Zephyrnet لوگو

زیرو پر رسیدوں کا انتظام

تاریخ:

بعض اوقات، بنیادی کاروباری عمل کاروباری رہنماؤں کے احساس سے کہیں زیادہ وقت طلب ہو سکتے ہیں۔ انوائسنگ، مثال کے طور پر، وہ چیز ہے۔ ہر ایک اکاؤنٹنگ ٹیم انتظام کرنے کا طریقہ سیکھنا ہے۔

اس کے بنیادی طور پر، انوائسنگ آسان معلوم ہوتی ہے: ایک فروش سامان یا خدمات فراہم کرتا ہے، فراہم کردہ اشیاء کی تفصیلات فراہم کرتا ہے، اور گاہک کو بل بھیجتا ہے (AKA ایک انوائس)۔ پھر گاہک انوائس انوائس وصول کرتا ہے، اس کی درستگی کی تصدیق کرتا ہے، اور وینڈر کو ادائیگی جمع کراتا ہے۔ 

سادہ، ٹھیک ہے؟ ایسا لگتا ہے، لیکن حقیقت میں، کاروبار کے 66٪ کہتے ہیں کہ وہ اس سے زیادہ خرچ کرتے ہیں۔ پانچ دن ماہانہ پروسیسنگ انوائسز۔ ماہانہ صرف 20-25 کاروباری دنوں کے ساتھ، انوائس کی ادائیگیوں کو بھیجنے، وصول کرنے اور اس پر کارروائی کرنے میں پورے پانچ دنوں کا اثر کسی تنظیم کی اکاؤنٹس وصول کرنے والی ٹیم اور اس کے اکاؤنٹس قابل ادائیگی ٹیم کے لیے ایک بڑا اضافہ ہے۔

آج، عمل کی ناکامیوں کو دور کرنے اور تنظیمی کارکردگی کو بڑھانے کا ایک بہترین طریقہ ڈیجیٹل SaaS سلوشنز میں سرمایہ کاری کرنا ہے جو کہ عمل کو ہموار کرتے ہیں۔ Xero، چھوٹے اور درمیانے سائز کے کاروباروں کے لیے SaaS اکاؤنٹنگ کے سب سے بڑے ٹولز میں سے ایک، انوائسنگ سے متعلق ناکارہیوں اور دیگر چیلنجوں کو حل کرنے میں مدد کرتا ہے۔ اکاؤنٹنگ سائیکل.

تنہائی میں، زیرو انوائس سافٹ ویئر ایک مضبوط حل ہے، لیکن جب دوسرے کے ساتھ جوڑا بنایا جائے۔ اے پی آٹومیشن۔ ٹولز، اس کی تاثیر تیزی سے بڑھ جاتی ہے۔ آئیے اس پر ایک نظر ڈالیں کہ Xero انوائس کے حل کاروبار کو کیا پیش کر سکتے ہیں، پھر دیکھیں کہ جب دیگر SaaS پیشکشوں کے ساتھ جوڑا بنایا جائے تو Xero کیا کر سکتا ہے۔

قابل وصول اکاؤنٹس کے لیے زیرو انوائسنگ سافٹ ویئر

نقد بہاؤ کے چیلنجوں اور زائد المیعاد انوائس کی ادائیگیوں کا پیچھا کرنے سے سبھی واقف ہیں۔ وصولی اکاؤنٹس ٹیم تمام رقم جمع کرنے کی ذمہ دار ہے جو ایک کاروبار کرتا ہے۔ چاہے کوئی تنظیم B2B ہو یا B2C، AR ٹیم اس بات کو یقینی بنانے میں اہم ہے کہ کاروبار میں نقد رقم اس شرح سے آ رہی ہے جو کاروباری اخراجات اور ترقی کے اقدامات کو سپورٹ کرتی ہے۔

زیرو میں اے آر کیسے کریں۔

ہر صارف کے لیے دستی طور پر رسیدیں بنانے، صارفین کو آنے والی ادائیگیوں سے آگاہ کرنے کے لیے انفرادی ای میلز بھیجنے، اور دستی کیش فلو رپورٹس بنانے کے بجائے، AR ٹیمیں Xero کو AR ایکو سسٹم میں ضم کر سکتی ہیں تاکہ متعدد مددگار خصوصیات اور خودکار انوائسنگ کی صلاحیتوں تک رسائی حاصل کر سکے۔

Xero کے ساتھ، انوائس کی تخلیق اور ہر کام کی پیروی بہت آسان ہے۔ آپ سے Xero کے اندر "کلاسک انوائسنگ" اور "نئی انوائسنگ" کے درمیان انتخاب کرنے کو کہا جائے گا۔ اگر کارکردگی آپ کا مقصد ہے، تو کام کا بوجھ کم کرنے اور دستی ڈیٹا لفٹ کرنے کے لیے "نئی انوائسنگ" کا انتخاب کریں۔ زیرو "نئی انوائسنگ" کا استعمال کرتے وقت انوائس کی تخلیق کیسی نظر آتی ہے:

  1. یقینی بنائیں کہ کسٹمر کے رابطہ کی معلومات پہلے Xero میں شامل کی گئی ہے۔ نئی انوائسنگ کے ساتھ، آپ ان تفصیلات کے ساتھ کچھ فیلڈز کو خود بخود آباد کر سکتے ہیں۔ 
  2. دیکھیں "انوائس" Xero ایپلی کیشن میں ماڈیول۔ 
  3. میں گاہک کا نام ٹائپ کرنا شروع کریں۔ "کو" فیلڈ، اور کسٹمر کی تفصیلات انوائس کے اندر آباد ہونی چاہئیں۔
  4. تمام مطلوبہ فیلڈز کو پُر کریں جیسے "آئٹم،" "مقدار،" اور "قیمت۔"
  5. لائن آئٹمز کو ایک خاص ترتیب میں منتقل کرنے کے لیے گھسیٹیں اور چھوڑیں۔
  6. جب انوائس پُر ہو جائے تو منتخب کریں۔ "محفوظ کریں اور دوسرا شامل کریں" or "منظوری کے لیے جمع کروائیں۔"

Xero انوائس سافٹ ویئر نہ صرف AR ماہرین کو خودکار ادائیگی کی یاددہانی بھیجنے اور آسانی کے ساتھ حسب ضرورت رسیدیں بنانے کی اجازت دیتا ہے، بلکہ یہ AR-ہدف کردہ خصوصیات کی ایک پوری میزبانی پیش کرتا ہے، جیسے:

انوائس اسٹیٹس ٹریکنگ

پہلی بار رسیدیں تقسیم کرنا کافی مشکل ہے۔ Xero نہ صرف ابتدائی انوائس بنانے کے عمل کو صرف چند کلکس میں تبدیل کرتا ہے بلکہ یہ ریئل ٹائم میں انوائس ٹریکنگ اور تجزیات بھی فراہم کرتا ہے۔ کیا کوئی ایسا صارف ہے جس میں بقایا ادائیگیاں ہوں یا ادائیگی کے مسائل جاری ہوں؟ Xero AR ٹیم کو مطلع کرنے میں مدد کر سکتا ہے اس سے پہلے کہ آپ کی کمپنی محنت سے کمائی گئی نقد رقم سے محروم ہو جائے۔

آن لائن ادائیگی کی کارروائی

صارفین چیک بھیجنا ختم کر چکے ہیں – وہ آن لائن ادائیگی کرنا چاہتے ہیں! Xero کے ذریعے دستیاب صحیح تھرڈ پارٹی پلگ ان کے ساتھ آن لائن ادائیگی کی پروسیسنگ پہنچ کے اندر ہے۔ صارفین کو یہ پسند آئے گا کہ یہ کتنا آسان ہے، اور AR ٹیم کو یہ پسند آئے گا کہ یہ ان کی طرف سے بڑی حد تک بغیر کسی رابطے کا عمل ہے۔

زیرو انوائس ٹیمپلیٹس

یکساں طرز، سرایت شدہ لوگو، اور کم غلطی کی شرح کے ساتھ سرکاری رسیدیں کاروباری اداروں کو قابل اعتماد اور اعتماد کا برانڈ بنانے میں مدد کر سکتی ہیں، اور زیرو انوائس ٹیمپلیٹس کے ساتھ، قدیم رسیدیں ناگزیر ہیں۔

Xero انوائس ٹیمپلیٹ بنانے کے لیے، ذیل کی پیروی کریں:

  1. وینڈر کے نام پر کلک کریں، پھر کلک کریں، "ترتیبات۔"
  2. کو دیکھیے "انوائس کی ترتیبات۔"
  3. منتخب کریں "نئی برانڈنگ تھیم۔"
  4. مستقبل میں اس مخصوص Xero انوائس ٹیمپلیٹ کا حوالہ دینے کے لیے ایک لیبل درج کریں۔ کی طرح کچھ "کلائنٹ XYZ ماہانہ انوائس ٹیمپلیٹ" کام کرے گا.
  5. انوائس کے ڈیزائن کو اپنی مرضی کے مطابق بنائیں اور کسی بھی ایڈجسٹمنٹ کی ضرورت ہے۔ 
  6. کلک کریں "محفوظ کریں۔"
  7. محفوظ کردہ انوائس ٹیمپلیٹس کو دیکھنے کے لیے، اس ٹیمپلیٹ کا نام تلاش کریں جسے آپ دیکھنا یا استعمال کرنا چاہتے ہیں اور کلک کریں "پیش نظارہ۔"

زیرو پروفارما انوائسز 

زیادہ تر کاروبار سامان یا خدمات فراہم کرنے کے بعد انوائس بھیجتے ہیں، لیکن اگر آپ کی تنظیم ان پروفارما انوائسز پر انحصار کرتی ہے جو آپ کی پیشکشیں آخری صارفین کو فراہم کیے جانے سے پہلے استعمال ہوتی ہیں، تو Xero نے آپ کو نہیں چھوڑا ہے۔ Xero proforma انوائسز Xero انوائس ٹیمپلیٹ سے ملتے جلتے ہیں، لیکن آپ کی کاروباری ضروریات کو پورا کرنے کے لیے ان کی ساخت قدرے مختلف ہوتی ہے۔

قابل ادائیگی اکاؤنٹس میں انوائس پروسیسنگ کے لیے زیرو

انوائسنگ کے عمل کے دوسری طرف، قابل ادائیگی اکاؤنٹس ٹیم آنے والی رسیدوں پر کارروائی کرنے کے لیے انتھک محنت کرتی ہے، اس بات کی تصدیق کرتی ہے کہ اشیا اور خدمات انوائس پر موجود چیزوں کے مطابق موصول ہوئی ہیں، اس پر تشریف لے جائیں ادائیگی کی منظوری کے عمل، اور منتظر دکانداروں کو ادائیگیاں جمع کروائیں۔

زیرو میں اے پی کیسے کریں۔

بالکل اپنے AR ہم منصبوں کی طرح، AP ٹیم کے اراکین Xero انوائس سافٹ ویئر پر انحصار کر سکتے ہیں تاکہ ان کی زندگی کو کئی طریقوں سے آسان بنایا جا سکے۔ شاید اے پی اسپیس میں زیرو کا سب سے نمایاں کام انوائس کی درآمد اور پروسیسنگ ہے۔

مرحلہ وار، یہاں یہ ہے کہ اس کی طرح نظر آسکتی ہے:

  1. ایک وینڈر کی طرف سے انوائس بھیجنے کے بعد، آپ Xero میں انوائس کی پی ڈی ایف اپ لوڈ کر سکتے ہیں۔ 
  2. رسیدوں کی تصدیق کرنے یا منظوری کا عمل شروع کرنے کے لیے، پر جائیں۔ "کاروبار" مینو اور منتخب کریں "انوائسز۔"
  3. موصولہ سامان یا خدمات کے ساتھ آئٹم کی تفصیل، رقم اور قیمت کا موازنہ کرکے دستی انوائس کی تصدیق کریں۔ 
  4. منظوری کے لیے تیار ہونے کے بعد، منظور کنندہ کلک کر سکتا ہے۔ "منظور کریں اور ای میل کریں" ادائیگی کے لیے رسید بھیجنے کے لیے۔ 

آپ بھری ہوئی کچھ تفصیلات کو اسکین کرنے کے لیے ایک مخصوص ای میل ایڈریس پر بل بھی بھیج سکتے ہیں۔

دیگر زیرو خصوصیات جو اے پی ٹیموں کو پسند ہیں وہ ہیں: 

سادہ بل مینجمنٹ

بقایا قلیل مدتی قرضوں پر نظر رکھنا مشکل ہو سکتا ہے۔ مہینوں میں مختلف اوقات میں رسیدوں کی ایک وسیع رینج کے ساتھ، اے پی ٹیموں نے ان کے لیے انتظامی کام ختم کر دیا ہے۔ زیرو انوائس سافٹ ویئر کے ساتھ، آنے والی مقررہ تاریخوں اور بقایا بلوں کو ٹریک کرنا خودکار ہو جاتا ہے۔ 

بیچ ادائیگی کی صلاحیتیں۔

Xero انوائس سافٹ ویئر کے اندر بیچ کی ادائیگیوں کو فعال کرنے سے، AP ٹیمیں ادائیگی کرتے وقت بہت کم دستی ڈیٹا انٹری اور کم پروسیسنگ وقت سے لطف اندوز ہو سکتی ہیں۔

منظوری ورک فلو

Xero کے اندر حسب ضرورت منظوری کے ورک فلو کی صلاحیتوں کے ساتھ، AP ٹیمیں پلیٹ فارم میں ہی مناسب منظوری کے چینلز کے ذریعے انوائس کی ادائیگی بھیج سکتی ہیں۔ ان باکس کی بے ترتیبی کی وجہ سے مزید لمبی ای میل چینز اور تاخیر سے ادائیگیاں نہیں کی جائیں گی۔ 

بینک مفاہمت

Xero بلوں میں کی جانے والی ادائیگیوں کو خودکار بناتا ہے، متعلقہ انوائس کے ساتھ لین دین کو ملانے کے عمل کو آسان بناتا ہے۔ یہ خصوصیت درست مالیاتی ریکارڈ کو یقینی بناتی ہے اور غلطیوں کے خطرے کو کم کرتی ہے۔

زیرو اے پی کے عمل میں قابل ذکر خلا

یہ واضح ہے کہ Xero صنعتوں کی ایک وسیع رینج میں بڑھتے ہوئے کاروبار کے اندر اکاؤنٹنگ ٹیموں کو ایک اہم لفٹ فراہم کرتا ہے۔ پلیٹ فارم قابل بھروسہ، اچھی طرح سے جانچا، اور ہمیشہ تیار ہوتا ہے، لیکن آٹومیشن سینٹرک ٹولز کے ساتھ AP اور AR کے عمل کو بڑھانے کے بہت سے دوسرے طریقے ہیں۔ سیدھے الفاظ میں - بہت ساری چیزیں ہیں جو زیرو ہیں۔ نہیں کر سکتا، بھی Xero انوائس سافٹ ویئر استعمال کرنے والی AP ٹیموں کے لیے کچھ سب سے بڑی حدود ہیں:

انوائس کیپچر کی حدود

انوائس جیسے کاروباری دستاویزات کو اسکین کرنے اور ذخیرہ کرنے کے لیے Xero بہت اچھا ہے، لیکن اسکین شدہ تصاویر سے اہم ڈیٹا پوائنٹس نکالنے میں یہ بہت محدود ہے۔ اس سے اے پی ٹیمیں ہر بار نیا انوائس موصول ہونے پر دستی ڈیٹا انٹری کے کاموں میں پھنس جاتی ہیں۔ ایک وقت چوس کے بارے میں بات کریں!

کاروباری پیچیدگی کی حدود

زیرو انوائس سافٹ ویئر انوائسز اور بلوں کے لیے بہت زیادہ تخصیصات فراہم نہیں کرتا ہے، جس سے AP کے عمل کو ہموار کرنا مشکل ہو جاتا ہے۔

منظوری کے ورک فلو کی حدود

اگر آپ انوائس کی رقم کے لحاظ سے ایک انتہائی پیچیدہ ورک فلو سیٹ اپ یا انکولی ورک فلو تلاش کر رہے ہیں، تو آپ کو اس حقیقت کو بنانے کے لیے ایک اضافی آٹومیشن ٹول کی ضرورت ہوگی۔

رپورٹنگ کی حدود

ایسے وقت میں جب کاروباری رہنما فیصلے کرتے وقت حقیقی وقت کی بصیرت کی توقع کرتے ہیں، Xero ڈیٹا پر مبنی فیصلے کرنے کے لیے درکار تفصیل کی سطح فراہم نہیں کر سکے گا جس پر آپ اعتماد کر سکتے ہیں۔

AP آٹومیشن کے لیے نانونٹس

 آئیے واضح کریں: Xero مجموعی طور پر اکاؤنٹنگ سائیکل میں بے پناہ قدر کا اضافہ کرتا ہے۔ ڈیجیٹل SaaS حل کاروبار کو ڈیجیٹل دور میں لانے میں مدد کرتا ہے، لیکن صحیح انضمام اور اضافی ٹولز کے ساتھ، Xero بہت کچھ کر سکتا ہے۔ کے ساتھ نانونٹس, ایک AP آٹومیشن SaaS پیشکش، اوپر ظاہر کردہ تمام AP خلا کو تیزی سے دور کیا جا سکتا ہے۔

Xero میں AP کو خودکار کرنے کے لیے Nanonets کا استعمال

Xero انوائس سافٹ ویئر کے ساتھ Nanonets کو ضم کرنے کے بعد، آپ کو یہ فروغ پسند آئے گا۔ اے پی آٹومیشن۔ مجموعی طور پر فنکشن کو دیتا ہے۔ مثال کے طور پر: 

OCR ٹیکنالوجی اور خودکار انوائس پروسیسنگ

آپٹیکل کریکٹر ریکگنیشن (OCR) کا استعمال کرتے ہوئے، Nanonets آنے والی رسیدوں سے کلیدی ڈیٹا کو پڑھ اور نکال سکتا ہے اور دستی ڈیٹا انٹری کو کم کر سکتا ہے۔ فکر مت کرو؛ انوائس ریکارڈز Xero میں بھی ریکارڈ کیے جائیں گے، بغیر کسی انسانی مداخلت کے دونوں پلیٹ فارمز کے درمیان کامل ڈیٹا مماثلت کو یقینی بناتے ہوئے ابھی، پروسیسنگ انوائس بھی شامل ہے - دو طرفہ اور تین طرفہ ملاپ - خود کار طریقے سے کیا جا سکتا ہے. 

ادائیگی آٹومیشن

سٹرائپ، وائز، اور ACH کو یکجا کرنے والے Nanonets کے ساتھ، ادائیگی کی آٹومیشن صرف ایک خواب نہیں ہے۔ یہ ایک حقیقت ہے. AP ٹیمیں Nanonets اور Xero کے انضمام کو استعمال کر سکتی ہیں۔ ادائیگی کے عمل کو خودکار بنائیں. اپنی مرضی کے مطابق قوانین کو پورے عمل میں بھی لاگو کیا جا سکتا ہے۔ ایک ذاتی منظوری کا ورک فلو بنائیں، ادائیگی کی حدیں مقرر کریں، اور دیگر قواعد کے ساتھ سیکیورٹی کو بہتر بنائیں۔

وینڈر مینیجمینٹ

دکانداروں کا انتخاب کافی مشکل ہے؛ Xero میں اپنی تمام معلومات کو اپ ڈیٹ اور درست رکھنا ایک نہ ختم ہونے والا کام ہو سکتا ہے۔ Nanonets کے ساتھ، وینڈر کی معلومات کو موجودہ انوائس ڈیٹا کی بنیاد پر خود بخود اپ ڈیٹ کیا جا سکتا ہے، جس سے وینڈر مینجمنٹ کو ممکن حد تک آسان بنایا جا سکتا ہے۔

اگلی نسل کی رپورٹنگ

شروع سے، ڈیش بورڈز اور خودکار رپورٹنگ کی خصوصیات Nanonets کی پیشکش کا حصہ رہی ہیں۔ صرف چند کلک اور ڈراپ مشقوں کے ساتھ، آپ کی AP ٹیم - اور دیگر اکاؤنٹنگ ٹیمیں - کے پاس تمام بنیادوں کا احاطہ کرنے والی رپورٹس ہو سکتی ہیں۔

نینونٹس اور زیرو ایک ساتھ کیسے کام کرتے ہیں۔

Nanonets اور Xero کے درمیان انضمام کو ترتیب دینے میں عام طور پر صرف چند منٹ لگتے ہیں۔ ذیل میں Nanonets کی ایک مثال ہے جو DropBox اور GMail جیسے متعدد ذرائع سے انوائسز لیتے ہیں اور ان پر کارروائی کرتے ہیں۔

یہ صرف رسیدوں تک ہی محدود نہیں ہے بلکہ PO اور دیگر دستاویزات بھی۔ ورک فلو میں منظوری کے بعد جسے آپ سیٹ اپ کر سکتے ہیں، ڈیٹا Xero میں مطابقت پذیری کے لیے تیار ہے۔

Nanonets انوائس پر کارروائی کر سکتے ہیں، کلیدی معلومات نکال سکتے ہیں، اس معلومات کو Xero تک پہنچا سکتے ہیں، اور عمل کو خودکار کر سکتے ہیں۔ یہ انضمام برسوں سے دستیاب ہے، اسے کچھ ایسا بناتا ہے جس سے آپ اور آپ کی تنظیم ابھی فائدہ اٹھانا شروع کر سکتی ہے۔ Nanonets اور Xero کے فوائد کا تجربہ کرنے کا انتظار نہ کریں۔ چلئے اب شروع کریں.

زیرو کے ساتھ نانونٹس کو جوڑنے کے فوائد

طاقتور الگ اور ایک ساتھ نہ رکنے والے، Nanonets اور Xero اکاؤنٹنگ پروفیشنلز کے کام کرنے کے طریقے کو تبدیل کرنے کے لیے تیار ہیں۔ اب یہ کافی نہیں ہے کہ ایک مضبوط ERP یا استعمال میں آسان اکاؤنٹنگ حل ہو؛ آٹومیشن تمام کاروباروں کے لیے ضروری ہے، اور Nanonets کے ساتھ، آٹومیشن کا سفر بہت زیادہ قابل انتظام ہو جاتا ہے۔ 

ان ٹولز کو ترتیب دینے میں وقت اور وسائل کی سرمایہ کاری کرنے سے، آپ دیکھیں گے کہ سرمایہ کاری پر واپسی بہت سے مختلف طریقوں سے ہوتی ہے۔

  • پیداوری - سب سے پہلے، پیداواری صلاحیت آسمان کو چھوئے گی۔ آٹومیشن کاموں کو زیادہ موثر بنانے کے علاوہ بھی بہت کچھ کرتی ہے، یہ آپ کی AP اور AR ٹیموں کو اس قابل بھی بناتی ہے کہ وہ اپنی کوششوں کو کاروبار کے مزید ویلیو ایڈڈ پہلوؤں پر مرکوز کر سکیں۔ 
  • مالی فائدہ - بہتر پیداواری کاروبار کے لیے بہتر مالیاتی نتائج کا باعث بنتی ہے۔
  • ٹیم کا اطمینان - Nanonets اور Xero کام کرنے والے لوگوں کو اپنی ملازمتوں میں مجموعی طور پر کم تناؤ اور خوش بناتے ہیں۔ جب آپ کے پاس خوش عملہ ہوتا ہے تو پوری دنیا کھل جاتی ہے۔ 

جب ایک ساتھ استعمال کیا جائے تو، آپ Nanonets کی آٹومیشن پاور کے ساتھ Xero کی تمام اکاؤنٹنگ صلاحیتوں سے لطف اندوز ہو سکتے ہیں۔ جیسے جیسے پیداواری صلاحیت میں اضافہ ہونا شروع ہوتا ہے، دستی غلطیاں کم ہونا شروع ہوتی ہیں، اور آپ کے گاہک اور ملازمین خوش اور خوش ہوتے جاتے ہیں، آپ کو بہت خوشی ہوگی کہ آپ نے ایسا کیا۔

کاروباری رہنما جو واقعی چیزوں کو ہلانے کے خواہاں ہیں مزید نہیں دیکھنا چاہئے۔ یہ ٹولز شروع سے آخر تک آپ کے کاروبار کے چلنے کے طریقے کو بدل دیں گے۔ آج ہی شروع کرنے کے لیے، Nanonets کو Xero سے لنک کریں اور کام پر لگ جائیں!

اسپاٹ_مگ

تازہ ترین انٹیلی جنس

اسپاٹ_مگ