Những nơi làm việc văn phòng truyền thống đã lỗi thời. Với sự gia tăng của lịch trình làm việc từ xa và kết hợp, nhu cầu về không gian làm việc cho nhân viên cũng đã thay đổi.
Giờ đây, điều quan trọng là các văn phòng phải thích ứng với lịch làm việc mới của nhân viên chứ không phải ngược lại. Đây là nơi xuất hiện một hệ thống sách trực tuyến.
Phòng trực tuyến và hệ thống đặt bàn cho phép nhân viên đặt trước các không gian chung như bàn làm việc, phòng riêng, phòng hội thảo trước hoặc tại chỗ. Nhân viên có thể đặt bàn làm việc yêu thích của họ trước thời hạn hoặc đặt phòng họp cho cuộc họp của họ với khoảng không gian hoàn hảo. Ngoài ra, hệ thống hoàn toàn tự động theo dõi sở thích, xu hướng của nhóm bạn và cho bạn biết thiết bị văn phòng nào đang được sử dụng và thiết bị văn phòng nào không.
Có một số lợi ích chính mà bạn sẽ nhận thấy khi triển khai hệ thống đặt phòng và đặt phòng vào văn phòng của mình, như quản lý không gian tối đa, tăng năng suất và hơn thế nữa.
Lợi ích
- Tiết kiệm không gian
Bạn đang lãng phí bao nhiêu không gian quý giá cho những chiếc bàn trống và những phòng họp không sử dụng? Với hệ thống đặt phòng và đặt bàn, bạn sẽ biết chắc chắn liệu mình có đang sử dụng tối đa không gian làm việc của mình hay không và nơi bạn nên thực hiện các thay đổi dựa trên xu hướng sử dụng và nhu cầu. Một số hệ thống, như Roomio, cung cấp các số liệu thống kê và báo cáo có thể thông báo các quyết định của bạn khi bạn đánh giá lại không gian của mình. Bạn thậm chí có thể giảm chi phí bất động sản và tiết kiệm thiết bị văn phòng như bàn, ghế và màn hình có thể đã không được sử dụng nếu không.
- Tạo không gian làm việc linh hoạt
Hệ thống đặt phòng và đặt bàn giúp nhân viên của bạn có cơ hội chọn không gian làm việc phù hợp với nhu cầu cụ thể của họ, cho dù đó là hai màn hình, máy in hay không gian thừa. Họ cũng có thể đặt trước không gian làm việc và chỉnh sửa đặt chỗ của mình bất kỳ lúc nào nếu kế hoạch thay đổi. Không gian làm việc linh hoạt mới này có thể giúp bạn đáp ứng nhu cầu của nhóm và điều chỉnh thiết bị, bàn làm việc và không gian văn phòng của bạn dựa trên nhu cầu.
- Tăng sự hài lòng của nhân viên
Mọi người làm việc tốt hơn và hạnh phúc hơn khi họ thoải mái trong môi trường làm việc của họ. Những bất tiện nhỏ như không gian chật chội, bàn làm việc không được trang bị đầy đủ và phòng họp không có sẵn có thể làm giảm sự hài lòng của nhân viên một cách nghiêm trọng và ảnh hưởng đến năng suất. Để nhân viên của bạn chọn không gian làm việc yêu thích của họ và quyết định điều gì phù hợp nhất với họ có thể tránh được những vấn đề này và cho phép mọi người làm việc trong môi trường tối ưu của họ. Ngoài ra, thỉnh thoảng thay đổi khung cảnh hoặc không gian làm việc mới có thể mang đến một góc nhìn mới mẻ và ngăn chặn tình trạng kiệt sức.
- Tăng hiệu quả
Hệ thống đặt phòng và đặt bàn có thể cung cấp thông tin chi tiết chính về cách văn phòng của bạn hoạt động. Có bao nhiêu cuộc họp được lên lịch trong các phòng họp mỗi tuần? Nhân viên thích thiết bị nào trên bàn làm việc của họ? Các nhân viên lai đang sử dụng không gian văn phòng như thế nào? Biết được thói quen và xu hướng văn phòng của bạn dẫn đến việc đưa ra quyết định tốt hơn và giải quyết những thách thức mà nhân viên của bạn phải đối mặt hàng ngày. Bạn sẽ ít gặp trục trặc hơn, nhân viên của bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để cộng tác, gặp gỡ và kết nối.
Những điều cần cân nhắc khi chọn giải pháp
Trước khi triển khai hệ thống đặt phòng và đặt bàn như phòng, điều quan trọng là bạn phải đánh giá nhu cầu của mình và các tính năng quan trọng đối với nhóm của bạn. Khoảng cách xã hội quan trọng như thế nào đối với nơi làm việc của bạn? Hệ thống đặt phòng có tích hợp với phần mềm được sử dụng thường xuyên của công ty bạn, như Google Workplace, Microsoft Outlook hoặc Slack không? Bạn có muốn các tiện nghi khác — như chỗ đậu xe, phòng riêng hoặc tủ khóa — được đưa vào hệ thống đặt phòng của bạn không?
Việc tìm kiếm hệ thống hoạt động tốt nhất cho văn phòng của bạn có thể mất thời gian nhưng sẽ rất đáng giá về lâu dài khi bạn tạo ra một không gian làm việc tự động, tối ưu cho bạn và nhóm của bạn.
Đây là nơi Roomio có thể trợ giúp
Việc tìm kiếm hệ thống đặt phòng và đặt bàn hoàn hảo của bạn không phải là điều khó khăn. roomio cung cấp các giải pháp đặt phòng và đặt phòng kỹ thuật số giúp bạn thích nghi với cách làm việc hiện đại. Với roomio, bạn có thể tối ưu hóa việc quản lý không gian, tăng hiệu quả của văn phòng và tạo ra một môi trường thoải mái cho nhóm của bạn. Thêm vào đó, nền tảng này cho phép bạn đặt phòng, đặt bàn và lọc các tiện nghi có sẵn từ bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào. Từ ứng dụng, bạn sẽ có thể chọn các sở thích cá nhân của mình như ánh sáng, màn hình tĩnh, màn hình kép và thậm chí cả những chiếc ghế cụ thể để chọn bàn làm việc phù hợp cho ngày làm việc của bạn. Cho dù bạn muốn làm việc với những người khác, trong không gian chung hay gặp gỡ trong phòng hội nghị, roomio mang lại cho bạn và nhóm của bạn sự linh hoạt để chọn một nơi làm việc tối ưu.
Một văn phòng được tổ chức tốt dẫn đến công việc hiệu quả hơn, nhân viên làm việc năng suất hơn và ít không gian bị lãng phí hơn.
Nguồn: Plato Data Intelligence
