Kuyruk harcaması, şirketlerin satın alma süreçlerini optimize etmeye ve maliyetleri düşürmeye çalıştıkça son yıllarda giderek daha önemli hale gelen bir şirketin satın alma harcamalarının uzun kuyruğu.

Genellikle toplam işlemlerin %80'inden fazlasını temsil eden kuyruk harcaması, birden fazla departman ve tedarikçi arasında parçalanmış, yönetimi ve kontrolü zorlaştıran düşük değerli satın alımları içerir. Dijital satın alma platformları ve teknolojilerinin yükselişi ve daha fazla tedarik zinciri dayanıklılığına duyulan ihtiyaç, kuyruk harcamalarını da odak noktası haline getirdi.

Kuyruk harcamasının verimli yönetimi, önemli maliyet tasarrufları ve iyileştirilmiş satın alma verimliliği potansiyeli sunar.

Gartner'ın Tedarik Teşhis Paketi anketi dolaylı harcamaları (kuyruk harcamaları gibi) yöneten satın alma ekiplerinin 6.88x yatırım getirisi ve %6 tasarruf oranı sağlarken, yalnızca doğrudan harcamaları yöneten ekiplerin 5.46x yatırım getirisi ve %4 tasarruf oranı sağladığını gösterdi.

Yine bir başkasında rapor, Boston Consulting Group, kuyruk harcamalarını optimize eden şirketlerin %27'sinin yıllık %5 ila %10 arasında tasarruf elde ettiğini, bu tür şirketlerin %30'unun ise en az %10 tasarruf ettiğini gösterdi.

Bu yüzdeler küçük gibi görünse de, büyük harcamaları olan küresel şirketler için milyonlarca dolarlık tasarruf anlamına gelebilir. Ayrıca, küçük ve yenilikçi tedarikçilerle çalışmak, çevre dostu çözümler veya tedarik zincirini çeşitlendirmek gibi bir işletmeye rekabet avantajı sağlayabilecek oyunun kurallarını değiştiren fikirlere yol açabilir.

Kuyruk harcaması nedir?

Kuyruk harcaması, bir şirketin tedarik harcamasının, her biri nispeten küçük bireysel harcamalara sahip çok sayıda tedarikçiden mal ve hizmet satın almaya tahsis edilen kısmını ifade eder.

Bu satın almalar, genellikle toplam işlemlerin kabaca %80'ini oluşturur, ancak hacim olarak şirketin harcamalarının yalnızca yaklaşık %20'sini oluşturur. Ancak, farklı işletmelerde veya aynı kuruluş içinde kuyruk harcaması için herkese uyan tek bir tanım yoktur. Her organizasyonun ve iş biriminin harcaması benzersizdir ve bir kategoride kuyruk harcaması olarak kabul edilen harcama diğerinde aynı olmayabilir.

Kuyruk harcaması, başına buyruk harcamadan yanlış sınıflandırılmış satın almalara kadar değişen çeşitli tanımlara sahip olabilir. Düşük değerli, temel olmayan ve stratejik olmayan satın almalar tipik olarak dört tipte sınıflandırılabilir:

1. Küçük kasa ve gider kalemleri, bir kuruluşun işletmesi için ihtiyaç duyduğu öğle yemekleri, taksiler, yakıt ve seyahatle ilgili muhtelif kalemler gibi günlük harcamaları içeren, kuyruk harcama zincirinin en altında yer alır.
2. Zincirin yukarısında yer alan bir sonraki harcama türü, kuruluşların ataç, zımba, not defteri, BT ekipmanı, kahve ve atıştırmalıklar ve ofis mobilyaları gibi düzenli olarak yaptığı standart ve tekrarlanabilir satın alımları içeren pazar yeri harcamalarıdır. Somun, cıvata ve vida gibi Bakım, Onarım ve İşletme malzemeleri ile kartvizit, broşür, temizlik malzemeleri gibi pazarlama malzemeleri ve sabun, kağıt havlu vb. temizlik malzemeleri bu kategoriye girer.
3. Özel harcama, üretim bölümü departmanının erişim ve maliyetle ilgileneceği bir üretim işletmesi için elektrikli aletler gibi kuruluşa özgü katalog tabanlı satın alımları içerir.
4. Taktik satın almalar, yalnızca kullanıcı tarafından bilinen ve bir kuruluşun harcamalarının yaklaşık %15-25'ini oluşturan satın almalardır; bir örnek forklift aküleridir - kullanımlarını yalnızca kullanıcı anlayabilir.

Birden çok kategoriye giren diğer bazı kuyruk harcamaları arasında idari, müşteri hizmetleri veya diğer destek rolleri için geçici personel hizmetleri, küçük paketler ve paketler için navlun ve nakliye masrafları, hukuk, muhasebe ve danışmanlık hizmetleri gibi profesyonel hizmetler ve kamu hizmetleri ve telekomünikasyon giderleri yer alır. telefon, internet ve elektrik faturaları gibi.

Kuyruk harcama yönetimi ihtiyacı

Tedarik uzmanları, genellikle kurumsal vizyonla uyumlu ve şirketin büyümesi için gerekli olan yüksek profilli/yüksek değerli satın alımları ele almak üzere eğitilirler. Bu, küçük satın alımların departmandan departmana değişen prosedürlerle daha az kontrol edilmesini sağlayarak uyum riskleri yaratır.

Bir şirket büyüdükçe, kuyruk harcamalarını yönetmek, dahil olan çok sayıda tedarikçi ve düşük satın alma değeri nedeniyle göz korkutucu bir görev olabilir. Kuyruk harcamalarını Excel elektronik tabloları aracılığıyla izlemenin eski yolu sıkıcı ve zaman alıcı olabilir.

Metodik bir kuyruk harcama yönetimi sürecinin yokluğunda, çalışanlar doğaçlama yapabilir ve uygun eğitim veya deneyim olmadan öğeler satın alabilir, bu da ek uyumluluk ve maliyet risklerine yol açar.

Son zamanlardaki salgın ve jeopolitik olaylardan kaynaklanan piyasa oynaklığı ışığında, sağlam kuyruk harcama yönetimi yaklaşımları özellikle önemlidir. Uygun kuyruk harcama yönetiminin olmaması, bir şirket üzerinde çeşitli olumsuz etkilere neden olabilir.

• Birincisi, şirketler, satın alma departmanı tarafından önceden müzakere edilen fiyatlandırma yoluyla çok daha ucuza elde edilebilecek küçük ürünler için daha yüksek fiyatlar ödemek zorunda kalabilir ve bu da toplam dolaylı harcamanın yaklaşık %20-30'luk potansiyel tasarruf kaybına neden olabilir.
• İkinci olarak, potansiyel olarak şirketin itibarına zarar verecek şekilde ürün kalite kontrolünün eksikliğine yol açabilir.
• Üçüncüsü, sözleşmeler ve ödeme koşulları çatışabileceğinden, yönetilmeyen tedarikçiler, özellikle düzenlemeye tabi sektörlerde uyum sorunları riskini artırabilir.
• Son olarak, şirkete değer katmayan gereksiz işlemsel satın alma faaliyetleri, verimlilik kaybına neden olabilir; araştırmalar, kuruluşların bu tür satın almaların peşinden koşarak alıcı ve talep eden verimliliğinde %40'a varan kayıplar yaşayabileceğini gösteriyor.

Kuyruk harcaması nasıl yönetilir?

Daha önce de belirtildiği gibi. kuyruk harcaması satın alımları genellikle tedarikten geçemeyecek kadar küçüktür ve kataloglanmış sistemlere dahil edilecek kadar sık ​​değildir. Bu nedenle, kuruluşunuz için kuyruk harcamasının ne anlama geldiğini belirlemek ve kuyruğun uzunluğunu şirketinizin ana, stratejik tedarikçilerine göre tanımlamak çok önemlidir.

Kuruluşların kuyruk harcamalarını yönetmek için stratejik bir çerçeve oluşturmak üzere atabilecekleri beş işlem yapılabilir adım aşağıda belirtilmiştir:

1. Bir Temel Değerlendirme Gerçekleştirin

Kuyruk harcamasını tanımlayın ve bunun için kullanılan mevcut sistemi anlayın. Kuyruk harcaması, çeşitli kategorileri kapsayan geniş bir terim olduğundan, belirli kategorileri belirlemek çok önemlidir. Harcama, müzakere edilmiş bir sözleşmeye rağmen yine de uyumsuz harcamalar içerebilen büyük tedarikçilerle büyük bilet harcamalarını içeren gizli kuyruk olabilir. Stratejik olarak yönetilmeyen toplam harcama yüzdesinin baş (toplam harcamanın daha yüksek bir yüzdesi), orta (sonraki seviye) ve kuyruk harcaması olarak sınıflandırılmasına bağlı olarak. Örneğin, bir milyon dolarlık bir şirket için, stratejik olarak yönetilmeyen ve yılda 50,000$ ile 200000$ arasında değişen bir harcama ana, 2,000$ – 50,000$, orta ve 2000$'dan azı son olarak kategorize edilebilir. Tedarik yöneticileri, alt kategori başına harcamayı anlamak için kategoriler, iş birimleri ve tedarikçiler arasındaki harcamaları karşılaştırmalıdır. Değerlendirme, kıyaslama KPI'ları oluşturmak için bir temel oluşturacaktır.

2. Görünürlüğü Belirleyin

Görünürlüğü artırmak için işletmeler, harcama temel çizgisine genel bir bakış oluşturmak için dijital platformları, otomasyonu ve büyük veri analitiğini kullanabilir. Bu önemlidir, çünkü farklı satın alma süreçleri silo halindeki alt gruplar tarafından veya farklı sistemler üzerinde yönetilebilir ve bu da görünürlük kaybına neden olabilir. Doğruluğu sağlamak için düzenli veri yenilemeleri gerekebilir.

3. Süreç Optimizasyon Fırsatlarını Belirleyin

Tedarikin merkezileştirilmesi, maliyet tasarrufuna ve önemli verilere daha kolay erişime yol açabilir. Yaygın optimizasyon fırsatları arasında tedarikçileri birleştirme, personele etkili satın alma stratejileri konusunda eğitim sağlama, açık eksiltmeyi kullanma, alıcıların izlemesi kolay net politikalar oluşturma ve kullanıcıların izlemesi için kılavuzlu süreçler oluşturan araçları kullanma yer alır.

4. İlgili ve Tamamlayıcı Tedarik Uygulamalarını Devreye Alın

Optimize edilmiş tedarik yönetiminin mevcut dijital yeteneklerle nasıl uyumlu hale geldiğini düşünün. Kataloglar etkili olabilir ancak nadiren güncellenebilir, bu nedenle bir katalog kullanmaktan elde edilen uyum avantajları, yönlendirmeli bir giriş süreci aracılığıyla harcama politikalarını içeren ve uygulayan SAP Fiori uygulamalarına taşınabilir.

5. Sürekli İyileştirme için Performansı Ölçün

Tedarik ekipleri, girişimlerin benimsenip benimsenmediğini ve iyileştirmelerin ölçülebilir bir getirisi olup olmadığını belirlemek için ölçümleri ve KPI'ları düzenli olarak değerlendirmelidir. Kuyruk harcamalarını üst düzey liderlerin dikkatine sunmak ve bunu birinci öncelik haline getirmek önemlidir.

Dijital teknolojiler, kuyruk harcamalarının yönetilmesindeki zorluklara çözümler sunar. Büyük veri, gelişmiş analitik ve yapay zeka sayesinde satın alma işlevleri, harcamalarına ilişkin daha iyi görünürlük elde edebilir ve hatta kuyruk harcamalarının belirli alanlarını ortadan kaldırabilir. Otomasyon ve platformlar, toplu ihaleler gibi önemli satın alma süreçlerinin verimliliğini de artırabilir. Bir Hackett Group araştırması, şirketlerin %27'sinden fazlasının %5 ila %10 arasında tasarruf elde ettiğini, %30'unun ise en az %10 tasarruf ettiğini gösterdiğinden, maliyet tasarrufu potansiyeli oldukça yüksektir. Kuyruk harcamasını etkili bir şekilde yönetmek için, bu satın almaların arkasındaki verileri analiz etmek çok önemlidir. Dijital ilerlemeler sayesinde şirketler, daha önce erişilemeyen ve hantal olan harcama temeline ilişkin bir genel bakış geliştirmek için artık yüksek kaliteli verilere erişebiliyor ve bunları değerlendirebiliyor.

Kuyruk harcama yönetiminin faydaları

İyi bir kuyruk harcama yönetimi stratejisi aşağıdaki faydaları sağlayabilir:

• Düşük değerli harcamaların %20'sinin görünürlüğünü artırarak, tasarruf sağlamak için fırsatları belirleyerek, işlem sayısını ve ilgili maliyetleri azaltarak, satın alma maliyetini düşürerek ve tedarik zincirini optimize ederek harcama kapsamını iyileştirmeye ve tasarruf oluşturmaya yardımcı olabilir.
• Veri kalitesini ve süreçleri iyileştirerek, iş risklerini en aza indirmek için sözleşme kapsamını ve güvenilirliği artırarak, düşük değerli ve önemsiz tedarikçileri ortadan kaldırarak ve küresel bir tedarik teslim modelini benimseyerek süreç iyileştirme ve optimizasyonunu iyileştirebilir.
• Etkili kuyruk harcaması yönetimi, uçtan uca yürütme desteği sağlayarak, tedarikçi tabanı çeşitliliğini artırarak, başına buyruk harcamaları yöneterek ve iç politikalar ile dış düzenlemelere uygunluğu sağlayarak elde edilebilir.

Kullanıcı dostu ve otomatikleştirilmiş bir satın alma sisteminin uygulanması, düşük değerli kalemler için satın alma sürecini basitleştirebilir ve hızlandırabilir. Bu, çalışanların mevcut satın alma çerçevesine bağlı kalırken kolaylıkla ürün satın almalarını sağlayacaktır. Tedarikçi sayısını düzene koymak, ilişkilerin etkin bir şekilde yönetilmesine yardımcı olabilir ve satın alma departmanının daha küçük bir tedarikçi havuzuyla daha iyi anlaşmalar yapmasına olanak tanır.

Nanonets ile kuyruk harcama yönetimini otomatikleştirin

Nanonetler işletmelerin harcamaları üzerinde tam kontrol sahibi olmalarına, iş harcamalarında minimum %5 tasarruf etmelerine ve beklenmedik ve savurgan harcamaları önlemelerine yardımcı olabilecek yapay zeka (AI) tabanlı bir veri çıkarma platformudur.

Nanonets'in kalbinde, e-postalar, PDF'ler ve taranmış belgeler dahil olmak üzere herhangi bir kaynaktan gelen faturaları ve ödeme bilgilerini otomatik olarak senkronize etme yeteneği vardır. Bu, işletmelerin tedarikçi adları, fatura numaraları ve ödeme tutarları gibi önemli bilgileri çok çeşitli kaynaklardan, bu bilgileri satın alma sistemlerine manuel olarak girmek zorunda kalmadan hızlı ve kolay bir şekilde çıkarabilecekleri anlamına gelir.

Bu bilgiler çıkarıldıktan sonra Nanonets, yapay zeka algoritmalarını incelemeye hazır tutmak için kullanır. Bu, işletmelerin satın alma verilerindeki herhangi bir tutarsızlığı veya hatayı hızlı ve kolay bir şekilde tespit edebileceği ve bir sorun haline gelmeden bunları düzeltmek için harekete geçebileceği anlamına gelir.

Nanonets, verilerinin doğruluğunu daha da artırmak için bir dizi onay iş akışı, yinelenen uyarılar ve dolandırıcılık tespit araçları içerir. Bu, yanlış harcama olmamasını ve tüm satın alma verilerinin doğru ve güncel olmasını sağlar.

Nanonets, işlem bilgilerini herhangi bir kaynaktan okuyan, faturayı güncelleyen ve ERP'nize gönderen verimli bir ödeme ve mutabakat sistemi sunar. Bu, işletmelerin satın alma verilerini finansal sistemlerle hızlı ve kolay bir şekilde bağdaştırabileceği ve hacim ve büyüklükten bağımsız olarak tüm ödemelerin doğru ve zamanında yapılmasını sağlayabileceği anlamına gelir.

Sonuç

Kuyruk harcama yönetimi çözümleri pazarı, sundukları artan üretkenlik, iyileştirilmiş verimlilik ve iyileştirilmiş müşteri deneyimi gibi çeşitli avantajlar nedeniyle önemli bir büyüme yaşıyor. Bu çözümler, satın alma ekiplerinin sürekli iyileştirme fırsatlarını belirlerken değerli sözleşmelere odaklanmasını sağlar.

Kuruluşlar, bu tür çözümleri benimseyerek satın alma işlevlerini iyileştirerek üretkenlikte %20'ye varan bir artış sağlayabilir. Kuyruk harcamasının kalıcılığına rağmen, Nanonets gibi dijital araçlar, kuyruk harcama yönetiminin doğasında var olan karmaşıklıkların proaktif yönetimini sağlayabilir. Tedarik ekipleri, Nanonets gibi teknolojilerden yararlanarak, bir zamanlar zorlu olan şeyleri, şirketleri için yeni bir değer kaynağına dönüştürebilir.

• SEO Destekli İçerik ve Halkla İlişkiler Dağıtımı. Bugün Gücünüzü Artırın.
• Plato blok zinciri. Web3 Metaverse Zekası. Bilgi Güçlendirildi. Buradan Erişin.
• Kaynak: https://nanonets.com/blog/tail-spend-management/