Fatura işleme veya fatura işleme, bir satıcıdan ürün/hizmet satın almanın iş sonuyla (amaçlanmayan kelime oyunu) ilişkili tüm işlem gamıdır. Satıcı faturasının alınmasından, uygun kontroller ve onayların ardından yapılan ödemenin kaydedilmesine kadar tüm adımları kapsar.

Kulağa ne kadar basit gelse de - faturayı alın, doğruluğunu kontrol edin, faturayı ödeyin, işlemi kapatın - fatura işleme basit bir iş akışı değildir. Faturaların nasıl işlendiğini ve otomasyonun kolaylaştırmaya nasıl yardımcı olduğunu görelim fatura yönetimi işletmelerin daha verimli çalışmasına yardımcı olmak için.

Faturalar nasıl işlenir?

Orta ve büyük ölçekli şirketlerde fatura işleme, Borç Hesapları (AP) sürecinin bir parçasıdır. Süreci fatura yönetimi sadece nakit akışını organize etmek için değil, aynı zamanda zamanında tedarik sağlamak için satıcılar ve tedarikçilerle ilgilenmek için de önemlidir.

Geleneksel fatura işleme aşağıdaki temel adımları içerir:

• Satıcıdan alınan faturanın değerlendirilmesi: Genellikle bir satın alma siparişi (PO) aracılığıyla sipariş edilen bir ürün veya hizmet için bir satıcıdan önce bir fatura alınır. Borç hesapları fatura işleme personeli, faturayı tanımlayıcı bir kodla (Genel Muhasebe veya GL kodu) defterlere kaydeder.
• Fatura eşleştirme: Sipariş edilen ürün/hizmetin türü, üzerinde anlaşmaya varılan fiyat, teslimat tarihi vb. dahil olmak üzere faturadaki veriler orijinal PO ile karşılaştırılır. Faturanın ürün/hizmet tesliminden sonra kesilmesi durumunda fatura bilgileri ile teslim fişindeki bilgiler de eşleştirilir. Bu “tüç yollu eşleştirme” gibi soruları ele alır:

o Ödeme koşulları uyumlu mu?

o Söz verilen indirimler dahil mi?

o Fatura uygun gider hesaplarına kodlandı mı?

o Alındıktan sonra stopaj ödemesini gerektiren performans sorunları var mı?

• Tutarsızlıkların kontrol edilmesi: Fatura verilerindeki herhangi bir tutarsızlık istisna olarak işaretlenir. AP personeli daha sonra hatayı/tutarsızlığı düzeltmek için satıcıyla ve şirket içindeki ilgili departmanla iletişime geçer. İstisna çözüldükten sonra fatura satıcı tarafından yeniden düzenlenir ve fatura eşleştirme işlemi tekrarlanır.
• Uygun yetki ve onayların alınması: Şirketin politikalarına bağlı olarak fatura, doğrulama ve onay için çeşitli yönetim seviyelerine yönlendirilir. Gerekli onayların sayısı ve niteliği şirket politikasına ve büyüklüğüne bağlıdır. Diğer faktörler, kaynak bulma ve satın alma sürecinde yer alan departmanları, ürün tipini ve fatura tutarını içerir. Örneğin, bazı şirketler, belirli bir eşiğin üzerindeki fatura değerleri için yönetim düzeyinde onayları zorunlu kılabilir.
• Fatura ödemesine yetki ver: Tüm onay seviyelerinden sonra, fatura, satıcı ile müzakere edilen şartlara uygun olarak ödenir. Ödeme, iş yapısına bağlı olarak AP departmanının, finans departmanının veya satın alma departmanının sorumluluğunda olabilir. Ödeme, önceden belirlenmiş hüküm ve koşullara göre çek, banka havalesi veya diğer yöntemlerle işlenir.
• İşlemin kapatılması: Ödeme yapıldıktan sonra söz konusu fatura takibi kapatılır ve işlem tamamlandı olarak kaydedilir. Fatura ve ödeme ayrıntıları, gelecekteki denetimler için GL'de arşivlenir.

Manuel AP İşlemlerinizi otomatikleştirmek mi istiyorsunuz? Nanonet'lerin ekibinizin uçtan uca uygulamalarına nasıl yardımcı olabileceğini görmek için 30 dakikalık bir canlı demo rezervasyonu yapın AP otomasyonu.

Faturaların işlenmesindeki zorluklar

1. Kaçırılan veya kaybolan faturalar

Bu, bir şirket günlük olarak birden çok satıcı ve çok sayıda faturayla uğraştığında bir sorundur. Faturaların basılı kopyalar, taranmış pdf'ler, kelime işlem dosyaları vb. gibi çeşitli biçimlerde alınabilmesi, sorunu daha da kötüleştiriyor. Farklı zamanlarda ve genellikle farklı personel tarafından alınan bu farklı fatura biçimlerini yönetmek zorlaşıyor. .

Kaçırılan faturalar, geciken ödemelere ve ilgili cezalara, gergin satıcı ilişkilerine, operasyonda gecikmelere ve denetim sorunlarına yol açar.

2. Eşleşmeyen veya eksik veriler

Bir fatura, şirket kimlikleri, vergi bilgileri, sağlanan hizmet/ürün, fiyat, teslimat durumu vb. gibi kritik verileri içerir. Faturalar çeşitli formatlardaysa, onlardan geçerli tüm verilerin kontrol edilmesi imkansız olmasa da külfetli hale gelir. Kaçırılması kolay olan bazı hatalar şunlardır:

– İstemcinin yanlış adını kullanmak

– Ürünleri/hizmetleri net bir şekilde listelememek

– İstenen marka ile eşleşmemesi

– Hesaplama hataları

– Doğru para birimini kullanmamak

– Teslim tarihini belirtmemek

– İndirimlerden veya ceza ücretlerinden bahsetmemek

– Vergi oranı hataları

Göre Ateşli Ortaklar, tüm faturaların yaklaşık dörtte biri, borç hesabı fatura işleme personeli tarafından ele alınması gereken istisnalar için işaretlenir. Fatura hataları hem parasal hem de zaman kaybına neden olur.

O olmuştur rapor faturalandırma hataları nedeniyle yalnızca hastanelerin yılda yaklaşık 68 milyar dolar kaybettiğini. Kâğıt tabanlı faturalardaki hataların düzeltilmesi oldukça pahalıdır – fatura verilerinin düzeltilmesi maliyetli olabilir $53.50 ortalama fatura başına!

Manuel fatura işlemeyle ilgili sorunlar, AP ekibinin maliyetlerinin %30'undan fazlasına katkıda bulunur. Doğruluğunu kontrol etmek de aşırı miktarda zaman alır ve yetersiz veya hatalı bulunursa, ortaya çıkan istisnanın çözülmesi daha fazla zaman alır. Bu tür fatura işleme gecikmeleri ödeme planlarını etkiler. Neredeyse 1 şirketten 5'i Gecikmiş satıcı ödemeleri nedeniyle uygun koşullarda ve indirimli oranlarda kaybedersiniz.

3. Bilinmeyen fatura durumu

Bir faturanın işleme şemasındaki mevcut durumu, özellikle sürece dahil olan çok sayıda paydaş varsa genellikle bilinmez. Nerede? Kim onayladı? Daha ne gerekiyor? Ödeme ne zaman yapılacak? Bunlar genellikle şeffaflık eksikliği nedeniyle ortaya çıkan sorulardır.

4. Fatura yönlendirme hataları

Bir şirkete günlük olarak çok sayıda fatura kesen birden fazla satıcı olabilir. AP fatura işleme ekibi, ön kontrolden sonra her faturayı yönlendirme kuyruğuna ayırır. En verimli AP uzmanı bile bir faturayı yönlendirirken hata yapabilir. Bir fatura yanlış bir şekilde yönlendirildiğinde, gereksiz adımlardan geçerek zaman ve insan emeği harcar. Bu "yüksek temas" senaryosu, özellikle AP ekibinin defterleri periyodik olarak kapatması gerektiğinde özellikle streslidir. Bu nedenle, borç hesapları ekipleri, kaynak bulma ve satın alma sürecinde, gerçekte, karmaşık onay yolu aracılığıyla faturaları kovalamak ve zincirde meydana gelen hataları düzeltmek için aşırı miktarda zaman harcayabilirler.

Fatura işleme problemlerinin pratik sonuçları

Gelenekselliğin sorunları fatura yönetimi süreciBir önceki bölümde listelenen , bir şirketin üretkenliği ve karlılığı üzerinde ciddi etkileri olabilir:

• Verimlilik ve üretkenlik kaybı: Bir faturayı kontrol etmek, hataları ve istisnaları ele almak, gidişatını takip etmek, onay almak ve faturayı ödemek zaman alıcı süreçlerdir. Bu tür görevlerde "boşa harcanan" zaman, kurumsal değere katkıda bulunan görevlerde daha iyi harcanacaktır. Fatura işlemeyle ilişkili tekrarlayan görevler, bir kuruluşun üretkenliğini azaltabilir.
• Çalışan morali ve kültürü: AP personelinin %60'ı söylendiğine göre fatura işlemeyi işlerinin en nefret edilen angaryası olarak görüyorlar – işlerinin yarısından fazlasında memnuniyetsizlik, çalışanlar arasında moral ve şevk kaybına yol açıyor. Çalışanların olması doğaldır. bulmak ödüllendirici işlerinin ilginç yönlerine harcanan zaman. Bu nedenle, fatura işleme sürecindeki sıradan işleri en aza indirmek ve bir çalışanın işinin zorlu ve ilginç yönlerine harcanan zamanı artırmak, iş tatminini ve dolayısıyla çalışanların bağlılığını artırabilir.
• Artan yükümlülükler: Fatura işleme iş akışında meydana gelen gecikmeler, işlem yapılamayan faturalara neden olabilir. Bu, zaman içinde tahakkuk eden yükümlülüklere, denetim dönemlerinde artan baskıya ve uyumsuzluğa yol açabilir. Bütün bunlar alt çizgiyi etkiler.
• Dolandırıcılık güvenlik açığı: Fatura sürecinde meydana gelen bazı sahtekarlıklar arasında üçüncü taraf sahtekarlıkları, yanlış işçilik, mükerrer ödemeler ve diğer dahili hatalar yer alır. Fatura sahtekarlıkları, anormal fatura hacmi, teslim edilen ürün/hizmet ile fatura özellikleri arasındaki uyumsuzluk, PO ile fatura arasındaki tutarsızlıklar ve şüpheli çalışan davranışı olarak ortaya çıkabilir. Manuel fatura işleme görevleri sıkıcı olabilir ve zihinsel uyuşukluğa neden olabilir. Bu, faturalarda hatalar ve veri sorunları olup olmadığını kontrol ederken dolandırıcılıkların gözden kaçmasına neden olabilir. Bu özellikle kriz zamanlarında geçerlidir. Örneğin, Covid-19 salgını söylendiğine göre 2020'de fatura sahtekarlığı insidansını artırdı. Fatura sahtekarlığının, özellikle iş hacminin yüksek olduğu zamanlarda manuel olarak tespit edilmesi zordur.
• Merkezi olmayan fatura işleme: Tutarlı veya uyumlu bir fatura yönetimi iş akışının olmaması, parçalanmış süreçlere yol açabilir ve bu da merkezi görünürlük ve yönetişimi engelleyebilir.
• Ölçek büyütmenin önündeki engeller: Şirket büyüdükçe, manuel fatura işleme hantal hale gelir. Bu nedenle, küçük bir kurulum için muhtemelen işe yarayan şeye bağlı kalmaya devam etmek, genişlemeyi ve ölçeklenme potansiyelini engeller. Herhangi bir işletmenin nihai amacı mevcut durumu korumak değil, büyümektir!

Temassız AP iş akışlarını ayarlayın ve Borç Hesapları sürecini kolaylaştırmak saniyeler içinde. Şimdi 30 dakikalık bir canlı demo rezervasyonu yapın.

Otomatik fatura işleme

Fatura işleme otomasyonu, bu manuel süreçle ilgili sorunların tümü olmasa da çoğu için net bir çözüm sunar. "Hepsi değilse de" uyarısı, bazı aşamalarda çok az manuel müdahale ihtiyacı nedeniyle ortaya çıkar. Bununla birlikte, sürecin tekrar eden görevlerinin birçoğunun otomatikleştirilmesi zamandan ve paradan tasarruf sağlayabilir, çalışanların moralini koruyabilir ve iyi satıcı ilişkileri sürdürebilir.

Tamamen temassız fatura yönlendirme - faturaları, manuel müdahale olmadan, girişten kapanışa kadar otomatik olarak işlemek - hala nadirdir. A anket AP süreçlerinde yer alan personel arasında yürütülen bir anket, manuel görevlerin çoğunun otomatikleştirilmesi için ezici bir destek olduğunu gösteriyor.

Fatura işleme iş akışının bazı veya çoğu görevinin otomasyonunun bazı özel avantajları şunlardır:

• Veri tutarlılığı: Otomatik fatura işleme araçları genellikle faturalardan ilgili verileri çıkarabilen ve bunları sonraki kontrollere ve onaylara yardımcı olacak standart bir biçimde kaydedebilen otomatik veri Çıkarma araçlarını içerir. Birçok fatura işleme aracı, faturalardan ilgili verileri çıkarabilen yerleşik OCR modülleriyle birlikte gelir. AI özellikli fatura yönetimi araçları Nanonet'ler gibi çeşitli fatura biçimlerinden belirli verileri çıkarmak için eğitilebilir.
• Daha hızlı üç yönlü eşleştirme: İşlemle ilgili tüm veriler aynı yerde dijital olarak depolandığından ve görsel olarak veya yapay zeka tabanlı olarak kolayca karşılaştırılabildiğinden, faturanın PO ve makbuzla otomatikleştirilmiş üç yönlü karşılaştırması, manuel doğrulamalardan daha hızlıdır yazılım. Otomatik fatura işleme iş akışları, insan müdahalesi olmadan otomatik eşleştirme için veritabanları ve diğer muhasebe sistemleriyle entegre edilebilir.
• Kolaylaştırılmış onaylar: Faturanın bir aşamadan diğerine otomatik geçişi ve onay için hatırlatıcıların ayarlanması, faturanın işlenmesindeki gecikmeleri önleyebilir. Beklenmedik durumların ve hatırlatıcıların iş akışına dahil edilmesi darboğazları ortadan kaldırabilir. Elektronik imzaların ve dijital formların entegrasyonu, sürecin farklı katılımcılarından hareket halindeyken onay alınmasını sağlayabilir, böylece ofis dışında fiziksel yokluk onay sürecini geciktirmez.
• Süreç şeffaflığı: Verilere çok düzeyli erişim ve merkezi veri depolama, şeffaflığa izin verebilir. Fatura işlemenin otomasyonu, kontrol noktaları boyunca faturanın ilerlemesini izlemek için bir denetim izi de oluşturur.
• Veri güvenliği: Fatura verilerinin sayısallaştırılması, genellikle belgenin doğrulama ve onay için fiziksel olarak taşınmasıyla ilişkili bilgi kaybını önleyebilir. Otomasyon ayrıca fatura yönetimi iş akışının şirketin Belge yönetim sistemi ve denetim ve arşivleme amaçları için diğer defter tutma araçları. Ayrıca mevzuat uyumluluğuna yardımcı olur.
• Daha iyi iş zekası: Otomatik fatura yönetimi, satın alma verilerine ve harcamalara kolay erişim ve değerlendirme sağlayarak daha iyi analitik ve karar verme olanağı sağlayabilir.
• Satıcı ilişkilerinin sürdürülmesi: Gecikmelerin olmaması ve faturaların organize yönetimi, zamanında ödemeler, daha iyi satıcı iletişimi ve dolayısıyla satıcılarla verimli ilişkiler ile sonuçlanır.
• Dolandırıcılığın ortadan kaldırılması: Fatura onay iş akışlarının otomatikleştirilmesi, iş akışı boyunca kontroller yaparak ve görünürlüğü artırarak dolandırıcılığı ortadan kaldırabilir. Düzensizlikler sırasında otomatik olarak işaretlenebilir otomatik üçlü maç. Ve elektronik imza doğrulaması, hem dahili/harici sahtekarlıkları hem de bağlantılı kayıpları önleyebilir.

Otomasyona uygun AP süreçleri

Otomasyondan fayda sağlayacak fatura işleme adımlarından bazıları şunlardır:

• Fatura makbuzu: Farklı satıcılardan çeşitli fatura biçimleri alındığı göz önüne alındığında, faturadaki çeşitli ilgili alanların otomatik olarak algılanması, faturanın dijitalleştirilmesine ve verilerin daha iyi yönetilmesine yardımcı olacaktır. OCR araçları burada işe yarar.
• Fatura doğrulama: Faturalarda veri bütünlüğünü ve eksiksizliğini kontrol etmek için kurallar oluşturmak kolaydır. Fatura veri tabanındaki çeşitli ısmarlama alanların doldurulması, eksik veya eksik bilgilerin tespit edilmesine yardımcı olabilir.
• Üç yönlü eşleştirme: Faturalar genellikle bir PO'ya yanıt olarak yükseltilir ve genellikle bir makbuzla ilişkilendirilir. Bu üç belge, ortak bir PO numarasıyla birbirine bağlanacaktır. Faturaların, PO'ların ve makbuzların otomatik olarak eşleştirilmesi, doğrulama sürecini hızlandıracak ve faturayı gecikme olmaksızın bir sonraki seviyeye taşıyacaktır.
• İstisna işleme: İstisnalar ve uç durumlar, fatura yönetiminde nadir değildir. Uç durumlar, saat dilimi değişiklikleri, birden çok yinelenen ücret, geriye dönük fiyat ayarlamaları ve değişken ay uzunlukları nedeniyle ortaya çıkabilir. Bazı yazılımlar, özellikle Nanonets gibi yapay zeka tarafından desteklenenler, bu son durumların üstesinden gelebilirken, bazıları farklı düzeylerde insan müdahalesi gerektirir.
• Onay süreci: Dijital faturalar, onaylar için yönetim hiyerarşisinde otomatik olarak taşınabilir. Hatırlatıcıların ayarlanması, fatura sürecini hızlandırmaya da yardımcı olabilir.
• Ödeme: Tüm onaylar alındıktan sonra satıcıya otomatik ödeme yapılmasını sağlamak için yazılımın içine dijital ödemeler (havale vb.) yerleştirilebilir.
• Analitik: Otomasyon, rota düzeltmelerine ve üretken iş kararlarına yardımcı olabilecek harcama modellerinin ve satıcı ilişkilerinin değerlendirilmesini ve analiz edilmesini sağlayabilir. Yapay zeka tabanlı sistemler, faturalarla ilgili daha fazla eğitimle daha iyi analizlere olanak tanır.

Fatura veya makbuzlardaki verileri ERP yazılımına manuel olarak girmek zorunda kalacağınız son sefer yapmak için bu 30 dakikalık canlı demoyu ayırtın.

Akıllı fatura işleme için nanonetler

Nanonets, işletmenizin fatura işleme adımlarını otomatikleştirmek ve kolaylaştırmak için kullanılabilecek yapay zeka tabanlı bir yazılımdır.

Veriler, çeşitli fatura dosya türlerinden hatasız olarak yakalanabilir. Nanonets'in yapay zeka motoru, kodlamaya gerek kalmadan gerçek faturalarla eğitilebilir, bu da onu şirkete göre özelleştirilebilir hale getirir.  

Ayrıca yerleşik son teknoloji algoritmalara ve çok adımlı onaylar için güçlü bir altyapıya sahiptir. Nanonets fatura işleme yazılımı, Mysql veritabanı, QuickBooks veya Salesforce gibi diğer sistemlerle entegre edilebilir ve platformdan bağımsızdır. Doğru ve ölçeklenebilirdir, Alacak Hesapları Fatura işleme ekibiniz için zamandan ve paradan tasarruf sağlar ve üretkenliği artırır.

Paket

Fatura işlemenin otomasyonu, satın alma sürecini kolaylaştırır, fatura yolunun şeffaflığını artırır, zamandan ve paradan tasarruf sağlar, çalışanların üretkenliğini artırır ve satıcı ilişkilerini geliştirir. Fatura akışı otomasyonu, çalışanların planlama ve strateji oluşturma gibi daha az sıradan, daha yüksek değerli faaliyetlere konsantre olmalarını sağlar. Bunlar da, işin genel verimliliğinin ve karlılığının artmasına yol açabilir.

• SEO Destekli İçerik ve Halkla İlişkiler Dağıtımı. Bugün Gücünüzü Artırın.
• PlatoAiStream. Web3 Veri Zekası. Bilgi Genişletildi. Buradan Erişin.
• Adryenn Ashley ile Geleceği Basmak. Buradan Erişin.
• PREIPO® ile PRE-IPO Şirketlerinde Hisse Al ve Sat. Buradan Erişin.
• Kaynak: https://nanonets.com/blog/invoice-processing/