器学习算法来高精度地提取和处理收据和发票中的数据。这可以最大限度地减少错误，确保费用报告的准确性，并保持财务数据的完整性。
3. 改进合规性和欺诈检测
人工智能系统可以通过编程来自动理解和执行公司政策和监管要求。他们可以通过实时分析大量数据来检测异常情况、不寻常的支出模式和潜在的欺诈活动。这种主动的合规和欺诈检测方法可以帮助组织降低风险并避免潜在的财务损失和法律问题。
4. 增强员工体验
人工智能驱动的聊天机器人和直观的界面使员工可以更轻松地提交费用、查询政策并跟踪报销状态。这种用户友好的方法改善了员工的整体体验，从而提高了满意度并遵守费用报告程序。
5.降低成本
在费用管理中采用人工智能可以节省直接和间接的成本。自动化日常任务可降低劳动力成本，同时提高准确性和欺诈检测功能可防止经济损失。此外，人工智能提供的战略见解可以帮助公司优化支出，从而更有效地利用预算。
6. 可扩展性和灵活性
人工智能系统可以轻松适应不断变化的业务需求，并进行扩展以处理不断增加的费用交易量，而不会相应增加错误或处理时间。这种可扩展性确保企业可以成长和发展，而不受费用管理流程的限制。
虽然从实施手动到自动化费用管理的飞跃似乎是一个巨大的飞跃，但实际上，这是一系列小而实用的步骤，旨在提高效率、清晰度并最终提高盈利能力。
以下是一些利用人工智能成功实施费用管理和自动化的企业的案例研究——
- SaltPay 使用 Nanonet 与 SAP 集成来管理供应商发票.
- In2 项目管理利用 Nanonets AI 帮助供水公司节省 700,000 澳元.
- Happy Jewellers（一家中小型企业）如何从 NanoNets 中受益。
- Nanonets AI 帮助 ACM Services 自动提取费用凭证，为应付账款团队节省 90% 的时间。
- Tapi 使用 Nanonets 自动生成物业维护发票.
- Puma 通过 Zoho Expense 实现费用管理流程自动化。
- 瑞航利用 Rydoo 将费用处理效率提高了 80%.
- Suncommon 通过利用 Expensify 卡来管理公司支出并节省公司时间。
结论
通过自动化流程、提高准确性、确保合规性并提供战略见解，人工智能技术将费用管理转变为战略资产，而不是管理负担。
采用人工智能驱动的费用管理解决方案的组织可以提高运营效率、财务控制和市场竞争优势。
