Alacak Hesapları (AP) süreçlerindeki önemli bir aktivite Fatura Eşleştirmedir. Bu kilit görevdeki geleneksel yaklaşımlar, bir işletme için zamana, çabaya ve insan kaynaklarına mal olabilir. Yenilikçi teknolojilerin ve otomatik araç setlerinin kullanılması, bir işletmeye ekstra kaldıraç ve değer sağlamak için fatura eşleştirmeyi optimize edebilir.

Bu makale, fatura eşleştirme, farklı türler ve temassız ağ gereksinimi hakkında ayrıntılı bilgiler sağlar. Fatura işleme or fatura yönetimive çeşitli faydaları.

Fatura Eşleştirme nedir?

Fatura eşleştirme bir ödenecek hesaplar süreci hakkındaki bilgileri doğrulayan ve karşılaştıran satın alma siparişi (PO) satıcı faturası ve ürün makbuzları ile.

Bir kuruluş, bir satıcının mallarını veya hizmetlerini kullanmak istediğinde, ayrıntılı gereksinimleri olan bir satın alma siparişi oluşturur. Talep edilen mal veya hizmetin teslimi üzerine satın alan kuruluş tarafından ürün fişi düzenlenir. Satıcı daha sonra ödeme tasfiyesi için faturayı yükseltir. Bu, fatura eşleştirmenin gerçekleştiği zamandır.

Eşleşen faturalar, PO ile fatura arasında herhangi bir hata veya tutarsızlık olmamasını sağlar. Satıcı aidatlarının daha hızlı ödenmesini kolaylaştırır ve riskleri önler. satıcı dolandırıcılığı & sahte faturalar için ödeme.

Sapma nedir?

Fatura istisnaları olarak anılan, fatura detayları ile PO veya mal/ürün girişi gibi doğrulayıcı belgeler arasında bir uyumsuzluk olduğunda bir sapma meydana gelir.

Sapmalar iki tür olabilir - miktar ve fiyat

• Miktar sapması: Satınalma siparişindeki kalemlerin miktarı veya sayısı ile faturalanan fatura arasındaki tutarsızlığı ifade eder
• Fiyat sapması: PO'da belirtilen maliyet ile faturada belirtilen değer arasındaki uyumsuzluğu ifade eder.

Sapmaların belirlenmesi ve uzlaştırılması, AP departmanı için göz korkutucu bir görev olabilir. Devam etmek için tolerans sınırları içinde olup olmadıklarını görmek için sapmalar değerlendirilmelidir. Fatura işleme veya düzeltmeler için faturayı satıcıya iade edin.

Tolerans düzeyi, bir faturada yüzde veya tutarlarda meydana gelebilecek küçük farklılıkları ifade eder. Tolerans sınırlarını aşan faturalar 'beklemeye' alınır ve düzeltilmesi için bayiye gönderilir.

Manuel AP İşlemlerinizi otomatikleştirmek mi istiyorsunuz? Nanonet'lerin ekibinizin uçtan uca uygulamalarına nasıl yardımcı olabileceğini görmek için 30 dakikalık bir canlı demo rezervasyonu yapın AP otomasyonu.

Fatura Eşleştirme İhtiyacı

Faturaları doğrulamanın veya eşleştirmenin bir işletme için neden bu kadar önemli olduğunu öğrenelim.

Fatura eşleştirme, satıcı faturalarının ödemeleri serbest bırakmadan önce destekleyici belgelerle doğrulanabilmesini sağlar. Bu, işletmelerin şunları yapmasına yardımcı olur:

• Ödemelerin yalnızca satıcıdan alınan geçerli mal veya hizmetler için yapıldığını onaylayın
• Ödemelerin daha hızlı ve doğru bir şekilde yayınlanmasını sağlayın
• Hataları ve çifte ödemeleri ortadan kaldırarak daha iyi şeffaflığı kolaylaştırın
• Birden çok satıcı için ödeme kayıtlarını izleyin
• Şirket denetimlerine daha iyi hazırlanın

Farklı işletmeler, aşağıdaki bir sonraki bölümde ayrıntılı olarak açıklandığı gibi farklı fatura eşleştirme yöntemlerini izleyebilir.

Fatura eşleştirme yolları

Kuruluşlarda fatura eşleştirme süreci normalde şu şekillerde yapılır: 2 yönlü eşleştirme, 3 yönlü eşleştirme ve son olarak 4 yönlü eşleştirme.

Faturalar diğer ilgililere göre doğrulanır belge iş akışları bu içerebilir satın alma siparişleri, mal girişi ve muayene fişleri. Bu eşleştirme yöntemleri, faturanın ödemesi onaylanmadan önce çözülmesi gereken fatura tutarsızlıklarını ve tolerans seviyelerini de kontrol eder.

2 Yollu Eşleştirme

2 yollu eşleştirme faturaları doğrulamanın basit ve yaygın bir yoludur. Faturaları satın alma siparişleriyle eşleştirmeyi ve toleransları kontrol etmeyi içerir. Fatura gerekli kriterleri karşılıyorsa, ödeme için planlanır.

3 Yollu Eşleştirme

3 yollu eşleştirme fatura eşleştirmenin en popüler yöntemidir. Bu, üç aşamalı bir süreci içerir. Fatura, satınalma siparişinde ve malların girişinde listelenen ayrıntıların doğruluğu açısından kontrol edilir. Tolerans seviyeleri onaylandıktan sonra fatura ödemeye hazır hale gelir.

4 Yollu Eşleştirme

2 yollu ve 3 yollu eşleştirmeden daha karmaşık olan 4 yollu eşleştirme, başka bir doğrulama adımını içerir. Satın alma siparişleri, mal makbuzları ve muayene fişleri için eşleşen faturaları gerektirir.

Malların teslimi üzerine, alıcı departman miktarı kontrol eder ve alınan miktarın doğru olduğunu kabul eden bir inceleme fişi düzenler. Bu nedenle, yalnızca satınalma siparişi, mal girişi, toleranslar ve muayene fişi ile eşleşen bir fatura ödeme için uygun kabul edilir.

Bu fatura eşleştirme yöntemleri, şirketlerin yalnızca sipariş edilen ve teslim alınan mal/hizmetler için ödeme yapmasını sağlar. Ayrıca sahte faturalara ve ödeme hatalarına karşı koruma sağlayarak işletmelerin üçüncü taraflarla olan ilişkilerinde daha iyi kontrol sahibi olmalarını sağlar.

Temassız AP iş akışlarını ayarlayın ve Borç Hesapları sürecini kolaylaştırmak saniyeler içinde. Şimdi 30 dakikalık bir canlı demo rezervasyonu yapın.

Faturaları Sözleşmelerle Eşleştirme

Fatura eşleştirme yöntemlerinin dışında, belirli satın almalar bir sözleşme eşleştirme süreci kullanılarak yapılabilir. PO dışı faturalama olarak da adlandırılan bu tür fatura, bir döngüde gerçekleşen yinelenen veya hizmet ödemeleri için kullanılır.

Sözleşme eşleştirmede, fatura mevcut bir sözleşmeyle karşılaştırılır ve doğrulanır. Bu tür sözleşmeli satın alımlara örnek olarak aylık faturalar (elektrik, su vb.), bina kira ve bakım ücretleri, reklam maliyetleri, hukuk veya danışmanlık hizmetleri ve daha fazlası verilebilir.

Bu tür eşleştirme, dahili bir fatura onay sürecine tabidir. Sözleşme eşleşir ve onay verilirse, PO dışı faturanın ödemesi planlanır.

Satınalma siparişleri ve diğer destekleyici belgelerle eşleşen fatura ihtiyacını ortadan kaldırır. Ayrıca, tekrarlayan nitelikteki ödemelerin erken ödenmesini kolaylaştırarak zamandan, çabadan ve maliyetten tasarruf sağlar.

Otomatik Fatura Eşleştirme nedir?

Otomatik fatura eşleştirme, bir şirketin fatura eşleştirme sürecini gelişmiş araçlar ve teknoloji yardımıyla dijitalleştirmeyi ifade eder; faturalar insan müdahalesine gerek kalmadan otomatik olarak işlenir.

Otomatik fatura eşleştirme teknolojisi, AP departmanlarının çalışma şeklini değiştirebilir. Alınan faturalar taranır, dijital forma dönüştürülür, algoritmalar kullanılarak eşleştirilir ve tolerans ayarlarına göre kontrol edilir ve onaylanırsa ödeme için işlenir - bunların hiçbirini insana bağımlı olmadan yapabilirsiniz.

Faturaları doğrulama veya eşleştirme ve bunları otomasyon kullanarak işleme görevi bir dizi avantaj sağlayabilir. OCR ve RPA gibi yapay zeka destekli otomasyon teknolojileri, temassız fatura işlemeyi verimli ve hatasız olacak şekilde geliştirebilir.

Fatura veya makbuzlardaki verileri ERP yazılımına manuel olarak girmek zorunda kalacağınız son sefer yapmak için bu 30 dakikalık canlı demoyu ayırtın.

Otomatik Fatura Eşleştirmede Yapay Zeka Kullanımı

Süreçleri işlemek için makine zekasını kullanmak, karmaşık sıkıcı işleri basit ve kolay hale getirebilir. OCR ve RPA gibi yapay zeka odaklı teknolojiler, AP süreçlerini otomatikleştirmek ve iş verimliliğini artırmak için etkili araçlar olabilir.

Optik Karakter Tanıma

OCR, düzenleme için dijital belgelerden bilgi okuyan ve çıkaran bir teknolojidir. Büyük hacimli verilerle uğraşan endüstriler için kullanışlı olan yapay zeka kullanan OCR yetenekleri, AP otomasyonu.

OCR etkili performans gösterebilir veri yakalama, ilgili verileri çekerek çıkarma. Ardından, faturayı PO ile otomatik olarak eşleştirmek için yönlendirir. Bu aşamadan sonra 2'li, 3'lü veya 4'lü eşleştirme kullanılarak fatura eşleştirme işlemi tamamlanabilir. Tüm bunlar, manuel görevlendirme çabalarını, zamanı ve maliyeti azaltarak daha iyi süreç verimliliği sağlar.

Ancak OCR, AP süreçlerinin otomasyonunu optimize etmeye büyük katkı sağlayabilirken, OCR tek başına otomasyon sürecini tamamlamak için yeterli olmayabilir. OCR ile birlikte başka bir güçlü teknolojinin kullanılması, eksiksiz süreç otomasyonu elde etmek için daha faydalı olabilir.

Robotik Proses Otomasyonu

Robotik süreç otomasyonu, dijital süreçleri otomatikleştirmek için OCR ile birlikte sanal asistan görevi görebilen popüler ve kullanışlı bir yazılım teknolojisidir. Yazılım, kullanıcıların insan eylemlerini taklit eden 'botlar' oluşturmasına olanak tanır.

Bu güvenilir robotlar, birçok endüstride 24/7 yüksek hız ve hassasiyetle çalışmak için kullanılmaktadır. Sistem uygulamalarıyla etkileşime girerek, bu botlar otomatik olarak bilişsel veri yakalama, verileri insanlar gibi ayıklayın ve analiz edin. Bunun yanı sıra, saniyeler içinde doğru eylemi başlatmak için çıkarılan verileri iletebilir ve uygun işlemlere yönlendirebilirler.

OCR'li RPA, faturanın alındığı andan itibaren hız, doğruluk ve kısaltılmış zaman çerçevesi ile bir AP faturası eşleştirme sürecine yardımcı olabilir. Yükler, tarar, gerçekleştirir bilgi çıkarma, 2, 3 veya 4 yönlü eşleştirmeyi başlatır, ayarlanan toleransları kontrol eder ve faturaları düzeltme veya ödeme işlemi için işaretler.

Otomatik Fatura Eşleştirmenin Faydaları

Fatura eşleştirmeyi otomatikleştirmek, ödemeler için faturaların daha kolay işlenmesine yardımcı olur. İnsan müdahalesine olan ihtiyacın ortadan kaldırılmasıyla, evrak işlerini ve manuel doğrulamaları sürdürmenin komplikasyonları da ortadan kalkar.

Temassız fatura işlemenin sunduğu önemli avantajlardan bazıları şunlardır:

• Zaman tasarrufu – Manuel fatura eşleştirme sıkıcı ve zaman alıcıdır. Fatura detaylarını tek tek kontrol etmek ve 2,3'li, 4'lü, XNUMX'lü süreçlerle doğrulamak ciddi zaman alıyor. Bu nedenle, şirket çalışanlarının değerli zamanlarını diğer önemli görevlere ayırmalarına ve genel üretkenliği artırmalarına olanak tanır.
• doğruluk – AP sürecinin otomatikleştirilmesi hata sıklığını azaltır ve süreçler arasında sorunsuz bir iş akışı sağlar. Uyumsuzluklar veya tutarsızlıklar kolaylıkla tespit edilir ve yalnızca bir fatura tüm seviyelerde mahsup edildiğinde ödeme için planlanır.
• Mükerrer ve sahte faturalara karşı koruma – Fatura eşleştirmeyi otomatikleştirmek, faturalar ve destekleyici belgeler arasında tutarlı doğrulama gerektirir. İstisnalar da algılanır ve manuel doğrulama için işaretlenir. Bu, sahte veya mükerrer faturalara karşı koruma ve daha iyi iş kontrolü sağlar.
• Satıcı ilişkilerini teşvik eder – Fatura işlemeyi otomatikleştirmek, faturaları satın alma siparişleriyle hızlı bir şekilde eşleştirebilir ve satıcıları memnun etmek için daha hızlı ödeme yapabilir. Buna karşılık işletme, artan kârlılık için daha iyi sözleşme tekliflerinden ve erken ödeme indirimlerinden de yararlanabilir.
• Verimli maliyet analizi – Temassız fatura işleme, en yüksek değeri sunanların belirlenmesine yardımcı olan münferit kalemler hakkında bilgi sağlar. Bu güvenilir veriler, şirkete daha fazla değer katmak için daha iyi maliyet analizine ve ilgili satıcıların seçilmesine yardımcı olur.
• denetimler için iyi – Diğer destekleyici belgelerle birlikte faturalar denetimler için zorunludur. Otomatik fatura eşleştirmenin kullanılması, satın alma siparişlerinin, mal girişlerinin, denetim fişlerinin ve faturaların, süreci hızlandırmak için denetimler sırasında kolayca erişilebilen dijital olarak merkezi bir konumda bulunmasını sağlar.

Sonuç

Borç hesapları fatura eşleştirme ve işleme karmaşık bir süreçtir. Yapay zeka özellikli teknoloji, özelleştirilebilir otomasyon yoluyla işletmelere kaldıraç sağlayabilir. Şirketler otomatikleştirerek sorunsuz bir şekilde entegre olmayı deneyebilir belge yönetimi iş akışı süreçler, daha iyi şeffaflık yaratın, optimize edilmiş iş verimliliği ve büyüme için iyi iş ilişkileri sürdürün.

• SEO Destekli İçerik ve Halkla İlişkiler Dağıtımı. Bugün Gücünüzü Artırın.
• PlatoAiStream. Web3 Veri Zekası. Bilgi Genişletildi. Buradan Erişin.
• Adryenn Ashley ile Geleceği Basmak. Buradan Erişin.
• PREIPO® ile PRE-IPO Şirketlerinde Hisse Al ve Sat. Buradan Erişin.
• Kaynak: https://nanonets.com/blog/invoice-matching-explained/