Xero, birçok ülkede bulunan küçük işletme müşterilerine yönelik bulut tabanlı SaaS muhasebe yazılımıdır. 2006 yılında kurulan Xero şirketi Yeni Zelanda merkezlidir. Xero'nun yazılımı, ödenecek hesapları, manuel veri girişi gerektiren geleneksel bir sistem olarak yönetir. Xero alacak hesapları otomasyonu için, Xero müşterileri üçüncü taraf AP otomasyon yazılımını entegre eder. 

Xero'da AP nasıl yönetilir

Xero'da borç hesaplarını (AP) yönetin şu gerekli işlemleri gerçekleştirerek:

• Xero muhasebe sistemine e-postayla veya tarayarak bir satıcı faturası veya başka bir fatura alın  
• Faturayı onayla
• Ödeme planlamak
• Xero, ödenecek hesaplara fatura/fatura ekliyor
• Ödeme yapıldı
• Fatura/fatura ödendi olarak işaretlendi

Ancak Xero'da gerçekleştirilebilen bu adımların pek çok manuel görevi kapsamadığına dikkat edin. Örneğin, borç hesapları departmanı çalışanlarının şunu görsel olarak belirlemesi gerekir: faturalar Manuel doğrulama süreçleriyle doğrudur ve onay alınır. 

Bu doğruluk doğrulama süreçleri, faturanın satın alma siparişi (PO) ile 3 yönlü eşleşmesini (veya 2 yönlü eşleştirmesini) ve varsa malların teslim alınmasına ilişkin bir teslim alma raporunu içerir. 

AP personelinin, şirketin gider politikasına uygun olarak hangi bütçe yöneticisinin/yöneticilerinin faturayı onaylaması gerektiğini belirlemesi gerekir. Daha sonra borç hesapları, eşleşen (çoğunlukla kağıt üzerinde olan) belgeleri doğru onaylayana yönlendirir ve onayları zamanında gelmediğinde onaylayanları takip eder. 

Borç hesapları, faturaları toplu olarak öder. Belki de ödenecek hesaplarda hala eski tarz kağıt çekler kullanılıyor. Kağıt çekleri kullanırken şu manuel adımlar gereklidir: 

• CFO'nun veya Kontrolörün kontrol çalıştırmasını onaylamasını sağlamak 
• Yetkili çek imzalarının alınması 
• Çeklerin kağıda yazdırılması 
• Çek kopyasını eşleşen fatura belgesi kopyalarıyla ayırıp dosyalama
• Çeklerin ve ekli havale tavsiyelerinin yer aldığı zarfların doldurulması ve postalanması
• Mevcut ödeme durumunu talep eden tedarikçi çağrılarına veya e-postalarına yanıt vermek

Xero hesapları borç iş akışları

Aşağıdaki açıklamalar, Xero temel borç hesapları yazılımında borç hesapları işlemlerini gerçekleştirmek için Xero borç hesapları iş akışlarıyla ilgilidir. 

Tedarikçi faturalarını/faturalarını yakalayın ve girin

Erken, Büyüyen ve Yerleşik SaaS fiyatlandırma planlarını içeren Xero'nun Business sürümü planlarının kullanıcıları, yerleşik Hubdoc Xero'da faturaları ve makbuzları yakalayan özellik. Hubdoc, belgelerden veri çıkaran ve Xero'da işlemler oluşturan, OCR veri yakalamaya yönelik bir Xero ortağıdır. Xero faturaları e-posta adresi, Satın Almalara genel bakış sayfasındaki herhangi bir durum sekmesinde gösterilir. 

Tedarikçi faturalarını ve faturalarını Hubdoc özelliğini kullanarak Xero'da yakalamak için faturanın, e-postanın kendisine gömülü olmak yerine bir e-posta eki olması gerekir. Bu e-posta yakalama işlemi için herhangi bir tedarikçiden aldığınız faturaları Xero faturaları e-posta adresinize ileteceksiniz. 

Çoğu belge ve resim formatı şu durumlarda çalışır: e-posta faturaları E-postayla gönderilen faturayla birlikte bir fatura taslağı oluşturmak için Xero kuruluşunuzun benzersiz e-posta adresine gidin. Tek bir e-postayla en fazla 10 faturayı e-postayla gönderebilirsiniz; bu, Xero'da ayrı faturalar oluşturacaktır. Maksimum e-posta boyutu 25 MB'tır. 

E-postayla gönderilen fatura, yabancı para birimi yerine şirketinizin temel para biriminde olacaktır. Yalnızca çoklu para birimi içeren bir abonelikle, taslaktaki veya faturadaki para birimini Xero'daki yabancı para birimine manuel olarak değiştirebilirsiniz.  

Yalnızca Xero e-postayla gönderilen faturayı başarıyla okuyabilirse, bunlar da dahil olmak üzere bazı alanlar otomatik olarak doldurulacak ve Xero'da bir şimşek simgesiyle belirtilecektir:

• İletişim
• Tarih
• Toplam
• Bitiş tarihi
• Referans

Bu fatura yakalama işleminin tam veya doğru olmayabileceğini ve İşletme/Ödeme Faturaları menüsünde ve gerekli para birimi dönüştürme işlemi için yine de manuel adımların (faturaların e-postayla gönderilmesi için Xero bağlantısında listelenmiştir) uygulanmasını gerektirdiğini unutmayın. 

E-postayla gönderilen fatura verilerini yakalamak için Xero'nun Hubdoc özelliğini kullanmıyorsanız, manuel veri girişi yapmanız gerekir. fatura ekle ve Xero muhasebe yazılımı sistemine faturalar. İşletme/Ödenecek Faturalar menüsünde Yeni Fatura'yı seçin ve alanlara ilişkin ayrıntıları girin. Faturayı ödemeden önce faturayı kaydedin ve onaya gönderin. 

Bu borç hesapları faturalarını, envanter gibi doğru gider veya varlık hesabına manuel olarak kodlayacaksınız. 

Faturaları ödeyin ve ödemeleri kaydedin

için faturaları ödemek, ödeme tarihini girerek ve ödenen faturalara bir onay işareti uygulayarak faturaları sistemde (toplu olarak) planlayın. Fatura ödendiğinde, Xero, işlemi borç olarak ödenecek hesaplarda bir azalma ve nakde dengeleyici çift girişli defter tutma kredisi (ve alınan herhangi bir erken ödeme indirimi) olarak kaydeder.

Yeni tedarikçiler ekleme

Xero muhasebe yazılımında, Xero, İrtibat Kişileri olarak yeni tedarikçiler kuruyor ve bu Kişileri nasıl kullanacağınızı (Tedarikçi, Müşteri veya her ikisi olarak) belirler. Bir fatura yüklerseniz, İlgili Kişi tedarikçi olarak kullanılır. Bu nedenle Kişileri Tedarikçilere taşımanıza gerek yoktur. Hubdoc'u Xero'da kullandığınızda, Hubdoc otomatik olarak Xero'da tedarikçiyi kurun Fatura alındığında sizin için muhasebe yazılım sistemi. Aksi takdirde, Xero'da tedarikçileri ayarlamak için manuel veri girişi yapılması gerekir. 

Giderleri ve geri ödemeleri yönetin

Xero ile bulut tabanlı çevrimiçi yazılımdan veya Xero uygulamasını kullanan bir mobil cihazdan faturaları, harcamaları ve geri ödemeleri görebilir ve yönetebilirsiniz. Harcama yönetimine ilişkin görünürlüğünüz, AP otomasyon yazılımı entegrasyonunda olduğu kadar kapsamlı olmayacaktır. 

Xero AP iş akışını Nanonet'lerle otomatikleştirme

Nanonets Flow, AP otomasyonu ve ödemeler de dahil olmak üzere fatura alımı ve fatura işleme için tüm Xero AP iş akışını tamamen otomatikleştirebilirsiniz. fatura işleme yazılımı ödenecek hesaplar için. Nanonetlerin kullanım alanları ödenecek hesaplar için en iyi uygulamalar AP otomasyon yazılımında. 

Nanonetler başarmanıza yardımcı olur satıcı katılımı kolayca ve borç hesaplarıyla ilgili mükemmel belge yönetimine sahip olun. Tedarikçiler bir ödeme yöntemi seçerler.  

Nanonets Flow AP otomasyon yazılımı, fatura verilerini başlıklara sahip satır öğelerine göre elektronik olarak yakalamak için AI/ML ile geliştirilmiş akıllı OCR (optik karakter tanıma) ile e-postaları iletmenizi veya faturaları Nanonets'e taramanızı sağlar. Ancak Nanonets bir OCR uzmanıdır ve fatura verilerini yakalama konusunda HubDocs'lu Xero'nun her fatura için güvenilir bir şekilde sağlayabileceğinden çok daha yüksek bir doğruluk oranına sahiptir. Nanonetler Yapay zeka veri girişi doğruluk ve verimliliğin kilidini açmanın anahtarıdır. 

Nanonets, işletmenize, yapay zeka (AI) ve onun alt kümesi olan makine öğrenimi (ML) tarafından desteklenen, insan müdahalesi veya manuel süreçler olmadan, zamanında, temassız fatura işleme imkanı sunar. Otomatik yazılım Fatura işleme, faturaları doğrulamak için adımlar içerir, fatura eşleştirme, faturaların ödeme için onaylanması ve onaylanan faturaların ve faturaların toplu olarak ödenmesi. 

Fatura ödeme şartlarınızda belirtilen kısa gün sayısı içinde ödeme yaptığınızda satıcının erken ödeme indirimlerinden yararlanabileceksiniz; örneğin 10/2 için 10 gün içinde ödeme yaparak vadesi gelen fatura bakiyesinden %30 indirim almak için net 10 gün içinde ödeme yapabilirsiniz. Fatura tutarının tamamını 30 gün içinde ödemek yerine. Erken ödeme indirimlerinden faydalandığınızda ticari borçlar Envanter kalemleri için maliyet tasarrufları etkileyicidir. 

Nanonets ile fatura verilerini yakaladıktan sonra Nanonets, faturaları ve hesap kodlamasını doğrular ve bu verileri muhasebe sisteminizle senkronize eder. Nanonets, faturaları aşağıdakiler dahil destekleyici belgelerle eşleştirir: satın alma siparişleri (PO'lar) ve varsa mal girişleri. 

İşletmeniz fatura onaylayıcıları ayarlayabilir ve şirket politikanıza uygun harcama limitleri belirleyebilir veya yapay zekanın halletmesine izin verebilir fatura onayı iş akışları İsterseniz Nanonets içerisinde sizin için otomatik olarak. Onaylayanlar, ödeme için faturaları Reddetme veya Onaylama seçeneğine sahiptir. 

Nanonets ile verimli, büyük partiler kullanarak küresel elektronik ödemeleri çeşitli para birimleriyle planlayın ve yapın. Daha sonra Nanonets, dahili kayıtları veya işlemleri veya ödemeleri banka hesapları, kredi kartı ekstreleri veya diğer kaynaklarla uzlaştıracak ve eşleştirecektir. hesap mutabakatı. 

Nanonets, iş ekibinize iş harcamalarına ilişkin görünürlük sağlayan akıllı görünümler sunarak iş maliyetlerini yönetme konusunda size daha fazla kontrol sağlar. 

Sonuç 

Xero hesaplarının ödenecek iş akışları çok zaman alıcıdır. İşletmeniz Xero + AP Otomasyonu ile iş akışlarını kolaylaştırmaya başladığında, alacak hesapları personelinin, geri ödeme gerektiren her tedarikçi, fatura veya çalışan gider raporu için bu tekrarlayan manuel veri girişi adımlarını uygulamasına gerek kalmayacak.

Nasıl olduğunu öğrenin Nanonetlerle Akış Xero hesaplarının ödenecek otomasyon iş akışlarını güçlendirebilir ve daha fazla doğruluk ve finansal kontrol sağlayabilir. 

• SEO Destekli İçerik ve Halkla İlişkiler Dağıtımı. Bugün Gücünüzü Artırın.
• PlatoData.Network Dikey Üretken Yapay Zeka. Kendine güç ver. Buradan Erişin.
• PlatoAiStream. Web3 Zekası. Bilgi Genişletildi. Buradan Erişin.
• PlatoESG. karbon, temiz teknoloji, Enerji, Çevre, Güneş, Atık Yönetimi. Buradan Erişin.
• PlatoSağlık. Biyoteknoloji ve Klinik Araştırmalar Zekası. Buradan Erişin.
• Kaynak: https://nanonets.com/blog/xero-accounts-payable/