Şirketinizin hangi sektörde olduğuna bakılmaksızın, şirketinizi işletmek için tedarikçilere bağımlısınız. Bu nedenle Tedarikçi İlişkileri Yönetimi programına sahip olmak mantıklıdır.
Tedarikçiler, ürettiğiniz ve sattığınız ürünler için bileşenler sağlar. Tedarikçiler, pazara sunduğunuz ürün veya hizmetler için hizmet sağlar. Tedarikçiler mallarınızı bir noktadan diğerine taşır. Ve tedarikçiler, günlük işleri yürütmek için şirketinizdeki her fonksiyonun ihtiyaç duyduğu malları, sarf malzemelerini, yazılımı ve diğer öğeleri sağlar.
Tedarikçiler olmadan hiçbir şirket bırakın gelişmeyi, hayatta kalamaz.
Ancak tarihsel olarak çok fazla insan, tedarikçilere karşılıklı yarar sağlayan ilişkileri teşvik etme konusunda hiç veya çok az saygı göstererek işlemsel davrandı.
Artık sadece pasif tedarikçi ilişkilerine sahip olmak yeterli olmayacak. Şirketlerin resmi, stratejik bir Tedarikçi İlişkileri Yönetimi (SRM) programına sahip olması gerekir!
Bir Tarih
Kariyerime IBM'de başladım. IBM'in temel değer ve ilkelerinden biri “Bireye Saygı” idi. Başka bir deyişle, kendinize nasıl davranılmasını istiyorsanız başkalarına da öyle davranın.
Bu durum tüm kariyerim boyunca aklımdan çıkmadı. “Bireye Saygı”da bunun sadece çalışan arkadaşlar için geçerli olduğuna dair bir uyarı yoktu. Tedarikçiler de dahil olmak üzere herkes ve herkes için geçerliydi.
Babam da kendi örneğiyle bunu benimle pekiştirdi. Tüm kariyerini Satın Alma ve Tedarik alanında geçirdi. Çalışan arkadaşlarına ve tedarikçilerine her zaman saygı duydu, bu ilişkileri kurdu ve en üst düzeyde dürüstlükle çalıştı.
Tedarikçilere Tepeden Bakmak
Ama şunu anladım ki, ne zaman bir tedarikçiyle sorun yaşansa, örneğin maliyet, kalite veya teslimatta, o tedarikçiler hakkında alaycı bir şekilde konuşanlar vardı. Bir tedarikçi bir soruna neden olduysa, bazı insanlar bizi desteklemeye çalışan tedarikçileri çok hızlı bir şekilde aşağıladılar.
Alışılmışın dışında olmayan bir görüş de, tedarikçilerin bizim istediğimiz şeyleri, biz istediğimiz zaman, bizim istediğimiz koşullar altında sağlamak üzere devreye girmeleriydi. Ve ilişkinin boyutu buydu. Başarısız olurlarsa onları değiştirirdik. Eğer başarılı olurlarsa onları daha fazla iş ile ödüllendirirdik. Tedarikçi ilişkisinin boyutu bu kadardı.
Geçmişteki tedarikçilere yönelik bu yanlış bakış açısı maalesef günümüzde de varlığını sürdürüyor.
Her Şey Etik Davranış ve Dürüstlükle Başlar
Kariyerimin çok başlarında, departmanımdaki bir çalışan arkadaşım aniden kovulmuştu. Bir tedarikçiden iş verme karşılığında rüşvet aldığı ortaya çıktı. Hem çalışan hem de tedarikçi yolsuzluk yaptı. Kendilerine güvenilemeyeceğini kanıtladılar. O ilişkilerin hepsi bitti.
Tedarikçi İşbirliği Karşılıklı Fayda Sağlar
Bir noktada küresel bir üretim operasyonları ekibinin başına getirildim. Çok sayıda operasyonel sorun, müşterilerimizin beklentilerini karşılama, kâr etme ve yatırım getirisi sağlama yeteneğimizi tehlikeye atmıştı.
Durumu tersine çevirmek için yol haritamız üzerinde çalışırken bir danışmanla tanıştırıldım. Kendisiyle durumumuzu görüştüm ve bana rakip de olsa tüm tedarikçilerimizin bir arada çalışacağı bir atölye çalışması yapmam gerektiğini önerdi. O çalıştayda durumumuzu açıklayacak ve durumu tersine çevirecek fikir ve eylemler konusunda bize yardımcı olmaları için onların desteğini isteyecektim. Tanıdığım hiç kimse bunu daha önce denememişti ama alabileceğimiz her türlü yardıma ihtiyacımız vardı, bu yüzden seansı planladım.
Tedarikçileri çok fazla dahili bilgiye maruz bırakma konusundaki bazı dahili itirazlara rağmen yine de ilerledim. Oturumu düzenledik ve tedarikçilere ikilemimize açık ve şeffaf bir bakış açısı kazandırdık. Bu durumu tersine çevirmemize yardımcı olsalardı hepimiz bundan faydalanırdık: biz daha fazla iş alırdık, onlar da daha fazla iş alırlardı. Bize yardım etmedilerse, bölümümüzün hayatta kalmasıyla ilgili gerçek bir sorun vardı.
Birkaç hafta içinde tedarikçilerden atölye fikirleri ve planları gelmeye başladı. Genel olarak harika fikirlerdi. Bazı durumlarda tedarikçilerin bize yardımcı olmak için kendi operasyonları içerisinde gerçekleştirebilecekleri eylemler vardı. Diğer durumlarda bizden ihtiyaç duydukları değişiklikler vardı. Ve yine de diğer fikirler, hem biz hem de tedarikçiler arasında bazı alış verişleri gerektiriyordu.
Sonuç, hepimizin yararına olacak önemli, anlamlı sonuçlar doğurabilecek, gerçekleştirebileceğimiz bir dizi gerçek eylemdi. Bu işbirliği olmasaydı bu sonuçları kendi başımıza elde edemezdik ve hayatta kalmamız söz konusu olurdu. Bunun yerine şimdilik geleceğimizi güvence altına aldık ve tedarikçi ortaklarımızın işlerinin korunmasını ve büyümesini sağladık.
Tedarikçi işbirliği, karşılıklı yarar sağlayan sonuçlara yol açacaktır.
Tedarikçi Puan Kartları ve Ödüller Objektif Olmalı
Başka bir durumda, Emtia Yönetimi organizasyonu tedarikçi performansını ölçmek, iletmek ve ele almak için bir puan kartını resmileştirmişti. Puan kartı standart ölçütlerin çoğunu içeriyordu: zamanında teslimat, kalite, maliyet rekabetçiliği, şartlar ve koşullar vb.
Puan kartı formatı, metrikleri ve hedefleri tedarikçilerle açıkça paylaşıldı. Birinin performansını ölçecekseniz, onun ölçümün temelinin ne olduğunu bilmesi önemlidir.
Puanlama, tedarikçilerin hem ürünler içinde hem de ürünler arasında sıralanmasına olanak sağladı. Performans görüşümüzü tedarikçilerimizle şeffaf bir şekilde paylaşarak onların gelişmelerine yardımcı olabilir, rakiplerinin (isimlerini paylaşmadan) ne durumda olduklarına dair bilgileri paylaşabilir ve tümünü iyileştirme amacıyla paylaşabiliriz.
En iyi performans gösteren ve tercih edilen tedarikçiler, yeni iş ve ayrıcalıklı değerlendirme ile ödüllendirilecek bir konumda olacaktır.
Resmi İlişki Yönetimi Kritiktir
Programın temel ilkesi ortaklıktı. Başarımız, büyümemiz ve hayatta kalmamız için tedarikçilerimize güvendik. Bu, tedarikçi organizasyonundaki insanlarla olan ilişkilerimize odaklanan resmi bir programla güçlendirildi. Kimi tanıyorduk? Bu ilişkiler ne kadar güçlüydü? Karar vericilerle bağlantımız var mıydı? Tedarikçinin hedefleri nelerdi ve hedeflerine ulaşmalarına nasıl yardımcı olabiliriz?
Bunu, bu ilişkileri kurmaya, yeni ve daha güçlü bağlantılar kurmaya, strateji ve hedefleri paylaşmaya ve birbirimize yardım etmenin yollarını aramaya yardımcı olmak için planlı toplantılarla takip ettik.
Kaçınılmaz olarak, ilişkiler nedeniyle çözüme giden en güçlü yolumuzun başarıldığı sorunlar ortaya çıkacaktı. Parçalar tahsis edilmeye devam edecek, müşteriler bildirimde bulunmaksızın ciddi talep değişiklikleri yapacak, yeni satışlar bizden ve tedarikçilerimizden yaratıcı çözümler gerektirecek ve daha fazlası.
İnsanlar sevdikleri, güvenebilecekleri ve güvenebilecekleri insanlarla çalışmaktan hoşlanırlar. Güven “X” Faktörüdür. Bu ilişkileri kurmaya zaman ayırmak gerçekten de başarılı Tedarikçi İlişkileri Yönetimi programımızın özüydü.
Tedarikçi Tanınması Doğru ve Yanlış Gitti
Bugüne kadar herhangi bir tedarikçi tanıma ve ödül programı olmayan şirketlerde çalıştım. Bu şirketler bunu anlamıyorlar. Onların görüşü, tedarikçileri satın alma siparişleriyle kutsamanın yeterli olduğu yönünde. Bu ilişkileri kurmanın değerini göremiyorlar.
Diğer uçta ise aslında sadece ilerlemekte olan tedarikçi tanıma programlarını görüyorum. Her yıl aynı tedarikçiler tanınmaktadır. İnsanlar favorilerini oynuyorlar ve heyecan verici yeni tedarikçilerin kapıya girebileceği bir yola sahip olamıyorlar. Sonuç olarak ödül programı tüm anlamını yitiriyor ve bu da tüm Tedarikçi İlişkileri Yönetimi programının meşruiyetine zarar veriyor.
Dengenin olması çok önemlidir. Her yıl kendi alanlarında en iyi performansı sergilemeye devam eden ve sürekli tanınmanın kendileri için uygun olduğu tedarikçiler olduğundan eminim. Ancak birçok şirket için bu durum bir rehavete yol açabilir.
Her zaman bir sonraki ve gelecek tedarikçiyi aradığınızdan emin olun. Onlar dışarıdalar, açlar ve onları tanınmaya değer kılan beklentiler ve teslimatlar üzerinde baskı kuracaklar.
Sonuç
İşlemsel ilişkilerin kabul edilebilir veya yeterli olduğu günler geride kaldı. Bununla birlikte tedarikçilerine bu şekilde davranan birçok kişinin olduğunu biliyoruz.
Ancak bugünün ve yarının gerçek anlamda stratejik ve aydınlanmış Tedarik liderleri, resmi bir Tedarikçi İlişkileri Yönetimi programının başarılı bir organizasyon için temel bir gereklilik olduğunun bilincindedir.
Müşterilerinizin size nasıl davranılmasını istiyorsanız, tedarikçilerinize de öyle davranın. Ve insanlara, şirketinizde veya bir tedarikçi organizasyonunda çalışıp çalışmadıklarına bakılmaksızın, tam olarak size davranılmasını istediğiniz şekilde davranın.
