Gider Raporu Nedir ve Nasıl Oluşturulur?

İşletmenizin ay boyunca veya tüm yıl boyunca ne kadar para harcadığı konusunda endişeleniyor musunuz?

Gider raporunu tanımlayarak başlayayım.

Şirketin ay, çeyrek veya yıl içerisinde yaptığı tüm harcamaların kayıt altına alınması ve raporlanması amacıyla gider raporu yapılır. Ancak bu rapor aynı zamanda dönem içinde ödenen tüm satın almaları ve vergileri de içerir. Gider raporu kafanızın rahat olmasına yardımcı olur ve tüm harcamaları takip ederek gider yönünden kendinizi rahatlamış hissedersiniz.

Bu kısa rehberimizde, tüm işletme harcamalarınızı kayıt altına almak ve gider yönetiminizi çözmek için yapabileceğiniz tüm gider raporlarını sizlere aktaracağız. Ayrıca gider raporu oluşturma adımlarını, gider raporu türlerini, gider raporu kategorilerini anlatacağız ve son olarak otomasyon ve yapay zeka kullanarak gider raporu oluşturmayı nasıl otomatikleştirebileceğimizi göreceğiz.

Gider raporu nedir?

Gider raporu, şirket adına yapılan maliyetlerin kategorize edilmiş ve ayrıntılı bir listesini içerir.

Gider raporları ve ek analizler, giderin ne kadarının geri ödemeye izin verdiğini, paranın nasıl harcandığını ve şirketin hangi öğeleri satın aldığını belirlemede yöneticiye veya finans ekibine yardımcı olur.

Kağıt üzerinde veya elektronik olarak hazırlanan bir gider raporu, bir çalışanın cebinden ödediği ve tazminat talep ettiği tüm işletme maliyetlerini listeler. Bu maliyetler genellikle kilometre, yiyecek ve ofis malzemelerine bölünür. Ek olarak, farklı satıcıları ve bunların ayrı ücretlerini açıklayacak şekilde ayrıntılı olarak listelerler. Gider raporu, yalnızca gerçekleşen toplam harcamaları göstermekten ziyade, izin süreci boyunca daha kapsamlı bir denetim yapılmasına olanak tanır.

Gider raporunuza neleri eklemelisiniz?

Bir işletme raporu olan gider raporu çeşitli bilgi ve sorgulamalardan oluşur. Detaylar ve bilgiler aşağıdaki gibidir:

Çalışana İlişkin Bilgiler

Gider raporunda ilk yazılacak olan, raporu düzenleyen çalışanın adı, iletişim numarası, departmanı vb. temel bilgileridir.

Müşteri Hakkında Bilgi

Bir sonraki yazılacak şey, ürünü/hizmeti satın alan ve firmanın ürünü satın aldığı müşterinin bilgileridir.

Tarih

Daha sonra her harcamanın tarihi yazılacaktır. Ayrıca fatura tarihi ile gider raporunun aynı olması gerekmektedir.

Tip ve Diğer Detaylar

Gider raporunun ihtiyaç duyduğu diğer bir şey de giderin türü ve giderlerle ilgili diğer ayrıntılardır.

Toplam ve Ara Toplam Tutarı

Gider raporunda yer alan bir sonraki şey, her giderin toplamı ve toplam giderdir (şirketin ödediği vergi dahil).

Gider raporu şablonumuzla profesyonel gider raporları oluşturun!

Gider Raporu kullanmanın faydaları

Gider raporu her organizasyonun temel bir parçasıdır; çünkü ay, çeyrek veya yıl boyunca gerçekleşen işlem ve harcamaları kolayca kaydedebilirsiniz. Üstelik gider raporu oluşturmak size aşağıdaki şekillerde fayda sağlayabilir.

Giderlerin Kontrolü ve Takibi

Gider raporu hazırlamak, maliyetleri kontrol etmeye ve giderleri takip etmeye yardımcı olduğu için bir işletmede hayati öneme sahiptir. Gider raporları sayesinde şirketinizde ne kadar harcama yaptığınızı kolaylıkla takip edebilirsiniz.

Bütçenizi Doğru Tutar

Bütçeniz ne kadar doğru olursa işinizi yürütmeniz o kadar kolay olur. Gider raporu işletmenizin bütçesini hazırlamak için en temel stratejidir. Gider raporu, rahat kalmanıza ve işinizi hızlı bir şekilde yürütmenize yardımcı olacak şekilde kuruluş için doğru bir bütçe hazırlamanıza yardımcı olur.

Hangi departmanların daha büyük bütçe tahsislerinden yararlanabileceğini görebilirsiniz. Şirketinizin mali durumunu yolunda tutmak için, gider raporunu kullanarak departmanların kendilerine atanan bütçelere uyup uymadığını da görebilirsiniz.

Çalışan harcamalarını takip etmeye başlayın gider raporu şablonu.

Çalışan Geri Ödeme sürecini standartlaştırın

Harcama raporu standart bir uygulama haline geldiğinden, çalışanlar maliyetlerin geri ödeme için uygun olup olmadığı konusunda bilinçlidir. gider yönetimi. Ancak gider raporu, geri ödemede harcama raporlarının zamanında ve doğru şekilde sunulmasını kolaylaştırır.

Ayrıca çalışanlar harcamalarının her yönünü faturalarla birlikte belgeledikleri için finans yöneticilerinin harcamaların doğru olup olmadığını belirlemesi daha kolay oluyor. Yani gider raporlarının her zaman geri ödemenin sürdürülmesine yardımcı olduğunu söyleyebiliriz.

Vergi Bakımı

Bir işletmeyi yürütmenin merkezi kısmı vergi kesintilerini ve doldurmalarını sürdürmektir. Ancak vergiler için ayrı bir rapor hazırlamak telaşlı olabilir.

Şirketler, raporun ve vergi giderlerinin uygun şekilde korunmasına yardımcı olduğu için gider raporları oluşturur. Benzer şekilde, tüm dönem boyunca yapılan vergi harcamalarının sağlam bir kanıtı ile yöneticilerin bunu gider raporuna yazması işletme açısından avantajlıdır.

Gider Raporu Türleri

Gibi farklı türde harcama raporları vardır. T&E, Aylık giderler vb. Genel olarak tüm maliyet raporlarının amacı, harcamaların daha iyi izlenmesi ve analiz edilmesi konusunda işletmeye yardımcı olmaktır. Bazıları vergilendirme açısından önemli olan T&E harcama raporları, kuruluşların fazla ödeme yapabileceği alanların belirlenmesine yardımcı olabilir.

İşçiler genellikle haftalık harcama beyanları hazırlarlar. T&E Müşteri yemekleri veya müşteri tesislerine seyahat gibi şeylere harcanan kendi paralarıyla ilgili bilgileri içerir. İşletmeler, maliyetleri takip etmek ve bir seyahat yönetimi stratejisi oluşturmayı desteklemek için işçi harcamalarından elde edilen birleştirilmiş verileri değerlendiren uygun harcama yönetimi sistemini kullanarak raporlar oluşturabilir.

İşletmeler, diğer harcama alanlarını, özellikle de ücretler ve kira gibi genel giderleri izlemek için farklı harcama raporları biçimleri kullanır. Şimdi aşağıdaki maliyet türlerine bakalım;

Aylık Gider Raporu

Bir kurum, aylık harcama raporlarını kullanarak tüm işletme maliyetlerini izleyebilir ve değerlendirebilir. Aylık rapor, işletmenin harcama modellerini izlemesine, toplam harcamaların tahminlerle uyumlu olup olmadığını değerlendirmesine ve maliyet düşürme fırsatlarını belirlemesine yardımcı olur.

Uzun Vadeli Gider Raporları

Çoğunlukla bir çeyreği veya bir yılı kapsayan uzun vadeli harcama raporları, bir şirketin ne kadar para harcadığına dair başka bir bakış açısı sunar. Yıllık maliyet raporları, işletmeler tarafından yıllık vergi beyannamelerine dahil edilecek vergi kesintilerini bulmak için kullanılabilir.

Tekrarlayan Giderler Raporu

İşletmenin aylık olarak ödemesi gereken kira, maaş ve kamu hizmetleri gibi düzenli harcamalar genellikle yinelenen harcama raporlarında incelenir. Bu harcamalarda gizli olarak zarar verebilecek önemli artışlar onların yardımıyla daha kolay tespit edilebilir.

Tekrarlayan manuel görevleri otomatikleştirmek mi istiyorsunuz?

Nanonets'in iş akışı tabanlı belge işleme yazılımına göz atın. Otomatik pilotta çalışan geri ödeme formlarından, sözleşmelerden, makbuzlardan ve daha fazlasından veri çıkarın!

Gider Raporu Nasıl Görünür?

Gider raporu işletmenin yaptığı tüm harcamaları içeren bir form gibidir. Bir harcama raporunun karmaşıklığı, birkaç temel alan içeren basit bir elektronik tablodan, birkaç bölüm içeren çeşitli belgelere kadar değişebilir. Tarih, satıcı adı, müşteri adı, hesap ayrıntıları, toplam tutar, düşülen tutar vb. içerir.

İşte örnek bir gider raporu:

Ücretsiz gider raporu şablonumuzu şimdi indirin. Şimdi profesyonel uzman raporu şablonları oluşturun.

Gider raporu nasıl doldurulur?

Gider raporunu doldurmanın yaklaşık iki yolu vardır

Manuel gider raporu
Elektronik gider raporu

Gider raporları manuel olarak nasıl doldurulur?

Birçok kuruluş, özelleştirilmiş kullanarak gider raporları hazırlamaya yönelik eski manuel süreci benimsemiştir. gider raporu şablonları PDF veya sayfa biçiminde raporlar hazırlamak için.

Gider raporunu manuel olarak şu şekilde doldurabilirsiniz:

Excel'de bir gider raporu şablonu kullanın.
Her çalışanın makbuz, fatura ve faturalarından tüm harcamalarını excel şablonuna doldurması gerekmektedir.
Çalışanlar, yöneticilerinin incelemesi için istihdam ayrıntılarını, alt toplamları, toplamları ve diğer yorumları doldurmalıdır.
Çalışan daha sonra gider raporunu ve tüm ödeme kanıtlarını incelenmek üzere yöneticiye bir e-postayla ekler.
Yönetici raporu alır ve doğruluğunu, politika ihlallerini veya yanlış iddiaları kontrol eder.
Rapor, izin alındıktan sonra geri ödeme yapılmak üzere muhasebe departmanına gönderilir.

Gider raporları otomatik olarak nasıl doldurulur?

Gider raporlarını manuel olarak doldurmak yerine, Nanonets gibi gider yönetimi yazılımlarını kullanarak tüm bunları çalışanlarınız için otomatikleştirebilirsiniz. Nanonets'te otomatik gider raporları ve gider geri ödeme sürecinin nasıl göründüğüne dair yalnızca bir örnek:

Çalışanlarınız tüm faturaları, makbuzları ve faturaları belirli bir e-posta adresine iletir.
Nanonets, e-posta gelen kutusunu ayrıştırır ve posta içerikleri ve eklerindeki verileri alır. Tüm belgeleri otomatik olarak sıralar ve tarih, toplam tutar, çalışan adı, gider ayrıntıları ve daha fazlası gibi bilgileri çıkarır.
Gider ayrıntılarına dayalı olarak Nanonets, giderleri mevcut politikalara göre otomatik olarak kategorilere ayırabilir ve doldurabilir gider raporu şablonu Google E-Tablolar, Excel veya seçtiğiniz başka bir yazılımda.
Derlenen veriler onay için ilgili yöneticiye gider. Harcama tamamen onaylandıktan sonra veriler Xero, NetSuite, Google Sheets veya diğer veritabanları gibi tercih edilen sisteme aktarılır. Entegrasyonlara göz atın.
Herhangi bir işaret olması durumunda, bir grup paydaş ya gideri onaylamak ya da gideri gözden geçirmek ve gerekli değişiklikleri sağlamak için bildirim alır.
Bundan sonra ödemeleri doğrudan aracılığıyla da gönderebilirsiniz. Nanonetler kullanma Nanonet Akışı. Çoklu ACH ödemesi ve banka havalesi seçenekleriyle, tutarı çalışanlara gönderin veya kendi hesaplarında ayarlayın. maaş bordrosu.

Nanonets'in gider yönetimi yazılımıyla gider geri ödemesini otomatikleştirin. Bedavaya deneyin. ÜCRETSİZ deneme sürümünü başlat.

Gider otomasyonu için nanonet'ler

Otomasyon ve Yapay Zeka bu kasvetli manzarayı dönüştürdü ve gider raporu otomasyonunu çocuk oyuncağı haline getirdi. Nanonets gibi modern bir gider yönetimi yazılımının, gider otomasyonunu kusursuz, verimli ve hatasız hale getirmek için bu teknolojik gelişmeleri nasıl kullandığına bir göz atalım.

1. Gider Oluşumu: Aynı eski masraflar, ama işte sihrin gerçekleştiği yer. Mobil teknolojinin harikaları ve uygulamalarınızdan ve veritabanlarınızdan makbuzları içe aktarmaya yönelik kusursuz entegrasyonlar sayesinde makbuzlar, hızlı bir mermiden daha hızlı yakalanır.

2. Otomatik Sihirli Kayıt: Optik Karakter Tanıma (OCR) teknolojisi devreye girerek yapılandırılmış verileri faturalardan dijital verilere, "harcama" diyebileceğinizden daha hızlı bir şekilde çıkarır.

3. Gerçek Zamanlı Raporlama: Raporlar bir düğmeye tıklanarak oluşturulur; kahve ikramları hariç, kendi kişisel asistanınıza sahip olmak gibidir.

4. Kolay Onaylar: Sistem odaklı uyumluluk kontrolleri ilk önce devreye giriyor ve yalnızca aykırı değerleri işaretliyor. Yöneticiler her raporda Köstebek Patlat oynamak yerine gerçek konulara odaklanabiliyor. Daha sonra faturaların doğru zamanda doğru kişiye onaya gönderilmesini sağlamak için döngüdeki insanları ekleyebilirsiniz. Ayrıca onay politikanızı ve özel doğrulama kontrollerinizi zorunlu kılabilirsiniz.

5. Uyumluluk Seyir Kontrolü: Sürekli, otomatik denetimler hayatı kolaylaştırır. Anormallikler başparmak gibi ortaya çıkıyor ve politikaların uygulanması davuldan daha sıkı.

6. Işık Hızı Geri Ödemeleri: Geri ödemeler çok hızlı gerçekleşiyor ve çalışanların morali stratosfere yükseliyor.

7. Senkronizasyon Senfonisi: Muhasebe yazılımınız ve diğer uygulamalarınızla kusursuz entegrasyon, veri girişini ve mutabakatı kaotik bir kakofoni yerine uyumlu bir senfoniye dönüştürür.

8. Düşünce Hızında Analitik: Harcama kalıpları ve tasarruf fırsatları hakkında kristal bir küre sunan gerçek zamanlı bilgiler parmaklarınızın ucunda.

Sonuç olarak, manuel uygulamadan otomatik gider yönetimine geçiş çok büyük bir adım gibi görünse de gerçekte bu, verimliliğe, netliğe ve sonuçta artan kârlılığa yönelik bir dizi küçük, pratik adımdır.

Gider yönetimini ve otomasyonu başarıyla uygulayan işletmelere ilişkin birkaç örnek olay incelemesini burada bulabilirsiniz:

Sonuç

Gider raporları, belirli bir süre için çalışan harcamalarının kuşbakışı görünümünü sağlar. Çalışan harcamalarını bir sekmede tutmak için etkili bir araçtır. İşletmeler, masraf raporlarını geri ödeme süreçlerinin bir parçası olarak benimsemeli ve bu geri ödeme süreçlerini hatasız hale getirmek için otomatikleştirmeye çalışmalıdır.

FAQs

Gider Raporu Ne İçin Kullanılır?

Gider raporu, şirketin yaptığı tüm harcamaların, şirketin satın aldığı tüm kalemlerin listelenmesi ve vergilerin kaydedilmesi için kullanılır.

Farklı İş Gider Kategorileri nelerdir?

Gider raporu aşağıdaki kategorilere ayrılır;

Ücret ve komisyon, Reklam, Araç giderleri, Faiz giderleri, İpotek giderleri, Sigorta giderleri, Mesleki ve hukuki hizmetler, Ofis giderleri, Kâr paylaşım planları ve emeklilik, Kira, Tamir ve bakım ve daha fazlası.

Aylık Gider Raporu Nedir?

Aylık gider/maliyet raporu, yöneticinin ay boyunca yazdığı ve işletme operasyonları için gerekli olan bir firmanın her satın alma ve giderini listeler.

Neler Gider Olarak Kabul Edilir?

Gider, bir işletmenin gelir elde etmek için harcadığı para miktarı ve maruz kaldığı harcamalardır. Örneğin, yeni ekipman alımı, şirketin aracının masrafı, şüpheli alacaklar, çalışanların maaşları vb.

Neden Gider Raporuna İhtiyacınız Var?

Gider raporunu oluşturmamız gerekiyor çünkü her harcama raporu genel olarak şirketin harcamalarını ve satın almalarını takip etme, analiz etme ve izleme konusunda işletmeye yardımcı olmayı amaçlıyor.

Kimler Harcama Raporu Sunabilir?

Kurumsal politikaya ve kayıtların kullanılma şekline bağlı olarak, kuruluşların ihtiyaçlarına göre farklı kişiler harcama raporları sunabilir.

Çoğu zaman, yalnızca amirler gider raporları sunabilir, ancak bazen izin verilen iş giderleri için harcama yapan ve geri ödeme talep eden herkes bunu yapabilir.

Herkes ara sıra rapor sunabilir ancak bunun yöneticinin onayına ihtiyacı vardır.

Daha fazla Muhasebe Makalesi okuyun:

Ücretsiz muhasebe şablonlarıyla Muhasebeyi Otomatikleştirin

İşletmeniz için en iyi yazılımı bulun

SEO Destekli İçerik ve Halkla İlişkiler Dağıtımı. Bugün Gücünüzü Artırın.
PlatoData.Network Dikey Üretken Yapay Zeka. Kendine güç ver. Buradan Erişin.
PlatoAiStream. Web3 Zekası. Bilgi Genişletildi. Buradan Erişin.
PlatoESG. karbon, temiz teknoloji, Enerji, Çevre, Güneş, Atık Yönetimi. Buradan Erişin.
PlatoSağlık. Biyoteknoloji ve Klinik Araştırmalar Zekası. Buradan Erişin.
Kaynak: https://nanonets.com/blog/expense-report/

Üretken Veri Zekası