QuickBooks, muhasebe için en yaygın kullanılan uygulamalardan biridir ve harici araçlara ihtiyaç duymadan kredi kartlarını mutabakata varmak için uygun bir yol sunar.
Bu makalede, QuickBooks'taki kredi kartı mutabakatı sürecinde size rehberlik ederek sık karşılaşılan sorunları ele alıyoruz ve prosedürü kolaylaştırmak için yararlı ipuçları sağlıyoruz.
Üstteki yardım menüsü çubuğunda 'Uzlaştırma'yı arayın. Ardından, mutabakat sağlamak istediğiniz hesabı seçin. Bu gösteri için çalışan kredi kartına bağlı bir hesap kullanacağız.
Adım 2: Mutabakat Açılış Bakiyesi
Açılış bakiyesi ve tarihi, kapanış bakiyesine ve önceki mutabakatın tarihine göre otomatik olarak tespit edilir.
İlk kez QuickBooks Online (QBO) mutabakatlarında, işlemler hesabın başlangıcından itibaren listelenecektir. Ekstre bitiş tarihleri de dahil olmak üzere önceki mutabakatlarla ilgili bilgilere erişmek için 'Özet' bölümüne gidin.
Adım 3: Mutabakat Kapanış Bakiyesi
Bitiş Bakiyesi ve Tarihi: Lütfen kapanış bakiyesini ve bitiş tarihini girin. Bitiş tarihi genellikle kredi kartı ekstresi tarihine dayanır. Ancak mali tablolarınızı tarih bazında raporluyorsanız bitiş tarihini ay sonuna ayarlayabilirsiniz.
Finans Ücreti: Finans masrafları QuickBooks Online hesabınıza yansıtılmıyorsa, bunları manuel olarak ekleyebilirsiniz. Lütfen tarihi, tutarı ve gider hesabını ekleyin. Farklı para biriminde bir kart kullanıyorsanız döviz kurunu da eklemeniz gerekir.
4. Adım: Kredi Kartı İşlemlerini Eşleştirin ve Temizleyin
QBO mutabakat ekranı, temizlenen işlemler için bir onay işareti ve gri arka plan görüntülerken, eşleşmeyen işlemlerde bir onay işareti yoktur.
Şimdi öncelikle üstteki özet bölümünü anlayalım:
Ekstre Sonu Bakiyesi: Bu önceki ekranda girdiğimiz bitiş bakiyesidir.
Temizlenmiş Bakiye – Bu, önceki ekrandaki açılış bakiyesi artı eklenen tüm finans giderleri ve tüm temizlenmiş mevduatlar eksi temizlenmiş ödemeler ile başlar. Takaslanan bakiyenin dökümü aşağıda yer almaktadır.
Mutabakat süreci tamamlandıktan sonra, temizlenen bakiyenin ekstre bakiyesi ile eşleşmesi gerekir, bu da sıfır farka neden olur.
Eşleşme işlemleri:
- Eşleşmeyen işlemleri seçin ve kredi kartı ekstresinde eşleşen bir işlem bulun.
- Tutar ve diğer ayrıntılar eşleşiyorsa işlemi temizleyin.
- Tüm işlemler eşleşene kadar bu işlemi tekrarlayın.
Bu oldukça zaman alıcı olabilir, bu nedenle makalenin sonuna bunu basitleştirecek bazı ipuçları ekledik. Tüm işlemler eşleştiğinde fark 0 olmalıdır ve şu adıma geçebilirsiniz: 5. Adım.
Ancak fark 0 değilse QuickBooks'a kaydedilmeyen işlemleri tanımlamanız gerekir. Bunun nedeni muhasebe hataları, hesaplanmayan masraflar veya yetkisiz işlemler olabilir. Bu sorunu nasıl giderebileceğinize bakalım:
Mutabakatınızdaki hataları belirleme
Eşleşmeyen işlemleriniz varsa bunun nedeni şunlar olabilir:
- Tarih veya Tutar uyuşmazlığı: Bunun nedeni veri girişi hataları, banka gecikmeleri veya banka hataları olabilir. İşlemi satıcı hesabı gibi diğer ayrıntılara göre ve referans tarihine yakın bir yerde bulmanız gerekecektir.
- Yinelenen Ödemeler: Çok benzer bir kayıt bulabilirseniz temizlenmiş işlemlerinizde arama yapın. Alacaklıya ve tutara göre arama yapabilirsiniz.
Muhasebenizde gözden kaçan masraflar da olabilir. Kredi kartı ekstrenizde arama yaparak eşleşmeyen işlemleri bulabilirsiniz. Bunun bazı yaygın nedenleri şunlar olabilir:
- Kredi Kartı Ücretleri: Kredi Kartlarında kolayca gözden kaçabilecek gizli ödemelerin tam bir listesi bulunur. Örneğin, döviz transferleri bir işlem ücretine ve bir kambiyo kar marjına tabidir. Bunun şirket defterine kaydedilmesi gerekiyor.
- Yetkisiz işlemler, dolandırıcılık veya hırsızlık: Hırsızlık ve dolandırıcılık nedeniyle yaşanan kayıpların bir numaralı nedeni kredi kartlarıdır. Kimlik hırsızlığı nedeniyle yetkisiz işlemler yapılabilir. Ayrıca çalışanlar nedeniyle yapılan izinsiz işlemler de söz konusu olabilir. Mutabakat, bunu tespit etmek ve şirketi kayıplardan korumak için hızlı bir şekilde raporlamak için yararlı bir süreçtir.
5. Adım: İfadeyi tamamlayın ve yazdırın
Ekstre farkınız 0'a ulaştığında, sağ üst düğmede bir CTA - "şimdi bitir" görüntülenecektir. Mutabakat sürecinizi tamamlamak için buna tıklayın.
Mutabakat sayfasına dönün ve sağ üst köşede "özet"i seçin. Kredi kartı mutabakat ekstrenizi buradan yazdırabilirsiniz.
Ayrıca kredi kartı faturanızı doğrudan ödeyebileceğiniz gibi başka faturalar da ekleyebilirsiniz.
Kredi Kartı Mutabakatı İçin İpuçları
İşlemlerin eşleştirilmesi manuel bir işlemdir ve zaman alıcı olabilir. İşte işinizi kolaylaştıracak bazı ipuçları:
- İşlem türüne göre sıralayın: Mevduatları ve ardından ödemeleri eşleştirerek başlayın. Bu organizasyon kafa karışıklığını azaltabilir. QBO'nun üst çubuğunda 'Ödemeler' veya 'Para Yatırma' arasında geçiş yapabilirsiniz.
- Ücretleri ve faizi işaretleyin: Ekstrenizde banka ücretlerini, faiz masraflarını veya diğer banka işlemlerini vurgulayın. Bu, uzlaşma sırasında bunların hesabını doğru bir şekilde vermenize yardımcı olacaktır.
- Kredi Kartı Mutabakat Yazılımı: QBO'da mutabakat zaman alıcı olabilir. Gibi yazılım Nanonetler bu işlemi otomatikleştirebilir ve verileri QBO ile senkronize edebilir. Mutabakat otomasyonu hakkında daha fazla bilgi edinin 👇
Kredi Kartı Mutabakatını Otomatikleştirin
Çok sayıda işleminiz varsa veya küçük bir ekiple çalışıyorsanız, Excel veya QBO'da manuel olarak mutabakat sağlamak uygun değildir. Yüzlerce işlemin mutabakatının sağlanması günler sürebilir.
Otomasyon yazılımını kullanarak mutabakat sürecini dakikalara düşürebilirsiniz. Bu, bankadan, QBO'dan veya diğer araçlardan veri toplamayı, bunlardan ilgili verileri çıkarmayı, farklı kaynaklardaki verileri eşleştirmeyi ve sahtekarlık kontrolleri yapmayı gerektirir. Kredi kartı mutabakat sürecinizi otomatikleştirmek istiyorsanız uzmanlarımızla bir demo görüşmesi yaparak iş akışlarınızı Nanonets kullanarak otomatikleştirin.
Kullanıma hazır özel bir iş akışıyla dolandırıcılık tespitini, banka mutabakatlarını veya muhasebe süreçlerini otomatikleştirin.
Nanonetler gibi bir mutabakat yazılımının sizin için üç önemli öğeyi nasıl otomatikleştirebileceği aşağıda açıklanmıştır:
- Veri koleksiyonu: Nanonet'ler, kredi kartı ekstreleri, genel muhasebe defterleri, faturalar ve makbuzlar gibi belgeleri toplamak için ERP'niz veya e-postanızla sorunsuz bir şekilde entegre olabilir. Yazılım, OCR teknolojisi aracılığıyla her belgeden yalnızca ilgili bilgileri alacaktır.
- Veri eşleştirme: Kodsuz otomasyonla, kredi kartı ekstrenizi genel muhasebe defterinizle eşleştirecek kuralları kolayca ayarlayabilirsiniz. Zamanla yeni kurallar koyabilir ve formüllerle uğraşmanıza gerek kalmaz.
- Hataların ve sahtekarlık kontrollerinin belirlenmesi: Düzensiz, mükerrer veya yetkisiz işlemleri tanımlamak için işaretler ayarlayın. Bu işaretler aynı zamanda banka masrafları veya kazanılan faiz gibi işlemleri tespit etmenize de yardımcı olabilir!
Mutabakat yazılımı, zamandan tasarruf etmenize yardımcı olacak ve sizin ve ekibinizin önemli görevlere odaklanmasını sağlayacaktır. Çıkış yapmak Nanonetler Mutabakat otomasyonu hakkında daha fazla bilgi için.
- SEO Destekli İçerik ve Halkla İlişkiler Dağıtımı. Bugün Gücünüzü Artırın.
- PlatoData.Network Dikey Üretken Yapay Zeka. Kendine güç ver. Buradan Erişin.
- PlatoAiStream. Web3 Zekası. Bilgi Genişletildi. Buradan Erişin.
- PlatoESG. karbon, temiz teknoloji, Enerji, Çevre, Güneş, Atık Yönetimi. Buradan Erişin.
- PlatoSağlık. Biyoteknoloji ve Klinik Araştırmalar Zekası. Buradan Erişin.
- Kaynak: https://nanonets.com/blog/credit-card-reconciliation-in-quickbooks-online/
