Các loại thư Dunning

Để duy trì thiện chí và nỗ lực duy trì các mối quan hệ suôn sẻ, chủ doanh nghiệp bắt đầu bằng những lời nhắc nhở nhỏ dưới dạng một lá thư thuyết phục đơn giản để cho khách hàng biết rằng họ có thể đã bỏ lỡ một khoản thanh toán.

Thư Dunning có thể khác nhau về định dạng, phong cách, ngôn ngữ, v.v. tùy thuộc vào giai đoạn thanh toán quá hạn mà quá trình tương tác diễn ra và tính chất phản hồi từ khách hàng.

Những bức thư này bắt đầu bằng những thông báo nhắc nhở đơn giản với giả định rằng khách hàng có thể đã quên thanh toán. Ở giai đoạn này, doanh nghiệp không muốn đánh mất thiện chí của mình.

Một lá thư hấp dẫn có thể có nhiều hình thức khác nhau. Nhiều công ty sử dụng một lá thư in có thể được gửi cho khách hàng tương ứng thông qua thư thông thường, thư bảo đảm hoặc chuyển phát nhanh để thông báo mức độ khẩn cấp của việc thanh toán. Việc sử dụng thư bảo đảm hoặc chuyển phát nhanh đảm bảo xác nhận việc giao hàng khi khách hàng ký biên nhận để xác nhận thư.

Các doanh nghiệp cũng sử dụng cách gửi email, fax hoặc tin nhắn SMS như những lời nhắc nhở khó hiểu. Tuy nhiên, khả năng nó không được chú ý, bị bỏ sót hoặc bị bỏ qua đôi khi có thể khiến nó kém hiệu quả hơn so với phương pháp viết thư giấy thông thường.

Với thời đại số hóa đang đến, giờ đây việc sử dụng tự động hóa trở nên dễ dàng hơn để xử lý quy trình lặp đi lặp lại, nhàm chán nhưng cực kỳ quan trọng này, cần thiết để đảm bảo thu hồi các khoản phải thu.

Nội dung của một lá thư Dunning

Bức thư giới thiệu là một lá thư thân mật và do đó tuân theo các quy tắc nhất định trong cách truyền đạt nó. Nó mang thông tin tiêu chuẩn về số tiền đang chờ xử lý, số và ngày của hóa đơn chưa thanh toán cũng như các khoản phí hoặc số tiền lãi chậm thanh toán, nếu có.

Việc gửi thư thường rất khó vì chủ doanh nghiệp phải duy trì một mức độ lịch sự nhất định, diễn đạt chúng bằng ngôn ngữ và ý nghĩa phù hợp, làm cho khách hàng hiểu lý do gửi thư và quan trọng nhất là cho biết tính cấp thiết của việc thanh toán đúng hạn.

Các phương tiện khác nhau như thư từ, email và fax có thể được sử dụng để gửi những bức thư khó chịu. Giọng điệu và ngôn ngữ của bức thư rất quan trọng nhưng có thể thay đổi đôi chút khi thời gian trôi qua và phí tăng lên. Bất kể phương tiện được lựa chọn là gì, bức thư khuyến khích đều nhằm mục đích thu hút sự chú ý của khách hàng để nhận được các khoản thanh toán cần thiết.

Tùy thuộc vào luật pháp của mỗi quốc gia, sẽ có những quy định về mức độ nghiêm khắc hoặc đe dọa của những lá thư lừa đảo. Trong khi soạn thảo các thư yêu cầu thu nợ các khoản phải thu, các doanh nghiệp tuân theo các quy tắc nhất định như:

• Sử dụng ngôn ngữ phù hợp: Cho dù bức thư được gửi qua đường bưu điện hay email, giọng điệu và ngôn ngữ chính xác vẫn phải được duy trì. Nên tránh sử dụng ngôn ngữ khó hiểu hoặc khó hiểu. Bức thư phải truyền đạt tên của người gửi, nhu cầu liên lạc, mối quan tâm hiện tại và cách giải quyết vấn đề.
• Duy trì tính ngắn gọn: Thư giới thiệu phải ngắn gọn, cung cấp các chi tiết liên quan và dễ đọc hoặc dễ hiểu. Sử dụng dấu đầu dòng hoặc phông chữ đậm có thể làm cho thông điệp trở nên rõ ràng và đơn giản. Việc viết các trang văn bản có thể khó đọc và thậm chí có thể ngăn cản khách hàng thanh toán.
• Thể hiện sự đồng cảm với khách hàng: Sử dụng ngôn ngữ buộc tội hoặc gợi ý rằng khách hàng đang cố gắng lừa dối doanh nghiệp bằng cách không thanh toán phí có thể dẫn đến kết quả tồi tệ, đặc biệt nếu khách hàng vô tình bỏ lỡ một khoản thanh toán. Những bức thư lôi cuốn phải duy trì giọng điệu đồng cảm nhưng chuyên nghiệp để cho thấy rằng doanh nghiệp tôn trọng và hiểu khách hàng của mình. Điều này có thể khuyến khích khách hàng phản hồi và xóa các khoản thanh toán đang chờ xử lý sẽ có lợi cho doanh nghiệp.

Bạn muốn sử dụng tự động hóa quy trình bằng robot? Kiểm tra phần mềm xử lý tài liệu dựa trên quy trình làm việc Nanonets. Không có mã. Không có nền tảng phức tạp.

Các bước trong quy trình nhúng

Quá trình xử lý nợ bao gồm nhiều bước khác nhau tùy thuộc vào số tiền và thời gian mà các khoản phải thu quá hạn. Để theo dõi các khoản thanh toán và cho phép thu doanh thu, có thể thực hiện theo các bước sau:

1. Xác định tài khoản quá hạn

Nhiệm vụ đầu tiên trong quy trình xử lý nợ là tạo một báo cáo về thời hạn nợ phải thu của các tài khoản có thể hiển thị các hóa đơn đang chờ xử lý, các khoản phí trong từng hóa đơn và khoảng thời gian còn nợ.

Hầu hết các báo cáo cũ đều lọc các tài khoản quá hạn có hóa đơn đến hạn trong 30 ngày, 30-60 ngày, 60-90 ngày và hơn 120 ngày.

2. Tạo danh sách tài khoản quá hạn

Sau khi báo cáo lão hóa được thiết lập, bước tiếp theo liên quan đến việc ưu tiên các tài khoản quá hạn để theo dõi. Trong khi một số chủ doanh nghiệp có thể cân nhắc việc liên hệ với những khách hàng có số dư nợ cao nhất, những người khác có thể ưu tiên thu nợ từ các tài khoản có khoản thanh toán quá hạn nhiều nhất.

Các lá thư lừa đảo có hiệu lực tùy thuộc vào số tiền và thời gian chưa thanh toán của các tài khoản quá hạn khác nhau.

3. Viết những bức thư khó hiểu

Sau khi xác định được các tài khoản, quá trình gửi thư khó khăn vào các thời hạn khác nhau với các định dạng khác nhau sẽ được thực hiện.

Để đảm bảo khách hàng không bỏ lỡ thông tin, công ty cũng có thể gửi thêm một bản sao của bức thư qua email. Sự chậm trễ trong việc phản hồi thanh toán có thể đòi hỏi phải gửi nhiều thư cho khách hàng, mỗi thư có thời hạn nợ khác nhau và áp dụng các khoản phí trễ hạn.

4. Gửi đi những lá thư chán nản

Khi các bức thư đề nghị đã sẵn sàng, được người quản lý bộ sưu tập xem xét và phê duyệt, chúng có thể được gửi qua đường bưu điện hoặc chuyển phát nhanh. Khách hàng cũng có thể được gửi email riêng lẻ. Mặc dù email có nguy cơ bị bỏ qua cao hơn nhưng chúng là một phương tiện thông báo hiệu quả, đặc biệt đối với những khách hàng có thể đang đi du lịch hoặc không có mặt tại địa điểm của họ để nhận thư hoặc chuyển phát nhanh.

5. Giải quyết hoặc chuyển sang các bước tiếp theo

Những lá thư cảnh báo đóng vai trò như một phương tiện liên lạc/nhắc nhở và có thể giúp giải quyết vấn đề cho những khách hàng đã lỡ thanh toán vì họ đã quên thanh toán.

Nhưng trong nhiều trường hợp, các chữ cái mờ ám không hoạt động, ngay cả sau nhiều lần thử. Trong những trường hợp khách hàng không phản hồi như vậy, doanh nghiệp sẽ giải quyết vấn đề. Họ có thể đích thân đến thăm địa điểm của khách hàng để thông báo cho họ và cố gắng nhận khoản thanh toán hoặc có thể chuyển khoản đó cho các đại lý thu nợ bên ngoài để họ có thể hoàn thành công việc.

Dunning đã phát triển như thế nào trong thời hiện đại

Trong một thời gian dài, các chiến lược lừa đảo đã sử dụng thư nhắc nhở, thư cảnh báo hoặc thậm chí đe dọa để có được các khoản phải thu cần thiết. Tuy nhiên, sự ra đời của Saas (Phần mềm dưới dạng dịch vụ) đã thay đổi các quy trình khó khăn ngày nay. Các công ty Saas phải đối mặt với những thách thức lớn trong việc lập hoá đơn và thanh toán bằng nhiều tài khoản. Lỗi giao dịch trong hệ thống thanh toán định kỳ do tình trạng rời bỏ không tự nguyện là điều phổ biến và xảy ra vì các lý do khác nhau, từ không đủ tiền, sự cố kết nối mạng hoặc thẻ tín dụng bị chặn/hết hạn.

Trong nhiều trường hợp, khách hàng có thể đã không nhận thấy giao dịch không thành công cho đến khi ngân hàng hoặc bảng sao kê thẻ tín dụng của họ thông báo về điều đó. Đây là nơi Dunning có thể giúp đỡ. Quá trình xử lý có thể xác định các lỗi giao dịch và gửi thông báo để giải quyết chúng. Những tiến bộ công nghệ đã cho phép các doanh nghiệp sử dụng các hệ thống tự động hóa giúp xử lý quá trình xử lý nợ một cách hiệu quả để ngăn chặn tình trạng gián đoạn và mất doanh thu.

Nếu bạn làm việc với hóa đơn và biên lai hoặc lo lắng về xác minh ID, hãy xem Nanonets OCR trực tuyến or Công cụ giải nén văn bản PDF để trích xuất văn bản từ tài liệu PDF miễn phí. Nhấp vào bên dưới để tìm hiểu thêm về Giải pháp tự động hóa doanh nghiệp Nanonets.

Tự động nhúng là gì?

Tính năng ghi nợ tự động đề cập đến việc sử dụng phần mềm tự động hóa được thiết kế đặc biệt để giải quyết quy trình thu nợ các khoản phải thu và đảm bảo doanh nghiệp không bị mất doanh thu. Việc sử dụng giải pháp ngăn chặn tự động có thể cung cấp một lá chắn bảo vệ cho các công ty chống lại sự gián đoạn không tự nguyện xảy ra do giao dịch không thành công.

Các doanh nghiệp hiện đại dựa vào việc sử dụng tự động hóa để giúp khách hàng thực hiện thanh toán kịp thời và ngăn chặn quá trình thanh toán quá hạn. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể đảm bảo với khách hàng về các dịch vụ và thiện chí liên tục.

Hệ thống quản lý hạn mức tự động có thể đảm nhiệm việc cung cấp thông tin kịp thời để thông báo cho khách hàng về các khoản phí sắp tới. Họ cũng có thể gửi thông tin cập nhật về các khoản thanh toán không thành công để cho phép khách hàng thực hiện hành động nhanh chóng từ phía họ.

Giải pháp Dunning hoạt động như thế nào?

Giải pháp Dunning nhằm mục đích giải quyết các vấn đề về thu hồi các khoản phải thu do thanh toán bị bỏ lỡ hoặc không thành công. Phần mềm quản lý Dunning cho phép thực hiện các hành động như:

• Gửi lời nhắc tới khách hàng về các khoản nợ chưa thanh toán từ thẻ tín dụng bị từ chối
• Sử dụng email để cảnh báo khách hàng về các vấn đề trong giao dịch thanh toán
• Cho phép thử lại thông minh đối với số tiền giao dịch không thành công
• Yêu cầu khách hàng cho phép thu thập thông tin cập nhật về thẻ tín dụng từ nhà cung cấp

Giải pháp Dunning có khả năng tạo ra các chữ cái có định dạng khác nhau trong những khoảng thời gian cụ thể. Việc tạo mẫu cho phép tự động tạo thư báo trước khi phí thanh toán vượt quá giới hạn thời gian nhất định. Các sửa đổi về khung thời gian hoặc nội dung có thể được thiết lập bởi bộ phận tài khoản phải thu nếu họ thấy hữu ích để đạt được các khoản thu.

Lợi ích của việc nhúng tự động

Một doanh nghiệp có thể nhận được những lợi ích đáng kể khi họ tự động hóa các quy trình quan trọng như quản lý hạn chế. Một số lợi ích mà phần mềm Dunning mang lại là:

Giảm tỷ lệ rời bỏ không tự nguyện bằng lời nhắc kịp thời

Việc rời bỏ không tự nguyện là sự vô ý của khách hàng. Điều này có thể xảy ra do sự giám sát, thẻ tín dụng hết hạn, thẻ bị mất hoặc thậm chí là sự cố mạng dẫn đến thanh toán không thành công. Giải pháp Dunning có thể là cứu cánh trong những trường hợp này. Thông báo kịp thời qua thư hoặc email thường có thể ngăn chặn các giải pháp ngừng hoạt động và cản trở không tự nguyện thực hiện được điều đó. Chúng có thể được thiết lập để đưa ra lời nhắc cho khách hàng và cho phép họ thực hiện hành động nhanh chóng để thanh toán đúng hạn.

Ngăn chặn các giao dịch thất bại bằng các thông báo trước

Giải pháp Dunning có thể dễ dàng xử lý các khoản thanh toán không thành công. Chúng có thể được thiết kế để gửi thông báo về ngày hết hạn của thẻ tín dụng mà khách hàng có thể sử dụng để cập nhật hoặc gia hạn thẻ và ngăn chặn giao dịch thất bại. Biện pháp chủ động này có thể tiết kiệm rất nhiều công sức và thời gian cho cả khách hàng và doanh nghiệp. Khách hàng được hưởng lợi từ các dịch vụ không bị gián đoạn và doanh nghiệp có thể nhận được doanh thu đúng hạn.

Tăng cường giữ chân khách hàng bằng các lần thử lại thông minh

Việc cho phép thử lại thông minh trong thanh toán mang lại cho khách hàng trải nghiệm tích cực. Các giải pháp ngăn chặn tự động có thể giải quyết các giao dịch bị hủy hoặc không thành công trong hầu hết các trường hợp bằng cách cho phép thử lại thông minh. Số lần thử lại có thể làm giảm tỷ lệ rời bỏ của doanh nghiệp, cải thiện khả năng giữ chân khách hàng và đảm bảo lòng trung thành của những khách hàng hài lòng.

Cải thiện trải nghiệm của khách hàng

Giải pháp Dunning hỗ trợ xử lý các công việc lặp đi lặp lại như theo dõi các khoản thanh toán sắp tới của khách hàng và gửi lời nhắc kịp thời để ngăn chặn các khoản thanh toán bị bỏ sót. Ngoài ra, bạn có thể đặt các mẫu sử dụng giọng điệu và ngôn ngữ lịch sự, tích cực nhưng chắc chắn để giúp việc khôi phục thanh toán dễ dàng hơn. Khi mọi thứ đã được xác định, hệ thống tự động có thể theo dõi các hóa đơn đang chờ xử lý và đưa ra lời nhắc để thông báo cho khách hàng về các khoản thanh toán theo lịch trình.

Bạn muốn tự động hóa các công việc thủ công lặp đi lặp lại? Tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc đồng thời nâng cao hiệu quả!

Những thách thức ở Dunning

Quá trình đào thải không hề dễ dàng và thậm chí tự động hóa cũng có thể không thể thực hiện dễ dàng hoàn toàn. Mặc dù tự động hóa, một số thách thức mà doanh nghiệp phải đối mặt là:

Khách hàng không phản hồi

Một yếu tố quan trọng góp phần dẫn đến việc thanh toán bị chậm trễ là việc khách hàng nợ tiền không phản hồi. Mất việc, không đủ tiền trong tài khoản hoặc thanh toán không đúng hạn từ khách hàng có thể khiến các cá nhân khó theo kịp chu kỳ thanh toán thông thường. Trong những trường hợp như vậy, ngay cả việc sử dụng hệ thống tự động để đưa ra lời nhắc thanh toán cũng có thể vô ích vì đơn giản là khách hàng không có đủ tiền để thực hiện thanh toán. Một lý do khác khiến những lá thư từ chối không thu hút được phản hồi có thể là do khách hàng phớt lờ chúng vì biết rằng chúng chỉ là những thông báo tự động hoặc cảm thấy bị xúc phạm.

Thiếu sự đồng cảm

Một nhược điểm đáng kể của tự động hóa là máy móc không thể thể hiện sự đồng cảm với khách hàng. Họ chỉ có thể gửi những bức thư đơn điệu theo những khuôn mẫu đã định sẵn, không hề thể hiện được sự kết nối cảm xúc vốn rất quan trọng để duy trì các mối quan hệ tốt đẹp. Những giải pháp này không có khả năng thể hiện sự đồng cảm ngay cả khi giao dịch của khách hàng không thành công vì những lý do chính đáng. Việc giữ chân khách hàng không thể đạt được thông qua phần mềm đào thải. Việc sử dụng nó có thể khiến khách hàng rời bỏ vĩnh viễn và không mang lại kết quả thu thanh toán thành công cho doanh nghiệp.

Không có khả năng giải quyết vấn đề

Dựa vào tự động hóa để giải quyết vấn đề không phải lúc nào cũng hiệu quả. Khi nhóm thu nợ tương tác với khách hàng, họ có thể thương lượng với khách hàng và thuyết phục họ thanh toán. Hoặc thậm chí họ có thể thay đổi cấu trúc hoặc phương thức thanh toán để giúp khách hàng thuận tiện và dễ quản lý hơn. Một phần mềm kém cỏi không thể tự suy nghĩ như con người hoặc đưa ra các giải pháp có thể mang lại lợi ích cho khách hàng và doanh nghiệp, điều này đôi khi khiến chúng không hiệu quả.

Lấy đi

Dunning là một quy trình thu nợ có thể giúp ích rất nhiều cho các khoản phải thu trong doanh nghiệp. Một nhiệm vụ khó khăn nhưng cần thiết đối với nhiều công ty SaaS, các giải pháp đào hầm tự động đã nổi lên như một yếu tố thay đổi cuộc chơi theo nhiều cách. Với việc tự động hóa tiếp quản, việc ngăn chặn các tài khoản quá hạn và thanh toán không thành công giúp việc quản lý khó khăn trở nên dễ dàng hơn. Các giải pháp Dunning chắc chắn đóng vai trò là một công cụ tuyệt vời để đảm bảo thu doanh thu và giúp các công ty duy trì mối quan hệ kinh doanh tốt với khách hàng để tăng tốc độ tăng trưởng.

Câu Hỏi Thường Gặp

Tài khoản quá hạn là gì và chúng được liên kết như thế nào với quá trình xử lý nợ?

Tài khoản quá hạn là những khách hàng có khoản thanh toán quá hạn. Thông thường, khách hàng hoặc người vay có thời hạn 30 ngày để thanh toán. Nếu việc thanh toán không được thực hiện trong vòng 30 ngày thì tài khoản đó sẽ được phân loại là tài khoản quá hạn. Nhóm tài khoản phải thu thường phân loại các tài khoản quá hạn này là thanh toán trễ 30, 60, 90 hoặc 120 ngày.

Thông thường, bước đầu tiên trong quy trình xử lý nợ là lập danh sách các tài khoản quá hạn để theo dõi. Thư từ chối còn được gọi là 'thông báo người dùng quá hạn' và được nhóm quản lý khoản phải thu gửi đến khách hàng để thu các khoản thanh toán quá hạn.

Sự khác biệt giữa một lá thư dunning và một tuyên bố là gì?

Một lá thư thuyết phục rất khác với những bản báo cáo hàng tháng. Bảng sao kê là một tài liệu thường được gửi vào cuối tháng cho tất cả khách hàng có hóa đơn chưa thanh toán. Nó bao gồm một bản tóm tắt tất cả các hóa đơn chưa thanh toán, ngay cả khi chúng chưa đến hạn thanh toán ngay lập tức. Một lá thư cảnh báo chỉ được gửi cho những khoản thanh toán có thể đã bị bỏ lỡ và quá hạn và có thể khác nhau từ thư thông báo đến thư cảnh báo.

Mặc dù cả bản sao kê và thư thông báo đều đóng vai trò là công cụ thu nợ, nhưng bản sao kê giống như một bản ghi tài khoản để khách hàng kiểm tra hồ sơ của họ và theo dõi các khoản thanh toán trong tương lai.

Khách hàng rời bỏ có nghĩa là gì?

Khách hàng rời bỏ là thuật ngữ dùng để chỉ một công ty đăng ký mất khách hàng vì nhiều lý do. Nó được xác định bởi tỷ lệ rời bỏ cho biết phần trăm số người đã ngừng sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ trong một khoảng thời gian nhất định.

Có hai loại rời bỏ - rời bỏ tự nguyện và không tự nguyện. Rời bỏ tự nguyện là khi khách hàng cố tình rút hoặc chấm dứt đăng ký với một doanh nghiệp. Việc rời bỏ không tự nguyện xảy ra mà khách hàng không hề hay biết. Dunning hữu ích nhất trong việc tránh tình trạng rời bỏ không chủ ý và có thể thành công trong việc giải quyết những vấn đề như vậy.

Ống nano API OCR & OCR trực tuyến có nhiều điều thú vị trường hợp sử dụng that có thể tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh của bạn, tiết kiệm chi phí và thúc đẩy tăng trưởng. Tìm ra cách các trường hợp sử dụng của Nanonets có thể áp dụng cho sản phẩm của bạn.