CEO aradı. "Hemen Meksika'ya gitmeni istiyorum. Faturalarını ödemiyorlar ve tedarikçiler sevkiyatları durduruyor. Üretim hatlarımız duracak. Hemen düzeltilmesini istiyorum. Bu faturaları şimdi ödeyin.”

Neler oluyordu? Site neden faturalarını ödemedi? Bu önemli bir şey olmamalı. Ve bu onların sorunu ve sorumluluğuydu, benim değil. Ancak, herhangi bir kriz durumunda olduğu gibi, sorunu çözmek için herkes el ele verir.

Yüzeyde bunun basit bir sorun ve çözüm gibi görünse de (yani sadece lanet olası faturaları ödeyin), gerçeğin çok daha karmaşık olacağının çok az farkındaydım. Bu bir dava olurdu Tedarik Zinciri Dedektifi!

Gizem!

İlk düşüncem, neler olup bittiğini öğrenmek için siteyi aramaktı. Birikmiş ödenmemiş faturaları çok büyüktü. Vadesinden 9-12 ay kadar geçmiş ödenmemiş faturaları vardı. Ve yığın gün geçtikçe büyüyordu.

Tedarikçiler siteyi ve ulaşabilecekleri herkesi arıyordu. İlk başta kendilerine faturalarının ödeneceğine dair (herhangi bir takip eylemi olmaksızın) güvence verildi. Ancak giderek daha fazlası ödenmedi. Ve Tedarikçiler ödeme talep ederek geri aramaya devam ettikçe, Alıcılar ve tesis personeli onların aramalarını ve e-postalarını görmezden gelmeye başladı. Bu sadece Tedarikçileri daha da üzdü ve hatta birçoğu şikayet etmek için BİZİM müşterilerimizi aramaya başladı.

Sorun CEO'ya böyle geldi. Birkaç Müşteri, bağımsız olarak, bundan şikayet etmek için onu aradı. İş kaybetme tehdidi gerçekti. Bu bir felaketti.

Alıcılar ve Tedarik Zinciri çalışanları bunalmıştı. Bir yandan planlama, sipariş yönetimi ve parça tedariğinin güvence altına alınması dahil olmak üzere günlük işlerini yapmaya çalışıyorlardı. Öte yandan, günlük rutinleri, Tedarikçilerin ödeme yapılmaması ve harekete geçme talebiyle ilgili artan şikayetleriyle giderek daha fazla kesintiye uğradı. Yapabilecekleri tek şey, sorunu Alacak Hesaplarına havale etmekti. Her fatura sorununu halletmeye zamanları veya odaklanmaları yoktu.

Fatura ödemeleri genellikle Şirket ofisinde merkezi olarak yönetilen Alacak Hesapları tarafından yapılırdı. Ancak onlara ulaşmak her zaman kolay olmadı. Ve sadece Meksika'daki değil, dünyanın her yerindeki her siteden Faturalar ve sorunlarla ilgileniyorlardı. Süreçlerini takip ettiklerini söylerlerdi. Faturada bir sorun olsaydı kesinlikle ödenmezdi. Fatura sorunlarını çözmek onların sorumluluğu değildi; iyi faturaları ödemek sadece onların işiydi.

Ve böylece sorun organizasyonun etrafında dolaştı. Ancak günün sonunda sorun devam etti ve büyüyordu. Vadesi aylar geçmiş binlerce fatura için teorik olarak yüzlerce tedarikçiye milyonlarca dolar borçluyduk. Tedarikçiler ve Müşteriler bizi kapatmanın eşiğindeydiler.

Neden bu faturaları ödeyemedik? Durumu derinlemesine incelememiz gerekecekti. Ve yakında gizemin daha da büyüyeceğini anlayacaktık.

Vaka Kapsamının Belirlenmesi!

Tedarik Zincirinde olağanüstü deneyimli bir meslektaşımdan projeyi benimle birlikte yönetmesi istendi. Sorunu çözmek ve bir eylem planı geliştirmek için Meksika'daki Tedarik Zinciri ekibiyle telefonda görüştük.

Sadece faturaları ödemelerini istemenin işe yaramayacağı belli oldu. Eskiyen faturaların sayısı, tutarları, metrikleri, ödemeyi engelleyen hususlar, tedarikçilerin ödeme karşılığında rehin aldığı kritik parçalar, ödemeyi engelleyen sorunlar, süreçler ve sorumluluklar kendilerinin de kafası karışmıştı. Kasırgaya yakalandılar ve bir çıkış yolu göremediler. Tam bir çaresizlik içinde bundan sonra ne yapacaklarını bilmediklerini itiraf ettiler. Üzerlerindeki baskı muazzamdı. Yardım için ağlıyorlardı!

Sitenin bunu tek başına yapamayacağını anladık. Aslında arkadaşım ve ben bunu tek başımıza yapamazdık. Durum çok çetindi, başarısızlık tehdidi çok gerçek ve çok yakındı ve gizem çok büyüktü. "Herkes İş Başında" yaklaşımına ihtiyacımız vardı. Bu nedenle, birçok konu uzmanını ekibimize hızlı bir şekilde dahil etmeye karar verdik: Finans, Emtia Yönetimi, Borç Hesapları, Tedarik Zinciri ve I/T'den en iyi ve en parlak olana ihtiyacımız vardı. Temelde, bu durumun temeline inmemiz gereken herkese sahiptik.

Bunu uzaktan yapamayacağımızı da anladık. Raporlar çalıştırdık ve veriler arasında gezindik ama yine de neler olup bittiğini anlamlandıramadık. Sorunu mümkün olan en kısa sürede çözmek için tüm uzman ekiple birlikte sahada, sahada olmamız ve "Savaş Odası" modunda çalışmamız gerekiyordu.

Hepimiz uçuşlarımızı ayırttık. Öngörülebilir gelecekte hepimiz Meksika'daki zamanımızı Ödenmemiş Faturalar Vakasını çözmeye adadık.

Olay Yerinde İpuçlarını Arıyoruz!

Vadesi geçmiş 5000'den fazla fatura vardı ve bu sayı her gün endişe verici bir hızla artıyordu. Tedarikçilerin, Müşterilerin ve şimdi de Yönetici ekibimizin sabrı çok inceydi. Hızlı davranmak zorundaydık.

Sorunlu faturalar sisteme girildiğinde, sağlanan çok basit, ilkel bir neden kodu vardı. Her zaman açıklamalar yetersizdi ve çözüm için sonraki adımlar en iyi ihtimalle belirsizdi.

I/T ekip üyemizin yardımıyla, sistemde bulunan neden kodlarının bir pareto şemasını hızla oluşturduk. Bunu er ya da geç derinlemesine incelememiz gerekecekti, ancak temel analiz bize üzerinde çalışacak bir şey verdi.

Ancak sonuç oldukça cesaret kırıcıydı. Bu davayı çözecek tek bir sihirli değnek olmayacaktı. Pareto, çok sayıda farklı sorunu gösterdi:

• Çok sayıda nedenden dolayı Satın Alma Emri, Fatura ve Teslim Alma kayıtları arasında 3 yönlü bir eşleşme olmaması
• Mallar, uygun bir satın alma siparişi verilmeden teslim alınmış ve faturalandırılmıştır (genellikle yalnızca telefon görüşmesi yetkilendirmesi ile)
• Birim fiyat ve genişletilmiş fiyat düzeyinde fiyatlandırma tutarsızlıkları
• Pazarlıklar, PO yerleştirme ve faturalama zamanları arasındaki fiyat farkları
• PO ile fatura arasındaki miktar farkları, MOQ farklılıklarına veya PO'ya göre Tedarikçi fazla/eksik nakliyeye dayalıdır
• Döviz kuru sorunları
• Vergi oranı tutarsızlıkları
• Uyumsuz/yanlış Tedarikçi kodları, adresleri ve diğer Tedarikçi temel bilgileri
• Tutarsız şartlar ve koşullar
• Karantinada olan veya iade edilen mallarla ilgili kalite sorunları
• Faturalanan mallar teslim alınmadı (özellikle yurtdışı tedarikçilerden yapılan gönderiler için)
• PO'lar, Faturalar ve Çeklerin tümü postada kayboldu
• Ödeme zamanı, Borç Hesapları Departmanımızın faturaları ödediği ay ile Tedarikçilerin ödemeyi beklediği ay arasındaki tarih arasındaki farkları belirler.
• Borç Hesapları ve Tedarik Zincirinde analiz yapmak ve sorunları çözmek için Zaman ve Kaynak Eksikliği
• Tedarikçilerle zayıf iletişim…. Onlara sürekli olarak hayır/zayıf/kötü cevaplar veriliyordu ve genellikle ortalıkta koşuşturuyorlardı.
• Ve devam ediyor ve devam ediyor ve devam ediyor

Bu davayı çözmek çok zaman ve çaba gerektirecekti. Net bir pareto varken (yani, ilk 5 sorun sorunun yaklaşık %70'ini oluşturuyordu) her sorunu çözmemiz gerekecekti. Sorunları pareto tablomuzun en üstünde yer almadığı için hiçbir tedarikçi ödeme almayacaklarını duymak istemez.

Ödenmeyen Fatura Vakasına Çözüm!

Daha derin, yoğun analizler yapmak ve sorun çözmek için ihtiyaç duyacağımız zamanı kazanmak için bir dizi sorunu hızlı bir şekilde önceliklendirmemiz ve çözmemiz gerektiğine karar verdik.

Bu nedenle, öncelikle Fiyatlandırma tutarsızlıklarına odaklandık. Satın Alma Emrimiz ile Tedarikçi Faturası arasındaki uzatılmış fiyat farkı 50 ABD Dolarından azsa, Faturayı doğrudan öderdik. İlgili toplam değer on binlerce dolardı, ancak ekleyeceğimiz maliyet ve şirkete olan etki kıyaslandığında nominaldi. Tek başına bu eylem, 1'den fazla faturayı hızlı bir şekilde çözmemize olanak sağladı.

Ardından, tüm Tedarikçi sorgularını ele alması için odak noktamız olması için birini görevlendirdik. Dinleyecek, bilgilendirilmiş güncellemeler sağlayacak, eylemleri kaydedecek, taahhütlerde bulunacak ve takip çağrıları planlayacaklardı. Değerli Tedarikçilerimize proaktif olarak destek sağlamamız gerekiyordu.

Daha sonra, parça temini eksikliğinin Üretim hatlarımızı tamamen kapatacağı Tedarikçi faturalarına göz attık. Buradaki maliyet etkisi muazzam olacaktır. Yalnızca bu faturalardaki her bir sorunu bulmak ve düzeltmek amacıyla birkaç kişiyi bunları tek tek incelemeleri için bir kenara bıraktık. Bu, mutfaktaki ısıyı düşürmeye yardımcı olacaktır.

Bu şekilde, her bir ödeme yapılmama nedeni kodunun listesinde ilerledik. Ekip üyelerini görevlendirdik. Faturadan faturaya geçtiler. Sorunları çözebildikleri yerde çözerler ve sürecimiz aracılığıyla faturayı ilerletirler.

Vadesi geçmiş Fatura raporlamamızı her gün en son rakamlarla güncelledik. Birkaç hafta sonra, tüm çabalarımıza ve tüm çözülmüş faturalarımıza rağmen, birikmiş faturalar artık 6000'in üzerindeydi. Ne oluyordu?

Bu noktada, gelmesini beklediğimiz ancak henüz gelmemiş olan açık satın alma siparişlerine ve faturalara bakmaya başlamamız gerekiyordu. Sorun şu ki, görebildiğimiz her şeyi ele alırken, tüm sorunları ve Gelecekteki tüm satınalma siparişlerinde ve faturalarda hala sorunlar vardı. Bir balonu itiyormuşuz gibi hissettik.

Böylece başladığımız yere geri döndük. Fiyatlandırma tutarsızlıklarının başka bir analizini yaptık, engel oranımızı artırdık ve büyük bir fatura yığınının daha ödenmesine izin verdik.

Sonra sorunun önüne bir kez ve herkes için geçmemiz gerektiğine karar verdik. Tedarik Zinciri ve Finans ekiplerimiz için süreçlerimizi, eğitimimizi ve eğitimimizi sıkılaştırmamız gerekiyordu. I/T de kritikti, çünkü gelişmiş analitikle nerede tutarsızlıklarımız olduğunu önceden tahmin edebilecek raporlama sağlayabiliyorduk.

Eğitim sürecimiz oturmaya başladı. Tüm Satınalma siparişlerinin sistemde yürütülmesi gerekiyordu ve artık sadece telefonda veya bir kağıtta değil. Fiyatlandırmanın, hüküm ve koşulların ve diğer tüm idari ayrıntıların doğrulanması dahil olmak üzere her Satın Alma siparişi için Tedarikçinin onayına ihtiyacımız vardı. Tutarsızlıklar varsa, o zaman ve orada ele alınacaklardı.

Ayrıca MOQ'lar, kalite sorunlarının nasıl ele alınacağı, yurt dışı sevkiyat beklentileri, vergi sorunları ve daha fazlası ile ilgili süreçlerimizi sıkılaştırdık. Bu sorunu sürdürülebilir bir şekilde çözeceksek, yine her sorunla uğraşmamız gerekiyordu.

Haftalar aylara dönüştü. Ama yavaş yavaş çabalarımız sonuç verdi. Birikim azalmaya başladı. Yeni Satınalma Siparişleri ve Faturalardaki sorunların tekrarlanma oranı düşüyordu. Tedarikçiler, bu sorunu çözmek için içtenlikle çalıştığımıza dair daha fazla güven kazandı. Çalışanlar, bu işlerin nasıl halledileceği konusunda kendilerini daha bilgili ve eğitimli hissettiler. Daha da önemlisi, Çalışanlarımız öfkeli Tedarikçilerle uğraşmak için daha az zaman harcıyorlardı, böylece herhangi bir sorunla işler kontrolden çıkmadan erkenden ve önceden ilgilenmeye odaklanabiliyorlardı.

Birkaç ay içinde, Faturada birikmiş iş yükünü %75'in üzerinde azalttık. Artık site için yönetilebilir bir seviyedeydi ve benzer aktivite seviyelerine sahip Endüstri kıyaslamalarıyla tutarlıydı. Sürece, eğitime, öğretime ve sorumluluklara odaklanmamız, sorunun başka bir yerde ortaya çıkmamasını proaktif bir şekilde sağlamak için diğer tüm lokasyonlarda uygulayacağımız bir model haline geldi.

Sonuç Olarak Ödenmemiş Faturalar

Sonunda dahil olan herkes bir kutlama etkinliğine davet edildi. Herkese teşekkür ettik ve bireysel ve ekip katkılarını takdir ettik. Herkes bu sonuçları elde etmek için çoğu evinden uzakta olmak üzere aylarca uzun, uzun günler çalıştı. En parlak zihinlerimizi harekete geçirmeden sorunu çözemezdik... Tedarik Zinciri Dedektifleri!

Ve böylece Ödenmemiş Faturalar Davası çözüldü!

Telif Hakkı © Mortson Enterprises Inc. Tüm Hakları Saklıdır.

İlk olarak 25 Eylül 2018'de yayınlandı.

• SEO Destekli İçerik ve Halkla İlişkiler Dağıtımı. Bugün Gücünüzü Artırın.
• Plato blok zinciri. Web3 Metaverse Zekası. Bilgi Güçlendirildi. Buradan Erişin.
• Kaynak: https://supplychaingamechanger.com/the-supply-chain-detective-the-case-of-the-unpaid-invoices/