Logo Zephyrnet

Cách quản lý kiến ​​thức tốt hơn bằng cách sử dụng tạo phiên bản & bản nháp

Ngày:

Hầu hết các công ty đều biết nhân viên của họ dành quá nhiều thời gian để tìm kiếm thông tin phù hợp hoặc câu trả lời từ nhiều nguồn khác nhau. Tuy nhiên, một số người trong số họ không hiểu hết tầm quan trọng của vấn đề, và thậm chí nhiều người trong số họ không thực sự biết cách khơi dậy sự thay đổi.

Phần lớn các doanh nghiệp, nếu họ không mới thành lập gần đây, có rất nhiều dữ liệu kế thừa, một số được lưu trữ ở các định dạng lỗi thời và khách hàng và nhân viên khó truy cập. 

Tuy nhiên, nhận thức ngày càng cao về vấn đề này đã bắt đầu đặt ra câu hỏi trong giới quản lý. Sử dụng thích hợp công cụ quản lý tri thức chắc chắn sẽ giúp cả khách hàng và nhân viên dễ tiếp cận thông tin hơn, cải thiện hiệu suất tổng thể của nhân viên và cắt giảm chi phí. 

Tại Inbenta, chúng tôi đã giúp các doanh nghiệp tập trung kiến ​​thức và bí quyết của họ và đơn giản hóa việc quản lý thông tin và các bản cập nhật trong hơn một thập kỷ. Ngay cả sau ngần ấy năm, chúng tôi vẫn tiếp tục phân tích các yêu cầu và điểm khó của khách hàng để cải thiện giải pháp của mình và phục vụ họ tốt hơn. 

Sử dụng tạo phiên bản trong Cơ sở tri thức

Cơ sở tri thức phục vụ một số lượng lớn các mục đích và người dùng. Chúng có thể được sử dụng cả trong nội bộ hoặc trong các trang web giao tiếp với khách hàng, để:

Tuy nhiên, kiến ​​thức không bao giờ là tĩnh. Mọi thứ đều được biến đổi, thay đổi hoặc thay đổi theo thời gian. Điều đó không nhất thiết có nghĩa là chúng tôi muốn loại bỏ thông tin cũ đó. 

Kiến thức lịch sử có thể giúp ngăn ngừa sai sót và nhầm lẫn, đồng thời giúp các doanh nghiệp theo dõi mọi thứ đã và đang phát triển như thế nào. 

Giả sử Giám đốc điều hành đang làm việc để cập nhật chính sách của công ty. Theo dõi các phiên bản chính sách khác nhau của công ty sẽ cho phép anh ta biết phiên bản nào có hiệu lực tại một thời điểm cụ thể. 

Và điều gì sẽ xảy ra nếu một chuyên gia hỗ trợ đang tìm cách tối ưu hóa nội dung Câu hỏi thường gặp để trả lời các yêu cầu phổ biến nhất của khách hàng? Chà, việc có quyền truy cập vào các phiên bản khác nhau sẽ cho phép chuyên gia đó xác định liệu các phiên bản mới có hoạt động tốt hơn hay không và theo dõi các thay đổi để xem liệu chúng có ảnh hưởng đến số lượng liên hệ đến hay không.

Để phục vụ tốt hơn các trường hợp sử dụng này, Cơ sở kiến ​​thức được hỗ trợ bởi AI của Inbenta có một công cụ tạo phiên bản mạnh mẽ cho phép bạn xem những gì đã được thay đổi trong các phiên bản khác nhau và thậm chí hoàn nguyên chúng trở lại trong trường hợp có bất kỳ thay đổi không mong muốn, không liên quan hoặc hiệu suất thấp. 

Chúng tôi thậm chí có thể phát hiện những thay đổi trong URL nội dung của bạn để đảm bảo rằng chúng tôi lưu trữ tất cả chúng và chúng tôi có thể trả lại luôn phần nội dung phù hợp.

Không có sự thay đổi nào sẽ không được chú ý dưới con mắt của Kiến thức!

Tận dụng Công cụ Chung tay: Làm việc với Bản thảo Kiến thức

Như chúng ta đã thấy, kiến ​​thức có xu hướng được cập nhật, sửa đổi và tối ưu hóa. 

Tuy nhiên, đây hiếm khi là công việc của riêng một nhân viên. Chia sẻ kiến ​​thức trong nội bộ và lôi kéo các bên liên quan tham gia vào việc tạo ra kiến ​​thức trong công ty giúp bạn đảm bảo không bị mất gì trên đường đi.

Điều đó nghe có vẻ tuyệt vời, phải không? Tuy nhiên, nó yêu cầu một công cụ toàn năng thúc đẩy sự cộng tác và dễ dàng giúp nhân viên xây dựng và sửa đổi nội dung hiện có mà không vô tình xóa bất kỳ thông tin quan trọng nào hoặc ghi đè lên công việc của người khác.

Đây chính xác là nơi xuất hiện các bản nháp Kiến thức Inbenta. Sử dụng chức năng này, các nhóm có thể làm việc trên các phiên bản khác nhau của một phần nội dung mà không có nguy cơ dẫm chân lên nhau. 

Sử dụng trạng thái nội dung để giúp tổ chức các nỗ lực của nhóm

Làm việc với bản nháp đã là một bước đi đúng hướng, nhưng làm thế nào để bạn biết liệu nội dung đó là một công việc đang được hoàn thiện, đã sẵn sàng để thực hiện hay chỉ đơn giản là bị từ chối?

Trong thời đại mà quản lý nhanh đang trở thành một yếu tố quan trọng, chúng tôi cảm thấy Kiến thức cần một tính năng để giúp theo dõi dự án cho cả người quản lý và nhân viên. 

Do đó, tại Inbenta, chúng tôi quyết định triển khai các nhãn trạng thái khác nhau để người dùng có thể xác định nội dung đó đang ở bước nào.

Điều này giúp các nhóm sẵn sàng cho việc phát hành nội dung, cho khả năng hiển thị cao hơn về hiệu suất và nỗ lực của nhóm, đồng thời đóng vai trò như một gợi ý trực quan về tiến trình.

AI, Yếu tố Bí mật để Cải thiện Hiệu suất KB của bạn

Nếu bạn chưa quen với Cơ sở tri thức do AI cung cấp, bạn có thể ngạc nhiên về mức độ ảnh hưởng của nó đối với một thứ đơn giản như Cơ sở tri thức hoặc Trung tâm trợ giúp.

Bạn đã bao giờ tự hỏi tại sao bạn liên tục nhận được hàng tấn yêu cầu về một chủ đề khi đã có một bài viết trên trang web trợ giúp của bạn đề cập đến cách giải quyết vấn đề đó? Tất nhiên, có thể là bài báo khó tìm, nhưng tại sao lại như vậy?

Bạn đang giúp khách hàng tìm câu trả lời phù hợp hoặc phần nội dung phù hợp bằng cách nào? Bạn có đang sử dụng thanh tìm kiếm để cho phép họ tìm thấy chúng không? Công nghệ nào đang cung cấp năng lượng cho thanh tìm kiếm đó?

Kiến thức Inbenta được xây dựng dựa trên Công nghệ xử lý ngôn ngữ tự nhiên, có nghĩa là bất kể khách hàng của bạn sử dụng từ khóa nào, nếu có câu trả lời trên cơ sở dữ liệu của bạn, họ sẽ tìm thấy nó trong tích tắc.

Bằng cách mở ra ý nghĩa thực sự đằng sau mỗi truy vấn đơn lẻ, Kiến thức chỉ cho khách hàng hoặc nhân viên của bạn đi đúng hướng mà không cần phải khởi chạy các truy vấn biến thể lặp đi lặp lại và ngăn họ phải liên hệ với bộ phận hỗ trợ.

Nếu bạn muốn giải phóng các đại lý của mình khỏi các truy vấn giá trị thấp lặp đi lặp lại, hãy xem bản dùng thử miễn phí 14 ngày của chúng tôi và thử Kiến thức cho chính mình!

Thử kiến ​​thức MIỄN PHÍ: 14 ngày để bắt đầu

Các bài viết Cách quản lý kiến ​​thức tốt hơn bằng cách sử dụng tạo phiên bản & bản nháp xuất hiện đầu tiên trên Inbenta.

tại chỗ_img

Tin tức mới nhất

tại chỗ_img