Kulağa ne kadar basit gelse de - faturayı alın, doğruluğunu kontrol edin, faturayı ödeyin, işlemi kapatın - fatura işleme çoğu durumda basit bir iş akışı değildir.

Bu süreçteki herhangi bir gecikme veya aksama, tedarikçilerle olan ilişkilerinizi olumsuz etkileyebilir ve hizmetlerin, malzemelerin ve malzemelerin zamanında teslim edilmesini engelleyebilir. Yaklaşık 1 şirketten 5'i, etkin olmayan fatura işlemenin neden olduğu gecikmiş satıcı ödemeleri nedeniyle uygun koşulları ve indirimli oranları kaybediyor.

Fatura işlemenin nasıl çalıştığını, manuel olarak yapmanın bazı önemli zorluklarını ve nasıl yapıldığını görelim. AP otomasyonu tüm süreci kolaylaştırabilir.

Fatura işleme nedir?

Fatura işleme veya fatura işleme, bir satıcıdan ürün/hizmet satın almanın iş sonuyla (amaçlanmayan kelime oyunu) ilişkili tüm işlem gamıdır.

Fatura işleme, bir tedarikçi faturası aldığı andan itibaren borç hesapları ekibi tarafından izlenen iş akışıdır. Satıcı faturasının alınmasından uygun kontroller ve onayların ardından ödemenin kaydedilmesine kadar tüm adımları kapsar.

Bir fatura, yalnızca tüm fatura işleme adımlarını temizledikten sonra ödeme için işlenebilir.

Fatura işleme adımlarını detaylı olarak inceleyelim:

Fatura işleme iş akışı: Faturalar nasıl işlenir?

Orta ve büyük ölçekli şirketlerde fatura işleme, borç hesapları sürecinin bir parçasıdır. Faturaların verimli bir şekilde işlenmesi, yalnızca nakit akışını düzenlemek için değil, aynı zamanda zamanında tedarik sağlamak için satıcılar/tedarikçiler ile ilgilenmek için de önemlidir.

• Birden çok kanal aracılığıyla gönderilen faturaları toplayın ve düzenleyin: e-posta, posta vb.
• Fatura verilerini yakalayın, defteri kebir kodları atayın ve fatura verilerini destekleyici belgelerle (PO'lar veya makbuzlar) eşleştirin.
  • tutarsızlık durumunda fatura satıcıya iade edilir.
• Dahili harcama politikalarına göre faturaları onaylamak veya reddetmek için yetkili onaylayıcılara gönderin.
• Banka havalesi, ACH yoluyla ödemeleri ayarlayın veya onaylanan faturaları kontrol edin.
• Ödemeyi ERP veya muhasebe yazılımınıza kaydedin.

Faturaların manuel olarak işlenmesindeki zorluklar

Fatura işleme oldukça sıkıcı olabilir. AP ekiplerinin veya finans personelinin fatura işlemeyi manuel olarak gerçekleştirirken karşılaştığı en acil zorluklardan bazıları şunlardır:

Kayıp veya kayıp faturalar

Kayıp veya cevapsız faturalar, gecikmiş ödemelere, geç ödeme ücretlerine, gergin satıcı ilişkilerine, operasyonda gecikmelere ve olası denetim sorunlarına yol açar. Bir şirket, aylık olarak birden çok fatura gönderen birden çok satıcıyla uğraştığında bu bir sorundur. Faturaların farklı personel tarafından, çeşitli formatlarda ve birden çok kaynaktan alınabilmesi sorunu daha da büyütmektedir.

Hatalı veya eksik veriler

Bir fatura, şirket kimlikleri, vergi bilgileri, sağlanan hizmet/ürün, fiyat, teslimat durumu vb. gibi kritik verileri içerir. Faturalar çeşitli biçimlerde geldiğinden, ilgili tüm fatura verilerinin manuel olarak alınması ve doğrulanması hataya oldukça açık hale gelir. Fatura hataları hem parasal hem de zaman kaybına neden olur.

Faturaların yaklaşık %40'ı hata içerir. Ve tüm faturaların yaklaşık dörtte biri, borç hesapları ekibi tarafından ele alınması gereken istisnalar için işaretlenir. Kağıt tabanlı faturalardaki hataların düzeltilmesi oldukça pahalıdır - fatura başına ortalama 53.50 ABD doları!

Fatura onayı yönlendirme hataları

Gelen faturaları onay için belirli paydaşlara manuel olarak yönlendirmek çok karmaşık olabilir. Özellikle birden fazla satıcıyla çalışıyorsanız ve büyük bir organizasyona sahipseniz. En verimli AP uzmanı bile bir faturayı uygun onaylayıcıya/paydaşa manuel olarak yönlendirirken hata yapabilir. Bu "yüksek temas" senaryosu, özellikle AP ekibinin defterleri periyodik olarak kapatması gerektiğinde özellikle streslidir.

Bilinmeyen fatura durumu

Manuel fatura işleme, güncellemeler için kişisel olarak ulaşmadıkları sürece satıcıları neredeyse karanlıkta tutar. Satıcıların şeffaflık eksikliği nedeniyle sahip oldukları bazı yaygın sorular şunlardır: Faturam nerede? Kim onayladı Daha ne gerekiyor? Ödeme ne zaman işlenecek?  

Mükerrer faturaları işaretleme

Orta ölçekli bir kuruluştaki ortalama bir AP, ayda 600-800 faturayı işler. Mükerrer faturaları veya potansiyel satıcı dolandırıcılığını manuel olarak belirlemek neredeyse imkansızdır!

Otomatik fatura işleme

Manuel fatura işleme bir acıdır. AP personelinin yaklaşık %60'ının fatura işlemeyi işlerinin en nefret edilen kısmı olarak gördüğü bildiriliyor. Sürecin yinelenen görevlerinin birçoğunu otomatikleştirmek zamandan ve paradan tasarruf sağlayabilir, çalışanların moralini koruyabilir ve iyi satıcı ilişkileri sürdürebilir.

Otomatik fatura işleme, sisteminize giren faturalardan sorunsuz bir şekilde veri çıkarma ve ERP'nize aktarma işlemidir, böylece bir ödeme işleme yalnızca birkaç tıklamayla yapılabilir. AP otomasyon yazılımı, fatura işlemede yer alan manuel adımların birçoğunun otomatikleştirilmesine yardımcı olur.

Borç hesapları ekipleri, aşağıdakileri otomatikleştirmek için AP otomasyonu veya otomatik fatura işleme yazılımı kullanır:

• fatura yakalama ve kodlama
• fatura verilerinin PO'lar ve makbuzlar ile doğrulanması ve eşleştirilmesi
• onay yönlendirme veya onaylayıcıları otomatik atama
• ve verileri muhasebe veya ERP yazılımına entegre etme veya uzlaştırma

Fatura işleme otomasyonu, bu manuel süreçle ilgili sorunların tümü olmasa da çoğu için net bir çözüm sunar. AP süreçlerinde yer alan personel arasında gerçekleştirilen anketler, manuel görevlerin çoğunun otomatikleştirilmesi için ezici bir destek olduğunu göstermektedir.

Otomasyona uygun fatura işleme adımları

Otomatik fatura işleme, manuel fatura işlemeden açıkça daha iyi bir seçenektir. Uzun vadede daha hızlı, daha doğru ve uygun maliyetlidir. Kolayca otomatikleştirilebilen belirli fatura işleme adımlarına daha ayrıntılı bir bakış:

• Fatura makbuzu: Farklı satıcılardan çeşitli fatura biçimleri alındığı göz önüne alındığında, faturadaki çeşitli ilgili alanların otomatik olarak algılanması, faturanın dijitalleştirilmesine ve verilerin daha iyi yönetilmesine yardımcı olacaktır. OCR araçları burada işe yarar.
• Fatura doğrulama: Faturalarda veri bütünlüğünü ve eksiksizliğini kontrol etmek için kurallar oluşturmak kolaydır. Fatura veri tabanındaki çeşitli veri alanlarının doldurulması, eksik veya eksik bilgilerin tespit edilmesine yardımcı olabilir.
• Üç yollu eşleştirme: Faturalar genellikle bir PO'ya cevaben düzenlenir ve genellikle bir makbuzla ilişkilendirilir. Faturaların, satın alma siparişlerinin ve makbuzların otomatik olarak eşleştirilmesi, doğrulama sürecini hızlandıracak ve faturayı gecikme olmaksızın bir sonraki seviyeye taşıyacaktır.
• İstisna işleme: Fatura işlemede istisnalar ve uç durumlar nadir değildir. Uç durumlar, saat dilimi değişiklikleri, birden çok yinelenen ücret, geriye dönük fiyat ayarlamaları ve para birimleri nedeniyle ortaya çıkabilir. Nanonets gibi bazı AP otomasyon yazılımları bu uç durumların üstesinden gelebilirken diğerleri farklı düzeylerde insan müdahalesi gerektirebilir.
• onay süreci: Dijital faturalar, önceden ayarlanmış iş kurallarına dayalı onaylar için yönetim hiyerarşisinde otomatik olarak taşınabilir. Veya yapay zeka tabanlı AP otomasyon araçları, onaylayıcıları da otomatik olarak atayabilir. Hatırlatıcıların ayarlanması da süreci hızlandırmaya yardımcı olabilir.
• Ödeme: Tüm onaylar alındıktan sonra satıcıya otomatik ödeme yapılmasını sağlamak için yazılımın içine dijital ödemeler (havale vb.) yerleştirilebilir.
• analitik: Otomasyon, rota düzeltmelerine ve verimli iş kararlarına yardımcı olabilecek harcama modellerinin ve satıcı ilişkilerinin değerlendirilmesini ve analiz edilmesini sağlayabilir. Yapay zeka tabanlı sistemler, faturalarla ilgili daha fazla eğitimle daha iyi analizlere olanak tanır.

Otomatik fatura işleme için nanonetler

Nanonets, işletmeniz için fatura işlemeyi kolaylaştırabilen yapay zeka tabanlı bir AP otomasyon yazılımıdır. Manuel ödenecek hesaplar çabasını azaltın, zamandan ve kaynaklardan tasarruf edin, kontroller kurun ve iş harcamalarına ilişkin derinlemesine görünürlük elde edin.

Fatura işleme veya AP otomasyon ihtiyaçlarınıza bağlı olarak:

• AP yönetimini uçtan uca otomatikleştirin - faturaları aynı platformda içe aktarın, onaylayın ve ödeyin.
  OR
• Veri yakalamayı otomatikleştirin, iş akışları oluşturun ve mevcut AP süreçlerini tamamen düzenleyin.

Paket

Fatura işlemenin otomasyonu, satın alma sürecini kolaylaştırır, fatura yolunun şeffaflığını artırır, zamandan ve paradan tasarruf sağlar, çalışanların üretkenliğini artırır ve satıcı ilişkilerini geliştirir. Fatura akışı otomasyonu, çalışanların planlama ve strateji oluşturma gibi daha az sıradan, daha yüksek değerli faaliyetlere konsantre olmalarını sağlar. Bunlar da, işin genel verimliliğinin ve karlılığının artmasına yol açabilir.

• SEO Destekli İçerik ve Halkla İlişkiler Dağıtımı. Bugün Gücünüzü Artırın.
• PlatoAiStream. Web3 Veri Zekası. Bilgi Genişletildi. Buradan Erişin.
• Adryenn Ashley ile Geleceği Basmak. Buradan Erişin.
• PREIPO® ile PRE-IPO Şirketlerinde Hisse Al ve Sat. Buradan Erişin.
• Kaynak: https://nanonets.com/blog/invoice-processing/