İşletmelerin her zaman geliri artırmanın yollarını aradığı bir sır değil. Ancak birçoğu kemer sıkmanın ve tasarruf etmenin yollarını bulmanın faydalarını gözden kaçırıyor. İşletme harcama yönetimi işte burada devreye giriyor. Şirketinizin tüm sinsi para harcama yöntemlerini ortaya çıkaran ve onları daha derin bir incelemeye tabi tutan bir mali dedektif gibi.

Özellikle pandeminin çok sayıda işletme üzerindeki olumsuz etkisinin ardından, artan sayıda şirket harcamalarını yönetmenin önemini fark ediyor. Fortune Business Insights'a göre, dünya çapında ticari harcama yönetimi (BSM) yazılımı pazarının 18.66'de 2022 milyar dolardan 39.05'da 2029 milyar dolara çıkacağı tahmin ediliyor.

İş Harcama Yönetimi nedir?

İş harcaması yönetimi, bir şirketin giderlerini ve tedarikçi ilişkilerini bulut tabanlı yazılım kullanarak yönetmeye yönelik modern bir yaklaşımdır. Geçmişte işletmeler, harcama ihtiyaçlarını karşılamak için manuel yöntemlere veya elektronik tablolar gibi temel araçlara güveniyordu, ancak BSM bu süreçleri birleştirmek ve düzene sokmak için bir çözüm olarak ortaya çıktı.

İş harcaması yönetimi ile işletmeler kaynak sağlama, sözleşme yapma, satın alma ve tedarikçi yönetimi ile faturaları, çalışan giderlerini ve ödemelerini tek bir merkezi havuzda birleştirebilirler. Bu, işletmelerin tüm harcama verilerini tek bir yerde toplamasına ve analiz etmesine olanak tanıyarak bilinçli ve stratejik harcama kararları almalarını sağlar.

Aslında BSM, tedarikçi kayıtları ve finansal kontrol için bir "komuta merkezi" olarak hizmet eder ve işletmelerin finansal süreçlerinden ve tedarikçi ilişkilerinden daha fazla değer elde edebilmeleri için hataları ve verimsizlikleri vurgular.

Harcama Yönetimi neden önemlidir?

İşletmelerini büyütmeyi hedefleyen şirketler için harcama yönetimi en önemli önceliklerden biridir. Harcamalara ilişkin net bir anlayışa sahip olmayan şirketler, nakitlerinin tükenmesi ve ciddi sorunlarla karşılaşma riskiyle karşı karşıya kalabilir.

Harcama yönetimi sistemleri, aşırı harcamaları ortadan kaldırarak ve sonuçta bir şirketin karını artıran giderleri azaltarak bundan kaçınmaya yardımcı olur. Kuruluşlar, finansmanı ticari büyüme ve gelişmeye yönlendirerek stratejik hedeflerine ulaşabilirler.

Harcama yönetimi, verimli iş operasyonları için gerekli olan kontrol kollarını ve şeffaflığı sağladığından, her büyüklükteki ve sektördeki şirket için önemlidir. İyi yönetilen giderler, paydaşlara güvenlik ve istikrar sağlar.

Harcama Yönetimi ve Gider Yönetimi

"Harcama yönetimi" ve "gider yönetimi" terimleri genellikle birbirinin yerine kullanılsa da, şirket harcamalarını yönetmeye yönelik iki farklı yaklaşımı ifade eder.

Harcama yönetimi, seyahat masrafları veya iş yemekleri gibi bireysel çalışan harcamalarına odaklanır. Bu tür bir yönetim, çalışanlara şirket politikalarına uygun olarak işle ilgili kalemler için geri ödeme yapılmasını sağlar. Harcama yönetimi yazılımı, çalışanların harcamalarını kaydetmek, izlemek, geri ödemek ve denetlemek için kullanılır ve bu da şirketlerin mali durumlarını mikro düzeyde yönetmelerini kolaylaştırır.

Öte yandan, harcama yönetimi, bir şirkette paranın nasıl, ne zaman ve neden harcandığına dair daha geniş bir yaklaşım benimsiyor. Tedarik, faturalama, dış kaynak kullanımı ve tedarik zinciri yönetimini içeren bu karmaşık süreç, işletmelere harcamalarının büyük bir resmini sunar. Harcama yönetimi, envanter ve ekipman satın alımları, yazılım abonelikleri ve tam zamanlı çalışan maaşları gibi çeşitli harcama türlerini dikkate alarak, şirketlerin harcamalarını optimize etmelerine ve makro düzeyde değeri maksimize etmelerine olanak tanır.

İşletme harcama türleri

Herhangi bir işletmenin yaşam döngüsünde harcama kaçınılmazdır ve giderler, düzenli ve yinelenen harcamalardan ara sıra veya duyarlı harcamalara kadar değişebilir. Her iş harcaması, aşağıdaki kategorilerden birine veya diğerine uyar:

• İşletme harcamaları, bir işletmenin normal günlük işlemlerinde yapılan devam eden giderleri ifade eder. Satılan Malların veya Hizmetlerin Doğrudan Giderleri (COGS) ve diğer satış, genel ve idari giderler bu kategoriye dahildir. Örneğin, kira, bakım, bordro, sigorta, reklam, pazarlama, hammadde ve amortisman, işletme giderleri olarak kabul edilir.
• Faaliyet dışı harcamalar ise, ana iş faaliyetleri ile ilgili olmayan giderlerdir. Faiz ücretleri, vergiler, değer düşüklüğü ücretleri ve varlıkların elden çıkarılmasındaki kayıplar bu kategoriye girer.
• Sabit harcamalar, satılan mal veya verilen hizmet miktarındaki artış veya azalışla değişmeyen giderlerdir. Bu giderler ticari faaliyetlerden bağımsız olarak ödenmesi gereken ve genellikle mal veya hizmet üretimi ile ilgili olmayan dolaylı giderlerdir. Ofis ve depo kirası, tam zamanlı çalışan maaşları ve yan haklar sabit giderlere örnektir.
• Değişken harcamalar, bir şirketin ne kadar ürettiğine veya sattığına bağlı olarak dalgalanan giderlerdir. Bu giderler üretim arttıkça artar, üretim azaldıkça azalır. Örnekler arasında hammaddeler, ürün ambalajı, iş seyahati masrafları, kredi kartı işlem ücretleri ve nakliye harcamaları yer alır. Mevsimlik çalışanlar için ücretler, tam zamanlı maaşlardan farklı olarak değişiklik gösterme eğilimindedir ve bu nedenle değişken giderlerdir.

BSM ile bu kategorilerin her biri kolayca izlenebilir ve analiz edilebilir, bu da işletmelerin giderleri kısmanın ve daha verimli çalışmanın yollarını belirlemesine olanak tanır.

Harcama Yönetiminin Faydaları

Harcama yönetimi, büyüklüğü veya sektörü ne olursa olsun başarılı bir işletme yürütmenin önemli bir yönüdür. Verimli operasyonlar için çok önemli olan bir düzeyde kontrol ve şeffaflık sağlar. Uygun gider yönetimi, paydaşlar için istikrar ve güvenlik sağlar ve iyi yönetilen bir sistemin uygulanmasının sayısız faydası vardır. Bazı özel avantajlar şunları içerir:

• Harcama yönetimi yoluyla harcama içgörüleri için doğru ve merkezi finansal veriler mevcuttur.
• Gerçek zamanlı harcama görünürlüğü, harcama yönetiminin başka bir avantajıdır, başıboş harcamaları azaltır ve kârlılığı ve nakit akışını iyileştirir.
• Ödenecek hesapların ve alacak hesaplarının zamanında işlenmesi, istikrarlı nakit akışı sağlayarak borç para alma ihtiyacını azaltır.
• Harcama yönetimi, tasarruf fırsatlarını belirlemeye yardımcı olur ve şirketleri harcama sürecindeki nakit sızıntılarından ve verimsizliklerden korur.
• Net harcama politikaları, verimsizlikleri ortadan kaldırarak ve kaynak bulma fırsatlarını iyileştirerek artan üretkenliğe yol açar.
• Harcama yönetimi, satın alma ve satın alma süreçlerindeki zayıf noktaları belirleyerek, riskli durumların veya davranışların meydana gelme olasılığını azaltarak risk yönetimini iyileştirebilir.

Harcama yönetimiyle ilgili zorluklar

Etkili harcama yönetimi, şirketlerin finansal istikrarı korumaları ve karlarını iyileştirmeleri için çok önemlidir. Ancak, bu karmaşık süreçle birlikte gelen, zaman alıcı veri toplama, harcamaların karmaşık kategorizasyonu ve satıcılar ve tedarikçilerle ilişkileri yönetme ihtiyacı dahil olmak üzere çeşitli zorluklar vardır. Kötü harcama yönetimi, operasyonel düzensizlik, artan maliyetler, düşük verimlilik, şeffaflık eksikliği ve zayıf tedarik zinciri yönetimi gibi çeşitli olumsuz sonuçlara yol açabilir. Harcama yönetim sistemlerinin etkili ve verimli olmasını sağlamak için şirketlerin bu sorunları ele alması çok önemlidir.

• Zaman alan veri toplama
• Verileri düzenlemek sıkıcı ve zaman alıcı olabilir
• Doğru yazılımı seçmek zor olabilir
• Harcamaların karmaşık kategorizasyonu
• İş yapısının ve departman özelliklerinin derinlemesine anlaşılmasını gerektirir
• Yorucu olabilir ve önemli araştırma gerektirebilir
• Satıcılar ve tedarikçilerle ilişkileri yönetmek
• Analitik ve iletişim becerileri gerektirir
• Satıcılar ve tedarikçilerle müzakerelere girmek zor
• Tedarikçi yönetimi devam eden bir süreçtir
• Kötü harcama yönetiminin olumsuz sonuçları
• Operasyonel düzensizlik
• Artan maliyetler
• Düşük verimlilik
• Şeffaflık eksikliği
• Kötü tedarik zinciri yönetimi

Harcama yönetimi yaklaşımları

BSM'nin satın alma konusundaki sistematik yaklaşımı, onu işletmeler için değerli kılan şeydir. Sektöre ve bir şirketin temel yetkinliklerine bağlı olarak, satın alma kapsamındaki birkaç alt sürecin veya tüm satın alma yelpazesinin otomatikleştirilmesinden yararlanabilirler. BSM'nin tedarik süreci, kaynaktan ödemeye, kaynaktan sözleşmeye, faturadan ödemeye ve tedarikten ödemeye kadar çeşitli süreçleri ve alt süreçleri kapsar.

• Ödeme kaynağı: Bu, tedarikçileri belirleyip seçmekten sipariş vermeye, faturaları kabul etmeye ve ödeme yapmaya kadar tüm satın alma sürecidir. S2P, tüm satın alma sürecinde şeffaflık sağlar, tedarik zinciri katılımcıları arasında uyumluluğu, işbirliğini ve güveni geliştirir ve kuruluşların daha iyi fiyatlandırma elde etmesine yardımcı olur.
• Kaynaktan sözleşmeye: Bu süreç, rekabetçi satıcılardan ürün veya hizmet satın alınmasıyla başlar. İş gereksinimleri analiz edilir, belgelenir ve potansiyel satıcılarla paylaşılır ve onlardan teklifler toplanır. Sözleşme, işletmenin gereksinimlerini en iyi karşılayan ve en umut verici teklifi sağlayan satıcıya verilir.
• Ödenecek fatura: Bu alt süreç, faturaların sözleşmeler, siparişler ve kabul edilen veya reddedilen çıktılarla eşleştirilmesi ve onayların alınması gibi kritik adımları içerebilen faturaların doğru bir şekilde değerlendirilmesini ve ödenmesini içerir. Bu sürecin otomatikleştirilmesi, bir işletmenin borç hesapları ekibi için önemli verimlilikler sağlayabilir.
• Ödeme için satın alma: Bu alt süreç, daha fazla verimlilik yaratmak için satın alma departmanını borç hesapları departmanıyla bütünleştirir. Mal ve hizmetlerin talep edilmesini, satın alınmasını, teslim alınmasını, ödenmesini ve muhasebeleştirilmesini içerir. S2P'den farklı olarak, satıcılardan kaynak sağlama işlevini içermez.

BSM'de izlenecek bazı adımlar şunlardır:

1. Satın alma siparişleri, makbuzlar, faturalar, ödeme verileri, tedarikçi sözleşmeleri, departman düzeyinde gider politikaları, harcama kategorileri ve mevcut harcama yönetimi araçları gibi Şirket Harcama Verilerinin Belirlenmesi ve Toplanması.
2. Harcama Verilerinin Merkezileştirilmesi, Doğrulanması ve Sınıflandırılması
3. Harcama Verilerinin Analizi Veriler merkezileştirildikten, doğrulandıktan ve maliyet tasarrufu veya süreç iyileştirmeleri için tutarsızlıkları ve fırsatları belirlemek üzere sınıflandırıldıktan sonra.
4. Analizden elde edilen bilgileri kullanarak bir Harcama Stratejisi oluşturmak. Tahmin, bu girişimlerin yatırım getirisini ve etkisini tahmin etmenize ve gelecekteki harcamaları planlamanıza, tedarikçi ilişkilerinizi optimize etmenize ve pazardaki değişikliklere yanıt verme ve bunlara uyum sağlama konusunda esneklik kazanmanıza olanak tanır.

Şirketler, çeşitli harcama yönetimi yazılımlarına giderek daha fazla yatırım yapıyor. Doğrulanmış Pazarlama Araştırmasına göre, Toplam Harcama Yönetim Yazılımı Pazarı 1.08'da 2019 Milyar ABD Dolarına ulaştı ve 17.7'den 2020'ye %2027'lik bir YBBO ile büyüyerek 3.97 Milyar ABD Dolarına ulaşması bekleniyor. Bu büyüme, tedarikçi ve pazar zekası ihtiyacı, dahili uyumluluk politikaları ve harici sözleşmeler için tahmine dayalı analitik ve bulut bilgi işlem teknolojisine yönelik artan talep dahil olmak üzere çeşitli faktörlerden kaynaklanmaktadır.

Harcama yönetimi çözümleri

Tedarikten ödemeye ve kaynaktan ödemeye çözümler, fatura işleme ve yönetim çözümleri, seyahat ve gider yönetimi çözümleri ve sözleşme yönetimi çözümleri gibi farklı harcama yönetimi çözümleri vardır. Her çözüm, otomasyon, maliyet kontrolü, uyumluluk ve gelişmiş harcama görünürlüğü gibi benzersiz avantajlar sunarak işletmelerin ihtiyaçlarına en uygun çözümü seçmelerine ve daha fazla verimlilik ve maliyet tasarrufu elde etmek için mevcut sistemleriyle entegre etmelerine olanak tanır.

Otomatik harcama yönetimi çözümleri, tedarik süreçlerini kolaylaştırmak ve harcamaları daha etkin bir şekilde yönetmek isteyen işletmeler için giderek daha popüler hale geliyor. Bu çözümler, fatura tarama ve yönetim sistemi gibi göreve özgü platformlardan harcama yönetimi özelliklerine sahip muhasebe sistemlerine ve özel hepsi bir arada harcama yönetimi platformlarına kadar değişebilir.

• Gider yönetimi araçları ve satın alma yazılımı, onay iş akışlarını, gider talepleri süreçlerini ve ödeme yönetimini otomatikleştirebilir.
• Ödeme veya masraf kartları, kurumsal kredi kartlarına kıyasla harcamaları belirli bir çalışan, tedarikçi veya proje ile sınırlandırma ve harcamaları kategoriye göre takip etme gibi çeşitli avantajlar sunar.
• Hepsi bir arada harcama yönetimi platformları, birden çok aracı, veritabanını ve analitiği tek bir merkezi çözümde birleştirerek işletmelere yüksek düzeyde esneklik, ölçeklenebilirlik ve harcamaları yönetme yeteneği sunar.

Harcama yönetimi çözümlerini benimserken, kuruluştaki herkes için geçerli olan kapsamlı bir gider politikası oluşturmak ve tüm çalışanları harcamaları belirleme ve izleme konusunda eğitmek önemlidir. Kolay gönderim süreçlerine sahip güvenilir bir raporlama sistemine sahip olmak, uyumluluğu teşvik edebilir ve gider raporlamasını kolaylaştırabilir. Ek olarak, otomatikleştirilmiş bir harcama yönetimi sisteminin uygulanması, iş süreçlerini basitleştirebilir, iletişim ve evrak işlerini en aza indirebilir ve daha verimli harcama izleme ve işbirliğine olanak tanıyarak sonuç olarak artan üretkenlik ve gelire yol açabilir.

Nanonets ile işletme harcama yönetimini otomatikleştirin

Nanonet'ler, harcamalarınızdan minimum %5 tasarruf etmenize yardımcı olabilecek güçlü harcama yönetimi çözümünüzün bir parçası olabilir. Çeşitli kaynaklardan harcama verilerini çıkarmak için yapay zekadan (AI) yararlanır ve bu da finans ekiplerini daha verimli hale getirerek 10 kat daha fazla üretkenlik elde etmelerini sağlar.

Nanonets ile tüm harcama verileriniz kullanımı kolay tek bir platformda birleştirilir. Çözüm, herhangi bir kaynaktan gelen faturaları ve ödeme bilgilerini otomatik olarak senkronize ederek tüm finansal verilerinizin güncel ve incelemeye hazır olmasını sağlar.

Nanonet'lerin en önemli faydalarından biri, gereksiz veya savurgan harcamaları önleme yeteneğidir. Yanlış harcama olmamasını sağlamak için onay iş akışları, yinelenen uyarılar ve dolandırıcılık tespiti gibi finansal kontroller sağlar. Bu, işletmelerin beklenmedik veya gereksiz harcamalardan kaçınarak paradan tasarruf edebileceği anlamına gelir.

Nanonets ayrıca, ERP ve ödeme yazılımınız ile tek tıkla entegrasyonlar sunarak mevcut iş akışlarınıza entegrasyonu kolaylaştırır. Ödeme ve mutabakat süreçleri, daha stratejik görevlere odaklanmanıza izin verecek şekilde kolaylaştırılmış ve otomatikleştirilmiştir.

Sonuç

Harcama yönetimi, finansal kaynaklarını optimize etmek isteyen herhangi bir kuruluş için kritik öneme sahiptir. İşletme harcama yönetimi (BSM) yazılımı, gerçek zamanlı harcama görünürlüğü sağlayarak kuruluşların nakit akışı yönetimini tek bir platformda merkezileştirmelerine yardımcı olur. Finans ekibi üyelerinin oturum açıp her işlemi olduğu gibi görmelerine, harcamaları tahmin etmelerine ve müsrif davranışları düzeltmelerine olanak tanır. BSM aynı zamanda politikaları tutarlı bir şekilde uygulayarak, kişiselleştirilmiş kredi kartı parametrelerini ve kontrollerini ayarlayarak ve satın almalar yapılmadan önce ön onay taleplerini isteyerek çalışan harcamalarının kontrol edilmesine yardımcı olur. Ayrıca BSM yazılımı, verileri organize etmek ve sindirmek ve maliyet tasarrufu fırsatlarını vurgulayan içgörüler ve bağlantılar ortaya çıkarmak için makine öğrenimi algoritmalarını kullanarak raporlama doğruluğunu artırır. Son olarak BSM, iş akışlarını otomatik hale getirerek çalışanların aksi takdirde manuel olarak saatlerce harcayacağı görevleri azaltır. Harcama yönetimini otomatikleştiren satıcılar ve belirli kategoriler için kurallar oluşturarak, harcamalar otomatik olarak optimize edilebilir. BSM yazılımı, finans yöneticilerinin ve muhasebecilerin şirketlerinin parayı nasıl harcadıklarını daha etkin bir şekilde yönetmelerine yardımcı olur ve sonuç olarak kuruluşun parasının karşılığını en iyi şekilde almasını sağlar.

• SEO Destekli İçerik ve Halkla İlişkiler Dağıtımı. Bugün Gücünüzü Artırın.
• Plato blok zinciri. Web3 Metaverse Zekası. Bilgi Güçlendirildi. Buradan Erişin.
• Adryenn Ashley ile Geleceği Basmak. Buradan Erişin.
• Kaynak: https://nanonets.com/blog/what-is-business-spend-management/