Öylece uçamayacağını zaten biliyorsun satıcı yönetimi ve tedarikçi katılım süreçleri. Tüm firmalar, eğer yeterince ölçeklendirilmişlerse ve gelecek yıllarda verimli bir şekilde çalışmayı planlıyorlarsa, yeni satıcılarla çalışma ilişkilerini kolaylaştırmak ve kurum genelinde beklentileri standartlaştırmak için resmileştirilmiş bir satıcı katılım sürecine sahip olmalıdırlar. 

Kapsamlı, iyi düşünülmüş satıcı katılım sistemlerinin önemini hepimiz anlıyoruz. Ancak daha az yaygın olanı, süreci daha da kolaylaştırmak için yeni nesil otomasyon ve yapay zeka (AI) araçlarından ve platformlarından yararlanmaktır.

En iyi manuel satıcı katılım prosedürleri bile hala hantal olma eğilimindedir ve önemli noktalarda kafa karışıklığına veya sürtüşmeye neden olur; bu durum, satıcı katılım süreçlerinizin otomatikleştirilmesiyle azaltılır.

Tedarikçi Katılımı ve Satıcı Katılımı Nedir?

Tedarikçi ve satıcı katılımı, bir sözleşme onayının veya kabul edilen teklifin ardından hızlı bir şekilde ilerlemeyi ifade eder. Bir ihale sürecinin durum tespiti sonrasında, işe alım, uyumluluğu sağlamak ve riski yönetmek için tonlarca bilgi ve belgenin (sigorta, gizlilik anlaşmaları, sertifikalar vb.) toplanmasını gerektirir. Ve bu sadece başlangıç.

Yapmanız gerekenler:

• Tedarikçi yönetimi platformunuz içinde bir satıcı profili oluşturun.
• Tedarikçinize sözleşmenin yerine getirilmesi de dahil olmak üzere sözleşme yaşam döngüsü boyunca benzersiz iş akışlarınız boyunca rehberlik edin, faturalama, ve ödeme.
• Şirketinizin hedefleri, misyonu ve etik gereksinimlerinin yönlendirdiği bir dizi ortak beklenti oluşturun.

Sonuçta, ayrıntılı katılım süreci sektörünüze ve spesifik işletmenize bağlıdır. Ancak genel olarak satıcı katılımı, yukarıdakilerin bir çeşitlemesidir ancak genellikle teknoloji platformlarınıza, finansal konumunuza ve hatta coğrafi konumunuza bağlı olarak çok daha fazlasını kapsar.

İşte Donanım devi Lowe's tarafından yayınlanan tek satıcı katılım kontrol listesi, iyi tanımlanmış ve açıklanmış olsa bile sürecin ne kadar uzun ve incelikli olduğunu gösteriyor. İşte Walmart'tan daha da uzun bir ilk katılım kontrol listesi.

Eski Satıcıya Katılımın Zorlukları

Eski katılımla ilgili en büyük ve en yaygın zorluk, her entegrasyonun gerektirdiği zaman ve çabadır. Firmanıza bağlı olarak, yılda on veya daha fazla yeni satıcıyı kolaylıkla işe dahil edebilirsiniz. Her işe alım döngüsü bir hafta veya daha uzun sürüyorsa, bu tam bir çalışma haftasının kaybı anlamına gelir. Bazı şirketler işe alım için belirli bir ekip üyesini görevlendirirken, diğerleri belirli bir alandaki işe alım sürecini, çalışanlar için günlük işlerin yanı sıra ek bir görev haline getiriyor. Her iki durumda da, işe alım, muhtemelen başka bir yerde harcamayı tercih edeceğiniz zaman ve çaba gerektirir.

Daha da kötüsü, tedarikçinin manuel katılımıyla insan hatası veya ihmal riskiyle karşı karşıya kalırsınız ve bu da operasyonunuzu tehlikeye atar. Temel uyumluluk belgelerini toplamamak, odağı tipik görevler ve işe alım arasında kaydırmak, kritik bir veri noktasını kaçırmak; tüm bunlar ve daha fazlası, çalışanlara yılda birkaç kez işe alım sürecinde satıcılara yürümek zorunda kaldığınızda insan hatasının çok gerçek etkileridir.

Son olarak, tutarlı süreçler etkili işe alım için altın standart olsa da, manuel işe alım işleminin insani etkisinin, belirtilen prosedürlerden farklılık yarattığı ve kritik bilgilerin açığa çıkmasına neden olabileceği gerçeği devam etmektedir. Örneğin, işe alım sürecini yöneten özel bir çalışanınız olduğunu düşünün. Onlar bir rock yıldızıdır ve oluşturduğunuz zahmetli işe alım kılavuzuna başvurmadan yeni bir satıcıyı uykularında bile işe alabilirler. Daha da iyisi, deneyim yoluyla işe alım sürecinde verimlilik ve kısayollar yarattılar.

Kulağa hoş geliyor, değil mi?

Öyle olmayana kadar öyle. Eğer bu çalışan ayrılırsa, kodlanmamış ve yerine başkası geçilemeyecek, yıllarca süren kurumsal bilgiyi kaybetmiş olursunuz. Daha da kötüsü muhtemelen süreç kılavuzunuzu tekrar tekrar güncellemiyorlardı. Artık sürecinizde yıllar geride kaldınız, şirketinize zaman ve para kaybettirirken, muhtemelen mevcut ve potansiyel tedarikçilerle olan ilişkilerinizi zora sokuyorsunuz.

Tedarikçi Katılım Sürecini Kolaylaştırmanın Faydaları

Eski katılıma devam etseniz bile, bu süreci kolaylaştırmanın faydaları açıktır (yukarıda bağlantısı verilen kurumsal katılım belgelerinde de kanıtlandığı gibi). Verimliliği optimize etmek için işe alım sürecinizi proaktif bir şekilde yönettiğinizde:

1. Karşılıklı güven, şeffaflık ve birlikte çalışma kolaylığı yaratarak satıcı ve tedarikçi ilişkilerini geliştirin.
2. Anahtar belgelerin eksik olması veya tamamlayıcı adımların atlanmasıyla ilişkili riski azaltın. 
3. İşgücünü azaltarak paradan tasarruf edin ve beklenmedik harcamalardan veya geçici işe alım süreçleri sırasında sıklıkla ortaya çıkan harcamalardan kaçının. Aynı zamanda, nadiren de olsa kasıtlı katılım, satıcı dolandırıcılığı sorun haline gelmeden önce.
4. Kısa vadeli yetersiz arza tepki olarak genellikle fazla arz ve envanter şişkinliği yaratan kırbaç etkisinden kaçınarak etkili bir tedarik zinciri oluşturun.
5. Manuel işe alım işleminin yanlış yönetilmesi durumunda kendinizi satıcı davalarından korurken ilgili düzenleyici ve yasal taleplere uygunluğu sağlayın.
6. sırasında gecikmelerden ve engellerden kaçının fatura yönlendirme ve Fatura işleme, satıcıları mutlu ediyor ve ödemelerini zamanında yapıyor.

Günün sonunda etkili bir işe alım süreci, bir mülakatın son aşaması gibidir. Ancak bu durumda satıcı sizi kabul ediyor. Eğer işe alım süreci karmaşıksa, belirsizse veya yönlendirilmesi zorsa görüşmede başarısız olursunuz. Benzer şekilde, sorunsuz bir işe alım sürecine sahip olmak, iyi yönetilen bir işletme olarak kullanım kolaylığı ve iletişim otoritesine olan bağlılığınızı iletirken, verimli bir iş ilişkisine zemin hazırlar.

Şirketler Tedarikçi Katılımını Nasıl Otomatikleştiriyor?

Günümüzde en verimli şirketler, tedarikçi katılım yazılımlarından veya yapay zeka tarafından yönlendirilen ve neredeyse tamamen otomatikleştirilmiş tedarikçi katılım çözümlerinden yararlanarak tedarikçilerinin katılımını kolaylaştırıyor.

Sizin özeliniz ise tedarikçi katılım portalı veya işe alım yazılımı gereksinimleri, işinizin doğasına ve tedarikçi türlerine göre belirlenir; genellikle otomatik katılım sistemleri şunları içerir:

1. Veri deposu: İlk dokümantasyonu ve veri gereksinimlerini otomatikleştirdiğinizde sistemi bir kez oluşturursunuz ve işiniz biter. Bundan sonra, satıcı gerekli tüm bilgileri girer ve sistem, önceden planlanmış bir zaman çizelgesine göre veya bilgiler değiştikçe yinelemeli olarak otomatik olarak güncellenir. 
2. AP otomasyon yazılımı: Borç hesaplarınızı manuel olarak yönetmek, çalışanların zamanını en çok tüketen durumlardan biridir ve eğer bir insan hatası yanlış yerleştirilmiş bir rakamın gözden kaçmasına neden olursa yıkıcı olabilir. AP otomasyonu seninkini keser ödenmemiş günlük borçlarDaha fazla öngörülebilirlik ve sermaye tahmini oluşturmak için nakit akışınızı iyileştirin.
3. Satıcı self-servis portalları: Satıcınızın sık sorulan soruları yanıtlamak veya gerekli iş akışında üzerine düşeni tamamlamak için mesai saatlerini beklemesi gerekmeyecek. Operasyonlarımızı giderek küreselleştirirken, merkezi bir self-servis portalına sahip olmak, zaman dilimleri arasında çalışmaktan kaynaklanan verimsizliği ve israfı azaltıyor.
4. Veri gözetimi: deyim yerindeyse izlemediğiniz, ölçmediğiniz şeyi değiştiremezsiniz. Otomatik katılım araçları, normalde modellemesi saatler sürecek karmaşık veri kümeleri oluşturur ve sezgisel kontrol panelleri, bu bilgileri en yüksek kurumsal düzeylerde karar almayı yönlendirecek şekilde görüntüler. 
5. Ortak bir dil oluşturmak: tedarikçiler ve tedarikçiler genellikle farklı yazılım veya izleme mekanizmaları kullanır. Otomatik işe alım süreçlerini entegre etmek, farklı iş akışlarını, veri kümelerini ve daha fazlasını bütünsel, karşılıklı bir anlayışa dönüştürerek iletişimi ve uzun vadeli çalışabilirliği artırır. 

Sonuç

 Katılımcı satıcılar ve tedarikçi katılım yazılımı, iş gücünün dijitalleşmesine geç katılanlar arasında yer alıyor ancak hızla zemin kazanıyor. Otomatik katılım, en küçük şirketlerin bile çabalarını önemli olana (operasyonlar ve değer üretme) odaklamasına yardımcı olurken, tedarikçi entegrasyonunu eskisinden daha hızlı bir şekilde geliştirir. Daha da iyisi, ortak tedarikçi katılım yazılımı içindeki bir dizi yapay zeka destekli araç, dağlarca veriyi eyleme geçirilebilir içgörülere dönüştürerek yöneticilerin ve yöneticilerin kesitsel verimliliği artırmasına yardımcı olabilir.

• SEO Destekli İçerik ve Halkla İlişkiler Dağıtımı. Bugün Gücünüzü Artırın.
• PlatoData.Network Dikey Üretken Yapay Zeka. Kendine güç ver. Buradan Erişin.
• PlatoAiStream. Web3 Zekası. Bilgi Genişletildi. Buradan Erişin.
• PlatoESG. karbon, temiz teknoloji, Enerji, Çevre, Güneş, Atık Yönetimi. Buradan Erişin.
• PlatoSağlık. Biyoteknoloji ve Klinik Araştırmalar Zekası. Buradan Erişin.
• Kaynak: https://nanonets.com/blog/supplier-onboarding/