Kağıt belgelerin taranması dijitalleştirmede önemli bir adımdır. İle yarıdan fazla Hala kağıt kayıtlara bağımlı olan küçük işletmelerde, muhtemelen taramanız gereken bir yığın makbuz, fatura ve sözleşmeye sahip olacaksınız. Peki bu belgeleri taradıktan sonra değiştirmeniz gerektiğinde ne olur?

İster hassas bilgileri düzenlemek, ister dosyaları birleştirmek veya formatları dönüştürmek olsun, bazen taranan belgelerinizi düzenlemeniz gerekebilir. Neyse ki, orijinal dijital dosyanız olmasa bile bunu yapmanın birkaç yolu var.

Bu kılavuz, taranan belgeleri düzenlemek için çevrimiçi araçlar, masaüstü yazılımlar ve mobil uygulamalar da dahil olmak üzere beş hızlı yöntemi kapsayacaktır. İster seri numarasını kopyalamak ister taranmış belgelerden kritik noktaları çıkarmak isteyin, yanınızdayız.

1. Çevrimiçi bir PDF düzenleyici kullanın

Çevrimiçi PDF düzenleyicileri, taranan belgelerde doğrudan web tarayıcınızda değişiklik yapmanın hızlı ve kolay bir yoludur. Popüler seçenekler arasında çoğu ücretsiz temel düzenleme sunan PDFgear, PDFfiller, Smallpdf ve PDF2Go yer alır.

Çevrimiçi düzenleyiciyi kullanmak için:

• Taranmış PDF'nizi web sitesine yükleyin
• Düzenleyici, taranan görüntüyü OCR kullanarak düzenlenebilir metne dönüştürecektir.
• Düzenleyicinin araç çubuğunu kullanarak içerik ekleyin, silin veya değiştirin
• Düzenlenen PDF'yi bilgisayarınıza geri indirin

Çevrimiçi editörlerin temel avantajı kolaylıktır; herhangi bir yazılımı indirmeye veya yüklemeye gerek yoktur. Ayrıca düzenlemeyi kolaylaştıran sezgisel arayüzlerle oldukça kullanıcı dostu olma eğilimindedirler.

Ancak bazı potansiyel dezavantajlar da vardır. Çevrimiçi editörlerin dosya boyutu veya sayfa sayısı sınırlamaları olabilir ve internet bağlantısı gerektirebilir. Hassas belgelerin üçüncü taraf web sitelerine yüklenmesiyle ilgili gizlilik endişeleri de vardır. Birçoğu OCR sunsa da, özellikle düşük kaliteli taramalarda doğruluk her zaman mükemmel değildir. Toplu işlemeyi desteklemeyebilirler, bu nedenle her dosyayı ayrı ayrı yüklemeniz ve düzenlemeniz gerekir.

Çevrimiçi PDF düzenleyicileri, taranan belgelerde hızlı ve temel düzenlemeler yapmak için en iyisidir. Daha karmaşık değişiklikler veya gizli dosyalarla çalışmak için ideal değildirler ancak görevi hızlı bir şekilde tamamlamak için kullanışlı araçlar olabilirler.

2. Taranan belgeleri Adobe Acrobat'ta düzenleyin

Adobe Acrobat Pro, PDF okuma ve düzenleme ile eşanlamlı bir isimdir. OCR, redaksiyon, sayfa çıkarma ve yeniden düzenleme ve form doldurma dahil olmak üzere PDF'leri değiştirmek için eksiksiz bir araç paketi sunar.

Acrobat Pro, taranan belgeleri düzenlenebilir hale getirmek için iki temel yol sunar:

PDF Aracını Düzenle

1. Taranan PDF'yi Acrobat Pro'da açın
2. “Tüm Araçlar”ın altındaki “PDF'yi Düzenle” aracına gidin
3. Acrobat, taranan metni otomatik olarak algılayacak ve düzenlenebilir metne dönüştürecektir
4. Düzenleme araç çubuğunu kullanarak belgeyi gerektiği gibi değiştirin

Tarama ve OCR Aracı

1. “Tüm Araçlar”ın altında “Tarama ve OCR” aracını bulun
2. Taranmış PDF dosyanızı seçin veya bağlı bir tarayıcıdan kağıt belgeyi tarayın
3. Gerekirse “Geliştir” seçeneğiyle tarama kalitesini optimize edin
4. Belgeyi OCRlamak ve düzenlemenin kilidini açmak için "Metni Tanı"yı seçin

Acrobat Pro, düzenlenebilir metni düşük kaliteli taramalardan bile doğru bir şekilde çıkaran, sınıfının en iyisi OCR özelliğiyle öne çıkıyor. Gelişmiş düzenleme araçları, çevrimiçi düzenleyicileri geride bırakır ve büyük dosyaları kolayca yönetir. Adobe Cloud aracılığıyla sorunsuz bir şekilde senkronize edilerek Windows, Mac ve mobil cihazlarda kullanılabilir. Ayrıca, siz aksini tercih etmediğiniz sürece belgeler yerel bilgisayarınızda kalabilir.

Ana dezavantajı, Acrobat Pro'nun ayda 19.99 ABD dolarından başlayan bir abonelik gerektirmesidir. Her belgenin ayrı ayrı işlenmesi gerektiğinden, büyük hacimli taranmış dosyaların dönüştürülmesi de sıkıcı olabilir. Metin dönüştürmenin doğruluğu, orijinal taramanın kalitesine ve karmaşıklığına bağlı olarak değişebilir.

Adobe Acrobat Pro, taranan PDF'leri sıklıkla ayrı ayrı düzenleyen kullanıcılar için sağlam bir seçimdir ancak yüksek maliyeti ve otomasyon ve toplu düzenleme özelliklerinin eksikliği, bazı kullanıcılar için onu daha az verimli hale getirebilir.

3. Taranan belgeleri Microsoft Word veya Google Dokümanlar'da değiştirin

Microsoft Word ve Google Dokümanlar, taranan PDF'leri kolayca düzenlenebilir metin belgelerine dönüştürmenize olanak tanıyan yerleşik OCR (optik karakter tanıma) özelliklerine sahiptir. Bu, halihazırda kullanmakta olduğunuz kelime işlemciden ayrılmadan, taranan bir dosyanın içeriğini hızlı bir şekilde düzenlemenin kullanışlı bir yoludur.

Microsoft Word'ü kullanma:

1. Taranmış PDF'nizi Word'de açın
2. Word, taranan görüntüyü OCR özelliğini kullanarak otomatik olarak düzenlenebilir bir belgeye dönüştürecektir.
3. Metni, biçimlendirmeyi ve düzeni gerektiği gibi düzenleyin
4. Düzenlenen dosyayı yeni bir belge olarak kaydedin

Google Dokümanlar'ı kullanma:

1. Taranmış PDF'nizi Google Drive'a yükleyin
2. Dosyayı sağ tıklayın ve "Google Dokümanlar ile Aç"ı seçin
3. Google Dokümanlar, taranan dokümanı düzenlenebilir bir formata dönüştürecektir
4. Değişikliklerinizi yapın ve düzenlenen dosyayı kaydedin

Bu yöntemin temel avantajı, muhtemelen zaten sahip olduğunuz ve aşina olduğunuz araçları kullanmasıdır. Ek yazılım indirmenize veya yeni bir arayüz öğrenmenize gerek yoktur. Microsoft 365 aboneliğiniz veya Google hesabınız varsa da ücretsizdir.

Ancak Word ve Google Dokümanlar'ın OCR doğruluğu, Adobe Acrobat gibi özel OCR yazılımları kadar sağlam olmayabilir. Basit metin tabanlı PDF'lerde en iyi sonucu verirler; karmaşık biçimlendirme ve tablolar doğru şekilde dönüştürülemeyebilir. Daha karmaşık düzenlerle veya daha düşük kaliteli taramalarla zorluk yaşayabilirler. Belgenizin orijinal formatı da dönüştürme sonrasında mükemmel şekilde korunmayabilir.

Özetle, taranan belgeleri Word veya Google Dokümanlar kullanarak düzenlemek, temel değişiklikler için hızlı ve kolay bir çözüm olabilir. Ancak daha kapsamlı düzenleme veya daha kaliteli dönüşümler için uygun olmayabilir.

4. Mobil tarama uygulaması kullanın

Geri ödeme için göndermek üzere bir makbuzu veya imzalayıp geri göndermek üzere bir sözleşmeyi taramak istediğinizi varsayalım. Adobe Scan, CamScanner, SwiftScan, MS OfficeLens ve Genius Scan gibi mobil tarama uygulamaları, belgenin fotoğrafını çekmenize, kırpmanıza ve geliştirmenize, OCR ile metni tanımanıza ve PDF'ye dönüştürmenize olanak tanır.

Buradan, belgeyi e-posta veya bulut depolama yoluyla paylaşmadan önce genellikle doğrudan uygulamada ek açıklamalar, imzalar ve form doldurma gibi hızlı düzenlemeler yapabilirsiniz.

Mobil tarama uygulaması kullanmanın en büyük avantajı rahatlığı ve esnekliğidir. Bir bilgisayara veya ek donanıma ihtiyaç duymadan belgeleri istediğiniz zaman, istediğiniz yerde tarayabilir ve düzenleyebilirsiniz. Bu uygulamaların birçoğunun ücretsiz veya düşük maliyetli olması, onları masaüstü yazılımlara uygun fiyatlı bir alternatif haline getiriyor.

Ancak bu uygulamalar Adobe Acrobat gibi masaüstü programları kadar gelişmiş düzenleme özelliklerine sahip olmayabilir. OCR doğruluğu, cihazınızın kamerasının kalitesine ve orijinal belgenin netliğine bağlı olarak da değişiklik gösterebilir. Ek olarak, küçük bir akıllı telefon ekranında düzenleme yapmak, daha büyük bir masaüstü ekranda çalışmaktan çok daha zordur.

Dikkate alınması gereken bazı popüler mobil tarama uygulamaları:

• Adobe Tarama (iOS, Android)
• CamScanner (iOS, Android)
• Dahi Tarama (iOS, Android)
• Microsoft Office Mercek (iOS, Android)
• Tarama Robotu (iOS, Android)

Genel olarak mobil tarama uygulamaları, bilgisayarınızdan uzakta olduğunuzda taranan belgelerde hızlı düzenlemeler yapmak için kullanışlı bir araçtır. Daha karmaşık görevler için masaüstü düzenleyicilerin yerini alamasalar da, hareket halindeyken temel düzenlemeler ve işaretlemeler için kullanışlı bir çözümdürler.

Açık kaynak araçları, taranan belgeleri düzenlenebilir metne dönüştürmenin uygun maliyetli bir yolunu sunar. Bu araçlar, görüntülerden metin çıkarmak için OCR'nin gücünden yararlanarak taranmış PDF'ler ve diğer görüntü tabanlı belgelerle çalışmayı kolaylaştırır.

Taranmış bir belgeyi açık kaynak araçları kullanarak düzenlemek için:

1. İhtiyaçlarınıza uygun açık kaynaklı bir OCR aracı seçin
2. Platforma özel talimatları izleyerek yazılımı bilgisayarınıza yükleyin.
3. Taranmış belgenizi net, doğru yönlendirilmiş ve desteklenen bir görüntü biçiminde olduğundan emin olarak hazırlayın
4. Taranan belgeyi OCR yazılımına yükleyin
5. Uygun dili ve diğer gerekli ayarları seçin
6. OCR işlemini başlatın ve yazılımın metni çıkarmasını bekleyin
7. Çıkarılan metni doğruluk açısından inceleyin ve gerekli düzeltmeleri yapın
8. Düzenlenebilir metni TXT, DOC veya PDF gibi istediğiniz formatta kaydedin

Açık kaynaklı OCR araçlarının temel avantajı lisans ücreti gerektirmemesidir. Bunları benzersiz belge düzenleme gereksinimlerinize göre uyarlayabilirsiniz. Aracın aktif bir geliştirici topluluğu varsa, güncellemelere ihtiyaç duymadan en son gelişmelere erişebileceksiniz. Güvenlik ve gizlilik bilincine sahip kullanıcılar, hiçbir gizli veri toplanmasının meydana gelmediğinden emin olmak veya güvenlik açıklarını tespit edip düzeltmek için kodu inceleyebilir.

Ancak dik öğrenme eğrileri, yazılımın acemiler için etkili bir şekilde kullanılmasını zorlaştırabilir. Bu durum, bazı araçların uygun GUI'ler sunmaması ve kullanıcıların komut satırı aracılığıyla etkileşimde bulunmasını gerektirmesi gerçeğiyle daha da karmaşık hale gelmektedir. Açık kaynaklı OCR'nin doğruluğu, özellikle karmaşık düzenler veya düşük kaliteli taramalar için her zaman ticari çözümlerle eşleşmeyebilir. Ayrıca çoğu açık kaynaklı proje sorun giderme için topluluk forumlarına ve belgelere dayandığından destek seçenekleri sınırlı olabilir.

Dikkate alınması gereken bazı popüler açık kaynak araçları:

• teserakt
• OCRmyPDF
• GOCR
• Çivi Formu

Zorluklara rağmen, açık kaynaklı OCR araçları, taranan belgeleri düzenlenebilir metne dönüştürmek için esnek ve uygun maliyetli bir çözüm sunarak, bunları bütçeye duyarlı kullanıcılar veya özel özelleştirme ihtiyaçları olan kullanıcılar için uygun bir seçenek haline getiriyor.

6. Taranan belgeleri Nanonets'in yapay zeka destekli OCR'sini kullanarak düzenlenebilir formatlara dönüştürün

Nanonetler bir Yapay zeka destekli OCR Taranmış PDF'leri herhangi bir web tarayıcısından kolayca düzenlenebilir formatlara dönüştürmenizi sağlayan platform. Gelişmiş AI/ML algoritmaları, Nanonets'in en karmaşık belge düzenlerinden bile metin, tablo ve kritik veri noktalarını çıkarmasına olanak tanır.

Taranan belgeleri düzenlemek amacıyla Nanonet'leri kullanmak için:

• Nanonets.com'da ücretsiz bir hesap için kaydolun
• Faturalar veya makbuzlar gibi yaygın belge türleri için önceden oluşturulmuş bir OCR modeli seçin veya kendi özel modelinizi eğitin
• Taranmış belgelerinizin örnek bir setini yükleyin, böylece Nanonets çıkarılacak yapıyı ve alanları öğrenebilir
• Tarihler, toplamlar, adlar veya satır öğeleri gibi yakalamanız gereken önemli bilgileri belirtin
• Taranmış dosyalarınızı yükleyin ve gerisini Nanonets'e bırakın, bunları yapılandırılmış, aranabilir verilere dönüştürün
• Çıkarılan verileri doğruluk açısından inceleyin ve daha fazla düzenleme veya diğer sistemlerle entegrasyon için istediğiniz formatta (örn. JSON, XML, CSV) dışa aktarın

Nanonets'in öne çıkan özelliklerinden biri ölçeklenebilirliğidir. Saatte binlerce sayfayı işleyerek yüksek hacimli belgeleri işleyebilir. Yapay zeka destekli OCR teknolojisi, Nanonets'in farklı dillerdeki belgeleri doğru bir şekilde işlemesine ve çeşitli belge formatlarına ve yapılarına hızla uyum sağlamasına olanak tanır. Sezgisel arayüzü ve esnek dışa aktarma seçenekleriyle, çıkarılan verileri mevcut iş akışlarınıza ve sistemlerinize kolayca entegre edebilirsiniz.

Nanonets ayrıca belge yönetimi süreçlerinizi kolaylaştırmak ve çıkarılan bilgilerin doğruluğunu ve tutarlılığını sağlamak için otomatik belge dönüştürme, doğrulama ve onay iş akışları da sunar. API erişimi ve web kancalarıyla belge işleme hattınızı tamamen otomatikleştirebilirsiniz. Nanonets, hassas verilerinizi korumak için şifreleme ve GDPR gibi gizlilik düzenlemelerine uyumluluk da dahil olmak üzere gelişmiş güvenlik önlemleri kullanır.

Nanonets son derece doğru olsa da daha iyi olabilir. Bazı düşük kaliteli taramalar insan tarafından doğrulanmayı ve incelemeyi gerektirebilir. Ancak iyi olan şey, yapay zekanın yapılan düzeltmelerden sürekli olarak öğrenmesi ve zaman içinde performansını artırmasıdır. Fiyatlandırma Ayda 500 sayfaya kadar ücretsiz bir katmanla basittir. Bunun ötesinde, OCR için sayfa başına basit bir 0.30 ABD dolarıdır. Bu, Nanonets'i, taranan belge düzenleme işlemlerini kolaylaştırmak isteyen her boyuttaki işletme için uygun fiyatlı ve ölçeklenebilir bir çözüm haline getirir.

Nihai düşünceler

İster bir fatura numarasını kopyalamak ister bir sözleşmeden kritik noktaları çıkarmak istiyor olun, ihtiyaçlarınıza ve bütçenize uygun bir yöntem seçin. Bu çözümler, taranan belgelerinizi dijital hale getirebilir ve içinde sıkışan verileri çıkararak düzenlemeyi, analiz etmeyi ve dijital iş akışlarınıza entegre etmeyi kolaylaştırır.

• SEO Destekli İçerik ve Halkla İlişkiler Dağıtımı. Bugün Gücünüzü Artırın.
• PlatoData.Network Dikey Üretken Yapay Zeka. Kendine güç ver. Buradan Erişin.
• PlatoAiStream. Web3 Zekası. Bilgi Genişletildi. Buradan Erişin.
• PlatoESG. karbon, temiz teknoloji, Enerji, Çevre, Güneş, Atık Yönetimi. Buradan Erişin.
• PlatoSağlık. Biyoteknoloji ve Klinik Araştırmalar Zekası. Buradan Erişin.
• Kaynak: https://nanonets.com/blog/how-to-edit-scanned-documents/