İster B2B ister B2C işletmesi yürütün, siparişten tahsilata (O2C) sürecinizi kolaylaştırmak, başarı ile durgunluk arasındaki fark anlamına gelebilir. Yakın zamanda yapılan bir McKinsey araştırması, şok edici bir durumu ortaya çıkardı. FAVÖK'ün %3-5'i genellikle O2C sürecindeki çatlaklardan kayar. Bu, cebinize atabileceğiniz nakittir! Üstelik manuel yöntemler, modern müşterilerin artık beklediği deneyimlere ayak uyduramıyor.

Otomatik sipariş işleme çözümdür. Siparişleri doğru ve verimli bir şekilde işlemek için yapay zeka, OCR ve otomatik iş akışlarından yararlanır. Otomatikleştirerek, gerçek zamanlı güncellemeler ve hatasız işlemler sağlayarak günümüzün anında ve güvenilir hizmet talebini karşılarsınız.

Bu kılavuz, kârlılığınızı artırmak ve müşteri deneyimini yükseltmek için otomasyonu benimsemenize yardımcı olacaktır. Otomatik sipariş işlemenin neleri içerdiğini, geleneksel yöntemlerden nasıl farklı olduğunu keşfederken ve uygulamaya yönelik pratik ipuçları verirken okumaya devam edin.

Otomatik sipariş işleme nedir?

Otomatik sipariş işleme (AOP), manuel görevlerin yerini hızı ve hassasiyeti artıran dijital bir sistem alarak müşteri siparişlerinin işlenme biçimini dönüştürür. Bu akıllı sistem, sipariş ayrıntılarının yakalanması ve bunların doğruluğunun doğrulanmasından envanter kontrolüne ve sevkiyatların yönetilmesine kadar tüm süreci kolaylaştırırken insan müdahalesine olan ihtiyacı da azaltır.

Gelişmiş teknolojiler AOP'yi yönlendirerek görevlerin kusursuz bir şekilde yürütülmesini sağlar. OCR, kağıt bazlı veya elektronik siparişlerdeki bilgileri dijitalleştirerek üzerinde işlem yapılabilir hale getirir. AI ve ML, kalıpları tanımak, önceki eylemlerden öğrenmek ve siparişleri doğru onaylayana yönlendirmek veya potansiyel sahtekarlığı belirlemek gibi akıllı seçimler yapmak için bu verileri analiz eder.

Sistemin otomatik iş akışları ve entegrasyonları farklı platformları birleştirerek verilerin her sipariş işleme aşamasında zahmetsizce hareket etmesine olanak tanır. Bu, hata ve gecikmelere açık olan telefon görüşmeleri, kağıt üzerinde kayıtlar ve yorucu veri girişleri gibi modası geçmiş manuel yöntemlerle tam bir tezat oluşturuyor. AOP ile işletmeler daha fazla siparişi karşılayabilir, daha az hata yapabilir ve daha iyi müşteri deneyimleri sağlayabilir. 

Otomatik sipariş işleme nasıl çalışır?

Ortalama olarak kuruluşlar, O6C süreçlerini otomatikleştirmek için yatırılan her 1 ABD doları karşılığında 2 ABD doları elde etti. Tipik olarak süreç, bir siparişin dijital olarak verilmesiyle başlar ve ürün veya hizmetin başarıyla teslim edilmesi ve ödemesinin yapılmasıyla sona erer.

Otomasyona iki yaklaşım vardır. Bunlardan biri, tüm yolculuğu yöneten kapsamlı bir araç benimsemek, diğeri ise farklı aşamalar için özel yazılımlardan oluşan bir teknoloji yığını oluşturmaktır. Her ikisi de sipariş yönetimini dönüştürerek sipariş işlemenin hızını ve doğruluğunu artırmayı amaçlıyor.

Şimdi, otomatik sipariş işlemenin adım adım yolculuğunu ve her bir yaklaşımın ilk yakalamadan son gönderime kadar olan aşamaları nasıl iyileştirdiğini inceleyelim.

Dijital sipariş girişi:

Sipariş başlatma, geleneksel olarak manuel veri girişi gerektiren ve insan hatası riski taşıyan sipariş ayrıntılarının yakalanmasını içerir. Ancak OCR yazılımı sipariş detaylarını doğrudan e-ticaret platformlarından ve diğer kanallardan çıkarabilir. Farklı ortamlardan gelen verileri hızlı bir şekilde dijitalleştirir ve Siparişleri sisteme kaydeder herhangi bir manuel giriş gerektirmeden hata olasılığını azaltır ve tüm süreci hızlandırır.

Otomasyon araçları, e-postalardan, PDF'lerden veya çevrimiçi formlardan bilgileri taramak ve yorumlamak için OCR'yi kullanır ve gerekli ayrıntıları manuel müdahale olmadan doğru bir şekilde çıkarır. Bu anında veri yakalama, giriş aşamasını daha da kolaylaştırır. Ayrıca API'ler ve entegrasyonlar, sipariş verilerini doğrudan e-postadan, Google Drive'dan, Dropbox'tan veya diğer bulut depolama hizmetlerinden sipariş yönetimi sisteminize (OMS) aktarmanıza olanak tanır.

Sipariş doğrulama ve onay:

Yakalanan sipariş ayrıntıları, fiyatlandırma, indirimler, envanter kullanılabilirliği ve müşteri kredi limitleri gibi önceden tanımlanmış kriterlere göre doğrulanır. Yapay zeka destekli araçlar, doğruluğu onaylamak ve tutarsızlıkları kontrol etmek için sipariş bilgilerini veritabanınızla hızlı bir şekilde karşılaştırabilir. Tutarsızlıklar ortaya çıkarsa, sistem bunları insan tarafından incelenmek üzere işaretler veya onay için müşteriye geri gönderir.

Otomatik sistemler genellikle yapılandırılabilir onay iş akışlarıyla birlikte gelir. Siparişleri otomatik olarak doğru personele iletmek için özel hiyerarşiler ve yönlendirme kuralları oluşturabilirsiniz. Canlı durum, otomatik bildirimler ve hatırlatıcılar sayesinde onaylayanlar bekleyen görevlerden haberdar olabilir ve böylece siparişlerin bir sonraki aşamaya taşınması için gereken süreyi kısaltabilir. Bu iş akışları, süreci yavaşlatmadan kontrol ve gözetimin sürdürülmesine yardımcı olur.

Envanter kontrolü ve satınalma siparişi oluşturma:

Otomatik sistem, envanter seviyelerinin siparişi yerine getirmek için yeterli olup olmadığını doğrulayacaktır. Talep edilen kalemleri mevcut stokla karşılaştırır. Bu, müşteri memnuniyetini olumsuz yönde etkileyen bekleyen siparişleri veya gecikmeleri önlemek için çok önemlidir. Başarılı olduktan sonra sistem, yerine getirme sürecini başlatmak için otomatik olarak bir satın alma siparişi veya gerekli belgeleri oluşturur.

Envanter yönetimi yazılımı ve otomatik sipariş işleme sistemi, stok seviyelerini izlemek ve güncellemek için birlikte çalışır. Mevcut olmayan öğelerin satışını önler ve daha iyi envanter planlaması ve tahminini destekler. Düşük stok seviyelerine ilişkin uyarılar proaktif yenilemeyi kolaylaştırır. Ayrıca platformlar arasındaki sıkı entegrasyon, siparişin herhangi bir aksaklık olmadan sorunsuz bir şekilde yerine getirilmesine olanak tanıyarak söz verilen teslimat sürelerini karşılamanıza yardımcı olur.

Gerçekleştirme ve nakliye:

Bir satınalma siparişi oluşturulduktan sonra AOP sistemi, siparişi almak, paketlemek ve nakliye için hazırlamak üzere yerine getirme hizmetleriyle etkileşime girer. Sistem, teslimat zaman dilimleri ve en düşük maliyet gibi önceden belirlenmiş kriterlere göre en iyi nakliye yöntemini seçer. Daha sonra gönderi etiketleri ve sevk notları oluşturur ve envanteri buna göre günceller.

Gerçek zamanlı izleme bilgileri hem işletme hem de müşteri için mevcut olup, şeffaflığa ve daha iyi müşteri hizmetlerine olanak tanır. Sistem, sevkiyat durumlarının güncellenmesini otomatikleştirir ve uyarıları veya güncellemeleri doğrudan müşterinin tercih ettiği iletişim kanalına gönderir.

Siparişin sonuçlandırılması ve satış sonrası hizmet:

Teslimattan sonra AOP sistemi siparişi takip eder ve geri bildirim ister. Ayrıca iade ve değişim işlemlerini de şirketin politikalarına göre gerçekleştirir. Bu süreç müşteri memnuniyetini ve sadakatini korumak için gereklidir.

Sistem, ödemeleri işleyerek, fatura düzenleyerek ve işlemlerin mutabakatını sağlayarak sipariş döngüsünü verimli bir şekilde kapatır. Sipariş işleme ve müşteri hizmetleri stratejilerini geliştirmek için analiz edilebilecek verileri yakalar. Bu içgörüler şirketlerin daha dinamik olmalarını ve pazar değişikliklerine ve müşteri ihtiyaçlarına daha duyarlı olmalarını sağlar.

Sorunlu noktaların belirlenmesi: Otomasyonun devreye girdiği yer

Siparişten tahsilata kadar olan sürecin her adımında, siparişin yerine getirilmesini geciktirebilecek ve müşteri memnuniyetini etkileyebilecek potansiyel engeller bulunur. Bu darboğazların belirlenmesi, hedeflenen otomasyon stratejilerinin geliştirilmesi açısından önemlidir.

Olası darboğazlara ve otomasyonun bunları nasıl çözebileceğine bakalım:

Nanonets ile otomatik sipariş işlemeyi ayarlama

Nanonets, operasyonel açıdan verimli, yapay zeka odaklı otomatik sipariş işleme sistemi sunan bir platformdur. Kurulumu basittir ve herhangi bir kod gerektirmediğinden her ölçekteki işletme için erişilebilirdir.

Öncelikle Nanonet'lerin masaya ne getirdiğini anlayalım:

Nanonet'lerle sipariş işlemenin faydaları

Nanonets ile otomatik sipariş işlemeyi şu şekilde kurabilirsiniz:

1. Adım: Sistemlerinizi entegre edin

Siparişleri ister Gmail, Google Drive, Typeform veya Webflow tabanlı bir web sitesi aracılığıyla alıyor olun, ister SAP veya Oracle gibi daha karmaşık sistemler kullanıyor olun, Nanonets sorunsuz bir şekilde entegre edilebilir. API'ler, Zapier entegrasyonları veya doğrudan entegrasyon aracılığıyla siparişlerin sipariş toplama platformunuzdan Nanonets'e otomatik olarak aktarılmasını ayarlayabilirsiniz.

2. Adım: Modelinizi eğitin

Sistemi eğitmek için geçmiş siparişlerden birkaçını yükleyin. Nanonets, sipariş formlarınızı anlamak ve verileri doğru bir şekilde çıkarmak için OCR, ML ve AI teknolojisini kullanır. Doğruluğu artırmak ve değişen sipariş biçimlerine uyum sağlamak için modelinizde ince ayar yapabilir ve yeni verilerle yeniden eğitebilirsiniz.

3. Adım: İş akışınızı yapılandırın

İş akışınızı iş gereksinimlerinize göre özelleştirebilirsiniz. Yönlendirme ve onaylara ilişkin görev ve kuralların sırasını tanımlayın. Bir sipariş formundan çıkarılan verilerde tutarsızlıklar olması veya envanter seviyesinin yetersiz olması gibi belirli olaylar için tetikleyicileri yapılandırın.

4. Adım: Verilerinizi dışa aktarın

Sistem, siparişlerinizdeki verileri çıkardıktan ve doğruladıktan sonra, verileri tercih ettiğiniz varış noktasına aktarabilirsiniz. Nanonets, JSON, XML, CSV dahil olmak üzere birden fazla çıktı formatını ve diğer sistemlere doğrudan API çağrılarını destekler. Envanter yönetim sisteminize, CRM'nize veya kullandığınız diğer herhangi bir sisteme veri aktarımını otomatikleştirebilirsiniz.

5. Adım: İzleyin ve optimize edin

Yerleşik analizlerle otomatik sipariş işlemenizin performansını izleyebilirsiniz. Süreçlerinizi sürekli olarak optimize etmek için önemli ölçümleri izleyin, darboğazları belirleyin ve veriye dayalı kararlar alın. İş akışlarınızı düzenli olarak gözden geçirmek ve güncellemek, operasyonel verimliliği ve yüksek müşteri memnuniyetini korumanıza yardımcı olacaktır.

Otomatik sipariş işlemeye ilişkin en iyi uygulamalar

Otomatik sipariş işlemede en iyi uygulamaları benimsemek, işletmenizi olağanüstü verimliliğe ve müşteri memnuniyetine doğru yönlendirebilir. Bu yöntemlerin uygulanması, günümüzün hızlı tempolu pazarında operasyonlarınızın sorunsuz ve uyarlanabilir bir şekilde ilerlemesini sağlar.

1. Uçtan uca otomasyonu uygulayın

Kısmi otomasyon belirli darboğazları çözebilirken operasyonları gerçek anlamda dönüştüren uçtan uca otomasyondur. Siparişin alınmasından siparişin yerine getirilmesine kadar her adım, daha az manuel müdahaleden faydalanabilir; bu da hataları en aza indirir, siparişten tahsilata kadar olan döngüyü hızlandırır ve sonuçta müşteri memnuniyetini artırır.

Uçtan uca otomasyon için kontrol listesi:

• Tüm kaynaklardan sipariş alımını ve girişini otomatikleştirin.
• Otomatik veri çıkarma ve doğrulamayı kullanın.
• Onaylar ve işleme için otomatik yönlendirmeyi ayarlayın.
• Otomatik gönderim ve envanter güncelleme sistemlerini entegre edin.
• Stok seviyelerini yönetmek ve karşılanmayan siparişleri proaktif bir şekilde önlemek için sistem uyarılarını kullanın.

2. Yapay zeka destekli analitiği benimseyin

Sipariş verilerini analiz ederken yapay zekadan yararlanmak, daha akıllı iş kararlarına yön veren değerli içgörüleri ortaya çıkarabilir. Yapay zekayı kullanarak eğilimleri tahmin edebilir, müşteri davranışlarını anlayabilir ve envanteri optimize edebilirsiniz; bu da daha iyi talep tahminine ve stok yokluğu veya stok fazlası durumlarının azalmasına yol açar.

Yapay zeka destekli analitiğin uygulamalı örneği:

• Gelecekteki talep modellerini tahmin etmek için geçmiş sipariş verilerini analiz edin.
• Envanter seviyelerini dinamik olarak ayarlamak için gerçek zamanlı analizleri uygulayın.

3. Müşteri odaklı otomasyona öncelik verin

Müşterinin ihtiyaçlarına odaklanan otomasyonun dahil edilmesi, daha kişiselleştirilmiş ve tatmin edici bir satın alma deneyimine yol açar. Bu, sipariş durumu hakkında zamanında güncellemeler sağlayan ve satın alma geçmişine dayalı özelleştirilmiş öneriler sağlayan, müşteri bağlılığını güçlendiren ve tekrarlanan işleri teşvik eden sistemlerin uygulanmasını içerir.

Müşteri odaklı otomasyona yönelik eylem öğeleri:

• Gerçek zamanlı sipariş takibi ve sorgular için sohbet robotlarını tanıtın.
• Müşteri profillerine ve satın alma geçmişine göre üst satış ve çapraz satış önerilerini kişiselleştirmek için yapay zekayı kullanarak öneri motorları yükleyin.
• Müşteri içgörülerini toplamak ve hizmeti iyileştirmek için teslimat sonrası otomatik geri bildirim mekanizmalarını kullanın.

4. İşletmeniz için doğru otomasyon aracını seçin

Bağlamsal olarak konuşursak, otomatik sipariş işlemeye geçişin ilk adımı iş gereksinimlerinize uygun bir araç seçmektir. Farklı sipariş formatlarını ve sistemlerini yönetebilecek kadar çok yönlü olmalı ve iş değişikliklerine ve genişlemelerine uyum sağlayacak kadar uyarlanabilir olmalıdır.

Örneğin Nanonets ile, ister Gmail ister SAP veya Oracle gibi gelişmiş araçlar olsun, çeşitli operasyon yönetimi sistemleriyle kusursuz entegrasyon sunan bir araç seçiyorsunuz. Makine öğrenimi işlevi, sipariş formatlarının sürekli öğrenilmesine olanak tanır ve böylece gelişen iş ihtiyaçlarına uygun kalır.

5. Makine öğrenimi modelinizi sürekli olarak eğitin

Sipariş işleme otomasyonunda yaygın olarak gözden kaçırılan bir husus da "ayarla ve unut" zihniyetidir. İşletmelerin, değişen sipariş işleme ihtiyaçlarının nüanslarına uyum sağlayarak doğruluğu ve verimliliği artırmak için makine öğrenimi modellerini sürekli olarak yeni verilerle beslemesi gerekir.

Örneğin, işletmeler Nanonet'lerin sürekli öğrenme yeteneklerini kullanarak, modellerini geliştirmek için anonimleştirilmiş sipariş verilerine katkıda bulunabilirler. Bunun pratik tarafı, daha az sipariş işleme hatası ve özel sipariş formatlarınızın daha incelikli bir şekilde tanınmasında görülüyor; bu da daha iyi müşteri deneyimi anlamına geliyor.

6. Veri güvenliğini ve uyumluluğunu artırın

Sipariş işlemenin otomatikleştirilmesi aynı zamanda verilerin güvende olmasını ve sistemin ilgili düzenlemelere uygun olmasını sağlamak anlamına da gelir. Veri ihlalleri veya uyumsuzluk önemli mali cezalara ve müşteri güveninin kaybına yol açabileceğinden bu kritik öneme sahiptir.

Güvenliği ve uyumluluğu artırmaya yönelik yönergeler:

• Otomatik sistemlerin GDPR, HIPAA vb. gibi veri koruma yasalarına uygun olduğundan emin olun.
• Otomatik sipariş işleme sistemlerinin periyodik denetimlerini ve risk değerlendirmelerini gerçekleştirin.
• Personeli otomatik sistemler bağlamında en iyi veri güvenliği uygulamaları konusunda eğitin.
• Beklemedeki ve aktarım halindeki veriler için güçlü şifreleme uygulayın.

7. İade işlemlerini kolaylaştırın

Etkin bir iade süreci, ilk siparişin karşılanması kadar gereklidir. Otomatik iade işlemleri, müşterinin ürünü iade etme çabasını basitleştirerek ve hızlı kredi veya takas olanağı sağlayarak müşteri memnuniyetini önemli ölçüde artırabilir.

İade işlemlerini etkili bir şekilde otomatikleştirmeye yönelik adımlar:

• Müşterilerin sorunsuz iade başlatması için self servis portallar oluşturun.
• İade edilen öğeleri sıralamak, incelemek ve yeniden stoklamak için otomatik sistemler kullanın.
• Para iadelerini veya değişim işlemlerini hızla gerçekleştirmek için yazılımı dağıtın.

8. Bulut tabanlı sipariş işleme sistemlerinden yararlanın

Bulut tabanlı bir sipariş sistemine geçiş, büyüme için gerekli olan esneklik ve ölçeklenebilirlik sağlar. Bulut sayesinde işletmeler, performanstan veya müşteri deneyiminden ödün vermeden yoğun sezonlardaki sipariş ani artışlarını kolayca yönetebilir.

Maksimum faydayı elde etmek için:

• Güçlü çalışma süresi geçmişine sahip bir bulut çözümü seçin.
• Talep artışları sırasında çözümün kaynakları ölçeklendirebildiğinden emin olun.
• Güçlü güvenlik önlemleri ve veri koruması sunan sağlayıcıları tercih edin.
• Daha iyi karar vermek için entegre analitiklere sahip bulut çözümlerini arayın.
• Diğer araç ve platformlarla kolay entegrasyona olanak tanıyan sistemleri seçin.

9. İş akışlarını düzenli olarak gözden geçirin ve optimize edin

Etkili bir otomasyon stratejisini sürdürmek için sürekli iyileştirme kritik öneme sahiptir. Otomatik iş akışlarının düzenli olarak analiz edilmesi ve iyileştirilmesi, sistemin değişen iş ortamına uygun kalmasını sağlayarak verimsizliklerin tespit edilmesine ve çözülmesine yardımcı olur.

Nanonets kullanıcısıysanız sistemden en iyi şekilde yararlanmak için aşağıdaki iş akışlarını ayarlayabilirsiniz:

• QuickBooks'a veri girişini otomatikleştirin.
• Webflow form gönderimlerini sipariş girişlerine dönüştürün.
• Belirli sipariş işleme aşamaları veya sorunları için Slack veya Microsoft Teams'de etkinlik tetikleyicileri oluşturun.
• Genişletilmiş iş akışı otomasyonu için Nanonet'leri diğer uygulamalara bağlamak için Zapier'i kullanın.
• Tüm müşteri bilgilerinin senkronize ve güncel olduğundan emin olmak için CRM'lerle entegre olun.

Verimli, otomatikleştirilmiş bir sipariş işleme sisteminin sürdürülmesi yalnızca yeni teknolojilerin benimsenmesiyle ilgili değildir; aynı zamanda mevcut süreçlerin kolaylaştırılmasını ve personelin yeni uygulamaları ele alacak şekilde iyi eğitilmesini sağlamayı da içerir.

İşletmeler, bu adımlara bağlı kalarak otomasyonun sayısız avantajlarından yararlanabilir ve günümüzün hızlı tempolu pazarında kendilerini başarı için konumlandırabilirler.

Nihai düşünceler

Sipariş işlemenin geleceği, açıkça otomasyonun stratejik uygulamasına bağlıdır. Bu teknolojik gelişmeleri benimseyen şirketler daha fazla verimlilik, doğruluk ve müşteri memnuniyeti elde etmeye hazırlanıyor.

Dijital ortam geliştikçe, otomasyonun ön saflarında yer almak yalnızca bir varlık değil aynı zamanda rekabetçi kalmak ve hızlı, kusursuz hizmete yönelik tüketici beklentilerini karşılamak isteyen işletmeler için bir zorunluluk haline gelecektir.

Her işletmenin çıkarması gereken temel sonuç açıktır: Otomasyona yatırım yapın, ancak bunu dikkatli bir şekilde yapın ve onu pazarın ve müşterilerinizin değişen taleplerine uyacak şekilde sürekli olarak geliştirin. Müşteri odaklı bir yaklaşım ve uyum sağlama isteği ile işletmeniz, sipariş işlemeyi büyüme için güçlü bir varlığa dönüştürebilir.

• SEO Destekli İçerik ve Halkla İlişkiler Dağıtımı. Bugün Gücünüzü Artırın.
• PlatoData.Network Dikey Üretken Yapay Zeka. Kendine güç ver. Buradan Erişin.
• PlatoAiStream. Web3 Zekası. Bilgi Genişletildi. Buradan Erişin.
• PlatoESG. karbon, temiz teknoloji, Enerji, Çevre, Güneş, Atık Yönetimi. Buradan Erişin.
• PlatoSağlık. Biyoteknoloji ve Klinik Araştırmalar Zekası. Buradan Erişin.
• Kaynak: https://nanonets.com/blog/automated-order-processing/