Faturaların ödenmesi yalnızca bir faturanın ödenmesiyle ilgili değildir. Bu, bir faturayla bağlantılı her ödemenin, düzenlemenin veya iptalin muhasebeleştirilmesini ve ödenmesini sağlayan bir süreçtir. Dağınık kayıtlar yok, sadece düzenli işlemler var.

Kusursuz finansal kayıtlara, daha iyi nakit akışına ve sorunsuz iş operasyonlarına giden yolu açar. Hangi işletme sahibi bunu istemez ki?

Önemli olan fatura ödeme sürecinin doğru ve verimli bir şekilde yapılmasını sağlamaktır. Bu makale, fatura kapatmanın temel yönleri konusunda size yol gösterecek ve bir faturayı doğru şekilde kapatmanıza yardımcı olacak pratik ipuçları sağlayacaktır.

Faturanın düzenlenmesi nedir?

Faturanın kapatılması, fatura bakiyesinin mutabakatının yapıldığı süreci ifade eder. Bir ürün veya hizmet için fatura aldığınızda, ödemenizin vadesi gelen tutarla eşleştiğinden emin olursunuz. Mali kayıtlarınız, faturayı ödenmiş olarak işaretleyerek bu işlemi doğru şekilde göstermelidir.

Bu kulağa basit gelebilir ancak indirimler, iadeler veya hatalar gibi düzenlemelerin olduğu durumları göz önünde bulundurun. Bu gibi durumlarda fatura kapatma süreci daha karmaşık olabilir. Bu, alacak veya borç dekontlarının düzenlenmesini veya alınmasını, fatura tutarının ayarlanmasını ve hatta faturaya karar verilmeden önce itiraz edilmesini içerebilir.

Bir örneğe bakalım. Bir giyim perakendecisi olduğunuzu ve bir tedarikçiden 100 çift kot pantolon için fatura aldığınızı varsayalım. Ancak kargoyu kontrol ettiğimizde beş çiftin arızalı olduğunu gördük. Tedarikçiyi bilgilendirirsiniz ve onlar hatalı ürünler için bir alacak notu düzenler. Artık fatura ödemesi, tedarikçiye 95 değil 100 çift kot pantolonun ödenmesini ve kredi notunun mali kayıtlarınızda muhasebeleştirilmesini içeriyor.

Etkin fatura ödemesinin etkisi

Faturalarınızın doğru şekilde ödenmesi, kayıtlarınızın kesin olmasını ve ödemelerin zamanında yapılmasını sağladığı için sağlıklı bir nakit akışının korunmasına yardımcı olur. Anlaşmazlıkları ve gecikmeleri azaltır, böylece gecikme ücretlerini ve diğer mali komplikasyonları önler.

Fatura ödemelerini verimli bir şekilde yönetmenin bazı yararları şunlardır:

1. Geliştirilmiş nakit akışı: Faturalarınızın mutabakatını düzenli olarak yaparak nakit akışınızı doğru bir şekilde tahmin edebilir, pozitif nakit bakiyenizi korumanıza ve gereksiz borçlanmayı önlemenize yardımcı olabilirsiniz.

2. Doğru mali kayıtlar: Tutarlı fatura ödemesi, tüm işlemlerin doğru şekilde belgelenmesine olanak tanır. Bu, daha iyi finansal analiz ve raporlamaya yardımcı olarak tüm ödemelerin, kredilerin ve borçların doğru şekilde kaydedilmesini sağlar.

3. Sorunsuz iş operasyonları: Faturalar hızlı ve doğru bir şekilde ödendiğinde tedarikçiler, müşteriler ve üçüncü taraflarla ilişkiler geliştirilir. Bu, daha sorunsuz iş operasyonlarına ve potansiyel büyüme fırsatlarına yol açar.

4. Uyumluluk kolaylaşıyor: Mali kayıtlarınız doğru ve güncel olduğunda mali kural ve düzenlemelere uymanız daha kolay hale gelir. İster vergi mevsimi ister rutin bir denetim olsun, işletmenizin mali durumunun gerçek durumunu yansıttığını bilerek kayıtlarınızı güvenle paylaşabilirsiniz.

5. Daha iyi tahminler: Doğru fatura ödemeleri mali durumunuzun net bir resmini sunarak daha iyi mali planlama ve tahmin yapmanıza olanak tanır. Bu, iş kararlarınıza ve stratejilerinize rehberlik ederek akıllıca yatırım yapmanıza ve işinizi büyütmenize yardımcı olabilir.

Farklı fatura ödeme türleri

Tüm fatura ödemelerinin aynı olmadığını anlamak önemlidir. Sözleşmenin özel koşullarına ve şartlarına bağlı olarak farklı fatura ödeme türleri geçerli olabilir.

Alıcı olduğunuzda en yaygın türlerden bazıları şunlardır:

1. Tam ödeme: Takaslı ödeme olarak da bilinen bu ödemede, faturadaki toplam tutarı son ödeme tarihine kadar ödersiniz. Bu, genellikle anlaşmazlık, düzeltme veya hata olmaksızın standart işlemlerde görülen, en yaygın fatura kapatma türüdür.

2. Kısmi ödeme: Bu durumda toplam fatura tutarının bir kısmını ödersiniz. Bunun nedeni, üzerinde anlaşmaya varılan bir ödeme planı, mal veya hizmetlerin kalitesi veya miktarı konusundaki anlaşmazlıklar veya mali kısıtlamalar gibi çeşitli nedenlerden kaynaklanabilir.

3. Alınan kredi notu: Kredi dekontu olarak da adlandırılan bu belge, satıcı tarafından size verilen ve ödenmesi gereken toplam faturadan belirli bir tutarın kesildiğini gösteren yasal bir belgedir. Bu iadeler, indirimler veya indirimler gibi nedenlerle ortaya çıkabilir.

4. Verilen borç dekontu: Borç dekontu, satıcıya verdiğiniz, borçlu olduğunuz tutarı azaltmak istediğinizi belirten bir belgedir. Bu, aşırı şarj, kusurlu ürünler veya kısa teslimatlar nedeniyle meydana gelebilir.

5. Üçüncü şahıslar aracılığıyla ödeme: Bazen ödemeler bir arabulucu veya üçüncü taraf aracılığıyla yapılır. Bu, kredi kartı kullanılarak, PayPal gibi bir finansal hizmet sağlayıcı aracılığıyla veya tıbbi faturalar için bir sağlık sigortası şirketi aracılığıyla yapılan işlemleri içerebilir.

6. İhtilaflı ödeme: Bu durum, malların veya hizmetlerin fiyatı, miktarı veya kalitesindeki tutarsızlıklar ya da faturanın kendisindeki hatalar dahil olmak üzere çeşitli nedenlerle faturada belirtilen tutara itiraz ettiğinizde meydana gelir. İhtilaflı tutar, sorun çözülene kadar alıkonulur.

7. Mal değişimi: Bazen faturayı parasal bir ödeme yapmak yerine karşılığında bir mal veya hizmet sunarak kapatabilirsiniz. Bu, takas sistemlerinde veya takas anlaşmalarında yaygındır.

8. Alınan indirim: Bu, satıcı tarafından erken ödeme, toplu satın alma veya promosyon teklifi gibi çeşitli faktörlere dayalı olabilecek bir indirim sağlandığında meydana gelir. İndirim, faturada ödenmesi gereken toplam tutarı azaltır. Bu nedenle, bu durumda fatura ödemesi orijinal toplam yerine indirimli tutarın ödenmesini içerir.

9. Taksitli ödeme: Bu, fatura tutarının belirli bir süre boyunca birkaç parça halinde ödenmesini içerir. Bunun nedeni yüksek fatura tutarı veya karşılıklı olarak mutabakata varılan ödeme planı olabilir. Tüm taksitler başarıyla tamamlandıktan sonra fatura kapatılmış sayılır.

10. Silinme: Bazen, maddi sıkıntı nedeniyle faturayı ödeyemiyorsanız veya satıcı, tahsilat için uğraşmaya değmeyeceğine karar verirse, faturayı silebilir. Bu da faturayı mali kayıtlarında kayıp olarak değerlendirdikleri anlamına geliyor.

Artık satıcı olduğunuzda fatura ödeme türleri biraz farklı olabilir:

1. Alınan ödemenin tamamı: Düzenlediğiniz faturanın ödemesinin tamamını hiçbir düzeltme, anlaşmazlık veya hata olmadan alırsınız.

2. Kısmi ödeme alındı: Bazen ödenmesi gereken toplam ödemenin yalnızca bir kısmını alabilirsiniz. Bunun nedeni faturadaki tutarsızlıklar, alıcıdan kaynaklanan anlaşmazlıklar veya ödeme planlarından kaynaklanabilir.

3. Verilen kredi notları: Alıcıya borçlu olduğu tutarı azaltarak bir kredi notu verebilirsiniz. Bunun nedeni aşırı ücretlendirme, iade edilen ürünler veya uygulanan indirimler olabilir.

4. Alınan ödeme notları: Alıcı size borçlu olduğu tutarın azaltılmasını talep eden bir ödeme dekontu düzenleyebilir. Bunun nedeni, hesaba katmanız gereken fazla ücretler, kusurlu ürünler veya kısa teslimatlar olabilir.

5. Üçüncü şahıslar aracılığıyla yapılan ödemeler: Ödemeler üçüncü bir taraf aracılığıyla yapıldığında, ödemeyi bir arabulucudan alırsınız. Bu, işlemlerin bir finansal hizmet sağlayıcı kullanılarak, tıbbi faturalar için bir sağlık sigortası şirketi aracılığıyla veya kredi kartı ödemeleri yoluyla yapılması olabilir.

6. İhtilaflı ödeme: Alıcının, malların veya hizmetlerin fiyatı, miktarı veya kalitesindeki tutarsızlıklar veya faturanın kendisindeki hatalar gibi çeşitli nedenlerle fatura tutarına itiraz etmesi, tartışmalı bir ödemedir. Satıcı olarak, ihtilaflı tutarı almadan önce sorunu çözmelisiniz.

7. Malların teslim alınması: Bazen faturayı, parasal bir ödeme almak yerine, karşılığında bir mal veya hizmeti kabul ederek kapatabilirsiniz. Bu, takas sistemlerinde veya takas anlaşmalarında yaygındır.

8. Şüpheli alacak olarak silinmesi: Bazen, tüm çabalarınıza rağmen alıcı ödeme yükümlülüklerini yerine getiremeyebilir. Bu gibi durumlarda ödenmeyen tutarı şüpheli alacak olarak yazmaktan başka seçeneğiniz kalmayabilir. Bu, faturanın ödenmeyeceğini bildiğiniz ve alacak hesaplarınızdan kaldırdığınız anlamına gelir. Bu talihsiz bir sonuç olsa da, doğru mali kayıtların tutulması gerekmektedir.

9. İzin verilen indirimler: Bu, alıcıya erken ödeme, toplu satın alma veya promosyon teklifi gibi faktörlere dayalı olabilecek bir indirim teklif ettiğiniz zamandır. İndirim, faturada ödenmesi gereken toplam tutarı azaltır. Bu nedenle, bu durumda fatura kapatma, orijinal toplam yerine indirimli tutarın alınmasını içerir.

10 Avans ödemesi: Bazen alıcı, mallar veya hizmetler için, mallar teslim edilmeden veya hizmetler sunulmadan önce bile peşin ödeme yapabilir. Bu, ön ödeme gerektiren sözleşmelerde veya anlaşmalarda yaygın bir senaryo olabilir. Bu gibi durumlarda fatura, ödeme alınır alınmaz kapatılır ve ön ödeme yapılır.

İşletmeler, faturaları kendi benzersiz bağlamlarına göre ödemek için çeşitli yöntemler kullanır. Örneğin, inşaatta tipik olan alıkonma, iş tamamen müşteri memnuniyetine göre yapılana kadar toplam sözleşme maliyetinin bir yüzdesinin stopajına dayanır.

Bu yöntemlere hakim olmak, verimli finansal yönetim ve sorunsuz operasyonlar için kritik öneme sahiptir. Farklı durumlar, fatura ödemelerine farklı yaklaşımlar gerektirebilir ve bunların anlaşılması esneklik ve kolaylık sağlar.

Fatura ödemelerinin muhasebeleştirilmesi

Artık farklı fatura kapatma türlerini bildiğinize göre, bunların muhasebe kayıtlarınıza nasıl kaydedileceğini inceleyelim.

1. Ödemenin tamamı alındı: Faturanın ödemesinin tamamı alındığında kasa hesabınıza borç, alacaklar hesabınıza alacak olarak kaydedilir. Bunun nedeni, para girişiyle kasa hesabının artması, fatura kesildiğinde alacaklar hesabının azalmasıdır.

2. Kısmi ödeme alındı: Kısmi ödeme, alacaklar hesabında azalma ve kasa hesabında artış olarak kaydedilir. Ayrıca ödenmemiş tutar için şüpheli hesaplar için şüpheli bir borç veya ödenek kaydetmeniz gerekebilir.

3. Verilen kredi notları: Kredi notu verdiğinizde alacak hesaplarınızda azalma, satış iade ve tahsisat hesabınızda ise artış olarak kaydedilir. Bu, müşterinin borçlu olduğu tutardaki azalmayı yansıtır.

4. Alınan ödeme notları: Borç dekontu aldığınızda, alacak hesaplarınızda artış, satış iade ve karşılıkları hesabınızda ise azalma olarak kaydedilir. Bu, müşteriye borçlu olduğunuz tutardaki artışı yansıtır.

5. Üçüncü şahıslar aracılığıyla yapılan ödemeler: Ödemeler üçüncü bir kişi aracılığıyla yapıldığında alacak hesaplarınızda azalma, kasa hesabınızda ise artış olarak kaydedilir. Üçüncü tarafın ücreti de defterlerinize gider olarak kaydedilebilir.

6. İhtilaflı ödeme: Bir ödemeye itiraz edildiğinde, bu durum, anlaşmazlığın çözümünü bekleyen alacak hesaplarınızda potansiyel bir azalma olarak kaydedilir. Anlaşmazlık çözümlenene kadar tutar, belirsizliği yansıtmak amacıyla defterlerinizde ayrı bir satır öğesi olarak kaydedilebilir.

7. Malların teslim alınması: Ödeme yerine mal veya hizmet kabul ettiğinizde, mal veya hizmetin değeri, duruma göre, alacak hesaplarınızda bir azalma ve envanterinizde veya varlıklarınızda bir artış olarak kaydedilir.

8. Şüpheli alacak olarak silinmesi: Faturayı şüpheli alacak olarak yazdığınızda, alacak hesaplarınızda azalma, şüpheli alacaklar gider hesabınızda ise artış olarak kaydedilir. Bu, faturanın ödenmeyeceğinin ve beklenen gelirinizden çıkarılması gerektiğinin kabulünü yansıtır.

9. İzin verilen indirimler: Faturada indirime izin verdiğinizde, alacak hesaplarınızda azalma, satış indirimleri hesabınızda ise artış olarak kaydedilir. Bu, faturada sunulan indirim nedeniyle azalan tutarı gösterir.

10. Peşin ödeme: Avans ödemesi, mal teslim edilene veya hizmet sunulana kadar kasa hesabınızda ve kazanılmamış gelirlerinizde (pasif hesabı) artış olarak kaydedilir. Teslimat veya hizmet yerine getirildikten sonra kazanılmamış gelir azaltılır ve gelir tablonuza yansıtılır. Bu, halihazırda ödemesini aldığınız mal veya hizmetleri teslim etme yükümlülüğünüzü yansıtır.

İster dijital bir muhasebe aracı kullanın, ister geleneksel defter tutma yöntemlerini kullanın, bu ilkelerin tutarlı ve doğru uygulanması, işletmenizin açık ve anlaşılır bir mali tablosuna yol açacaktır.

Fatura kesme süreci nasıl işliyor?

Fatura kapatma süreci çok adımlı bir prosedürdür. Genellikle satıcının alıcıya fatura vermesiyle başlar ve ödemenin alınmasıyla sona erer.

Fatura kapatma sürecinde yer alan adımlara genel bir bakış burada verilmiştir:

1. Faturanın düzenlenmesi: Satıcı, alıcıya, sağlanan mal veya hizmetleri, bunların maliyetlerini ve ödenmesi gereken toplam tutarı ayrıntılarıyla açıklayan bir fatura düzenler. Fatura, üzerinde anlaşılan iletişim yöntemine bağlı olarak e-posta, posta yoluyla gönderilebilir veya hatta elden teslim edilebilir.

2. Faturanın alınması: Alıcı bunu alır, gerekli bilgileri alır ve muhasebe ve ERP sistemlerine kaydeder. Bu adım, satın alma siparişi numarası, fatura numarası, tarih, satıcı adı ve vadesi gelen tutar dahil olmak üzere fatura ayrıntılarının doğrulanmasını içerir.

3. Fatura eşleştirme ve inceleme: Doğru bilgi sağlamak için alıcı daha sonra faturayı satın alma siparişi ve teslimat makbuzlarıyla eşleştirir. Daha sonraki işlemlerden önce bu aşamada herhangi bir tutarsızlığın giderilmesi gerekir. Bu, açıklama veya düzeltme için satıcıyla iletişime geçmeyi içerebilir.

4. Faturanın onaylanması: Doğrulandıktan sonra ödeme için onaylanır. Şirketin dahili süreçlerine bağlı olarak bu, birden fazla departmanın veya kişinin onayını gerektirebilir.

5. Ödemeyi planlamak ve yapmak: Onayın ardından muhasebe sistemi ödeme sürecini başlatan bir ödeme planı oluşturur. Ödeme banka havalesi, çek veya çevrimiçi ödeme ağ geçidi gibi çeşitli yöntemlerle yapılabilir.

6. Gönderme ve mutabakat: Ödeme daha sonra alıcının muhasebe kayıtlarına kaydedilir ve ödeme, borç hesapları defterini günceller. Kayıttan sonra, muhasebe sistemi ödemeyi ilgili faturayla otomatik olarak mutabakata vararak borcu kapatacaktır.

7. Fatura kapatma: Ödeme onaylandıktan ve hesaplar mutabakata varıldıktan sonra fatura ödendi olarak işaretlenir ve kapatılır. Bu, söz konusu fatura için başka bir şeye gerek olmadığını gösterir.

8. Ödemenin onayı: Satıcı ödemeyi alır ve alındığını onaylar. Bu, resmi bir makbuz onayı veya söz konusu fatura karşılığında alınan ödemeyi yansıtacak şekilde kendi muhasebe kayıtlarının güncellenmesi yoluyla olabilir.

9. Finansal raporlama: Hem alıcı hem de satıcı, işlemi ve bunun çözümünü kendi mali tablolarına yansıtır. Buna, işletmenin doğru ve güncel bir mali tablosunun sağlanması amacıyla gelir tablosunun, bilançonun ve nakit akış tablosunun gerektiği şekilde güncellenmesi de dahildir.

ERP yazılımı ve dijital muhasebe araçları genellikle bu adımların çoğunu otomatikleştirerek hata potansiyelini azaltır ve verimliliği artırır. Nanonets AP otomasyonu, fatura ödeme sürecini uçtan uca kolaylaştırabilen araçlardan biridir. Fatura verilerinin yakalanmasını, onaylanmasını, ödemesini ve mutabakatını otomatikleştirmek için yapay zeka kullanır; bu, manuel müdahaleyi azaltır ve borç hesaplarınızın süreçlerinde doğruluk ve hız sağlamaya yardımcı olur.

Fatura ödeme sürecini nasıl optimize ederiz?

Fatura kapatma sürecindeki bazı yaygın zorluklar arasında yanlış faturalar, gecikmiş ödemeler ve verimsiz manuel süreçler yer alır. Bunlar artan iş yüküne, azalan nakit akışına ve gergin satıcı ilişkilerine yol açabilir.

Bu zorlukların üstesinden gelmek ve fatura ödeme sürecini optimize etmek için aşağıdaki stratejileri göz önünde bulundurun:

1. Fatura alımını otomatikleştirin

Tarafından yapılan bir araştırmaya göre, Seviye AraştırmasıKOBİ'lerin %79'u ve orta ölçekli firmaların %68'i, manuel veri girişi ve verimsiz prosedürleri ana sorun noktaları olarak belirtiyor. Her faturayı manuel olarak yüklemek ve verileri sisteminize girmek ekibiniz için zahmetlidir. E-posta gelen kutunuzu sürekli yenilemek ve ekleri taramak pek verimli değildir.

Bunun yerine, otomatik veri içe aktarma özelliğine sahip olmak size zaman kazandıracak ve hata olasılığını azaltacaktır. Ayrıca faturaların sisteme herhangi bir tıkanıklık veya gecikme olmadan sorunsuz bir şekilde aktarılmasını sağlayacaktır.

Nanonets, otomatik içe aktarma için e-posta, API entegrasyonu, OneDrive, Google Drive, Dropbox ve Zapier gibi çeşitli seçenekler sunar. Faturalarınızın menşei ne olursa olsun otomatik olarak kolayca sisteme aktarabilirsiniz.

2. Fatura verilerini yakalamak için AI-OCR'yi kullanın

Her faturanın belirli bilgiler içerdiğini ve tüm faturaların benzer şekilde yapılandırılmadığını unutmamak önemlidir. Bazı faturalar farklı bir dilde olabilir, yabancı para biriminde olabilir veya farklı uyumluluk yasalarına tabi olabilir. Ayrıca her faturanın formatı farklılık gösterebilir. Bu nedenle veri yakalamak için geleneksel OCR araçları kullanılamaz.

Nanonets gibi yapay zeka destekli bir OCR çözümü, çeşitli fatura formatlarındaki verileri anlamak ve doğru bir şekilde yakalamak için makine öğrenimini kullanır. Birden fazla dildeki metni tanıyabilir ve bunu işlem yapılabilir verilere dönüştürebilir. Bu, manuel veri girişi ihtiyacını azaltır, hataları en aza indirir ve tüm fatura işleme döngüsünü hızlandırır.

3. Üç yönlü eşleştirmeyi uygulayın

Yalnızca aldığınız kadar ödeme yaptığınızdan emin olmak için üç yönlü bir eşleştirme sistemi kullanın. Bu süreç, ödeme yapılmadan önce her şeyin uyumlu olduğunu doğrulamak için satın alma siparişini, mal giriş notunu ve faturayı karşılaştırır. Herhangi bir tutarsızlık incelenmek üzere otomatik olarak işaretlenebilir.

Bu otomatik kontrol, yalnızca fazla ödemelere karşı koruma sağlamakla kalmaz, aynı zamanda dolandırıcılığın önlenmesine de yardımcı olur. Bu tür kontrollerin kurulması, teslim edilmeyen veya yanlış ürünler için ödeme yapma riskini önemli ölçüde azaltabilir.

Nanonets ile bu, sürecin kusursuz bir parçası haline gelir. Platform bu belgeleri otomatik olarak eşleştirip doğrulayabilir ve herhangi bir sorunla ilgili olarak sizi erkenden uyarabilir. Bu özellik, tüm ödemelerinizin doğru ve meşru olmasını sağlar.

4. Fatura onayını kolaylaştırın

Faturalar meşgul paydaşların imzalarını beklerken sıkışıp kaldığından manuel onay süreci gecikebilir. Bu, ödeme döngüsünü yavaşlatır ve faturaları kaybetme veya takip etmeyi unutma olasılığını artırır.

Otomatik iş akışı özelliklerinden yararlanarak faturaların onaylanması için gereken süreyi önemli ölçüde azaltabilirsiniz. Bilgisayarlı bir sistem, önceden tanımlanmış kurallara dayanarak faturaları onay için uygun personele yönlendirebilir. Ayrıca onaylayanların görevlerini hızlı bir şekilde tamamlamasını sağlamak için hatırlatıcılar ve bildirimler ayarlanabilir.

Nanonets ile işletmeler onay iş akışlarını ihtiyaçlarına göre özelleştirebilirler. Fatura tutarı, departman, proje veya diğer kriterlere göre özel onay sıraları oluşturulabilir. Canlı durum güncellemeleri, otomatik uyarılar ve hatırlatıcılar, işletmelerin her faturanın ilerleyişini takip etmesine ve gecikmeleri veya kaçırılan ödemeleri önlemesine yardımcı olabilir.

5. Dinamik indirimi uygulayın

Dinamik indirim protokolleri oluşturarak erken ödeme indirimlerinden yararlanın. Bu düzenlemeler, vadesinden önce yapılan ödemelerde indirim sunarak faturanın erken kapatılmasını teşvik etmektedir.

Örneğin, bir satıcı, faturanın alınmasından itibaren on gün içinde ödeme yapılması halinde fatura toplamında %2 indirim sunabilir. Bu, yalnızca maliyetleri düşürerek işletme sermayenizi geliştirmekle kalmaz, aynı zamanda artan nakit akışından yararlanan satıcılarla ilişkileri de güçlendirir.

Nanonets'i kullanarak indirim fırsatlarını otomatik olarak yakalamak için ödeme koşullarını yapılandırabilirsiniz. Sistem, indirimler mevcut olduğunda sizi uyararak potansiyel tasarruflardan yararlanmanızı sağlar.

6. Sistemleriniz arasında kesintisiz veri akışını sağlayın

Muhasebe yazılımınızı kullandığınız diğer iş sistemleriyle entegre etmek kritik öneme sahiptir. Kusursuz entegrasyon olmadan, verilerin sistemler arasında manuel olarak aktarılması gerekir; bu da zaman alıcı ve hataya açık bir işlemdir.

Entegre bir sistem, bir fatura onaylandıktan sonra gerekli tüm verilerin otomatik olarak muhasebe defterinize, envanter yönetim sisteminize ve diğer ilgili sistemlere akmasını sağlar.

Nanonet'ler QuickBooks, Xero, Sage, SAP, Microsoft Dynamics ve diğer önde gelen muhasebe paketleriyle entegre edilerek sorunsuz bir veri alışverişi sağlanabilir. Üstelik Zapier entegrasyonuna sahip, bu da 6,000'den fazla uygulamaya bağlanarak iş akışlarını daha da otomatikleştirebileceği anlamına geliyor.

Nanonets'ten gelen veriler bu sistemlerle gerçek zamanlı olarak kolayca senkronize edilebilir, böylece veri siloları ortadan kaldırılır ve sorunsuz, hatasız veri aktarımı sağlanır. Üstelik ilgili tüm veriler platformlar arasında senkronize edildiğinde finansal raporlarınızın güncel olduğuna ve mevcut iş faaliyetlerinizi yansıttığına güvenebilirsiniz.

7. Süreçlerinizi düzenli olarak denetleyin ve güncelleyin

Otomasyon ve ileri teknolojiler mevcut olsa bile, fatura ödeme süreçlerinizi düzenli olarak gözden geçirmek ve hassaslaştırmak çok önemlidir. Piyasalar gelişiyor, yeni uyumluluk düzenlemeleri ortaya çıkıyor ve iş ihtiyaçları zamanla değişiyor.

Düzenli denetimler, sisteme sızmış olabilecek darboğazların veya verimsizliklerin belirlenmesine yardımcı olabilir. Bu incelemeler aynı zamanda yeni iş gerçeklerine uyum sağlamak veya gelişen teknolojilerden yararlanmak için iş akışlarını güncelleme fırsatı da sunar.

Fatura yönetimi süreçlerinizin sağlam kalmasını ve değişen ortama duyarlı kalmasını sağlamak, uzun vadede zamandan ve paradan tasarruf etmenizi sağlayacaktır.

Nanonets, faturalandırma sürecinizi takip etmenize ve iyileştirilecek alanları belirlemenize olanak tanıyan analiz ve raporlama araçları sağlar. Trendleri ve performans ölçümlerini analiz etmek, iş akışlarınızı optimize etmek ve en son standartlara uygunluğu sağlamak için veriye dayalı kararlar almanıza olanak tanır.

Nihai düşünceler

Günümüzün hızlı iş ortamında fatura düzenlemesini yönetmek, defterleri düzenli tutmak ve şirketinizin operasyonel verimliliğini ve mali sağlığını geliştirmekle ilgilidir. Nanonets gibi yapay zeka destekli araçlar, geleneksel olarak emek yoğun ve hataya açık bir süreci stratejik bir avantaja dönüştürebilir.

İşletmeler, veri yakalamadan ödeme gerçekleştirmeye kadar fatura işlemenin kritik unsurlarını otomatikleştirerek maliyetleri azaltabilir, nakit akışlarını kontrol altına alabilir ve tedarikçilerle daha güçlü ilişkiler kurabilir. Bu tür teknolojilerin sağladığı çeviklik, şirketlerin finansal operasyonlarının sorunsuz ve verimli bir şekilde ilerlediğine güvenerek piyasa değişikliklerine ve fırsatlara daha hızlı yanıt verebilmesi anlamına geliyor.

• SEO Destekli İçerik ve Halkla İlişkiler Dağıtımı. Bugün Gücünüzü Artırın.
• PlatoData.Network Dikey Üretken Yapay Zeka. Kendine güç ver. Buradan Erişin.
• PlatoAiStream. Web3 Zekası. Bilgi Genişletildi. Buradan Erişin.
• PlatoESG. karbon, temiz teknoloji, Enerji, Çevre, Güneş, Atık Yönetimi. Buradan Erişin.
• PlatoSağlık. Biyoteknoloji ve Klinik Araştırmalar Zekası. Buradan Erişin.
• Kaynak: https://nanonets.com/blog/settlement-of-invoice/