Quản lý vòng đời hợp đồng có thể tốn nhiều thời gian và phức tạp. Là chủ sở hữu doanh nghiệp, bạn có thể gặp khó khăn trong việc quản lý nhiều hợp đồng cùng một lúc. Điều này ngăn bạn theo dõi quy trình làm việc. Trong trường hợp này, hệ thống quản lý vòng đời hợp đồng có thể hỗ trợ bạn quản lý hợp đồng dễ dàng hơn.

Một hệ thống CLM hiệu quả sẽ tiêu chuẩn hóa và tự động hóa các quy trình hợp đồng. Nó dẫn đến tăng hiệu quả và tuân thủ. Hệ thống này giúp giảm thời gian hoàn thành vòng đời hợp đồng - từ khi bắt đầu đến quản lý sau khi trao giải. Bằng cách sử dụng một Hệ thống CLM, các tổ chức có thể cải thiện tầm nhìn vào quá trình ký hợp đồng, dẫn đến thời gian chu kỳ ngắn hơn và giảm chi phí.

Bài viết này sẽ thảo luận về cách thức hoạt động của hệ thống quản lý vòng đời hợp đồng và cách nó có thể giúp giảm thời gian vòng đời hợp đồng. Đọc để tìm hiểu!

Tại sao Bạn nên Giảm Thời gian Vòng đời Hợp đồng?

Khi nói đến kinh doanh, thời gian là của cải. Thời gian hoàn thành hợp đồng càng lâu thì thời gian bắt đầu tạo thu nhập càng lâu. Vì vậy, tốt hơn là giảm thời gian vòng đời hợp đồng càng nhiều càng tốt. Dưới đây là một số lý do tại sao:

Tiết kiệm chi phí

Nó có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí. Thời gian xử lý hợp đồng càng lâu, thì hợp đồng càng trở nên đắt hơn. Điều này là do gánh nặng hành chính và chi phí cơ hội của việc không thể sử dụng hợp đồng sớm hơn. Giảm thời gian vòng đời hợp đồng cũng giúp giảm chi phí sản xuất và lao động, cải thiện lợi nhuận của bạn.

Dịch vụ nhanh hơn

Giảm thời gian vòng đời hợp đồng có thể giúp đưa sản phẩm ra thị trường nhanh hơn. Nó làm giảm thời gian phát triển sản phẩm, có nghĩa là nó có thể được phát hành sớm hơn. Thời gian sản xuất và phân phối sản phẩm giảm xuống và đến tay khách hàng nhanh hơn.

Đàm phán được cải thiện

Giảm thời gian vòng đời hợp đồng có thể giúp cải thiện vị thế đàm phán của bạn. Bằng cách tiến hành nhanh chóng, bạn có thể tận dụng các điều kiện thị trường và nhận được các điều khoản tốt hơn cho công ty của mình.

Sự hài lòng của khách hàng cao hơn

Khách hàng thường chờ đợi sản phẩm của họ lâu hơn nếu quá trình này kéo dài. Bằng cách hợp lý hóa quy trình, bạn có thể phân phối nhanh hơn và cải thiện mức độ hài lòng của khách hàng. Sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng tăng lên khi họ không phải đợi quá lâu để nhận hàng.

Tại sao Thời gian Vòng đời Hợp đồng lại Thiết yếu như vậy?

Nhiều chuyên gia đã lập luận rằng yếu tố quan trọng nhất dẫn đến thành công trong kinh doanh là vòng đời của hợp đồng. Vòng đời của hợp đồng là khoảng thời gian từ khi bắt đầu hợp đồng đến khi kết thúc hợp đồng cuối cùng.

Trong thời gian này, hợp đồng sẽ có nhiều thay đổi và sửa đổi. Mỗi thay đổi thể hiện cơ hội để các bên cải thiện các điều khoản. Nếu những thay đổi này không được thực hiện đúng thời hạn, chúng có thể dẫn đến tổn thất, chẳng hạn như các vấn đề pháp lý và giải thể công ty.

Có một mốc thời gian nhất định, mọi người đều hiểu khi nào họ cần kiểm tra và lập kế hoạch. Một số lợi ích của việc giảm thời gian vòng đời hợp đồng là:

• Công ty của bạn có thể chuyển sang các dự án và cơ hội mới nhanh chóng hơn mà không bị sa lầy bởi các cam kết dài hạn. Điều này có thể dẫn đến tăng lợi nhuận và tạo lợi thế cạnh tranh.
• Thời gian vòng đời hợp đồng ngắn hơn có thể mang lại sự linh hoạt hơn về giá cả và điều khoản dịch vụ. Nó đặc biệt có lợi khi các điều kiện thị trường đang thay đổi nhanh chóng.
• Nó có thể giúp xây dựng lòng tin với khách hàng và đối tác, thể hiện cam kết đáp ứng thời hạn và hoàn thành nghĩa vụ.

Hệ thống quản lý vòng đời hợp đồng

Hệ thống CLM là gì? Hệ thống CLM là một giải pháp phần mềm giúp các tổ chức quản lý toàn bộ vòng đời của hợp đồng từ đầu đến cuối. Nó tự động hóa và hợp lý hóa quy trình quản lý hợp đồng. Và giúp bạn dễ dàng hơn trong việc theo dõi và đàm phán hợp đồng.

Hệ thống quản lý vòng đời hợp đồng có thể tích hợp với các ứng dụng kinh doanh khác. Các ứng dụng này bao gồm hệ thống CRM và ERP. Các tổ chức có thể sử dụng hệ thống CLM để nâng cao hiệu quả, tối ưu hóa các quy trình và giảm rủi ro về sai sót và chậm trễ.

Hệ thống CLM cũng giúp các tổ chức tiết kiệm thời gian và tiền bạc bằng cách tự động hóa các công việc thủ công, chẳng hạn như phê duyệt và gia hạn hợp đồng. Ngoài ra, Nó có thể cung cấp thông tin chi tiết về các nghĩa vụ hợp đồng của một tổ chức. Nó cũng giúp xác định các cơ hội để tiết kiệm chi phí.

Hệ thống CLM có thể giúp giảm thời gian vòng đời hợp đồng như thế nào?

Hệ thống quản lý vòng đời hợp đồng có các tính năng giúp giảm thời gian vòng đời hợp đồng. Một số tính năng đó là:

Quá trình Tự động hóa

Tự động hóa quy trình giúp giảm thời gian cần thiết để hoàn thành vòng đời hợp đồng từ khi bắt đầu thực hiện đến khi kết thúc. Nó tự động hóa và tiêu chuẩn hóa các quy trình hợp đồng chính. Chẳng hạn như tạo tài liệu, phê duyệt và gia hạn. Điều này cho phép hoàn thành hợp đồng nhanh hơn và ít sai sót hơn.

Hệ thống CLM cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực về trạng thái của hợp đồng và sự tuân thủ của nó. Điều này có thể giúp xác định sớm các vấn đề và ngăn chúng trở thành các vấn đề tốn kém.

Theo dõi dữ liệu và hiệu suất

Dữ liệu thời gian thực và theo dõi hiệu suất giúp xác định các khu vực mà thời gian chu kỳ có thể cải thiện. Nó có thể giúp tiêu chuẩn hóa quy trình vòng đời hợp đồng, làm cho nó hiệu quả hơn. Hệ thống CLM có thể cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực về trạng thái của hợp đồng. Vì vậy, các nút thắt cổ chai đó được nhận ra và giải quyết.

Quy trình làm việc hợp đồng hiệu quả

Tính năng này cho phép người dùng tạo, xem xét và phê duyệt hợp đồng. Bằng cách hợp lý hóa quy trình vòng đời hợp đồng, các tổ chức có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc.

Tính năng hiệu quả này có thể giúp giảm nguy cơ sai sót và thiếu sót trong hợp đồng bằng cách đảm bảo rằng tất cả các hợp đồng đều được các bên thích hợp xem xét và phê duyệt. Các tổ chức có thể tránh những sai lầm tốn kém.

Tích hợp với các công cụ khác

Hệ thống CLM có thể giúp giảm thời gian vòng đời hợp đồng bằng cách tích hợp nó với các công cụ và kỹ thuật khác. Hệ thống CLM có thể tự động hóa và hợp lý hóa vòng đời hợp đồng bằng cách tích hợp với các công cụ như quản lý tài liệu, quy trình làm việc và chữ ký điện tử. Nó có thể giúp giảm thời gian tạo, quản lý và ký hợp đồng.

Mẫu sẵn có

Với tính năng này, người dùng có thể chọn các mẫu đã được phê duyệt trước từ thư viện. Các mẫu này chứa các điểm dữ liệu có liên quan cụ thể cho hợp đồng đang được tạo. Điều này giúp người dùng không cần phải nhập thông tin, tiết kiệm cả thời gian và công sức. Sử dụng các mẫu có thể giúp đảm bảo tính chính xác và nhất quán trong suốt vòng đời của hợp đồng.

Lợi ích của việc sử dụng hệ thống CLM

Hệ thống CLM được thiết kế để giúp các doanh nghiệp quản lý các mối quan hệ với khách hàng, từ việc hình thành mối liên hệ đến bán hàng và hơn thế nữa. Hệ thống CLM có thể giúp các nhóm xác định và nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng bằng cách theo dõi các tương tác và dữ liệu khách hàng. Nó hỗ trợ chuyển đổi nhiều khách hàng tiềm năng hơn thành khách hàng và giữ cho khách hàng hiện tại hài lòng.

Bên cạnh đó, hệ thống quản lý vòng đời hợp đồng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả bằng cách tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại. Và bởi vì hệ thống CLM dựa trên đám mây nên nó rất dễ sử dụng và có thể truy cập từ mọi nơi. Hệ thống này là một công cụ hữu ích cho bất kỳ doanh nghiệp nào muốn hợp lý hóa việc bán hàng và cải thiện lợi nhuận của mình.

Tổng kết

Triển khai hệ thống CLM là một cách tuyệt vời để giảm thời gian vòng đời hợp đồng. Nó không chỉ tự động hóa và đơn giản hóa quy trình quản lý hợp đồng. Nhưng nó cũng cung cấp một kho lưu trữ tập trung cho tất cả các hợp đồng của bạn. Điều này cũng giúp ngăn chặn công việc trùng lặp và đảm bảo rằng mọi người đều làm việc với các phiên bản hợp đồng cập nhật nhất.

Hệ thống quản lý vòng đời hợp đồng cung cấp nhiều lợi ích khác nhau. Chẳng hạn như tạo báo cáo và phân tích, tự động gia hạn hợp đồng và lưu trữ dữ liệu lịch sử. Hệ thống CLM mang lại lợi tức đầu tư đáng kể bằng cách giảm thời gian vòng đời hợp đồng.

• Coinsmart. Sàn giao dịch Bitcoin và tiền điện tử tốt nhất Châu Âu. Bấm vào đây
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Khuếch đại kiến ​​thức. Truy cập Tại đây.
• Nguồn: Plato Data Intelligence: Platodata.ai