Muhasebede otomasyon? Oyunun kurallarını değiştiren bir şey! Fatura işleme maliyetlerinin düştüğünü hayal edin $40 için $1.42 her biri. Bu nedenle muhasebe otomasyonu günümüzün en sıcak trendleri arasında yer alıyor.

QuickBooks Online, muhasebede bir güç merkezidir, ancak bunu Zapier'in otomasyon büyüsüyle eşleştirdiğinizde durdurulamaz bir ikili elde edersiniz. QuickBooks'u 5000'den fazla uygulamaya bağlayabilirsiniz; kod gerekmez. Sitenizdeki bir form gönderiminden fatura mı oluşturacaksınız? Kontrol etmek. Bir fatura gönderildiğinde ekibinizi Slack aracılığıyla bilgilendirin mi? Tamamlamak.

QuickBooks Online, Zapier ve Nanonets gibi yapay zeka destekli OCR araçlarını birleştirdiğinizde bu türden çok daha fazla iş akışı otomasyonu mümkündür. Tetikleyicileri ve olayları ayarladığınızda ve veriler farklı platformlar arasında sorunsuz bir şekilde aktığında olasılıklar sonsuzdur.

Zapier ve QuickBooks çevrimiçi ile muhasebeyi otomatikleştirmek için beş iş akışı fikri

QuickBooks Online, platformunda makul miktarda otomasyon yeteneği sunuyor, ancak muhasebe iş akışlarını otomatikleştirme konusundaki gerçek gücü, Zapier ve Nanonets ile entegre olduğunda ortaya çıkıyor. Bu üçlü, muhasebe iş akışlarınızı son derece otomatik, verimli ve hatasız bir sisteme dönüştürerek yeni bir olasılıklar dünyasının önünü açar.

Başlamanıza yardımcı olacak birkaç iş akışı fikri aşağıda verilmiştir:

Fatura işleme

Faturaların manuel olarak işlenmesi çok zaman alabilir ve hatalara karşı hassastır. Zapier, QuickBooks Online ve Nanonets OCR ile fatura işlemeyi otomatikleştirerek süreci kolaylaştırabilir, zamandan tasarruf edebilir ve doğruluğu artırabilirsiniz.

İş akışı, Zapier'de yeni bir faturanın alındığını algılayan bir tetikleyiciyle başlar. E-posta, Dropbox veya form gönderimleri gibi kaynakları izler. Fatura verileri daha sonra faturadan ilgili bilgileri doğru bir şekilde çıkarmak için yapay zeka destekli optik karakter tanımayı kullanan Nanonets'e gönderiliyor. Faturanın minimum düzeyde manuel müdahaleyle işlenebilmesini sağlamak için doğrulama kurallarını ve onay yönlendirme hiyerarşisini ayarlayabilirsiniz. Bundan sonra, QuickBooks Online'da otomatik olarak yeni bir fatura oluşturmak ve onu çıkarılan verilerle doldurmak için başka bir Zapier tetikleyicisi ayarlayabilirsiniz. Daha sonra daha fazla işlem ve ödeme için aktarılabilir.

İş akışının otomatikleştirilmesi verimliliği artırabilir, doğru veri girişi sağlayabilir ve kolaylaştırılmış bir fatura onayı ve ödeme sürecine sahip olabilir. Bu, daha hızlı fatura işleme, daha iyi satıcı ilişkileri ve gelişmiş finansal yönetim sağlar.

Gider raporlama

Gider tahsilatını, kategorize edilmesini ve gönderilmesini otomatikleştirerek gider raporlama sürecinizi basitleştirin ve kolaylaştırın. Otomatik iş akışlarıyla zamandan tasarruf edebilir, doğruluğu artırabilir ve gider yönetimini geliştirebilirsiniz.

İster makbuz gönderimi, ister form gönderimi veya başka herhangi bir kaynak olsun, yeni harcamaları tespit etmek için Zapier'de bir tetikleyici ayarlayın. Nanonets OCR ile gider verilerini yakalama ve doğrulama sürecini otomatikleştirin. Ardından çıkarılan bilgileri doğrudan QuickBooks Online'a gönderin. Bu, otomatik olarak yeni bir gider girişi oluşturmanıza, bunu kategorilere ayırmanıza ve uygun hesaba atamanıza olanak tanır. Çalışana geri ödeme yapılması gerekiyorsa otomatik bir geri ödeme süreci de ayarlayabilirsiniz. 

Bu, gider raporlama sürecini hızlandıracak ve her giderin doğru bir şekilde kaydedilmesini, doğrulanmasını ve geri ödenmesini sağlayacaktır.

Üç yollu eşleştirme

Üç yönlü eşleştirme, fatura ödenmeden önce satın alma siparişini, makbuzu ve faturayı doğrulayan muhasebe açısından önemli bir süreçtir. Bu sürecin otomatikleştirilmesi hataların azaltılmasına, dolandırıcılığın önlenmesine ve ödemelerin kolaylaştırılmasına yardımcı olabilir.

E-postalar, taranmış belgeler, dijital dosyalar/görüntüler, bulut depolama ve ERP gibi çeşitli kaynaklardan belgeleri otomatik olarak çekecek ve bunları Nanonets'e gönderecek şekilde Zapier'i ayarlayın. Daha sonra bu belgeleri faturalar, PO'lar ve makbuzlar olarak uygun şekilde sınıflandırır ve sıralar.

Sistem daha sonra faturalardan, satın alma siparişlerinden ve makbuzlardan verileri doğru bir şekilde okur ve yakalar. İlgili faturalar, satın alma siparişleri ve makbuzlardaki alanları, giderleri, bakiyeleri ve SKU düzeyindeki bilgileri mutabakat sağlayarak bunların eşleştiğinden emin olunmasını sağlar. Tolerans seviyelerini ihlal eden tüm tutarsızlıklar işaretlenir ve üçlü eşleşmeyi geçen faturalar daha fazla onay için gönderilir. QuickBooks Online daha sonra eşleşen ve onaylanmış faturalar için bir ödeme oluşturabilir.

Satıcı katılımı

Satıcının katılımı, vergi formları, ihracat formları ve diğer belgelerdeki bilgilerin toplanması ve doğrulanması nedeniyle zaman alıcı olabilir.

Satıcı katılım sürecini kolaylaştırmak için vergi formları veya sözleşmeler gibi satıcı belgelerini Nanonets'e yükleyebilirsiniz. Nanonets, isim, adres, vergi numarası ve iletişim bilgileri gibi önemli satıcı bilgilerini otomatik olarak çıkaran yapay zeka destekli belge işleme yetenekleri sunar.

Bilgiler daha sonra QuickBooks'ta hızlı bir şekilde satıcı profilleri oluşturmak, SKU düzeyindeki ayrıntıları kolayca güncellemek ve GL kodlarını eşleştirmek için kullanılabilir. Bu süreç, satıcı bilgilerinin merkezileştirilmesini, doğru olmasını ve doğrulanmasını ve işlemlerin gelecekte referans olarak kullanılmak üzere doğru şekilde etiketlenmesini ve izlenmesini sağlar.

Envanter yönetimi

Envanter yönetimi, stok seviyelerini izlemeyi ve yönetmeyi, satış siparişleri oluşturmayı ve satınalma siparişlerini başlatmayı içerir. Bunu otomatikleştirmek zamandan tasarruf edebilir, doğruluğu artırabilir, doğru tahminler yapabilir ve doğru stok seviyelerinin korunmasına yardımcı olabilir.

WebFlow web sitesi formunuza yeni bir satış siparişi verildiğinde, Zapier bunu algılayacak ve otomatik bir süreci tetikleyecek şekilde ayarlanabilir. Sipariş ayrıntıları, ürün ayrıntıları, miktar ve müşteri bilgileri gibi ilgili verileri doğru bir şekilde çıkaran Nanonets'e gönderilir. Bu veriler daha sonra QuickBooks Online'daki mevcut envanter ayrıntılarıyla karşılaştırılabilir. Çıkarılan verilerle QuickBooks Online'da yeni bir satış siparişi oluşturmak için Zaps'i kurun. Sipariş miktarı mevcut stok seviyesini aşarsa, yeniden stoklama için otomatik olarak bir satınalma siparişi de oluşturulabilir. 

Bu otomasyon aracılığıyla gerçek zamanlı envanter takibi, fazla veya eksik stok olasılığını en aza indirmeye yardımcı olur. Bu da siparişlerin daha hızlı işlenmesine ve müşteri memnuniyetinin artmasına yol açar.

Nihai düşünceler

Zapier ve QuickBooks'un entegrasyonu, kesintisiz ve verimli bir otomasyon çözümü sağlayarak muhasebe iş akışlarını kolaylaştırır. İşletmeler fatura işleme, gider raporlama, üç yönlü eşleştirme, satıcı katılımı ve envanter yönetimini verimli bir şekilde gerçekleştirebilir. Bu, değerli zamandan tasarruf sağlar, hataları azaltır ve finansal yönetimde genel verimliliği ve doğruluğu artırır. 

Nanonets'in yapay zeka destekli OCR'sinin eklenmesiyle veri çıkarma ve doğrulama daha da sağlam hale gelebilir ve QuickBooks ile kusursuz senkronizasyon sağlanabilir. Bu güçlü kombinasyon, işletmelerin muhasebe süreçlerinin kontrolünü ele almalarına, çalışanların moralini iyileştirmelerine, uyumluluk risklerini azaltmalarına ve denetime hazırlıklı olmalarına olanak sağlar. İşletmelerin yeni üretkenlik seviyelerinin kilidini açmasına ve günümüzün hızlı ve rekabetçi ortamında başarıyı artırmasına olanak tanıyacak. Muhasebe süreçlerinizi bugün otomatikleştirmeye başlayın ve iş akışı otomasyonunun dönüştürücü etkisini deneyimleyin.

• SEO Destekli İçerik ve Halkla İlişkiler Dağıtımı. Bugün Gücünüzü Artırın.
• PlatoData.Network Dikey Üretken Yapay Zeka. Kendine güç ver. Buradan Erişin.
• PlatoAiStream. Web3 Zekası. Bilgi Genişletildi. Buradan Erişin.
• PlatoESG. karbon, temiz teknoloji, Enerji, Çevre, Güneş, Atık Yönetimi. Buradan Erişin.
• PlatoSağlık. Biyoteknoloji ve Klinik Araştırmalar Zekası. Buradan Erişin.
• Kaynak: https://nanonets.com/blog/zapier-quickbooks/