İş dünyasında para konularını takip etmek çok önemlidir ve işte burada Genel Muhasebe Kodları veya GL Kodları devreye girer. Bu kodları, işletmelerin mali durumlarını düzenlemelerine yardımcı olan, harcanan veya kazanılan her doların doğru bir şekilde takip edilmesini sağlayan gizli sos olarak düşünün. GL Kodları sadece işleri düzenli tutmakla ilgili değildir; bunlar daha akıllı finansal kararlar almak, vergi süresini basitleştirmek ve işinizin sorunsuz ilerlemesini sağlamakla ilgilidir. Bu kılavuzda GL Kodlarının ne olduğunu, şirketiniz için neden bu kadar önemli olduklarını ve bunları nasıl etkili bir şekilde kullanabileceğinizi açıklayacağız. Ayrıca ekibinizde verimli GL kodlama süreçlerini nasıl kuracağınızı tartışacağız ve GL kodlama otomasyon yazılımını keşfedeceğiz.

GL Kodları Nedir?

Genel Muhasebe Kodları veya GL Kodları, bir şirketin genel muhasebe defterindeki mali işlemleri sınıflandıran ve kaydeden benzersiz alfasayısal dizilerdir.. Bu kodlar, bir işletmenin mali yapısının temel yapı taşları olarak hizmet eder ve işlemlerin gelirler, giderler, varlıklar, yükümlülükler ve özsermayeye ilişkin ayrı hesaplar halinde sınıflandırılmasına olanak tanır. Örneğin, ofis malzemeleri giderlerine ilişkin bir GL kodu, ofis malzemeleriyle ilgili tüm harcamaların bir arada gruplandırılmasını sağlamaya yardımcı olarak daha kolay takip ve analiz yapılmasını kolaylaştırır.

Neden GL Kodlarını kullanmalısınız?

Sistematik organizasyonları sayesinde GL kodları işletmelere şunları yapma yetkisi verir:

• Finansal Doğruluğu ve Finansal Standartlara Uyumu Artırın: GL Kodları, doğru mali raporlar üretmek için hayati önem taşıyan mali işlemlerin kesin olarak sınıflandırılmasına olanak tanır. Örneğin bir işletme, kamu hizmetleri giderlerine belirli bir GL kodu atayabilir. Bu, elektrik, su ve internet hizmetlerine ilişkin ödemelerin kamu hizmetleri giderleri altında doğru bir şekilde kaydedilmesini sağlayarak şirketin operasyonel maliyetlerini gerçek anlamda yansıtan mali tablolar oluşturmasına olanak tanır. Benzer şekilde, envanter alımları ve satışları için ayrı GL kodları kullanan bir perakende işletmesi, hem finansal analiz hem de vergi hesaplamaları için kritik bir rakam olan satılan malların maliyetini (COGS) doğru bir şekilde hesaplayabilir.
• Vergi Hazırlığını Basitleştirin ve Kesintileri En Üst Düzeye Çıkarın: GL Kodlarını kullanmak vergi süresini daha az korkutucu hale getirir. Giderlerin doğru bir şekilde sınıflandırılmasını sağlayarak, vergiden düşülebilir giderleri kolayca tespit edebilir ve hak sahibi olduğunuz tüm kesintileri talep ettiğinizden emin olabilirsiniz. Örneğin, seyahat harcamalarına ayrılmış bir GL Kodu, seyahatle ilgili tüm harcamaları hızlı bir şekilde derlemenize yardımcı olabilir ve bu kesintileri talep etme fırsatını kaçırmamanızı sağlar. Benzer şekilde, ekipman satın alımları için bir TL kodu kapsamında kaydedilen giderleri inceleyerek bir işletme, hızlandırılmış amortisman yöntemlerinden veya Bölüm 179 kesintilerinden yararlanabileceğini ve dolayısıyla vergiye tabi gelirini azaltabileceğini fark edebilir. Bu tür bir organizasyon önemli ölçüde vergi tasarrufu sağlayabilir ve vergi beyannamelerinde hata riskini azaltabilir.
• Bütçe Yönetimini Geliştirin: GL Kodları ile işletmeler, fiili harcamaları bütçelerle ayrıntılı düzeyde karşılaştırabilir. Örneğin, pazarlama giderlerine bir GL kodu atamak, bir işletmenin pazarlama bütçesi performansını yakından takip etmesine olanak tanır. Bir dijital pazarlama ajansı, GL kodlu pazarlama kategorisindeki harcamalarının sürekli olarak bütçeyi aştığını fark ederse, pazarlama stratejilerini veya bütçe tahsislerini ayarlamak için hedefe yönelik eylemler gerçekleştirebilir.
• Harcama Görünürlüğünü ve Karar Vermeyi Geliştirin: Bir kuruluş, her işleme benzersiz bir GL kodu tahsis ederek, farklı departmanlardaki harcamaları, her işlemin boyutunu ve satır öğesi düzeyinde ayrıntılı harcama verilerini titizlikle izleyebilir. İşletmeler böylece harcama kalıpları, kârlılık ve mali sağlık hakkında bilgi sağlayan ayrıntılı mali raporlar oluşturabilir. Bir imalat şirketi, farklı üretim hatlarıyla ilişkili maliyetleri takip etmek için GL kodlarını kullanabilir. Bu maliyetleri analiz etmek, verimsizliklerin veya iyileştirilecek alanların belirlenmesine yardımcı olabilir ve maksimum getiri için kaynakların nereye tahsis edileceği konusunda daha iyi stratejik kararlara yol açabilir.
• Ay Sonu Kapanışında Verimliliği Artırın: Doğru GL kodlaması, özellikle ay sonu kapanışı gibi kritik dönemlerde bir şirketin finansal süreçlerinde verimliliğin artmasına doğrudan katkıda bulunur. İşletmeler, her finansal işlemin en başından itibaren uygun GL koduna atanmasını sağlayarak, zaman alan düzeltmeler gerektiren hataların olasılığını önemli ölçüde azaltır. Bu hassasiyet, giderlerin otomatik olarak konsolidasyonuna olanak tanıyarak finansal raporlamayı yavaşlatan manuel ayarlamaları ve yeniden sınıflandırmaları en aza indirir. Sonuç, daha hızlı, daha verimli bir kapatma işlemidir ve başka bir yere daha iyi şekilde harcayabileceğiniz zamandan da tasarruf etmenizi sağlar.
• Dolandırıcılık Riskini Azaltın ve Denetime Hazır Olmayı Sağlayın: GL kodlarının sağladığı ayrıntı düzeyi, işletmeler için çok değerli bir güvenlik katmanı sunar. Her işlemin titizlikle kategorize edilmesiyle, dolandırıcılık veya kötü yönetim gibi sorunlara işaret eden anormallikleri veya kalıpları tespit etmek daha kolay hale gelir. Örneğin, bir şirket çalışan geri ödemelerine benzersiz bir GL kodu atarsa, bu işlemleri olağandışı derecede yüksek veya yerleşik politikalarla tutarsız olanlar açısından kolayca inceleyebilir. Ayrıca, denetim durumunda, işlemlerin GL koduna göre ayrıntılı organizasyonu, gerekli dokümantasyonun ve açıklamaların sağlanması sürecini basitleştirerek uyumsuzluk nedeniyle ceza veya para cezası riskini azaltır. Bu yaklaşım, işletmelerin yalnızca finansal kaynaklarını korumasını sağlamakla kalmaz, aynı zamanda pazardaki itibarlarını ve dürüstlüklerini de korumalarını sağlar.

GL Kodları Nasıl Atanır?

Her kuruşun önemli olduğu ve her işlemin önemli olduğu iş dünyasında, Genel Muhasebe (GL) kodlarınızın kurulumu yalnızca bir görev değil, bir sanattır. Muhasebe sisteminiz için güçlü bir temel oluşturmanın önemi yeterince vurgulanamaz. Peki bu sistemin merkezinde? İyi planlanmış bir GL kod yapısı. GL kodu düzenleme ve atama sanatında nasıl ustalaşabileceğinizi ele alalım.

GL kodlarınıza numara veya isim atamaya başlamadan önce bir adım geri atın. Neden? Çünkü GL kod yapınızı planlamak, bir binanın planlarını çizmeye benzer. Net bir plan olmadan inşaata başlamazsınız, değil mi? Benzer şekilde, GL kodlarını bir strateji olmadan oluşturmak kafa karışıklığının, verimsizliğin ve finansal raporlama kabuslarının reçetesidir.

1. Büyük Resimle Başlayın: Finansal işlemlerinizin ana kategorilerini tanımlayarak başlayın. Tipik olarak bunlar şunları içerir:

1. Varlıklar: Bunlar bir işletmenin sahip olduğu, ekonomik değeri olan kaynaklardır. Örnekler nakit, envanter ve ekipmanı içerir.
2. Yükümlülükler: Bunlar, krediler ve ödenecek hesaplar gibi bir işletmenin başkalarına olan borcunu temsil eder.
3. Öz kaynak: Özsermaye, varlıklardan tüm yükümlülükler düşüldükten sonra sahibinin alacağı hakkı ifade eder. Buna dağıtılmamış karlar ve stoklar da dahildir.
4. gelir: Gelirler, mal veya hizmet satışından herhangi bir gider düşülmeden elde edilen gelirdir.
5. Giderler: Giderler, kira, kamu hizmetleri ve maaşlar gibi gelir elde etme sürecinde ortaya çıkan maliyetlerdir.

Bu kategoriler GL kod sisteminizin omurgasını oluşturur ve her işlemin doğru şekilde sınıflandırılabilmesini sağlamaya yardımcı olur.

2. Ayrıntıyı Kucaklayın, Ancak Aşırı Karmaşıklıktan Kaçının: Her ana kategoride iş faaliyetlerinizin nüanslarını yansıtan alt kategoriler oluşturun. Aşağıda potansiyel alt kategorileri olan bir çerçeve örneği verilmiştir. Daha fazlasını keşfetmek için her bir kategoriye ve alt kategoriye tıklayın.

Varlıklar

Yükümlülükler

Öz kaynak

gelir

Giderler

Her ana kategoride ayrıntıları benimseyerek iş operasyonlarınızı doğru şekilde yansıtan sağlam bir sistem yaratırsınız. Ancak aşırı karmaşıklıktan kaçınma ilkesini unutmayın: alt kategorilerinizi işletmenizin özel ihtiyaçlarına ve ölçeğine uyacak şekilde uyarlayın, GL kod sisteminizin hem kullanışlı hem de yönetilebilir kalmasını sağlayın.

3. GL Kodlarını oluşturun: Kodlarınızı numaralandırmak için tutarlı bir mantık kullanın. Bu, belirli kategoriler için belirli aralıkların kullanılması anlamına gelebilir (örneğin, varlıklar için 1000 serisi, yükümlülükler için 2000 serisi). GL kodlarınızı tasarlarken aşağıdakileri göz önünde bulundurun:

• Ayrıntı Düzeyi: İhtiyacınız olan bilginin ayrıntı düzeyini belirleyin. Ayrıntı değerli olsa da, çok fazlası sisteminizi ve kullanıcılarınızı bunaltabilir.
• Departman Düzeyi Kodları: İşletmeniz birden fazla departmanı veya lokasyonu kapsıyorsa, daha ayrıntılı takip ve raporlama için bu ayrımları kodlarınıza dahil etmeyi düşünün.
• Proje Seviyesi Kodları: Proje bazlı çalışan işletmeler için projeye özel kodlar, maliyetlerin ve gelirlerin doğru bir şekilde takip edilmesine yardımcı olabilir.

4. Kapsamlı bir Hesap Planı Oluşturun: Kategorileriniz, alt kategorileriniz ve GL kodlarınız oluşturulduktan sonra hesap planınızı etkili bir şekilde oluşturdunuz. İşte Hesap Planının sonunda nasıl görünebileceğine dair bir kesit.

XYZ Üretim A.Ş.
Hesap tablosu

İyi düşünülmüş bir GL kod sistemi, her finansal işlemi hassas bir şekilde takip etmenize olanak tanır, kusursuz denetimleri kolaylaştırır ve iş kararlarınıza rehberlik edecek eyleme dönüştürülebilir bilgiler sağlar. Bu sadece kitaplarınızı düzenli tutmakla ilgili değil; üstün finansal zeka yoluyla stratejik avantaj elde etmekle ilgilidir.

Muhasebe Yazılımında GL Kodlarını Ayarlama

GL kodlarını muhasebe yazılımınıza entegre etmek söz konusu olduğunda, bunu finansal sisteminizin DNA'sının programlanması olarak düşünün. Çoğu modern muhasebe yazılımı, bu süreci basitleştirmek için kullanıcı dostu bir arayüz sunar. Bunu nasıl yapacağınız aşağıda açıklanmıştır:

1. Hesap Planı Özelliğine Erişin: Yazılımınızın hesap planı bölümüne giderek başlayın. Bu genellikle ayarlarda veya sistem kurulum menüsünde bulunur. Burada hesapları ve ilgili GL kodlarını görüntüleyebilir, ekleyebilir, düzenleyebilir veya silebilirsiniz.
2. Yeni GL Kodları Ekle: Planladığınız yapıya bağlı olarak yeni GL kodları eklemeye başlayın. Her kodun benzersiz olduğundan ve karar verdiğiniz numaralandırma mantığıyla uyumlu olduğundan emin olun. Örneğin, tüm varlık hesapları 1 rakamıyla başlayabilir (örn. Nakit için 1010, Alacak Hesapları için 1020, vb.).
3. Giriş Açıklamaları: Her GL kodu için açık ve kısa bir açıklama sağlayın. Bu açıklama, kodun temsil edeceği işlemlerin doğasını yansıtmalıdır. Bu adım, finansal ekibinizde netlik ve tutarlılık sağlamak için hayati öneme sahiptir.
4. Hesap Türlerini Atayın: Her GL kodunu ana hesap türlerine (varlıklar, yükümlülükler, özsermaye, gelirler ve giderler) göre doğru şekilde kategorilere ayırın. Bu sınıflandırma, doğru finansal raporlama ve analiz için çok önemlidir.
5. Kurulumunuzu Test Edin: Canlı yayına geçmeden önce birkaç işlem girerek ve bunların doğru GL hesaplarına doğru şekilde yansıtıldığından emin olarak bir test yapın. Bu adım, GL kodu kurulumunuzdaki sorunları tanımlamanıza yardımcı olarak gerekli ayarlamaları yapmanıza olanak tanır.

GL Kodlarını İşlemlere Atama

GL kodlarınız muhasebe yazılımınızda ayarlandıktan sonraki adım, bu kodları gerçekleşen işlemlere atamaktır. Bu süreç, düzenli ve verimli bir muhasebe sisteminin sürdürülmesinin temelini oluşturur. Bu görevde doğruluğu ve tutarlılığı nasıl sağlayacağınız aşağıda açıklanmıştır:

1. Ekibinizi Eğitin: Finansal işlemlerde yer alan tüm ekip üyelerinin GL kodlarının önemini ve bunların nasıl kullanılacağını anladığından emin olun. Bu, eğitim oturumlarını veya bir referans kılavuzu oluşturmayı içerebilir.
2. Kaynak Belgeleri İnceleyin: Her işlem için, uygun GL kodunu belirlemek amacıyla kaynak belgeyi (faturalar, makbuzlar, banka ekstreleri vb.) inceleyin. İşlemin niteliği hangi GL kodunun kullanılacağını yönlendirecektir.
3. Giriş İşlemleri: Muhasebe yazılımınıza işlemleri girerken, sisteminizin kurulumuna bağlı olarak açılır menüden uygun GL kodunu seçin veya manuel olarak girin. İşlemin ayrıntılarının GL kodunun açıklamasıyla uyumlu olduğundan emin olun.
4. Düzenli Denetimler: GL kodlarının doğru şekilde kullanıldığından emin olmak için işlemlerin düzenli denetimlerini gerçekleştirin. Bu, hataların veya tutarsızlıkların erken tespit edilmesine yardımcı olabilir ve bunların düzeltilmesini kolaylaştırır.

GL Kodu Atama İş Akışı

Hepsini bir araya getirmek için iş akışını gerçek dünyadan bir örnekle açıklayalım:

1. İşlem Kimliği: İşletmeniz krediyle 5,000 ABD doları değerinde ofis malzemesi satın alıyor.
2. Kaynak Belgeyi İnceleyin: Tedarikçiden, satın alma işleminin ayrıntılarını içeren bir fatura posta kutunuza gönderilir.
3. Uygun GL Kodunu Belirleyin: GL kod yapınıza göre ofis giderlerinin GL kodu altında kaydedilmesi gerektiğini belirlersiniz (örneğin, 5060 – Ofis Malzemeleri Giderleri).
4. Muhasebe Yazılımına İşlem Girin:
   • Yazılımınızdaki işlem giriş sayfasına erişin.
   • İşlem tarihini, tutarı (5,000$) ve tedarikçinin ayrıntılarını girin.
   • Ofis Malzemeleri Giderleri için 5060 GL kodunu seçin veya girin.
   • Satın alma krediyle yapıldığından, bu işlemin yarattığı yükümlülüğü temsil etmek üzere Borç Hesapları için GL kodunu da seçin (örneğin, 2010 – Borç Hesapları).
5. İnceleyin ve Onaylayın: İşlem ayrıntılarının ve GL kodlarının doğruluğunu bir kez daha kontrol edin, ardından işlemi onaylayın veya sisteme kaydedin.
6. Düzenli Uzlaşma: Ay sonunda, ofis malzemeleri de dahil olmak üzere tüm satın alma işlemlerinin doğru bir şekilde muhasebeleştirildiğinden ve ödeme yükümlülüklerinin net olduğundan emin olmak için ödenecek hesapların mutabakatını yapın.

Nanonet'lerle GL Kodlamayı Otomatikleştirin

Dijital çağda otomasyon, finansal süreçlerde verimliliği ve doğruluğu artırmanın anahtarıdır. İşletmeler, Genel Muhasebe (GL) kod atama iş akışını otomatikleştirmek için Nanonets gibi bir araçtan yararlanarak manuel çabayı önemli ölçüde azaltabilir ve hataları ve gecikmeleri en aza indirebilir.

Otomatik iş akışında ofis malzemeleri satın alma örneğini yeniden ele alalım:

• Fatura Alma ve Yakalama: 5,000 $'lık ofis malzemesi satın alımına ilişkin elektronik faturayı posta kutunuza aldıktan sonra Nanonets, belgeyi e-postadan otomatik olarak yakalar.

• Veri Çıkarma: Nanonets, OCR (Optik Karakter Tanıma) ve yapay zekayı kullanarak ilgili işlem ayrıntılarını faturadan çıkarır.
• GL Kodu Ataması: GL kodu ataması şu şekilde etkili bir şekilde yürütülebilir: –
  • Geçmiş verilerle ilgili eğitim: Nanonets ile finansal işlemleri tanımak ve kategorilere ayırmak için bir makine öğrenimi modeli eğitebilirsiniz. Bu, geçmiş mali belgelerin ve tarihsel olarak doğru GL kodlarıyla etiketlenmiş işlemlerin yüklenmesini içerir. Model, yeni işlemlere ilişkin GL kodlarını doğru bir şekilde tahmin etmek için bu örneklerden bilgi alır.

• Kullanıma hazır Gen Yapay Zeka: Yazılımımız, Nanonets GenAI'yi kullanarak finansal belgelerdeki metni insan anlayışını taklit edecek şekilde yorumlayabilir. Bu, işlem ayrıntılarının belirsiz veya seyrek olduğu durumlarda bile GL kodlarını doğru bir şekilde atamak için karmaşık akıl yürütmeyi uygulamak üzere ilgili bilgileri, bağlamı ve semantiği çıkarmasına olanak tanır.

• İnceleme ve Doğrulama: Tutarın önceden tanımlanmış bir eşiği aşması nedeniyle işlem hızlı bir inceleme için işaretlendi. Ayrıntıları doğruladıktan sonra finans ekibi GL kodu atamasını onaylar.

• Muhasebe Yazılımına Gönderme ve Verileri Diğer Uygulamalarla Senkronize Etme: Atanan GL kodlarıyla birlikte doğrulanan işlem otomatik olarak muhasebe yazılımına yüklenir. Borç hesapları ve ofis malzemeleri gider hesapları, manuel veri girişi yapılmadan buna göre güncellenir.

• Otomatik Mutabakat: Defterlerinizi anında eşleştirmek ve tutarsızlıkları belirlemek için Nanonet'leri banka ekstreleriniz ve Genel Muhasebe verilerinizle entegre edin ve ay sonunda defterlerinizin kapatılması için gereken süreyi %90 oranında azaltın.

Sonuç

İşletme finansmanının karmaşık dansında, Genel Muhasebe Kodları (GL Kodları) yalnızca yöntemsel bir adım olarak değil, aynı zamanda finansal netlik ve stratejik içgörüye yönelik dönüştürücü bir sıçrama olarak ortaya çıkıyor. Bu alfasayısal anahtarlar, işletmelerin finansal işlemlerin karmaşıklığını hassas bir şekilde yönetme potansiyelini açığa çıkararak, şirketin mali durumunun iyileştirilmesi için her kuruşun yolculuğunun izlenmesini, kategorize edilmesini ve analiz edilmesini sağlar.

GL Kodlarının özü, salt organizasyonun ötesindedir; bir işletmenin finansal dokusuna bir zeka katmanı yerleştirmekle ilgilidir. Şirketler, bu kodları her işleme titizlikle atayarak, gelişmiş mali doğruluk, kolaylaştırılmış vergi hazırlığı ve sağlam bütçe yönetimine giden yolu aydınlatabilir. Bu netlik, stratejik kararların varsayımlarla değil verilerle belirlendiği bir ortamı teşvik ederek işletmelerin finansal zorluklar ve fırsatlar karşısında çevik bir şekilde hareket etmelerine olanak tanır.

Üstelik, GL Kodlarının muhasebe yazılımına entegrasyonu, Nanonets gibi otomasyon araçlarının gücüyle tamamlanarak, finansal süreçlerin yalnızca verimli değil aynı zamanda dayanıklı olduğu bir geleceğe doğru atılımı temsil ediyor. Bu dijital dönüşüm, ekiplerin üzerindeki manuel yükü azaltır, işi ileriye taşıyacak stratejik görevlere odaklanmalarına olanak tanırken aynı zamanda hatalara ve sahtekarlığa karşı da koruma sağlar.

Benzersiz verimlilik ve doğrulukla finansal süreçlerinizde devrim yaratmaya hazır mısınız? Nanonets ile finansın geleceğini kucaklayın. Son teknolojiye sahip otomasyon platformumuz, Mali İş Akışlarınızı daha önce hiç olmadığı kadar kolaylaştırmanın yanı sıra Genel Muhasebe (GL) kodlamasını kullanma biçiminizi de değiştirir.

Burada bir Arama Planlayın

• SEO Destekli İçerik ve Halkla İlişkiler Dağıtımı. Bugün Gücünüzü Artırın.
• PlatoData.Network Dikey Üretken Yapay Zeka. Kendine güç ver. Buradan Erişin.
• PlatoAiStream. Web3 Zekası. Bilgi Genişletildi. Buradan Erişin.
• PlatoESG. karbon, temiz teknoloji, Enerji, Çevre, Güneş, Atık Yönetimi. Buradan Erişin.
• PlatoSağlık. Biyoteknoloji ve Klinik Araştırmalar Zekası. Buradan Erişin.
• Kaynak: https://nanonets.com/blog/general-ledger-codes-and-gl-code-automation/