Etkili, kullanımı kolay bir RFQ sürecine sahip olmak, etkili bir teklif yönetimi ve hokkabazlık yapmanın ilk adımıdır. tedarik süreci. RFQ, gezinmesi en kolay satın alma iş akışlarından biridir, ancak bu, süreç boyunca uyurgezer şekilde yürüyebileceğiniz anlamına gelmez. 

Basit şeyleri iyi yapmak genellikle genel iş akışlarınızın ne kadar etkili çalıştığının göstergesidir ve nispeten basit olan RFQ'yu en iyi şekilde yönetmek için öncelikle RFQ'nun anlamını anlamak hayati önem taşır.

Fiyat Teklifi Talebi (RFQ) nedir?

Fiyat Teklifi İsteği, genellikle şu şekilde kısaltılır: TEKLİF TALEBİ, bildiğin zaman mükemmel kesinlikle neye ihtiyacınız olduğunu ve potansiyel satıcılardan maliyet teklifleri almak için bir pazar keşif süreci yürütmek istediğinizi belirtin. Genel olarak, sarf malzemeleri veya belirli hammaddeler gibi yinelenen bir fiziksel ürün gereksiniminiz olduğunda, teklif almak için iş yerinde bir RFQ gönderirsiniz. 

Belirli satıcılara bir RFQ gönderdiğinizde (tedarikteki RFQ genellikle pazar çapında açık bir davet değildir), yanıtları bekler ve en düşük fiyata, en hızlı teslimata veya diğer net objektif kriterlere göre seçim yaparsınız. Kendi bünyenizde bir RFQ yürüttüğünüzde satın alma iş akışı, aslında satıcılardan, devam eden bir sözleşmeyi garanti altına almak için yeterince sık sipariş edilen sabit, değişmeyen bir ürün için en iyi fiyatı istiyorsunuz.    

RFQ'nun şu şekilde olduğunu unutmayın: değil genellikle ihtiyaç duyulan ürünün türünden veya kapsamından emin olmadığınız durumlarda veya hizmetlerin fiyatlarını keşfetmeye çalıştığınızda uygundur; Teklif Talebi (RFP) genellikle her iki durumda da daha iyidir. RFQ ve RFP arasındaki farkı birazdan ele alacağız. 

Fiyat Teklifi Talebi (RFQ) Bilgi Gereksinimleri

 Bir dizi, önceden belirlenmiş satıcıya (genellikle zaten tedarik ekosisteminizde yer alan) bir RFQ gönderilir ve o tedarikçi havuzundan yalnızca talep ettiğiniz tekliflerin tam sayısını geri alırsınız. Ancak geniş bir ağ oluşturmadığınız için neye ihtiyacınız olduğunu ve diğer tüm parametreleri tanımlarken çok açık olmanız gerekir; spesifiklik, satıcılarınızın benzersiz ihtiyaçlarınızı anlamasını ve sonuçta mümkün olan en iyi fiyatı sunmasını sağlamanın en iyi yoludur. rekabetçi bir havuzda.   

Tedarik iş akışınızda otomasyon yazılımı kullanıyorsanız, muhtemelen RFQ yönetimi için yararlı olan önceden ayarlanmış bir şablon serisine sahipsiniz. Değilse, genellikle RFQ'nuza dahil edeceğiniz şeyler şunlardır:

RFQ Kapak Mektubu ve Yönetici Özeti (EXSUM)

Şirketinizin dahili standart işletim prosedürleri (SOP), RFQ'nuzu ve satın alma sürecindeki diğer belgeleri nasıl açacağınızı belirleyecektir. Yine de ön yazı ve EXSUM genellikle, tedarikçileri belgenin geri kalanına hazırlamak için gereksinimlerinizi ve satın alma hedefinizi basit, sindirilebilir bir formatta özetleyen markalı, satıcıya yönelik bir belge olacaktır.

Teklif Talebi Malın Türü, Miktarı ve Sıklığı

Bu, RFQ'nuzun ana kısmıdır ve sektörünüze ve özel ihtiyaçlarınıza bağlı olarak çok basit veya oldukça karmaşık olabilir. İşte bazı örnekler:

Temizlik malzemeleri: Bir ofis yöneticisi olarak banyoları ve temizlik dolaplarını dolu tutmakla görevlendirilebilirsiniz. Bu durumda, RFQ, Ocak 10'ten itibaren her üç ayın ilk gününde teslim edilecek, her biri 2024 koli tuvalet kağıdını içerebilir.

Metallerin işlenmesi: Buna karşılık, ham madde siparişi veren bir makine atölyesi ustabaşıysanız, RFQ türünüz ve miktarınız çok karmaşık olabilir ve ne kadar güvenilir bir şekilde yapabildiğinize bağlı olarak anlık spesifikasyonları, alaşım türlerini ve birden fazla sipariş sıklığının yanı sıra anlık yeniden tedarik tedarikini içerebilir. Zaman içinde kendi iş gereksinimlerinizi tahmin edin. Bu gibi durumlarda, kaynak gazı gibi tehlikeli maddeler sipariş ediyorsanız, dolgu malzemesi gibi taşıma gerekliliklerini veya güvenlik gerekliliklerini bile belirtmeniz gerekebilir.

RFQ İdari Bilgileri

Bu, satıcılara aşağıdakiler de dahil olmak üzere sözleşmeye ilişkin ayrıntıları bildirir:

• Ödeme koşulları (yani net-30).
• Sözleşmenin ne kadar süreyle aktif olduğu ve yenileme kriterleri.
• Diğer sözleşme şartları.
• Satıcıların teklif gönderimlerinin bir parçası olarak sağlamasını beklediğiniz benzersiz veya özel gereksinimler.
• Seçilen tedarikçiye yönelik sorular ve sözleşme hizmetleri için genellikle bir iletişim görevlisi olan bir şirket iletişim noktası (POC).

RFQ ve RFP karşılaştırması

 RFQ'nun bilinen ihtiyaçlarınızı açıkça ortaya koyan ve satıcılardan en iyi fiyatı teklif etmelerini isteyen basit, belirlenmiş bir belge olduğundan bahsetmiştim. Ya gereksinimleriniz karmaşıksa? 

Örneğin:

1. Şirketinizin daha önce hiç yapmadığı genel bir projenin parçası olan birçok malzeme için ana fiyat listesi oluşturuyorsunuz.
2. Özel teslimat sonrası hizmete ihtiyacınız var, yani yeni ofis yazıcıları satın alıyorsunuz ve sorunları ortaya çıktıkça gidermenize yardımcı olacak bir çağrı hizmet sağlayıcısına ve ihtiyaç duyulduktan sonraki 24 saat içinde teslim edilecek toner için devam eden bir sözleşmeye ihtiyacınız var.  
3. İster haftalık çevre düzenlemesi kadar basit, ister şirketinizin iş akışı otomasyonunu oluşturmak için bir danışman kiralamak kadar karmaşık olsun, öncelikle hizmete dayalı bir sözleşmeyi araştırıyorsunuz.

Bu durumlarda (genellikle hizmet bazlı sözleşmeler, belirsiz gereksinimleri olan büyük bir projeye yönelik malzemeler veya daha karmaşık mal bazlı sözleşmeler) bir Teklif Talebi (RFP) RFQ yerine.

Bir RFP şunu sorar: potansiyel satıcılar Sorununuza etkili bir şekilde bir çözüm "sunmak". Örneğin, yeni nesil bir makine projesi için teklif isteyebilir veya operasyonları kolaylaştırmak için danışmanlık yardımı alabilirsiniz. Bu durumlarda, RFP "büyük resim" ihtiyacını açıklar ve satıcılar size sorunu nasıl çözeceklerini veya kaba bir teklif tahmininin yanı sıra malzemeleri nasıl sağlayacaklarını anlatır. Bunlar, sizin tarafınızdan daha az kuralcı olmaları ve tedarikçilerle daha çok işbirliğine dayalı bir ileri geri etkileşim içermeleri açısından RFQ'dan farklıdır.

RFQ'lar İş Hayatında Ne Zaman Kullanılır?

RFQ'lar her satın alma işlemi için gerekli olmasa da en yaygın olarak belirli senaryolarda kullanılır:

1. Ön Kalifiye Tedarikçiler: Güvenilir tedarikçilerin önceden onaylanmış bir listesi zaten mevcut olduğunda, RFQ verimli bir şekilde kullanılabilir. Bunlar belirli standartları karşılayan ve güvenilirlikleriyle tanınan tedarikçilerdir.
2. Özel, Standartlaştırılmış İhtiyaçlar: RFQ'lar, gereksinimin belirli ürün veya hizmetlere yönelik olduğu ve yenilik veya özelleştirmeye çok az yer olduğu durumlarda uygundur. Örneğin, mobilya yapımı için hammaddeler gibi standartlaştırılmış ürünleri veya imalat için vidalar gibi standartlaştırılmış bileşenleri toplu miktarlarda tedarik ederken.
3. Devam Eden Toplu Siparişler: RFQ'lar, bir ürünün sürekli, toplu tedarikinin gerekli olduğu durumlar için çok uygundur. Bu, operasyonların sorunsuz bir şekilde devam etmesi için sürekli bir malzeme veya bileşen akışının gerekli olduğu imalatta sıklıkla karşılaşılan bir durumdur.
4. Eklenti Hizmetlerinin Eksikliği: Satın alma işlemi yalnızca ürünün kendisine yönelik olduğunda, herhangi bir ek hizmete veya uzun vadeli bakım sözleşmesine gerek duyulmadan RFQ, satın alma sürecini basitleştirir.

RFQ Süreci – RFQ Nasıl Çalışır?

RFQ süreci oldukça basit olduğundan, sektörünüz veya şirket içi SOP'niz ne olursa olsun genellikle benzer bir dizi adımı izleyeceksiniz:

1. Belgelerinizi sırayla alın: bu, yukarıda belirtilen ayrıntıların ve kapsam bilgilerinin bir arada paketlenmesini ve ayrıntıları iyileştirmek ve kolaylaştırmak için RFQ'nuzun mümkün olduğunca açık olmasını sağlamak için çalışanlarınızla veya yönetiminizle birlikte çalışmayı içerir. kolaylaştırılmış tedarikçi işlemleri.
2. Satıcı alışveriş listesi oluşturun: RFQ sürecinin kamuya veya göndermek istediğiniz sayıda satıcı başvurusuna açık olmadığını unutmayın. Bunun yerine RFQ'yu dağıtmak için satıcı listesini hazırlayacaksınız. Aklınızda favori bir veya iki seçim olsa bile, mevcut en iyi tedarikçiler üzerinde yeterli düzeyde inceleme yaptığınızdan emin olun.
3. Talep için RFQ'yu gönderin: şirketinizin durumuna bağlı olarak Tedarik stratejisiBu, geniş bir dağıtıma e-posta göndermek kadar acı verici olabilir veya satın almayı kolaylaştırmak için tasarlanmış bir "iş ilanı panosuna" ilan vermek kadar kolay olabilir.
4. Al ve yanıtla: daha sonra, satıcıların en iyi tekliflerini vermelerini bekleyecek, daha sonra kısa listeyi daraltmaya çalışacak, gerekirse tedarikçilerle daha ayrıntılı görüşmeler yapacak, bir kazanan seçecek, diğer herkese talebin kapandığını bildirecek ve başlayacaksınız. tedarikçi katılımı kazanan için.

RFQ süreci genel olarak zor değildir, ancak satın alma platformu seçim (veya seçim eksikliği) kesinlikle genel kullanım kolaylığını artırır.

Satın Alma Sürecindeki Diğer Evraklar

RFQ ve RFP'yi ele aldık, ancak rutin satın alma işlemlerinin bir parçası olarak sıklıkla karşılaşacağınız çok sayıda başka belgenin de olduğunu unutmayın. Merkezi satın alma süreçlerini içeren sağlam bir SOP'niz olmadığı sürece bunları doğru tutmak her zaman kolay değildir.

En yaygın ek satın alma belgelerinden ikisi şunlardır:

1. Bilgi talebi: RFI, satıcılara tam teşekküllü bir RFQ veya RFP geliştirmeden önce gereksinimleri daraltmaya yardımcı olmaları için gönderilen bir "bana yardım et" talebidir. RFI, yeni bir projeye başladığınızda ve bir belge paketi geliştirmeye zaman harcamadan önce tüm işlerinizin aynı hizada olduğundan emin olmak istediğinizde kullanışlıdır.
2. İhale Talebi: satın almada bir ihale talebi Satıcılardan büyük bir proje için teklif vermelerini ister; temelde RFQ'ya benzer ancak daha büyük veya daha kapsamlı projeler için kullanılır ve genellikle ham madde ve fiziksel ürünlerin yanı sıra hizmet bazlı sözleşmeleri de içerir. 

Sonuç

Malzeme ve ürün akışını etkili bir şekilde yönetmek, iyi geliştirilmiş bir RFQ süreciyle başlar. RFQ, kapsamlı ileri geri veya tekrarlanan kaynak sağlama taleplerine olan ihtiyacı ortadan kaldırır, ancak süreci en az baş ağrısıyla kolaylaştırmak için başlangıçtan itibaren uygun bir RFQ'nun paketlenmesi gereklidir. 

Sonuçta etkili bir RFQ, genel satın alma sürecinizin ne kadar etkili olduğunu gösterebilir. Basit şeyleri iyi yaparsanız genellikle RFP'ler ve RFT'ler gibi daha karmaşık görevleri de halledebilirsiniz. Öte yandan, bir RFQ'yu tamamlamakta ve teklifleri toplamakta zorluk yaşıyorsanız, genel satın alma ekosisteminizde daha fazla alt sorunla karşılaşabilirsiniz.

• SEO Destekli İçerik ve Halkla İlişkiler Dağıtımı. Bugün Gücünüzü Artırın.
• PlatoData.Network Dikey Üretken Yapay Zeka. Kendine güç ver. Buradan Erişin.
• PlatoAiStream. Web3 Zekası. Bilgi Genişletildi. Buradan Erişin.
• PlatoESG. karbon, temiz teknoloji, Enerji, Çevre, Güneş, Atık Yönetimi. Buradan Erişin.
• PlatoSağlık. Biyoteknoloji ve Klinik Araştırmalar Zekası. Buradan Erişin.
• Kaynak: https://nanonets.com/blog/rfq-meaning/