Zephyrnet Logosu

İşletme giderlerini anlamlı (ve sürdürülebilir) bir şekilde nasıl azaltabilirim | Nanonet Blogu

Tarih:

Küçük harcamalara dikkat edin. Küçük bir sızıntı büyük bir gemiyi batırır.

- Benjamin Franklin

Harcamaların stratejik yönetimi, şirketlerin finansal başarısı için hayati öneme sahiptir. Ancak, sürdürülebilir harcama yönetimine ulaşmak, çeşitli iç ve dış faktörler nedeniyle zor olabilir. Dahili faktörler arasında artan operasyonel maliyetler, çok kanallı yeteneklere duyulan ihtiyaç, yüksek çalışan devir hızı, yoğun rekabet ve modası geçmiş süreçler yer alır. Dış faktörler arasında COVID gibi küresel krizler, 2007-08 mali krizi gibi ekonomik gerilemeler, enflasyon ve Rusya-Ukrayna çatışması gibi siyasi istikrarsızlık yer alır.

İşletmeler, bu engellerin üstesinden gelmek için kusurlar, verimsizlikler, fazla kapasite, boşta kalma süresi ve fazla üretim gibi farklı faaliyet alanlarını hedefleyen kapsamlı bir gider azaltma stratejisine ihtiyaç duyar. Maliyet azaltma fırsatları, erken aşamalardan aşamalı olarak sona erme dönemine kadar ekonomik döngü boyunca mevcuttur.


Sürdürülebilir Maliyet Azalmasını Anlamak

İçinde McKinsey Quarterly anketi, şirketlerin yüzde 79'unun 2008-09 küresel ekonomik krizine yanıt olarak maliyet düşürücü önlemler aldığı tespit edildi. Ancak yöneticilerin yalnızca yüzde 53'ü bu maliyet indirimlerinin şirketlerinin fırtınayı atlatmasına etkili bir şekilde yardımcı olduğuna inanıyor.

Sürdürülebilirlik, genellikle maliyet düşürme alanında ulaşılması zor bir hedeftir. Maliyet düşürücü girişimlerin çoğu geçici mali rahatlama sağlayabilirken, yalnızca kaçınılmaz olanı erteler ve bir işletmenin gelişen bir pazarda rekabet etme yeteneğini engeller. Değişken bir makroekonomik ortamda, işletmeler genellikle finansal riskleri azaltmak için agresif maliyet azaltma önlemleri alır. Bu, McKinsey'nin yukarıdaki anketinde de gösterildiği gibi, 2008-2009 mali krizi sırasında açıkça görülüyordu.

Sürdürülebilir maliyet azaltma stratejileri, ülkenin ve dünyanın ekonomik iklimi bir yana, her pazarın ve şirketin kendine özgü ihtiyaçlarını dikkate almalıdır. Maliyetle ilgili zorlukların üstesinden gelmek için herkese uyan tek bir çözüm yoktur. Başlıca maliyet etmenlerini belirlemek ve bunların etkilerini doğru bir şekilde ölçmek karmaşık bir iştir. Değişiklikleri uygulama hızı ve kolaylığı belirsizliğini koruyabilir ve israfın tanımlanması ve ortadan kaldırılması daha fazla zorluk teşkil edebilir.


Kısa vadeli düzeltmeler yerine sürdürülebilir maliyet azaltmanın uzun vadeli faydaları

Uzun vadeli stratejilere öncelik vermek ve maliyet düşürmede hızlı düzeltmelerden kaçınmak, işletmelere birçok fayda sağlar. Sürdürülebilir yaklaşımları benimseyen şirketler, dinamik bir pazarda kalıcı başarı ve dayanıklılık için kendilerini konumlandırabilir. Sürdürülebilir maliyet düşürmenin bazı önemli avantajları şunlardır:

  • Mali Direnç Oluşturma: Verimlilik iyileştirmelerine, süreç optimizasyonuna ve israfın ortadan kaldırılmasına öncelik veren stratejiler finansal dayanıklılık oluşturabilir. İşletmeler bu alanları hedefleyerek genel üretkenliği artırabilir, operasyonları kolaylaştırabilir ve rekabet avantajı elde edebilir. Bu yaklaşım, şirketlerin yerel veya küresel olarak üretilen finansal dalgalanmalara uyum sağlamasına ve gelişmesine olanak tanır.
  • Artırılmış Kârlılık: Yalnızca giderlerin azaltılmasına odaklanmak yerine, sürdürülebilir yaklaşımlar değer yaratmayı en üst düzeye çıkarmayı ve kaynak tahsisini optimize etmeyi vurgular. İşletmeler israfı belirleyip ortadan kaldırarak, operasyonel verimliliği iyileştirerek ve inovasyona yatırım yaparak daha yüksek getiri elde edebilir ve yeni gelir akışlarının kilidini açabilir.
  • Operasyonel Verimlilik ve Çeviklik: Yalın metodolojiler, otomasyon ve sürekli iyileştirme uygulamaları gibi yönetim tekniklerinin uygulanmasıyla işletmeler, pazar değişikliklerine karşı daha fazla çeviklik, uyum ve yanıt verebilirlik elde eder.
  • Çalışan Morali ve Elde Tutma: Şirketler, işten çıkarmalara veya aşırı iş yüküne neden olan kısa vadeli düzeltmelerden kaçınarak çalışanların moralini, motivasyonunu ve sadakatini daha yüksek tutabilir. Bu, olumlu bir çalışma ortamı yaratır, üretkenliği artırır ve ciroyu azaltır. Uzun vadeli çalışan bağlılığı, yalnızca işe alım ve eğitim maliyetlerinden tasarruf sağlamakla kalmaz, aynı zamanda sürdürülebilir büyüme ve yenilik için paha biçilmez olan kurumsal bilgi ve uzmanlığı da besler.
  • Müşteri Memnuniyeti ve Elde Tutma: İşletmeler, değer yaratmaya ve müşteri odaklı uygulamalara odaklanarak müşteri memnuniyetini artırabilir ve müşteriyi elde tutma oranını artırabilir. Memnun müşterilerin sadık marka savunucuları olma ve olumlu ağızdan ağza iletişim kurma olasılığı daha yüksektir, bu da uzun vadeli iş büyümesine ve kârlılığa katkıda bulunur. Mevcut bir müşteriye satış yapmanın başarı oranı şu şekildedir: % 60-70, oysa yeni bir müşteriye satış yapmak, %5-20 gibi önemli ölçüde daha düşük bir başarı oranına sahiptir.
  • Çevresel sorumluluk: İşletmeler, süreçleri optimize ederek, atıkları azaltarak ve çevre dostu uygulamaları benimseyerek karbon ayak izlerini en aza indirebilir ve çevrenin korunmasına katkıda bulunabilir. Bu sadece kurumsal sosyal sorumluluğu göstermekle kalmaz, aynı zamanda çevreye duyarlı müşterileri ve ortakları da çekebilir.

Sürdürülebilir Maliyet Azaltmalarına Ulaşmak İçin Altı Adım

Önemli sayıda maliyet girişimi, aşırı iddialı yapıları, net bir strateji eksikliği ve yetersiz liderlik katılımı nedeniyle başarısız olur. Gartner raporları maliyet düşürme girişimlerinin yaklaşık %43'ünün amaçlanan hedeflerine ulaşamadığı.

Her biri kuruluşların maliyetleri önemli ölçüde azaltmasına yardımcı olmak için çeşitli yöntemler kullanan uyarlama, birleştirme, ortadan kaldırma, optimizasyon, ikame ve yeniden kullanma olmak üzere altı maliyet tasarrufu yaklaşımı vardır. Ancak, benimsenen yaklaşımların her birinden veya tümünden fayda elde etmek için aşağıdaki adımlar gereklidir.

  1. Maliyet azaltma amaçlarını ve hedeflerini belirleyin:  Kurumun mali hedefleriyle uyumlu açık ve ölçülebilir amaç ve hedefler oluşturmak esastır. Kuruluşlar, Anahtar Performans Göstergelerini (KPI) sürece dahil ederek, maliyet azaltma çabalarının amaç ve hedefleri konusunda daha iyi netlik kazanır. Ancak, potansiyel kaymayı göz önünde bulundurmak önemlidir. %20 daha doğru hedef belirleme için hedefler belirlerken plan uygulamasında. Buna göre Gartner, liderlerin yarısından azı (%43), esas olarak gerçekçi olmayan hedefler nedeniyle, maliyet düşürmenin ilk yılında amaçlanan tasarruf düzeyine fiilen ulaşıyor.
  2. Maliyet faktörlerini belirleyin ve iyileştirme alanlarına öncelik verin: Hızlı değer yaratma teşhisi, kuruluştaki maliyet etkenlerini belirlemede çok önemli bir rol oynar. Bu teşhis süreci, fiyatlandırma, işletme sermayesi, sermaye tahsisi, vergi optimizasyonu ve çevresel, sosyal ve yönetişim (ESG) hususları gibi faktörlerin yanı sıra maliyetleri değerlendirmek için yapılandırılmış bir çerçeve sağlar. İşletmeler, değer yaratma teşhisinden elde edilen bilgileri kullanarak kaynaklarını optimize etmek ve genel performansı artırmak için bilinçli seçimler yapabilir.
  3. Mevcut süreçleri analiz edin ve verimsizlikleri belirleyin: Ana hedef, aşırı manuel çalışma, gereksiz görevler, darboğazlar ve gereksiz karmaşıklık gibi verimsizlikleri ve israfları belirlemeyi amaçlayan mevcut iş süreçlerini ve iş akışlarını değerlendirmektir. Yalın Sigma Programları gibi yönetim teknikleri savurgan faaliyetlerden ve verimsizliklerden kaçınabilir. Örneğin, GE Yalın Altı Sigma programını uygulayarak verimsizlikleri başarılı bir şekilde ortadan kaldırdı ve sonuçta önemli bir maliyet tasarrufu sağladı. $ 2 milyar 2008 içinde.
  4. Maliyet azaltma girişimleri geliştirin ve uygulayın: Operasyonel verimliliği artırmak ve maliyetleri azaltmak için tasarlanmış çok sayıda girişim ve süreç vardır ve bu faydaları sağlayabilecek güçlü bir yaklaşım, tasarım odaklı düşünmedir. Kuruluşlar, tasarım odaklı düşünme ilkelerini benimseyerek yalnızca maliyet düşürme fırsatlarını ortaya çıkarmakla kalmaz, aynı zamanda hızı artırır ve daha iyi çözümler tasarlar. Tasarım odaklı düşünme, insan merkezli ve yinelemeli problem çözme yaklaşımı sayesinde, verimsizlikleri belirleyip ortadan kaldırmaya, süreçleri düzene sokmaya ve inovasyonu yönlendirmeye yardımcı olur ve sonuç olarak maliyet düşüşlerine yol açar. Örneğin, Forrester tarafından yapılan bir anket görücüye Stratejik önceliklendirme ile birlikte tasarım odaklı düşünmenin uygulanmasının, şirketlere üç yıllık bir süre içinde nasıl 18.6 milyon dolarlık kayda değer bir artışla sonuçlandığı.
  5. Maliyet azaltma hedeflerine yönelik ilerlemeyi izleyin ve ölçün: Ölçülen şey yapılır. Maliyet azaltmanın sürekli iyileştirme gerektiren devam eden bir süreç olduğunu kabul etmek çok önemlidir. KPI'lar, aylık, üç aylık veya önceden tanımlanmış başka bir raporlama sıklığında periyodik olarak gözden geçirilmelidir. İzleme, performans eğilimlerinin net bir şekilde anlaşılmasına, düşük performans veya yüksek performans alanlarının belirlenmesine ve bu değişikliklere katkıda bulunan faktörlerin belirlenmesine olanak tanır. Potansiyel aksiliklere karşı bir tampon olarak daha yüksek maliyet azaltma hedefleri belirleyerek beklenmeyen durumlara hazırlanmak akıllıca olacaktır.
  6. Çalışanları dahil edin ve maliyet bilincine sahip bir kültürü teşvik edin: Kuruluşlardaki çalışanlar genellikle kâr maksimizasyonu ile uyumlu eylemlere öncelik verir, ancak kişisel değerleriyle çatışmalar ortaya çıkabilir. Bu açığı kapatmak, sürdürülebilir maliyet indirimlerini iş tanımlarına, eğitime ve tazminata entegre etmeyi (resmi boyut), maliyet azaltma çabalarını beklentilerle uyumlu hale getirirken ödüllendirmeyi (psikolojik boyut) ve şirket değerleri ile uygulamaları arasında tutarlılığı sağlamayı (sosyal boyut) gerektirir. Gallup'a meta-analizÇalışan bağlılığı puanları en yüksek olan iş birimleri, en düşük puanlara sahip iş birimlerine göre yüzde 21'lik bir kârlılık artışı gösterdi. Ek olarak, yüksek oranda bağlı iş gücüne sahip şirketler üretkenlikte yüzde 17 daha yüksek puan aldı. Bir diğer uzun süreli çalışma güçlü kurumsal kültüre sahip ve çalışanların takdirine odaklanan şirketlerin yüzde 68.2'lik etkileyici bir gelir artışı elde ettiğini gösterdi.

Maliyet azaltma stratejileri

Etkili maliyet azaltma elde etmek için işletmeler bir dizi strateji kullanabilir. Stratejik düşünmeyi ve uzun vadeli değer yaratmayı vurgulamak çok önemlidir. Temel olmayan faaliyetleri yönetmek ve uygun olduğunda dış kaynak seçeneklerini değerlendirmek, önemli maliyet tasarruflarına yol açabilir. Maliyet azaltma önlemlerini uygulamadan önce titiz maliyet-fayda analizleri yapmak, bilinçli karar vermeyi sağlar ve maliyet tasarrufu çabalarının etkinliğini en üst düzeye çıkarır.

İşlevler arası işbirliğini teşvik etmek ve kolektif zekadan yararlanmak da maliyetlerin düşürülmesine katkıda bulunabilir. İşletmeler, farklı departmanlar arasındaki işbirliğini teşvik ederek ve kuruluş içindeki çeşitli uzmanlıklardan yararlanarak, yenilikçi maliyet tasarrufu fırsatlarını belirleyebilir. Müşteri değeri ile maliyet azaltmayı dengelemek ve kalite standartlarını korumak, müşteri memnuniyetini ve elde tutulmasını sağlamak için hayati önem taşır.

Envanter yönetimini kolaylaştırmak ve stok seviyelerini optimize etmek, tutma maliyetlerini en aza indirmeye ve gereksiz envanter masraflarından kaçınmaya yardımcı olur. Daha iyi satıcı sözleşmeleri müzakere etmek ve alternatif tedarikçiler keşfetmek, uygun fiyatlandırma koşulları ve iyileştirilmiş maliyet verimliliği ile sonuçlanabilir. Enerji tasarrufu girişimlerinin uygulanması ve hizmet giderlerinin düşürülmesi, yalnızca maliyet azaltma çabalarını desteklemekle kalmaz, aynı zamanda çevresel sürdürülebilirlik hedefleriyle de uyumludur.

Çalışan üretkenliğini en üst düzeye çıkarmak ve işgücü planlamasını iyileştirmek, verimliliğin artmasına ve işgücü maliyetlerinin düşmesine yol açabilir. Son olarak, otomasyon ve dijitalleştirme gibi teknolojilerin stratejik kullanımı süreçleri kolaylaştırabilir, manuel görevleri ortadan kaldırabilir ve maliyet-performans avantajlarına yol açabilir.


Sürdürülebilir maliyet düşürmede teknoloji kullanımı

Günümüzün hızlı tempolu iş ortamında, işletmelerin rekabet gücünü koruyabilmesi ve başarıya ulaşabilmesi için teknolojik araçların kullanımı vazgeçilmez hale gelmiştir. İşletmeler, teknolojiden yararlanarak operasyonlarını geliştirebilir, verimliliği artırabilir ve sonuç olarak maliyetleri azaltabilir.

Temel düzeyde, dijital araçlar işletmeler içinde daha verimli ve daha kolay iletişimi kolaylaştırabilir. İşbirliğine dayalı araçlar, anında mesajlaşma platformları ve video konferans çözümleri, ekipler ve departmanlar arasında kesintisiz iletişim ve bilgi paylaşımı sağlar. Bu, gecikmeleri ortadan kaldırır, koordinasyonu geliştirir ve genel üretkenliği artırır.

Dijital araçlar, otomasyon ve veriye dayalı içgörüler yoluyla envanterlerin düzene konmasına katkıda bulunur. Envanter yönetimi yazılımı ve sistemleri, stok seviyelerine, talep modellerine ve tedarikçi bilgilerine gerçek zamanlı görünürlük sağlar. Bu, işletmelerin envanter seviyelerini optimize etmelerine, taşıma maliyetlerini düşürmelerine, stokları en aza indirmelerine ve genel tedarik zinciri verimliliğini artırmalarına olanak tanır.

Teknoloji, tekrarlayan ve zaman alan manuel görevleri otomatikleştirerek işletmelerin üretkenliği en üst düzeye çıkarmasına olanak tanır. Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) ve iş akışı yönetimi araçları, veri girişi, belge işleme ve fatura yönetimi gibi manuel süreçleri otomatikleştirir. Bu, çalışanların daha fazla katma değerli faaliyetlere, yenilikçiliğe ve stratejik karar almaya odaklanmalarına olanak tanıyarak zamanını serbest bırakır.

Yapay Zeka (AI) ve Makine Öğrenimi (ML), büyük veri kümelerini analiz edebilir, kalıpları belirleyebilir ve tahmine dayalı içgörüler sağlayabilir. Bu, işletmelerin talebi öngörmesine, kaynak tahsisini optimize etmesine ve maliyet tasarrufu ve operasyonel verimlilikle sonuçlanan veriye dayalı kararlar almasına olanak tanır.

Bulut tabanlı gider yönetimi platformları ölçeklenebilirlik, esneklik ve erişilebilirlik sunarak işletmelerin harcamaları konumlar ve departmanlar arasında sorunsuz bir şekilde yönetmesine olanak tanır. Mobil uygulamalar, çalışanların hareket halindeyken makbuzları almalarını, gider taleplerini göndermelerini ve geri ödemeleri takip etmelerini sağlayarak kolaylık ve uyumluluğu artırır.

IBM, beş yıllık bir süre boyunca, teknoloji odaklı maliyet optimizasyonu çabalarıyla yaklaşık 6 milyar dolar tasarruf etti. Şirket bu tasarrufları BT altyapısını rasyonelleştirerek, veri merkezlerini birleştirerek ve manuel süreçleri otomatikleştirerek elde etti.

Teknolojinin başarılı bir şekilde kullanılması, işletmelerin süreçleri optimize etmesine, maliyetleri düşürmesine ve verimliliği artırmasına yardımcı olan IoT, AI, blockchain, 5G ve uç bilgi işlem gibi çeşitli teknolojilerin kullanılmasını gerektirir.

gibi dijital araçlar Nanonetler AI tabanlı veri çıkarma platformundan yararlanarak işletmelerin harcamaları üzerinde tam kontrol sahibi olmalarına yardımcı olabilir. E-postalar, PDF'ler ve taranmış belgeler gibi çeşitli kaynaklardan gelen faturaları ve ödeme bilgilerini otomatik olarak senkronize etme özelliğiyle Nanonets, manuel veri girişi ihtiyacını ortadan kaldırır. Bu, işletmelerin önemli bilgileri hızlı bir şekilde çıkarabilmesini, tutarsızlıkları belirleyebilmesini ve savurgan harcamaları önleyebilmesini sağlar. Nanonets ayrıca veri doğruluğunu artırmak ve yanlış harcamaları ortadan kaldırmak için onay iş akışları, yinelenen uyarılar ve dolandırıcılık tespit araçları sunar. Ayrıca platform, verimli ödeme ve mutabakat süreçlerini kolaylaştırarak işlemlerin doğru ve zamanında yapılmasını sağlar. İşletmeler, Nanonets gibi dijital araçlardan yararlanarak gider yönetimini kolaylaştırabilir, en az %5 oranında maliyet tasarrufu sağlayabilir ve mali kontrolü sürdürebilir.


Paket

İşletme giderlerini kısmaya yönelik sürdürülebilir bir yaklaşım, çeşitli temel unsurları kapsayan çok yönlü bir stratejiyi içerir. İşletmeler, pazar içgörülerinden yararlanarak finansal hedefleriyle uyumlu, bilinçli ve veriye dayalı kararlar alabilir. Dahili paydaşlarla açık ve etkili iletişimi teşvik etmek, maliyet tasarrufu önlemlerinin kuruluş genelinde sorunsuz bir şekilde uygulanmasını sağlar. Titiz tedarikçi ve envanter yönetimi, satın alma süreçlerini optimize etmede, israfı azaltmada ve giderleri kontrol etmede hayati bir rol oynar. Çeviklik, hızla değişen bir iş ortamında başarılı olmak için dijital dönüşüm yolculuğundaki kuruluşlar için çok önemlidir. Güçlü bir dijital zihniyet ve yenilikçi yaklaşımlarla kurumsal beklentilerin karşılanması, günümüz ortamında başarı için çok önemlidir Son olarak, kapsamlı kontrollerin ve yönetişim önlemlerinin uygulanması, finansal hesap verebilirlik ve risk yönetimi için güçlü bir temel oluşturur.

Bu unsurlar bir araya getirildiğinde, işletmeler operasyonel istikrarı korurken önemli maliyet düşüşleri elde edebilir ve sonuçta uzun vadeli finansal sürdürülebilirlik ve başarının yolunu açabilir.

spot_img

En Son İstihbarat

spot_img