Власники бізнесу все більше використовують платформи з єдиним джерелом, такі як QuickBooks, для різноманітних фінансових і бізнес-процесів, включаючи базовий бухгалтерський облік, відлік робочого часу, нарахування заробітної плати тощо. 

QuickBooks пропонує низку способів отримання платежів, від простих (пряме виставлення рахунків) до складних (наприклад, введення вручну та проведення фізичної картки) платежів. Для тих, хто хоче вставити робочий процес обробки платежів у ширший ландшафт бухгалтерського обліку, QuickBooks, ймовірно, має те, що вам потрібно, а якщо ні, інтеграція сторонніх розробників допоможе заповнити прогалини та налаштувати ваш досвід.

Які функції оплати пропонує QuickBooks?

QuickBooks пропонує два основні способи отримання платежів:

• Управління рахунками-фактурами на Quickbooks Online
• Додатковий додатковий інструмент називається Платежі QuickBooks.

У цьому блозі ми обговоримо обидва ці способи, а також те, як підняти досвід на новий рівень.

Тим, хто не зацікавлений в управлінні платежами через QuickBooks, не хвилюйтеся – QuickBooks пропонує інтеграцію сторонніх розробників для синхронізації зовнішніх платіжних даних із Square, Смугаі подібні системи обробки платежів, щоб ваші книги були узгодженими та точними.

Отримуйте платежі в QuickBooks Online (без платежу QuickBooks)

QuickBooks Payment, як правило, є найпопулярнішим варіантом для тих, хто зацікавлений у надійній повній системі торгових точок. Однак невеликі підприємства, приватні підприємці та фрілансери часто дотримуються базової системи оплати рахунків QuickBooks.

Отримувати оплату за допомогою методу виставлення рахунків просто.

• Спочатку перейдіть до Sales у QuickBooks Online. Ви побачите наявні рахунки-фактури (якщо такі є), але наразі ми створимо новий, натиснувши Створіть рахунок-фактуру. 

• Потім ви заповните дані клієнта та натисніть Перегляньте та надішліть.
• Потім ви перейдете до вікна перегляду, щоб підтвердити інформацію та переглянути рахунок-фактуру з точки зору клієнта.
• Ви також побачите діапазон варіанти оплати у вашого клієнта, включаючи кредитні картки, переказ ACH, PayPal і Venmo.

І це все! Використання функції виставлення рахунків для отримання платежів у QuickBooks просте та добре підходить для основних потреб. QuickBooks Payments заповнює прогалину для тих, хто потребує додаткової підтримки або складні вимоги до платежів.

Користувачі повинні зауважити, що звірка та обробка ваших книг у цьому випадку не є автоматичними — лише QuickBooks Payments пропонує автоматичний облік. Щоб зафіксувати оплату, необхідно відмітити рахунок-фактуру як оплачений при отриманні (повністю або частково).

Запис платежів вручну в QuickBooks

Ви можете використовувати ручний запис, якщо у вас немає платежів QuickBooks і клієнти віддають перевагу готівці, чекам або іншим офлайн-платежам. Процес, як завжди, простий:

• Спочатку перейдіть до Отримувати платежі та виберіть відповідний ручний платіж метод: 

• На екрані вище ви також заповните відповідні дані клієнта в полях і зв’яжете їх із наявними рахунки, якщо якийсь.
• Потім ви збережете та закриєте, але пам’ятайте, що з цього моменту вам потрібно буде вручну керувати книгами, оскільки процес не автоматизований.

Оптимізуйте платежі за допомогою QuickBooks Payments

Для тих, хто потребує трохи надійнішого досвіду прийому платежів QuickBooks, QuickBooks Payments пропонує ряд функцій, які підходять для великих компаній, які мають справу з потоком виставлення рахунків або платежів.   

QuickBooks Payments — це комплексна платформа обробки платежів, яка пропонує:

• Фізичні свайпи кредитної картки або зчитування чіпа
• Стандартне онлайн виставлення рахунків
• Введення кредитної картки вручну
• Повторні платежі і комісії з кредитної картки

QuickBooks Payments також автоматизує процес узгодження платежів, автоматично зіставляючи платежі клієнтів із наявними рахунками-фактурами та значно скорочуючи ручне керування. Він також пропонує більшу гнучкість, дозволяючи клієнтам «платити зараз» онлайн за допомогою цифрового виставлення рахунків (показано вище) або прямих платежів карткою, що зрештою збільшує вашу здатність підтримувати надходження готівки.

Отримання платежів через QuickBooks Payments

Щоб отримувати платежі через QuickBooks Payments, вам спочатку потрібно подати заявку та зареєструватися для послуги:

1. У вікні первинної реєстрації ви заповните деяку основну інформацію про бізнес (тепер усі підприємства мають право на платежі QuickBooks), інформацію про власника та рахунок, на який ви бажаєте перераховувати кошти.
2. На цьому етапі ви матимете можливість скористатися QuickBooks Checking або вибрати вже існуючий зовнішній обліковий запис. QuickBooks використовує Інтеграція API щоб підтвердити право власності на банківський рахунок, тому це відносно швидко.

Після реєстрації ви підтвердите, що QuickBooks Payments пов’язано з правильним основним продуктом — це буде залежно від того, через який ви зареєструвалися. Якщо ви користуєтеся кількома продуктами, переконайтеся, що ви перейшли від того, який хочете пов’язати з QuickBooks Payments (наприклад, не реєструйтесь у QuickBooks Self-Employed, якщо ви користуєтеся продуктом, але хочете зв’язати Payments із компанією QuickBooks Online).

Тепер ви готові отримувати платежі! Клієнти можуть платити за допомогою кредитних карток, переказів ACH тощо за допомогою цифрової системи виставлення рахунків, описаної вище, і прямих махів кредитною карткою або ручного введення картки.

На вкладці «Депозити» в розділі «Продажі» ви можете побачити всі депозити від Quickbooks Payments.

Звідси блищить QuickBooks Payments – він автоматизує зіставлення між планом рахунків, щоб заощадити час, особливо якщо ви обробляєте десятки транзакцій щодня (або більше!). 

Використання Nanonets для керування платежами в QuickBooks

Щоб подолати розрив між QuickBooks Online і QuickBooks Payment – ​​або для тих, хто шукає трохи більше налаштувань – Nanonets пропонує стороння інтеграція до автоматизувати обробку кредиторської заборгованості та примирення банків за допомогою передового ШІ. У той же час Nanonets поєднується з платіжними процесорами Wise, Stripe та іншими без «переходу» до QuickBooks Payments, якщо ви цього не хочете. 

Наномережі також допомагають користувачам згладити шорсткості під час отримання платежів вручну за допомогою розширених функцій оптичне розпізнавання символів (OCR) для обробки документації з платежами вручну, тоді як процеси, керовані штучним інтелектом, автоматизують відповідність та інші облікові вимоги, які виникають у зв’язку з платежами вручну.

Висновок

Який метод ви використовуєте для прийому платежів у QuickBooks – стандартний, QuickBooks Payments чи ручний – залежить від ваших конкретних бізнес-потреб. У той час як невеликі підприємства та індивідуальні операції, як правило, добре справляються з прямим виставленням рахунків через QuickBooks Online, досвідчені користувачі або великі підприємства, як правило, насолоджуються автоматизація який поставляється з QuickBooks Payments, щоб заощадити час і енергію, мінімізуючи помилки.

Незалежно від того, який ви виберете чи поєднаєте з багатьох доступних варіантів, здатність QuickBooks підтримувати вашу платіжну екосистему всередині ваших ширших фінансових і бухгалтерська сфера не має собі рівних і допомагає зосередити ваш розум на важливому – зароблянні грошей і розширенні вашого бізнесу.

І, звичайно, Nanonets діє як комплекс стороння інтеграція щоб подолати розрив між QuickBooks Online і QuickBooks Payments для тих, хто потребує трохи більше можливостей для обробки платежів, але, можливо, не готовий (або не може собі дозволити) QuickBooks Payments.

• Розповсюдження контенту та PR на основі SEO. Отримайте посилення сьогодні.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Додайте собі сили. Доступ тут.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Розширення знань. Доступ тут.
• ПлатонЕСГ. вуглець, CleanTech, Енергія, Навколишнє середовище, Сонячна, Поводження з відходами. Доступ тут.
• PlatoHealth. Розвідка про біотехнології та клінічні випробування. Доступ тут.
• джерело: https://nanonets.com/blog/receive-payments-with-quickbooks/