harcama yönetimi maliyetleri kontrol etmelerini, satın alma süreçlerini iyileştirmelerini ve karlılığı optimize etmelerini sağladığı için günümüzde işletmeler için giderek daha önemli hale geldi.
Bir McKinsey'e göre rapor, harcama yönetimi, işletme ve pazarlama mükemmelliğinin "unutulmuş kahramanı"dır ve bütçelerin %20'ye varan bir kısmını kurumsal büyüme için bir katalizör görevi görecek şekilde serbest bırakır.
Ancak, giderleri manuel olarak yönetmek zaman alıcı ve hataya açık bir süreç olabilir. Neyse ki, teknoloji ve otomasyonun yardımıyla işletmeler artık harcama yönetimi süreçlerini kolaylaştırabilir ve daha iyi sonuçlar elde edebilir.
Bu blog gönderisinde, harcama yönetimini ve Nanonets'in süreci otomatikleştirmeye nasıl yardımcı olabileceğini ayrıntılı olarak ele alacağız.
Harcama yönetimi nedir?
Harcama yönetimi, karlılığı optimize etmek, maliyet etkinliğini sağlamak ve stratejik karar vermeyi desteklemek için bir kuruluşun harcamalarını planlama, organize etme ve kontrol etme sürecidir.
Kaynak bulma, satın alma, fatura işleme, tedarikçi yönetimi ve bütçeleme dahil olmak üzere bir şirketin tedarikinin tüm yönlerinin kapsamlı yönetimini içerir.
Harcama yönetiminin birincil amacı, riskleri en aza indirirken ve düzenlemelere ve politikalara uyumu sağlarken harcanan her doların değerini en üst düzeye çıkarmaktır. Kuruluşlar, etkili harcama yönetimi uygulamalarını uygulayarak, maliyet tasarrufu fırsatlarını belirleyebilir, satın alma süreçlerini kolaylaştırabilir, düzenlemelere ve politikalara uygunluğu sağlayabilir ve finansal riskleri azaltabilir.
Harcama yönetimi neden önemlidir?
Harcama yönetimi çeşitli nedenlerle önemlidir. Daha verimli çalışmak, işletmelerin bütçeyi artırmadan değer yaratan alanlara fon tahsis etmelerini sağlar.
McKinsey tarafından yapılan araştırma ekonomik gerileme başlamadan önce faaliyetlerini düzene sokan şirketlerin durgunluk sırasında başarılı olmak için daha iyi konumlandığını göstermiştir.
Bu işletmelerin bütçe kesintilerini atlatması ve durgunluk sırasında yatırım yapacak kaynaklara sahip olması daha olasıdır, bu da şirket gelirlerini artırabilir ve ekonomi düzeldikten sonra iyileştirilmiş performans sağlayabilir.
Etkili harcama yönetimi, işletmelerin aşağıdakileri başarmasına yardımcı olabilir:
- Maliyetleri kontrol edin ve karlılığı optimize edin: İşletmeler, giderleri yakından izleyerek ve yöneterek maliyetleri kontrol altında tutabilir ve genel karlılıklarını artırabilir.
- Maliyet tasarrufu fırsatlarını belirleyin: Harcama yönetimi uygulamaları, kuruluşların tasarruf sağlanabilecek alanları ortaya çıkarmasını sağlayarak daha verimli kaynak tahsisine yol açar.
- Tedarik süreçlerini iyileştirin: Harcama yönetimi yoluyla satın alma süreçlerini kolaylaştırmak, işletmelerin bilinçli kararlar almasına ve satıcılarla daha iyi anlaşmalar yapmasına yardımcı olarak sonuçta zamandan ve paradan tasarruf sağlar.
- Yönetmeliklere ve politikalara uygunluğu sağlayın: Kuruluşlar, harcama yönetimi uygulamalarına bağlı kalarak sektöre özgü düzenlemelere ve şirket içi politikalara uyumu koruyabilir ve para cezası veya yaptırım riskini azaltabilir.
- Finansal riskleri azaltın: Proaktif harcama yönetimi, işletmelerin potansiyel finansal riskleri belirlemesine ve ele almasına yardımcı olarak finansal istikrarı sağlar ve uzun vadeli başarılarını korur.
Harcama yönetimi süreci
Harcama yönetimi süreci, kuruluşların giderlerini etkili bir şekilde yönetmelerini ve karlılığı optimize etmelerini sağlayan bir dizi adımı içerir.
Kuruluşlar, bu adımları izleyerek, optimize edilmiş maliyetler, gelişmiş verimlilik ve daha iyi finansal sonuçlar sağlayan sağlam ve etkili bir harcama yönetimi süreci uygulayabilir.
İşte yedi temel adım harcama yönetimi süreci:
1. İş harcamalarını belirleyin
İlk adım, doğrudan ve dolaylı malzemeler, hizmetler ve sermaye harcamaları gibi çeşitli kategorilerdeki tüm işletme harcamalarını belirlemek ve belgelemektir. Harcamalara ilişkin bu kapsamlı genel bakış, kuruluşların maliyetlerini daha iyi anlamalarına ve iyileştirme alanlarını belirlemelerine olanak tanır.
2. Harcama verilerini otomatik bir sistemde merkezileştirin
Kuruluşlar, harcama verilerini merkezi, otomatik bir sistemde birleştirerek veri yönetimini kolaylaştırabilir, doğruluğu artırabilir ve bilgiye gerçek zamanlı erişimi kolaylaştırabilir. Bu merkezi veri havuzu, harcama modellerini analiz etmeyi ve eğilimleri belirlemeyi kolaylaştırır.
3. Analiz için verileri doğrulayın ve temizleyin
Harcama verilerinin doğru ve güvenilir olmasını sağlamak, etkili analiz için çok önemlidir. Bu adımda kuruluşlar verileri doğrular ve temizler, tutarsızlıkları, tekrarları veya hataları giderir. Bu, sonraki analizin yüksek kaliteli, güvenilir verilere dayanmasını sağlar.
4. Harcama verilerini kategorilere ayırın ve gruplandırın
Harcama verilerini anlamlı kategoriler ve gruplar halinde düzenlemek, işletmelerin kalıpları, eğilimleri ve fırsat alanlarını belirlemesine yardımcı olur. Harcamaları türe, tedarikçiye, departmana veya diğer ilgili kriterlere göre gruplandırarak kuruluşlar, harcama davranışları hakkında daha derin içgörüler elde edebilir ve daha bilinçli kararlar alabilir.
5. Harcama verilerini analiz edin
Kategorilere ayrılan ve temizlenen harcama verilerinin analiz edilmesi, kuruluşların maliyet tasarrufu fırsatlarını, verimsizlikleri ve potansiyel riskleri belirlemesine olanak tanır. Bu derinlemesine analiz, fazla harcama yapan, yeterince kullanılmayan tedarikçileri veya konsolidasyon fırsatlarını ortaya çıkararak daha iyi finansal performans sağlayabilir.
6. Bir harcama yönetimi stratejisi geliştirin
İşletmeler, harcama verileri analizinden elde edilen içgörülere dayanarak kapsamlı bir harcama yönetimi stratejisi geliştirebilir. Bu strateji, sözleşmeleri yeniden müzakere etmek, tedarikçileri birleştirmek veya süreç iyileştirmelerini uygulamak gibi kuruluş genelinde harcamaları optimize etmeye yönelik belirli eylemleri ve hedefleri ana hatlarıyla belirtmelidir.
7. Sonuçları İyileştirmek için Harcama Tahmini
Doğru harcama tahmini, kuruluşların gelecekteki harcamaları tahmin etmesine, potansiyel bütçe kısıtlamalarını belirlemesine ve harcama yönetimi stratejilerini buna göre ayarlamasına olanak tanır. İşletmeler, harcama tahminlerini düzenli olarak güncelleyerek giderlerini proaktif bir şekilde yönetebilir ve genel finansal performanslarını iyileştirebilir.
Manuel harcama yönetimiyle ilgili zorluklar
Manuel harcama yönetimi, zaman alıcı ve hataya açık bir süreç olabilir. İşletmelerin karşılaştığı zorluklardan bazıları şunlardır:
- Harcama verileri üzerinde sınırlı görünürlük ve kontrol: Otomatikleştirilmiş bir sistem olmadan, işletmeler harcama verilerine gerçek zamanlı olarak erişmekte ve bunları analiz etmekte zorlanabilir, bu da giderleri üzerinde görünürlük ve kontrol eksikliğine yol açar.
- Tasarruf fırsatlarını belirlemede zorluk: Harcama verilerini izlemek ve analiz etmek için uygun bir sistem olmadan, fazla harcama veya maliyet tasarrufu sağlayan fırsatların belirlendiği alanlar zorlu bir görev olabilir.
- Veri girişi ve fatura işlemedeki hatalar: Manuel veri girişi ve fatura işleme, ek maliyetlere ve gecikmelere yol açabilecek mükerrer ödemeler veya yanlış bilgiler gibi hatalara neden olabilir.
- Tedarik süreçlerindeki gecikmeler: Sözleşmeleri müzakere etmek ve siparişleri yönetmek gibi manuel tedarik süreçleri zaman alıcı olabilir ve mal ve hizmetlerin alınmasında gecikmelere yol açabilir.
- Yönetmeliklere ve politikalara uyumsuzluk: İşletmeler, uygun izleme ve uyumluluk önlemleri olmadan düzenlemeleri ve politikaları ihlal etme riskiyle karşı karşıya kalabilir, bu da mali cezalara ve itibar zedelenmesine yol açabilir.
İşletmeler, bu zorlukları otomasyon ve teknoloji aracılığıyla ele alarak harcama yönetimi süreçlerini iyileştirebilir, hataları azaltabilir ve karlılığı optimize edebilir.
Titiz bir harcama yönetimi sürecine yatırım yapmanın faydaları
Titiz bir harcama yönetimi stratejisi uygulamak, işletmeler için çok sayıda avantaj sunarak gelişmiş finansal performansa, operasyonel verimliliğe ve sürdürülebilir büyümeye katkıda bulunur.
Anahtar faydaları şunlardır:
- Stratejik Maliyet Azaltma ve İyileştirilmiş Nakit Akışı: Harcama yönetimine yönelik titiz bir yaklaşım, işletmelerin maliyet tasarrufu fırsatlarını belirlemelerine, harcamaları optimize etmelerine ve kârlılıklarını artırmalarına olanak tanır. Tasarruflar, büyümeyi ve yeniliği yönlendiren araştırma ve geliştirme, pazarlama ve işe alma gibi yüksek etkili faaliyetlere yeniden yatırılabilir.
- Minimize Edilmiş Borçlanma İhtiyaçları ve Faiz Maliyetleri: Etkili harcama yönetimi, borç verenlerden borç alma ihtiyacını azaltarak, dahili olarak üretilen daha yüksek nakde yol açar. Faiz oranlarının yükseldiği bir ortamda, finansal istikrarı korumak ve kârı maksimize etmek için faiz maliyetlerinin en aza indirilmesi çok önemlidir.
- Müzakere ve Planlama Yoluyla Uzun Vadeli Maliyet Kontrolü: Titiz harcama yönetimi, işletmelerin iyi müzakere edilmiş sözleşmeler ve kapsamlı satın alma siparişleri aracılığıyla optimum fiyatlandırmayı güvence altına almalarını sağlar. Bu proaktif yaklaşım, şirketlerin ürün maliyetlerindeki potansiyel enflasyonist artışlardan korunmasına yardımcı olur ve uzun vadede maliyet kontrolü sağlar.
- Veriye Dayalı Görüşler ve Karar Verme: Harcama verilerinin sistematik organizasyonu ve analizi, şirketlere darboğazları, verimsizlikleri ve iyileştirme alanlarını belirlemek için gereken şeffaflığı sağlar. Bu içgörüler, ölçeklendirmek isteyen işletmeler için paha biçilmezdir çünkü küçük maliyet düşüşleri bile şirket büyüdükçe önemli sonuçlar doğurabilir.
- Gelişmiş Uyumluluk ve Risk Azaltma: Harcamaların uygun şekilde izlenmesi ve belgelenmesi, vergi hazırlığı, denetimler ve tedarikçi sözleşmesi yönetimi için kritik öneme sahiptir. Titiz bir harcama yönetimi süreci, uyumluluğun sürdürülmesine, cezalardan kaçınılmasına, vergi avantajlarının en üst düzeye çıkarılmasına ve tedarikçilerin memnun kalmasına yardımcı olarak tedarik zincirindeki ihtilaf ve kesinti riskini azaltır.
- Kolaylaştırılmış Süreçler ve Artan Verimlilik: İşletmeler, harcama yönetimi süreçlerini merkezileştirerek ve otomatikleştirerek manuel görevleri ortadan kaldırabilir, hataları azaltabilir ve genel verimliliği artırabilir. Bu, çalışanların daha stratejik ve katma değerli faaliyetlere odaklanarak iş büyümesini ve rekabet avantajını artırmasını sağlar.
İşletmeler, titiz ve kapsamlı bir harcama yönetimi yaklaşımını benimseyerek bu faydaları ve daha fazlasını gerçekleştirebilir ve sonuç olarak iyileştirilmiş mali sağlık, operasyonel verimlilik ve uzun vadeli başarıya katkıda bulunabilir.
Nanonets ile harcama yönetimini otomatikleştirme
Nanonets, işletmelerin harcama yönetimi süreçlerini otomatikleştirmelerine yardımcı olabilecek yapay zeka destekli bir harcama yönetimi platformudur. Nanonets, makine öğrenimi algoritmalarından yararlanarak işletmelerin şunları yapmasına yardımcı olabilir:
- Masraf tanımayı ve sınıflandırmayı otomatikleştirin: Nanonet'ler, faturalardan, makbuzlardan ve diğer belgelerden verileri ayıklayabilir ve sınıflandırabilir, bu da manuel veri girişi ve GL kodlaması için gereken zaman ve çabayı azaltır.
- Harcama onay süreçlerini kolaylaştırın: Nanonets, harcama limitlerini ve onay mekanizmalarını otomatik hale getirir, böylece ekibiniz e-posta dizilerine ve onay takiplerine daha az zaman harcar.
- Tasarruf fırsatlarını belirleyin: Nanonets, harcama verilerini analiz ederek fazla harcama yapılan alanları belirleyebilir ve maliyet tasarrufu önlemleri önerebilir.
- Uyum sağlamak: Nanonet'ler, işletmelerin dolandırıcılığı ve mükerrer harcamaları önlemesine yardımcı olabilir ve ayrıca fatura işleme ve gider yönetimini otomatikleştirerek düzenlemelere ve politikalara uyum sağlayabilir.
Nanonets'in yapay zeka destekli otomasyon platformu, işletmelerin harcama yönetimi süreçlerini optimize etmelerine, el emeğini azaltmalarına, verimliliği artırmalarına ve uyumluluğu iyileştirmelerine yardımcı olabilir. İşletmeler, veri çıkarma, satın alma ve uyumluluk izleme gibi görevleri otomatikleştirerek stratejik karar almaya ve kârlılıklarını iyileştirmeye odaklanabilir.
Sonuç
Sonuç olarak, etkin harcama yönetimi, işletmelerin finansal performanslarını optimize etmeleri, maliyetleri kontrol etmeleri ve yönetmeliklere ve politikalara uyumu sağlamaları için çok önemlidir.
Manuel harcama yönetimi, zaman alıcı ve hataya açık bir süreç olabilir, ancak teknoloji ve otomasyonun yardımıyla işletmeler süreçlerini kolaylaştırabilir ve daha iyi sonuçlar elde edebilir.
Nanonets, işletmelerin harcama yönetimi süreçlerini otomatikleştirmesine, el emeğini azaltmasına, verimliliği artırmasına ve uyumluluğu iyileştirmesine yardımcı olabilecek yapay zeka destekli bir otomasyon platformudur. İşletmeler, Nanonets teknolojisinden yararlanarak harcama yönetimi uygulamalarını optimize edebilir ve maliyet tasarrufu, daha iyi karar verme ve iyileştirilmiş satın alma süreçleri elde edebilir.
- SEO Destekli İçerik ve Halkla İlişkiler Dağıtımı. Bugün Gücünüzü Artırın.
- Plato blok zinciri. Web3 Metaverse Zekası. Bilgi Güçlendirildi. Buradan Erişin.
- Kaynak: https://nanonets.com/blog/what-is-spend-management/
