Trước khi đi vào cách chọn phần mềm quản lý đội tàu tốt nhất, trước tiên chúng ta hãy nói về phần mềm quản lý đội xe là gì và nó có thể mang lại lợi ích như thế nào cho đội tàu OTR. Một định nghĩa rất đơn giản cho Phần mềm quản lý đội xe là phần mềm được các công ty hoặc tổ chức sử dụng để giúp quản lý và vận hành một đội xe.
Phần mềm nên được coi như bộ não và các thiết bị khác, các bộ phận cung cấp thông tin cho phần mềm. Sau đó, phần mềm sẽ giải mã và trình bày nó cho người dùng theo cách có ý nghĩa đối với họ. Hệ thống có thể bao gồm camera, GPS, DVR, đầu đọc cổng chẩn đoán của xe (OBD), nút báo động, v.v.
Quy mô đội bay và hành trình khác nhau giữa các công ty do đó các nhu cầu cụ thể có thể khác với nhu cầu của đội bay khác. Một điều mà bất kỳ loại phần mềm quản lý tử tế nào cũng sẽ làm là giúp điều phối và quản lý nhóm của bạn dễ dàng hơn thông qua các phương pháp thu thập và lưu trữ khác nhau.
Quản lý đội tàu lợi ích phần mềm được liên kết trực tiếp với các tính năng có sẵn của chúng, tầm quan trọng đối với nhu cầu của công ty bạn và cách bạn sử dụng các tính năng đó.
trên màn hình lựa chọn phần mềm quản lý đội xe sẽ giúp công ty của bạn tuân thủ, thúc đẩy an toàn, thu thập dữ liệu, tăng năng suất, cải thiện thông tin liên lạc, theo dõi phương tiện và tài sản và ít nhất là thu thập số liệu thống kê quan trọng.
Để đi vào chi tiết hơn về từng lĩnh vực này, tôi sẽ mô tả ngắn gọn từng lĩnh vực.
Tuân thủ
Phần mềm phải hỗ trợ tuân thủ quy định, ví dụ: Báo cáo Kiểm tra Phương tiện Lái xe (DVIR), thiết bị ghi nhật ký điện tử, v.v.
Sự An Toàn
Sự an toàn của phương tiện và người lái là rất quan trọng đối với sức khỏe của những người làm việc trong đội xe của bạn, những người khác trên đường và lợi nhuận của bạn. Các phương tiện được bảo dưỡng kém sẽ làm giảm quy mô đội xe của bạn trong quá trình sửa chữa. Lái xe thô bạo có thể dẫn đến tai nạn hoặc hỏng hóc, gây ra sự chậm trễ trong việc giao hàng và có thể gặp ác mộng về bảo hiểm. Máy ảnh / DVR, máy đo gia tốc (thường trên thiết bị GPS) và phần mềm quản lý đội xe theo dõi sức khỏe phương tiện và thói quen của người lái xe giúp giảm thiểu những vấn đề tốn kém này.
Thu thập dữ liệu
Sẽ có một số dữ liệu không được bao gồm trong phần tuân thủ, điều này là cần thiết. Điều này có thể bao gồm video trong các tình huống cảnh báo (phanh gấp, va chạm, tăng tốc, nút sự cố, v.v.) cũng như khi dỡ hàng và chất hàng. Những video này có thể trợ giúp về hành vi lái xe, yêu cầu bảo hiểm, bằng chứng về việc nhận và giao tài sản mà không bị hư hỏng, v.v. Các dữ liệu khác từ các thiết bị khác là các tuyến đường lịch sử xác định tình trạng tắc nghẽn và tối ưu hóa tuyến đường, tốc độ và số dặm đã đi, v.v.
Hiệu suất
Vận hành hiệu quả các phương tiện để giảm mức tiêu thụ nhiên liệu, cải thiện hiệu quả của tuyến đường cũng như tăng cường tuân thủ và an toàn, tất cả sẽ giúp đội xe của bạn hoạt động hiệu quả hơn bằng cách giảm thời gian chết vì tai nạn và bảo trì. Hệ thống quản lý đội xe hiệu quả nhất nên cung cấp một gói tùy chọn hoàn chỉnh cho phương tiện, tài xế và người quản lý để tối đa hóa năng suất đội xe.
Giao tiếp
Giao tiếp với người lái xe là rất quan trọng. Tuy nhiên, người lái xe thỉnh thoảng phải giao tiếp một cách an toàn mà không được rời tay khỏi tay lái hoặc rời mắt khỏi đường. Các tùy chọn giao tiếp rảnh tay cho phép người lái xe trao đổi thư từ với những người khác mà không ảnh hưởng đến hiệu suất của họ trên đường. Điều này không thay thế một đài phát thanh CB; nó chỉ tăng cường nó.
Theo dõi
Theo dõi phương tiện và tài sản cung cấp cho bạn thông tin về thời gian di chuyển và cảnh báo cho bạn về bất kỳ sự chậm trễ tiềm ẩn nào trong việc giao hàng hoặc phương tiện. Các giải pháp phần mềm để quản lý đội xe nên thông báo chính xác cho người quản lý đội xe về vị trí của tài sản hoặc phương tiện trong thời gian thực.
phân tích
Phân tích hiệu suất của một chiếc xe có thể giúp các nhà quản lý đội xe lập kế hoạch bảo dưỡng phòng ngừa hoặc xác định khi nào một chiếc xe cần được kiểm tra để giải quyết vấn đề ngày càng tăng. Phần mềm quản lý cũng nên thu thập thông tin về thói quen của người lái xe để cho phép người quản lý đội xe nâng cao đào tạo về vận hành an toàn trên đường cho những người lái xe dành quá nhiều thời gian để chạy không tải, phanh gấp hoặc chạy quá tốc độ.
Bây giờ đến phần bạn đã chờ đợi: Làm thế nào để chọn giải pháp phần mềm quản lý đội xe tốt nhất cho bạn.
Khi so sánh các giải pháp khác nhau, hãy xem xét một số khía cạnh sau và mức độ quan trọng của chúng đối với bạn:
Tính năng
Phù hợp với các tính năng mà phần mềm cung cấp với những gì đội tàu của bạn cần.
Linh hoạt
Doanh nghiệp của bạn sẽ trải qua những thay đổi và bạn cần một phần mềm quản lý đội tàu có thể thích ứng để bạn có thể mở rộng các tính năng và lợi ích theo yêu cầu.
Hỗ trợ khách hàng
Cuối cùng, bạn có thể cần một số trợ giúp với phần mềm. Một hệ thống hỗ trợ khách hàng mạnh mẽ từ nhà cung cấp phần mềm có thể đảm bảo rằng một vấn đề kỹ thuật nhỏ với phần mềm không gây ra sự chậm trễ không cần thiết trong hoạt động.
của DINTEK
Xem ai sẽ cài đặt phần cứng hệ thống, khoảng thời gian cài đặt và chi phí cài đặt và kích hoạt (nếu có) của phần mềm.
Trước khi xác định phần mềm phù hợp, bạn cần biết điều gì là quan trọng đối với công ty của bạn để nhận được từ chương trình. Nếu bạn đang thay đổi phần mềm quản lý đội xe của mình, hãy tìm ra những sai sót và lỗ hổng với các tính năng bạn cần. Nếu bạn hoàn toàn mới sử dụng phần mềm này, hãy lưu ý những gì quan trọng, những gì có thể sử dụng (nhưng không cần thiết) và những gì không cần thiết đối với bạn. Đừng đưa ra những lựa chọn nhanh chóng trong suốt quá trình, mà hãy làm theo quy trình này hoặc điều gì đó tương tự để thu hẹp các lựa chọn để tìm ra sự phù hợp nhất cho công ty của bạn.
Điều tiếp theo cần làm là nghiên cứu các công ty phần mềm, giá cả chung của họ (để có được mức giá trung bình cho những gì bạn cần) và nếu nó phù hợp với ngân sách của bạn. Loại bỏ các công ty không cung cấp các tính năng quản lý đội xe sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu của công ty mình
Sau khi bạn đã thu hẹp các tùy chọn càng nhiều càng tốt từ nghiên cứu, hãy yêu cầu các bản demo trực tiếp. Những bản trình diễn này sẽ cho phép bạn xem trực tiếp cách hệ thống của họ hoạt động và tính dễ sử dụng của nó (không chỉ những gì họ hiển thị và tuyên bố trên tài liệu tiếp thị của họ). Giả sử bạn có thời gian và đang làm việc tại một vài công ty; bạn có thể hỏi xem bạn có thể nhờ một đơn vị thử nghiệm để lắp đặt trên xe sử dụng trong một tháng và lấy ý kiến của nhân viên (hoặc của chính bạn) về cái nào là tốt nhất.
Khi bạn đã chọn một chương trình quản lý đội xe thích hợp, hãy cài đặt các thiết bị và phần mềm trên đội xe của bạn. Bạn không muốn đặt toàn bộ đội xe của mình hết tiền hoa hồng để lắp đặt, vì vậy bạn có thể phải luân chuyển các phương tiện vào và ra (tức là, thực hiện hai chuyến off-line trong 2-4 giờ, lắp đặt thiết bị, sau đó đưa chúng ra ngoài, và đưa thêm hai lần nữa) hoặc yêu cầu nhà cung cấp phần mềm đưa ra nhiều lần để giảm thiểu gián đoạn dịch vụ.
Tóm lại, như với bất kỳ hệ thống mới nào, bạn sẽ cần đào tạo tất cả các tài xế và quản lý đội xe của mình cách sử dụng chương trình một cách chính xác. Lên lịch các buổi đào tạo thường xuyên và khuyến khích người lái xe và người quản lý sử dụng phần mềm để mua xe. Bạn cũng có thể đưa ra phần thưởng cho những người sử dụng phần mềm đúng cách hoặc những tài xế lái xe an toàn.
Tác giả Bio:
Jayesh Mehta là Giám đốc Tiếp thị tại Pháo đài di động. Anh cũng là tác giả của cuốn sách “Rogue's Guide to Acquisition: Principles from the Final Frontier” được liệt kê trên Bill Gates Recommended Summer Reading năm 2012. Jayesh đã tham gia lĩnh vực tiếp thị từ năm 2001 và với Fortress Mobile từ năm 2020.
