Proje yönetimi sadece yazılım ve donanım oluşturmakla ilgili değildir. Proje yöneticileri kaynakları uygun şekilde dağıtır, zaman çizelgelerini yönetir ve süreç boyunca paydaşlarla ilgilenir.

Ancak bunu söylemek genellikle yapmaktan daha kolaydır. Sonuçta, proje yöneticilerinin sürekli olarak yaklaşımlarını değiştirmelerinin ve süreçlerini yeniden düşünmelerinin bir nedeni var.

Bu makalede, proje yönetiminin temellerini ve bunları işinizde nasıl uygulayabileceğinizi öğreneceksiniz. Başlayalım.

İçindekiler

Süreç, zaman ve bütçe kısıtlamaları dahilinde kalite hedeflerini korurken son teslim tarihlerini karşılamak için planlar geliştirmeyi içerir. Bu disiplin, özel bir yöneticiye veya bir proje liderine ait olabilir.

Proje yönetimi neden önemlidir?

Proje yönetimi süreçleri, başarılı projeler için esastır. Proje Yönetimi Enstitüsü'nden yapılan araştırma, proje yönetimini entegre etmeyen kuruluşların, proje başarısızlık oranı 2/3 kat artış.

Bu şok edici bir istatistik. Öyleyse, olgun proje yönetimi süreçlerinden kaynaklanan bazı önemli faydaları daha derine inelim.

Önemli teslim tarihlerini karşılayacaksınız.

Proje yönetimi, büyük görevleri daha küçük ölçekli son tarihlere ayırmanıza olanak tanır. Bu kilometre taşlarına bağlı kalarak, projeler başından sonuna kadar programa kolayca devam edebilir.

Aslında, olgun değer sağlama süreçlerine sahip şirketler projeleri zamanında teslim eder. daha sıklıkla proje yönetimi olmayanlara göre (%63'a kıyasla %39).

Buy-in'i artıracaksınız.

Proje yönetimi, bir ekibin güven ve güvenilirlik oluşturmak meslektaşlar, müşteriler ve paydaşlar arasında. Ne de olsa, sürekli olarak yüksek kaliteli çıktıları zamanında gönderiyorsanız, insanları kazanmanız kaçınılmazdır.

Harcama takibini kolayca yapabilirsiniz.

Bütçeniz dahilinde, hatta bütçenizin altında kalabileceksiniz. PMI bunu buldu Tüm kaynakların %11.4'ü boşa gidiyor kalitesiz proje yönetimi süreçleri nedeniyle.

Paradan tasarruf etmek, özellikle yalnızca Şirketlerin %43'ü rapor ediyor projeleri "çoğu zaman" veya "her zaman" bütçeyle tamamlamaları.

Kültürünüzü geliştireceksiniz.

Bilgi yönetimi yoluyla sürekli süreç iyileştirme kültürü geliştirebilirsiniz. Optimizasyona ve öğrenmeye öncelik veren bir ortamı teşvik ederseniz, muhtemelen başkalarına ilham verecek ve aynı zihniyete sahip çalışanları çekeceksiniz.

Proje Yöneticisi Sorumlulukları

Bir proje yöneticisi, bir projenin yürütülmesini planlar, organize eder ve yönetir. Bu, zaman ve bütçe kısıtlamaları içinde gerekli özellikleri sunarken beklenen hedeflere ulaşmasını sağlar.

Proje yönetimi uzmanları etkili çevresel tarama, bilgilerin anlamlı verilere dönüştürülmesi ve nesnel analiz yoluyla liderlik sağlar. Bu, eğitim ve deneyim gerektiren geniş bir sorumluluklar dizisidir.

Resim Kaynak

Hem eğitilmiş hem de deneyimle geliştirilmiş hangi becerilerin bu rol için ihtiyacınız olacağını tartışacağız.

Proje Yöneticisi Beceri Setleri

Ekiplerin üretken kalmasını ve projelerin yolunda gitmesini sağlamak için proje yöneticilerinin çok çeşitli becerilere ihtiyacı vardır. İşte bu rolde üstün olmanız gereken en önemli becerilerden bazıları.

Kişilerarası becerileri

Proje yöneticileri (PM'ler), ekip üyeleri, paydaşlar ve diğer proje yöneticileri dahil olmak üzere birçok kişiyle etkileşim içinde olmalıdır. Mükemmel Proje Yöneticileri, ortak bir hedefe ulaşmak için çeşitli insan gruplarıyla çalışabilir.

Paydaşların genellikle rekabet eden hedefleri vardır. Uyum yaratmak için Proje Yöneticileri, farklı bakış açıları, beceri seviyeleri ve kişisel politikalara sahip kişilerle profesyonel ilişkileri yönetirken diplomatik olmalıdır.

iyi ilişkiler ekip üyelerini tutmak motive ve ekip anlaşmazlıklarını çözmeyi kolaylaştırın.

İletişim Becerileri

Proje yöneticileri, ortak çalışanlar arasında sık toplantılar planlamalı ve performans hakkında geri bildirim sağlamalıdır. Sadece kiminle ve ne zaman buluşacağınızı bilmeniz değil, aynı zamanda çoklu iletişim tarzlarını da dengelemeniz gerekecek.

Örneğin hukuk, sözleşmeler ve risk açısından güncellemenizi isteyecektir. Bu arada finans, bütçenizi ve harcamalarınızı duymak için can atacaktır. Mühendisler ve pazarlama ekibi de farklı iletişim türleri gerektiren farklı ilgi alanlarına sahip olacaktır.

Karar verme becerileri

Bir proje yöneticisi kararlar almalı ve sonuçların sorumluluğunu almalıdır. Hedefler konusunda net olmak ve yüksek beklentiler belirlemek moralin korunmasına yardımcı olur.

Karar verme becerileri, kaynakları önceliklendirmeyi, alternatif tahminler geliştirmeyi, riskleri değerlendirmeyi ve uygun bütçe yönetim.

Yönetim Becerileri

Proje yöneticileri, hem bir takıma liderlik etmekten hem de ilerlemeyi daha kıdemli oyunlara bildirmekten sorumludur.

Bir ekibe liderlik etme, bire bir mücadele etme ve ortaya çıkan zorluklarla başa çıkma deneyimine ihtiyacınız olacak. Proje Yöneticileri ayrıca ekipleri adına liderlikle iletişim kurabilmelidir.

Bazı durumlarda, proje yöneticilerinin inisiyatifleri için ekibi oluşturmaları gerekir. Bu, doğru dahili katılımcıları bulmayı veya kuruluşun dışına bakmayı içerebilir. İdeal olarak, bir Proje Yöneticisinin yeni ekip üyelerini işe alma konusunda biraz deneyimi vardır.

Proje Yönetimi Yaşam Döngüsü

Tüm PM sürecine bir dizi aşama olarak bakmak en iyisidir. Her aşamanın bir amacı vardır. Toplamda, proje yönetimi yaşam döngüsünde beş kritik aşama vardır. Her aşamaya kısa bir genel bakış sunacağız.

• Başlatma. Bu aşamada, proje yöneticileri bir projeye gerçekçi bir şekilde bakarlar. Projenin ne kadar sürmesi gerektiğini tahmin ederler ve bu da sonunda projenin temel bütçesini ve zaman çizelgesini belirler.
• Planlama. Planlama aşaması, teknik ayrıntıların analiz edilmesini, görevlerin doğru ekip üyelerine atanmasını ve projenin farklı bölümleriyle ilişkili risklerin belirlenmesini içerir.
• Yürütme. Burada bir önceki durumda oluşturduğunuz plana göre hareket etmeye başlıyorsunuz.
• İzleme ve kontrol. Bu adım, son teslim tarihlerini karşılamanızı sağlar. Sadece planınızda belirtilen işi yapmakla kalmıyor, aynı zamanda ilerlemenizi de izliyorsunuz. Burada, tüm resmi düzenlemelere ve endüstri standartlarına uyup uymadığınızı belirlersiniz. Ayrıca tüm proje harcamalarını ve ilerlemesini de takip edersiniz.
• Kapanış. Bir projeyi sona erdirmek onun son aşamasıdır. Burada, projenin istenen sonuçları sağlayıp sağlamadığını ve projeyi iptal edip etmeyeceğinizi veya devam edip etmeyeceğinizi belirlersiniz.

Proje Yönetimine Popüler Yaklaşımlar

Çoğu kuruluş, proje yönetiminin önemli olduğu konusunda hemfikir olsa da, Proje Yöneticilerinin kullandığı birçok farklı stil vardır. Bu bölümde, proje yönetimine yönelik dört popüler yaklaşımı keşfedeceksiniz.

Ürün Bazlı Planlama

Ürün tabanlı planlama, yaklaşımını çıktılar ve proje çıktıları etrafında toplar. Bu yaklaşım, bir ürün veya hizmetin fikir aşamasından tamamlanmasına kadar piyasaya sürülmesine ve nihai sonucun ürün veya hizmetin satışına odaklanmasına odaklanır.

Süreç Bazlı Planlama

Sürece dayalı planlama, tüm proje faaliyetlerinin sürece katkıda bulunmasını sağlar. örgütsel başarıya ulaşmak hedefleri. Bu yaklaşımla proje yöneticisi, işin temel değerleriyle uyumlu projeler yaratır, yönetir ve geliştirir.

Ürün Yönetimine Aşamalı Yaklaşım

Bu yaklaşım, dış kısıtlamalar nedeniyle projelerin aşamalı olarak planlanmasını ve uygulanmasını içerir. Her aşama, ürün yönetimi yaşam döngüsündeki beş adımdan geçer. Bu nedenle, bu yaklaşım küçük ve iyi tanımlanmış projeler için idealdir.

Proje Üretim Yönetimi

Bu yaklaşım, proje teslimini anlamak ve optimize etmek için operasyon bilimi teorilerini ve ilkelerini kullanır. Proje üretim yönetimi, sınırları tahmin etmek ve başarı düzeylerini belirlemek için faaliyet verilerini kullanır.

Proje Yönetimi En İyi Uygulamaları

Hangi yaklaşımı seçerseniz seçin, herkese yardımcı olacak evrensel ipuçları vardır. Burada, herhangi bir sektördeki veya alandaki herhangi bir proje için geçerli olan en iyi uygulamalardan bazıları yer almaktadır.

1. Proje yönetimi yazılım çözümlerine yatırım yapın.

Bugün, 1 kuruluşta 4'in altında her türlü proje yönetimi yazılımını kullanın. Bunun yerine ekipler elektronik tablolardan, kağıt notlardan ve e-postalardan oluşan bir yama çalışmasına güvenir. Bu yaklaşım düzensizliğe neden olur. Bir projenin gerçek zamanlı olarak nerede olduğunu görmenin bir yolu yoktur.

Proje yönetim yazılımı projelerinizi ve ajandalarınızı takip etmenize, görevleri ve faaliyetleri organize etmenize, ekibinizle etkili bir şekilde iletişim kurmanıza ve riskleri ve sorunları yönetmenize yardımcı olacaktır.

Ayrıca özelleştirebilirsiniz KPI'ları izlemek için panolar geçmiş verilere ve gelecek planlaması için mevcut eğilimlere dayalı tahminlere yardımcı olacak raporlar oluşturun.

2. Esnek bir program sürdürerek değişimi tahmin edin.

Çoğu proje gecikmelerle karşılaşır. Ne yazık ki, sabit bir programı takip ettiğinizde küçük gecikmeler önemli sorunlara dönüşebilir. Öte yandan, esnek bir program adım adım çoğu değişikliğin üstesinden gelebilir.

Bazı son tarihler esnekken, diğerleri katı olabilir. Değiştirilemeyecek tarihlerin bir listesini tutun. Bu, diğer alanlarda esnek son teslim tarihlerine izin verirken, belirlenmiş zaman çerçeveleri ile harici son teslim tarihlerini karşılamanıza olanak tanır.

3. İletişim tarzlarını takip edin.

Projenizin başlangıcında, önemli paydaşlarla oturun. Sizden ne sıklıkta haber almak istediklerini ve nasıl iletişim kurmak istediklerini sorun.

Örneğin, bazı paydaşlar ekibinizle haftalık bir Zoom toplantısı isteyecektir. Diğerleri günlük Slack güncellemesini veya ilerleme ile aylık e-postayı tercih edebilir.

Düzenli tutmak için bu bilgileri bir elektronik tablo veya proje yönetimi yazılımınızın bir bölümünde düzenleyebilirsiniz.

4. Metriklerinizi bilin.

Herhangi bir projedeki en büyük zorluklardan biri başarıyı ölçmektir. Bu nedenle, projenizi yürütmeden önce ve yürütme sırasında ölçülebilir noktalar belirlemeniz gerekecektir. Projeniz için hangi metriklerin ne zaman önemli olduğunu bilin.

Rember temel metrikleri zaman içinde değişecektir. Projeniz yeni başlıyorsa, önemli kilometre taşlarına hızla ulaşmayı kutlayabilirsiniz.

Zamanla, projenizin etkisini kanıtlamanız gerekecek. Bu, olası satış sayısı veya YG'ye katkı gibi ölçümleri içerir.

Proje Yönetiminizi Seviyelendirin

Temel bilgilere daha yakından baktığınızda, proje yönetiminin derin bir iletişim ve sektöre özgü nüanslar anlayışı gerektiren geniş bir alan olduğunu görebilirsiniz.

Yukarıda belirtilen araç ve teknikleri günlük iş deneyiminize dahil ederek, bir proje yöneticisi olarak performansınızı artırabilirsiniz.

İşleri yoluna koymanıza yardımcı olması için ücretsiz proje yönetimi şablonumuzu şimdi inceleyin; bu, çok değerli zaman ve kaynak tasarrufu yapmanıza yardımcı olacaktır.

• SEO Destekli İçerik ve Halkla İlişkiler Dağıtımı. Bugün Gücünüzü Artırın.
• Plato blok zinciri. Web3 Metaverse Zekası. Bilgi Güçlendirildi. Buradan Erişin.
• Kaynak: https://blog.hubspot.com/marketing/project-management-basics