Harcama talebi sürecinizi kolaylaştırmak, yalnızca iş verimliliği ve doğruluğu için harika olmakla kalmaz, aynı zamanda kârlılığınız için de oyunun kurallarını değiştirir.

Bir düşünün: daha hızlı geri ödemeler, doğru finansal kayıtlar ve şirket ve vergi yasalarına daha kolay uyum. Ancak acı verici bir egzersiz olmaya devam ediyor. Buna göre Küresel İş Seyahati Birliği raporu, işleniyor gider raporu tek gecelik bir otel konaklamasının maliyeti ortalama 58$'dır ve 20 dakika sürer!

İş modeliniz ne kadar mükemmel olursa olsun veya satış rakamlarınız ne kadar büyük olursa olsun, sızdıran gider talep süreçleri mali durumunuz için yavaş ve sessiz bir katil olabilir. Ve yeni veya büyümekte olan bir işletmeyseniz, bu karşılayamayacağınız bir başarıdır.

İyi haber şu ki, masraf talebi sürecinizi otomatikleştirmek, onu daha hızlı, daha doğru ve daha az maliyetli hale getirebilir. Mali durumunuzda hızlı ve etkili bir artış istiyorsanız, bu alana odaklanmalısınız.

Bu makale, gider taleplerinizi nasıl daha iyi otomatikleştirebileceğinizi ve yönetebileceğinizi vurgulayacaktır.

Masraf talebi nedir?

Gider talebi, şirket adına yapılan harcamaların tazmin edilmesi için bir çalışan tarafından yapılan resmi bir taleptir. Bunlar seyahat masrafları, yemekler, ofis malzemeleri veya bir çalışanın cebinden ödediği diğer masraflar olabilir.

Masraf taleplerinin oluşturulmasının farklı yolları

Ekip üyeniz bir iş seyahatindeyken bir trafik cezası alırsa, bu bir iş gideri değildir. Ancak bir müşteriye lüks bir akşam yemeği ısmarlamışlarsa veya bir otel rezervasyonu yapmışlarsa, bunun için hak talebinde bulunabilirler.

The IRS Neyin yasal bir işletme gideri sayılacağı konusunda basit bir kuralı vardır. Sıradan ve gerekli olmalı. Sıradan, iş alanınızda yaygın olduğu anlamına gelir ve gerekli, işiniz için yararlı ve uygun olduğu anlamına gelir.

Masraf talepleri, aşağıdakiler gibi çeşitli yerlerden gelebilir: seyahat, ofis malzemeleri veya müşteri ilişkileri kurma. 

Hadi parçalayalım:

1. Seyahat masrafları: Çalışanlar iş için yoldayken uçak bileti, otel, kiralık araba ve benzini düşünün.

2. Yemek ve eğlence: Bu, satış ekibinizin yemek için potansiyel müşterilerle buluşmasını veya bir ağ oluşturma etkinliğine bilet kapmasını içerebilir.

3. Ofis giderleri: Günlük ofis malzemelerinizden internet faturanıza kadar her şey bu kategoriye giriyor.

4. Konaklama: Otel odaları veya kiralık daireler gibi gecelik konaklamalar için tüm masraflar burada sayılır.

5. Beklenmeyen ilgili giderler: Bunlar, olağan operasyonların bir parçası olmayan ancak iş için gerekli olan acil durum onarımları veya yasal ücretler gibi çalışanlar tarafından üstlenilen öngörülemeyen maliyetleri içerir.

Masraf taleplerinin oluşturulabilmesinin birkaç yolu vardır:

makbuzlar: En geleneksel şekilde, çalışanlar işle ilgili satın alma fişlerini saklar ve gider bildirim raporları ile birlikte sunarlar.

Kredi kartı ekstreleri: İşletmenin ticari kredi kartı vermesi durumunda harcamalar doğrudan kart ekstresinden takip edilebilir.

Mobil uygulamalar: Artık birçok işletme kullanıyor Gider Yönetimi çalışanların makbuzlarının bir fotoğrafını çekmelerine ve anında göndermelerine olanak tanıyan uygulamalar.

Günlük ödenekler: Bazı durumlarda işletmeler, çalışanlarına giderlerini karşılamak için günlük ödenek sağlayabilir. Bu ödeneği aşan herhangi bir harcamanın ayrı olarak talep edilmesi gerekecektir.

Tüm bu yöntemlerin artıları ve eksileri vardır ve en iyi seçim genellikle işletmenizin boyutuna ve ihtiyaçlarına bağlıdır.

İşletmeler gider taleplerini nasıl izler ve yönetir?

Geleneksel olarak, şirketler gider taleplerini izlemek ve yönetmek için manuel süreçlere güvenirler. Bu genellikle çalışanların kağıt harcama raporlarını doldurmasını, fiziksel makbuzları eklemesini ve bunları yöneticilerine veya bir kontrolöre göndermesini içerir.

Yönetici daha sonra talepleri inceler ve onaylar. Bundan sonra, raporları değerlendirilmek üzere muhasebe departmanına iletilir. Muhasebe ekibi, verileri muhasebe sistemine girer, harcamaları doğrular ve çalışanlara geri ödeme yapar.

Kulağa çok iş gibi geliyor, değil mi? Ve budur. Ama bu en kötü kısım bile değil. Meydana gelebilecek tüm güçlükleri ve olası hataları düşünün.

• Çalışanlar tüm işlemlerini takip etmelidir. makbuzlar ve zamanında gönderin.
• Yöneticiler, her iddiayı ayrı ayrı inceleyip onaylamalı ve başka bir yerde daha iyi harcanabilecek değerli zamanı boşa harcamalıdır.
• Sahte veya şişirilmiş iddialar gözden kaçabilir ve mali kayıplara neden olabilir.
• Verileri manuel olarak girerken muhasebe hataları meydana gelebilir ve bu da mali kayıtlarda tutarsızlıklara yol açar.
• İşlemedeki gecikmeler geç geri ödemelere yol açarak çalışan memnuniyetsizliğine neden olabilir.
• Muhasebe ekibinin, zaman alıcı ve hataya açık olabilen vergi amaçlı verileri ayıklaması ve sınıflandırması gerekir.
• Yanlış veriler finansal planlama ve bütçelemeyi engelleyerek kötü iş kararlarına yol açabilir.

Tüm bu engellerle birlikte, birçok işletmenin otomatik gider yönetimi çözümlerini benimsemesi şaşırtıcı değil. Bu araçlar, gönderimden onaya ve geri ödemeye kadar tüm süreci kolaylaştırır. Ayrıca muhasebe sisteminizle entegre olarak giderlerin takibini ve kategorize edilmesini kolaylaştırırlar.

Masraf talep sürecinizi neden otomatikleştirmeyi düşünmelisiniz?

Şunu hayal edin: Bir çalışan bir makbuz çeker ve onu çevrimiçi bir platforma yükler. Verileri otomatik olarak çıkarır, gideri sınıflandırır ve talebi gönderir. Talep daha sonra onay için otomatik olarak uygun yöneticiye yönlendirilir ve ardından işlenmek üzere muhasebe departmanı gelir. Çalışana geri ödeme yapılır ve gider verileri otomatik olarak kaydedilir ve muhasebe sisteminde kategorize edilir.

gibi bir otomasyon çözümü ile Nanonets Masraf Talebi OCR, bu varsayımsal bir senaryo değil, bir gerçektir. Manuel veri girişi ihtiyacını ortadan kaldırabilir, hata riskini azaltabilir ve tüm masraf talep sürecini hızlandırabilirsiniz.

Gider talep sürecinizi otomatikleştirmeyi düşünmeniz için birkaç neden vardır:

1. İşlem hızını artırır: Otomasyon, manuel veri girişini ortadan kaldırır, onay sürelerini hızlandırır ve daha hızlı geri ödeme sağlar. Ekibiniz evrak işleriyle boğuşmak yerine daha önemli görevlere odaklanabilir.

2. Manuel müdahaleyi azaltın: Kurallar ve iş akışları en baştan belirlendiğinden, yöneticilerin ve muhasebe ekiplerinin her talebi incelemek ve onaylamak için eskisi kadar zaman harcaması gerekmez. Bu, insan hatası riskini azaltır ve süreçte tutarlılık sağlar.

3. Hataları azaltır: Geçersiz veriler, yinelenen girişler ve hileli iddialar otomatik olarak işaretlenir ve derhal ele alınabilir. Bu, mali kayıtlarınızın doğru, güvenilir ve uyumlu olmasını sağlar.

4. Görünürlüğü artırır: Otomasyon ile, harcamalarınıza ilişkin gerçek zamanlı görünürlük elde edersiniz. Harcama eğilimlerini takip edebilir, yüksek harcama alanlarını belirleyebilir ve maliyetleri kontrol etmek için bilinçli kararlar alabilirsiniz.

5. Uygunluğu sağlar: Otomatik sistemler şirketinizin gider politikaları ve IRS düzenlemeleri ile programlanabilir. Bu, tüm iddiaların uyumlu olmasını sağlayarak denetim ve ceza riskini azaltır.

6. Raporlamayı basitleştirir: Otomatik araçlar, ayrıntılı raporlar oluşturarak verileri analiz etmeyi ve harcama kalıplarınıza ilişkin öngörüler elde etmeyi kolaylaştırır. Bu, bütçeleme ve finansal planlamada yardımcı olabilir.

7. Çalışan memnuniyetini artırır: Çalışanlar, yüzlerce harcama raporu hazırlamak veya geri ödeme almak için haftalarca beklemek istemiyor. Otomatik bir sistemle harcamalarını kolayca sunabilir ve hızlı bir şekilde geri ödeme alabilirler; artık onayların peşinden koşmanıza veya kayıp makbuzlardan endişe etmenize gerek yok.

8. Çevre dostu: Artık yazıcı ve fotokopi makinesi kullanımına son. Dijitale geçerek, karbon ayak izinizi azaltıyor ve daha fazlasına katkıda bulunuyorsunuz. sürdürülebilir ortamı.

9. Ölçeklenebilir: İşiniz büyüdükçe harcamalarınız da büyüyecektir. Manuel işlemenin aksine, otomatik sistemler daha fazla kullanıcı ve işlemi barındıracak şekilde kolayca ölçeklenebilir ve şirketiniz genişledikçe operasyonların sorunsuz olmasını sağlar.

10. Tasarruf sağlar: Elbette, sisteminizi otomatikleştirmenin bir bedeli vardır, ancak şunu göz önünde bulundurun: Artık kağıt, mürekkep ve diğer muhtelif masraflar yok. Artık sıkıcı manuel veri girişi ve işleme için harcanan saatler için ödeme yapmanıza gerek yok. Ayrıca, doğruluğu artırmak ve mükerrer ve hileli iddiaları azaltmak, uzun vadede size daha fazla para kazandırabilir.

Harcama talebi sürecinizi nasıl otomatikleştirebilirsiniz?

İşletmenizin benzersiz ihtiyaçları ve gereksinimleri olabilir. Küçük bir işletme, makbuz verilerini yakalamak için yalnızca bir OCR aracına ihtiyaç duyabilir. Gerisi bir elektronik tablo kullanılarak yönetilebilir.

Orta ölçekli bir şirket ise daha kapsamlı bir çözüme ihtiyaç duyabilir. Veri yakalamadan onay iş akışlarına ve muhasebe yazılımıyla entegrasyona kadar her şeyi yöneten bir çözüm.

Otomasyonu düşünmeden önce gereksinimlerinizi net bir şekilde anladığınızdan emin olun.

Gider talep sürecinizi otomatikleştirmek için izleyebileceğiniz adımların kısa bir özetini burada bulabilirsiniz:

1. İhtiyaçlarınızı belirleyin

Otomasyonla neyi başarmak istediğinizi belirleyin. Bu, daha hızlı işlem süreleri, daha az hata, daha iyi uyumluluk veya yukarıdakilerin tümü olabilir.

Ayrıca, aşağıdaki gibi faktörleri göz önünde bulundurun:

• Şirketinizin büyüklüğü
• Harcama politikanız
• Ele aldığınız gider taleplerinin hacmi
• Ekibinizin teknik yetenekleri
• Bütçeniz
• Mevcut iş akışındaki engeller

2. Mevcut çözümleri değerlendirin

Mevcut gider yönetimi çözümleri için pazarı araştırın. İhtiyaçlarınıza uygun özellikleri arayın:

• Veri yakalama ve işleme için OCR
• Daha hızlı işleme için kural tabanlı onaylar
• Yapay zeka destekli anormallik işaretleme
• Harcamaları sınıflandırmak için kendi kendine öğrenen algoritmalar
• Muhasebe yazılımınız ile entegrasyon
• Hareket halindeyken gider gönderimi
• Özelleştirilebilir onay iş akışları
• Uyumluluk kontrolleri ve uyarılar
• Ayrıntılı raporlama ve analitik

3. Bir gider yönetimi çözümü seçin ve uygulayın

Bir çözüm seçerken kullanıcı dostu olma, gerekli eğitim, ölçeklenebilirlik, güvenlik önlemleri, maliyet ve müşteri desteği gibi faktörleri göz önünde bulundurun.

Seçeneklerinizi daraltın. Bir demo veya deneme süresi talep edin. Bu size yazılımla ilgili uygulamalı deneyim kazandıracak ve işinize uygun olup olmadığını belirlemenize yardımcı olacaktır.

Doğru çözümü bulduğunuzda, bunu kuruluşunuzda uygulayabilirsiniz. Bu şunları içerebilir:

• Çalışanlarınızı eğitmek
• Uygun harcamaları, onaylayıcıları, onay limitlerini ve iş akışlarını tanımlama
• Harcama politikanız ve düzenlemelerinize uymak için rollerin ve sistemin ayarlanması
• Mevcut sistemleriniz ile entegre ederek (muhasebe, bordro, İK vb.)

4. Performansı izleyin ve optimize edin

Veri yakalama, onay süreleri ve geri ödeme sürelerinin doğruluğunu kontrol edin. Manuel müdahalenin ne sıklıkta gerekli olduğunu ve sistemin anormallikleri doğru bir şekilde işaretleyip işaretlemediğini öğrenin. Rolleri ve kuralları gerektiği gibi güncelleyin.

Kullanıcı geri bildirimlerini takip edin. Çalışanlarınız sistemi kullanmayı kolay buluyor mu? Masraflarını sunabiliyorlar mı ve hızlı bir şekilde geri ödenebiliyorlar mı? İyileştirmeler yapmak için geri bildirimlerini kullanabilirsiniz.

Ayrıca, sistemin kârlılığınız üzerindeki etkisini izleyin. Zamandan ve paradan tasarruf ediyor musunuz? Araç, maliyetleri kontrol etmenize ve dolandırıcılığı azaltmanıza yardımcı oluyor mu?

Nanonets, gider talep sürecinizi otomatikleştirmeye nasıl yardımcı olabilir?

Masraf talebi işlemesi ile çok daha kolay hale geliyor Nanonetler. Makbuz yakalamadan gider onayına ve ödeme işlemeye kadar tüm gider talebi sürecini otomatikleştirebilirsiniz.

İşte Nanonet'lerin nasıl yardımcı olabileceğine dair hızlı bir genel bakış:

1. Veri yakalamayı otomatikleştirin: Çalışanlar makbuzlarını toplu olarak yükleyebilir ve tüm bilgilerin otomatik olarak çıkarılmasını ve kategorize edilmesini sağlayabilir. Biçimlendirme veya manuel veri girişi hataları hakkında endişelenmenize gerek yok.

2. Gider yönetimini merkezileştirin: Tüm masraf taleplerinin tek bir yerde saklanması, takip edilmesini, yönetilmesini, ödenmesini ve denetlenmesini kolaylaştırır. Ayrıştırılmış verileri kolayca CSV veya Excel daha fazla analiz veya raporlama için dosyalar.

3. Akıllı bir modelle çalışın: Gider talebi işleme modelimiz, zaman içinde eylemlerinizden öğrenir. Bu, veri çıkarma ve sınıflandırmanın doğruluğunu artırmaya yardımcı olarak süreci zaman içinde daha verimli hale getirir.

4. İş akışlarını özelleştirin: Şirketinizin politikalarıyla uyumlu onay iş akışları oluşturabilirsiniz. Bu, tüm masraf taleplerinin onaylanmadan önce gerekli kontrol ve dengelerden geçmesini sağlar.

5. Anormallikleri otomatik olarak işaretleyin: Geçmiş verilere dayalı olağandışı gider taleplerini belirleyin ve incelenmek üzere işaretleyin. Bu, dolandırıcılığın önlenmesine ve şirket politikalarına uygunluğun sürdürülmesine yardımcı olur.

6. Mevcut sistemlerle entegre edin: Google Drive, Zapier, Xero, Sage, Gmail, QuickBooks ve daha fazlası gibi araçlarla sorunsuz bir şekilde entegre edin. Sonsuz veri geçişini unutun ve sorunsuz bir geçişin keyfini çıkarın.

7. Gerçek zamanlı analitiklere erişin: Harcama kalıplarınız hakkında fikir edinin, eğilimleri belirleyin ve verilere dayalı kararlar alın. Harcama taleplerinizi gerçek zamanlı olarak izleyin ve gerektiğinde hemen harekete geçin.

8. Uyumluluğu sağlayın: Yerleşik uyumluluk kontrolleri ve uyarıları ile tüm masraf taleplerinin şirketinizin politikalarına ve düzenlemelerine uygun olmasını sağlayabilirsiniz. Bir denetim izini sürdürmek zahmetsiz hale gelir ve olası yasal sorunlardan kaçınabilirsiniz.

Nihai düşünceler

Masraf taleplerini sıkı bir şekilde kontrol altında tutmak, gelişen her işletme için çok önemlidir. Büyüme ve genişleme koşuşturmacasının ortasında, harcamaları gözden kaçırmak çok kolaydır.

Çözüm? Masraf talebi işlemeyi otomatikleştirin. Bu basit adım, kısa vadede size zaman, para ve bir sürü baş ağrısı kazandırabilir.

Manuel hataları azaltır, uyumluluk sağlar ve şirketinizin harcamalarını net bir şekilde görmenizi sağlar. Bu sadece maliyet kontrolü ile ilgili değil, akıllı, bilgiye dayalı iş kararları almakla ilgili.

Nanonets, gider taleplerini yönetmek için akıllı, güvenilir, güvenli ve verimli bir çözüm sunarak bu yolculukta size yardımcı olmak için burada. Platformumuz, iş gereksinimlerinize uyum sağlayacak şekilde tasarlanmıştır ve otomatik gider yönetimine geçişi sorunsuz ve zahmetsiz hale getirir.

İle Nanonetler, masraf geri ödeme sürecinin her bölümünü otomatik hale getirebilirsiniz:

• Faturalar, makbuzlar, e-postalar veya web siteleri gibi çeşitli belgelerden veri çekin.
• Harcama etiketlemeyi kolaylaştırın
• İş akışı otomasyonu ile genel muhasebe kodlamasını basitleştirin
• Onay sürecini otomatikleştirin
• Veri girişi, belge eşleştirme ve sınıflandırma gibi sıkıcı görevleri hallederek zamandan %90 tasarruf edin.
• Çalışan ve muhasebe giderleri açısından maliyetlerinizi %80 oranında azaltın

• SEO Destekli İçerik ve Halkla İlişkiler Dağıtımı. Bugün Gücünüzü Artırın.
• PlatoData.Network Dikey Üretken Yapay Zeka. Kendine güç ver. Buradan Erişin.
• PlatoAiStream. Web3 Zekası. Bilgi Genişletildi. Buradan Erişin.
• PlatoESG. Otomotiv / EV'ler, karbon, temiz teknoloji, Enerji, Çevre, Güneş, Atık Yönetimi. Buradan Erişin.
• PlatoSağlık. Biyoteknoloji ve Klinik Araştırmalar Zekası. Buradan Erişin.
• ChartPrime. Ticaret Oyununuzu ChartPrime ile yükseltin. Buradan Erişin.
• Blok Ofsetleri. Çevre Dengeleme Sahipliğini Modernleştirme. Buradan Erişin.
• Kaynak: https://nanonets.com/blog/expense-claim-processing-automation/