Doldurulmuş dosya dolapları ve gevşek evraklarla dolu bankacı kutuları günleri geride kaldı. Hatta birçok açıdan, şirket bilgilerinin dosya aktarım protokolüyle paylaşılan bir dizi Excel çalışma kitabı ve PDF'de merkezileştirildiği dönemi bile geride bıraktık. 

Ancak bugün, ne kadar yol kat etmiş olursak olalım, bir dizi belge yönetimi zorluğuyla karşı karşıyayız. Artık güvenlik kaygılarıyla karşı karşıyayız, belge yönetimini dağınık ekipler ve uzaktaki personel arasında senkronize ediyoruz ve birbirimizin ayağına basmadan veya saatlerce süren çalışmayı silmeden tek belgeler üzerinde etkili bir şekilde işbirliği yapmaya çalışıyoruz. Tüm bu faktörler bir araya gelerek kurumsal düzeyde belge yönetimini kırılması zor bir somun haline getirir. 

Ancak bu baş ağrısını hafifletmek için tasarlanmış bir dizi dijital araç sunan yeni ortaya çıkan bir dizi platform var. Toplu olarak çağrılırlar elektronik belge yönetim sistemleri (EDMS).

EDMS nedir? 

Elektronik Belge Yönetim Sistemleri, kısaltılmış hali EDMS, şirket çapındaki veri ve belgelerin toplanmasına, derlenmesine, depolanmasına, yönetilmesine ve bunlara erişilmesine yardımcı olan kapsamlı bir ekosistemi tanımlar. İK'nın belge depolaması gibi niş bölüm içi çözümlerle karşılaştırıldığında HIPAA için optimize edilmiş veya muhasebenin vergi yönetimi ve depolama yazılımı olan EDMS, şirketin tüm dikey zincirine ve hiyerarşisine hizmet ederek müdürlükler, bölümler ve ekipler arasında erişim sunar.

EDMS'e çok yakından bakmadan önce, yaygın bir yanılgıyı ortadan kaldıralım. Temel EDMS anlamı biraz yanıltıcıdır çünkü aynı "kurum çapında, paylaşılan belge yönetim sistemi" etiketini Google Drive/Docs, Notion ve benzeri ticari kullanıma hazır (COTS) çözümler gibi araçlara kolayca uygulayabilirsiniz. Belirli örnekler için harika çalışsalar da, bu kategorilerdeki COTS'un EDMS'ye kıyasla iki önemli dezavantajı vardır:

EDMS Ölçeklendirilmiş Çözümlerdir

 Evet, Notion veya Google Drive muhtemelen 10 kişilik ekibiniz için harika çalışır. Peki ya 100'e ölçeklendirdiğinizde? 1,000 mi? Genişlemeyi düşünüyorsanız, bugün ihtiyaç duyabileceğinizden daha fazla belge yönetimi gücüyle başlamanız daha iyi olur çünkü bunu yapmak daha kolaydır. içine büyümek COTS aracından geçiş yapmak yerine bir EDMS dışında gelişti. 

EDMS Teklif Güvenliği

COTS çözümleri güvenli olma eğilimindedir. Sonuçta hiç kimse Google'ı özellikle hacklenebilir olmakla suçlamıyor. Ancak çalışan bilgileri veya özel firma verileri gibi kişisel veriler söz konusu olduğunda, EDMS'nin sunduğu daha sağlam, test edilmiş ve kanıtlanmış bir güvenlik aygıtına sahip olmak istersiniz (ve bazı durumlarda yasal olarak zorunludur). EDMS'nin sunduğu en sıkı güvenlik çözümleri arasında yerel donanım ve ağ dışı dosyalama yer alır, ancak bulut tabanlı çözümler bile çoğu COTS'nin yapamayacağı düzenleyici veya firmaya özgü güvenlik gereksinimlerini sunar. 

EDMS Hangi Özellikleri Sunar?

 EDMS, doğası gereği, özel belge yönetimi ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde özelleştirilebilir ve özelleştirilebilir çerçevelerdir. Bu özelleştirme, temel EDMS anlamını bilmenin, EDMS'nin sunduğu tüm fırsatları anlama yolunda yalnızca ilk adım olduğu anlamına gelir.

Yine de EDMS tarafından sunulan çerçeveler, kaliteli bir EDMS olarak kabul edilmek için gerekli olan bir avuç spesifik özellik etrafında kümelenme eğilimindedir. Bir elektronik belge yönetim sistemi için alışveriş yapıyorsanız veya mevcut platformunuzun kriterleri karşılayıp karşılamadığına karar vermek istiyorsanız EDMS'de dikkate almanız gerekenler şunları içerir:

1. Kimin neye eriştiğini yönetmek için kullanıcı izinleri gibi dahili olarak ve verileri ve belgeleri üçüncü taraf izinsiz girişlerinden korumak için harici olarak güçlü güvenlik. Bu, etkinlik izleme günlüklerini, kullanım geçmişini ve değişiklikleri manuel veya otomatik yedeklemeden "geri alma" yeteneğini içermelidir.
2. Platformun mevcut teknoloji ortamınıza ne kadar kolay entegre olduğu, yani EDMS'nin borç hesapları otomasyon araçlarınız, faturalama sisteminizle senkronize olması gerektiği, satıcı katılımı, ve tedarikçi portallarıve firmanızın üzerinde çalıştığı diğer tüm günlük platformlar veya araçlar.
3. Kapsamlı ve kullanımı kolay arama işlevleri: Belirli bilgileri veya dosyaları kolayca bulamıyorsanız belgelerinizi tek bir depoda merkezileştirmenin pek bir faydası yoktur. Bu, meta veriler, etiketleme, sınıflandırmalar ve sağduyulu klasör seçenekleri gibi etkili organizasyon özelliklerini içerir.
4. Durum, güncelliği geçmiş ve kullanılmamış dosyaları stoklamadığınızdan emin olmak için belge ve yaşam döngüsü yönetimi sistemleri ve inceleme araçları. Bu aynı zamanda çalışan el kitapları ve standart işletim prosedürleri (SOP) gibi standartlaştırılmış belgeleri yinelemeli olarak gözden geçirmek için bir zorlama işlevi sağlamaya yardımcı olur ve sonuç olarak operasyonel süreçlerinizi iyileştirir.
5. Dahili ve harici dosya paylaşımı (her ikisine de yerleşik güvenlik protokolleri ve izinlerle).
6. Ortak düzenleme ve sunumlara olanak tanıyan ortak çalışmaya dayalı araçlar; günümüzün "önce uzaktan" çalışma ortamında kritik öneme sahiptir ancak dağınık ekipler için de aynı derecede zorunludur.
7. Özelleştirilebilirlik ve ölçeklenebilirlik. EDMS'yi ihtiyaçlarınıza göre uyarlayabilmelisiniz ve platform, siz büyüdükçe organizasyonel gereksinimlerinize uyum sağlamalıdır.
8. çoklu belge yakalama optik karakter tanıma (OCR) teknolojisinden yararlanan taranmış fiziksel belgeler, dijital içe aktarmalar ve e-posta/dijital mesajlaşma dosyalama seçeneklerini içeren seçenekler.
9. Uyumluluk ve mevzuat engelleri – sektörünüz veya bölgeniz HIPAA, GDPR ve benzeri girişimler gibi belirli parametrelere tabiyse EDMS'niz şart uyumlu seçenekler sunar. 

Neden Elektronik Belge Yönetim Sistemi Kullanmalı?

EDMS'nin temel faydalarından ve özelliklerinden bir veya daha fazlası sizi etkilemeye yetmediyse, elektronik belge yönetim sistemi kurulumunun ofis verimliliğinizi nasıl artırdığını bağlamsallaştıralım. Teorik bir işletmeyle ilgili birkaç temel değişkeni detaylandıralım:

Niş teknoloji danışmanlığı işi, birkaç arkadaş olarak başladı ancak hayal edebileceklerinden daha hızlı büyüdü. Bugün, Avrupa'daki bazı bölümlerin GDPR'ye tabi olduğu uluslararası ekipleri var, ancak işletmenin çoğu Kuzey Amerika'da merkezileşmiş durumda. Şirket uzaktan öncelikli bir model üzerinde çalışıyor ve ekip liderleri kendi tercih ettikleri belge ve proje yönetimi platformunu kullanma eğiliminde. Bu nedenle, bırakın proje sonuçlarını paylaşmak veya yeni çalışanları işe almak şöyle dursun, sanal toplantıları on farklı takvim ve video platformunda senkronize etmek bile zordur; Microsoft Office dokümanlarının Google Dokümanlar'a ve Google Dokümanlar'a taşınmasından kaynaklanan veri kaybı o kadar yaygındır ki şaka gibi. 

Bu EDMS örnekleri dramatik etki için birden fazla faktörü birleştirse de, altta yatan nedenler nadir değildir. Bu durumda şirketin artan sorunları ve senkronizasyon çabaları, bir EDMS uygulanması durumunda düzeltilebilir. 

1. EDMS, veri güvenliğinin ve bölgeye özgü talimatlara uygunluğun korunmasına yardımcı olur.
2. EDMS, ekip üyelerinin hiyerarşide yukarı ve aşağı proje dosyalarına, başlangıç ​​belgelerine ve daha fazlasına, dosyaları birden çok kez değiştirme zorunluluğu veya riski olmadan erişmesine yardımcı olur. Çoğunlukla önemli bir biçimlendirme kaybı yaşamadan bir PowerPoint dosyasını Google Slaytlar'a bile taşıyamazsınız; sürekli olarak çok daha etkili bir şeyi kaybetme riskini almaya değer mi? dosya dönüştürme?
3. Farklı danışmanlık ekiplerinin, yalnızca tercih edilen platformun ötesinde, dosyaları kişisel bulutlarda, flash sürücülerde ve çeşitli paylaşılan sürücülerde depoladığını veya barındırdığını varsaymak yanlış olmaz. Bir şey kaybolursa veya bir ekip üyesi aniden ayrılırsa şirket, sistemini merkezi olmayan bir şekilde tutarak tonlarca tarihi belge ve veriyi kaybetme riskiyle karşı karşıya kalır.       
4. EDMS ile işbirliğine dayalı düzenleme basittir ve ekip üyelerinin platformlar arasında çeşitli izinler arasında denge kurması gerekmez. Bunun yerine EDMS onay yetkilileri yönetir kim düzenleyebilir ne son dakika "düzenleme davetleri" veya benzeri zaman kaybettiricilerle uğraşmadan tek bir hamlede.   

Diğer EDMS örnekleri arasında eski dosyalama ve depolama sistemlerinden tamamen dijital bir paradigmaya geçiş yer almaktadır. Bu durum, şirketlerin fiziksel belgeleri uzun vadede muhafaza etme veya arşiv ve depolama ücretlerinden tasarruf etmek için maliyet düşürücü girişimler uygulamayla ilgili riskleri tespit etmesi nedeniyle özellikle yaygınlaşıyor.

Elektronik Belge Yönetim Sistemi Uygulamanın Faydaları

Kaliteli EDMS'nin bazı ayrıntılı faydalarına ve özelliklerine baktık, ancak büyük resimdeki gelişmeler daha çarpıcı. Kaliteli bir EDMS'den yararlanarak kuruluşunuz şunları yapabilir: 

1. Paydaş işbirliğini iyileştirin: İster bir çalışan, ister üçüncü taraf profesyonel hizmet, müşteri, müşteri veya satıcı olsun, etkili bir EDMS platformu üzerine kurulu merkezi bir veritabanı, verilerinizi ve belgelerinizi düzensiz ve farklı depolama merkezlerinden ayırır. Aynı zamanda soba borularını önler ve tüm kullanıcılar için ortak, ortak bir anlayış geliştirilmesine yardımcı olur.
2. Güvenlik ve uyumluluk: EDMS araçları, en değerli varlığınız olan verileri korumak için güvenlik sunar. Hassas bilgilerinizi rehin tutan bilgisayar korsanlığı ve fidye yazılımı tehditleriyle karşı karşıya olduğumuz için tutarlı güvenlik çok önemlidir. Çalışanların veri ve belgeleri eşit derecede çeşitli güvenlik önlemleriyle çeşitli platformlarda tutması riski artırır. Aynı zamanda, veri ve özel bilgi depolamayla ilgili artan düzenleyici gereksinimler, tutarlı bir belge yönetimi stratejiniz yoksa uyumluluğu imkansız hale getirir.
3. Şirketler arası senkronizasyon: Zaten aşağıdakileri içeren bir teknoloji ekosistemi oluşturduysanız: finans otomasyon araçları, İK yönetimi programları, satıcı portalları ve benzer yapılar, o zaman EDMS, her farklı sistemi birbirine bağlamaya yardımcı olacak mantıklı bir sonraki adımdır. Teknoloji kapsamınızı henüz genişletmediyseniz EDMS'yi dağıtmak, kuruluşunuzu dijital çağa taşırken stratejik bir temel taşı görevi görür.  
4. Verimlilik ve veri yönetimi: Özünde kaliteli bir EDMS, verimliliği artırarak ekibinizin daha iyi olmasını sağlar. Bir EDMS, birden fazla platform kullanıldığında dosya taşıma, izin yönetimi ve benzeri engelleri gibi zaman kaybettiren etkinlikleri ortadan kaldırır. Aynı zamanda EDMS, erişimi yönetmek ve değişiklikleri izlemek için dahili kontrollerin geliştirilmesine yardımcı olarak ölçeklendirme yaparken veri bütünlüğünü sağlar. Benzer şekilde belgelerinizi merkezileştirmek, veri analitiği besleyici kaynaklarınızı iyileştirmenize yardımcı olarak iş zekası platformlarından yararlanırken değerli içgörülerin kilidini açmanıza yardımcı olur. 

EDMS En İyi Uygulamaları

EDMS'nizde ince ayar yapmak, ayarlama yapmak ve özelleştirmek isteyecek olsanız da, birkaç en iyi uygulama sizi doğru yöne yönlendirecek ve EDMS avantajlarını en üst düzeye çıkaracak bir kılavuz görevi görecektir:

1. İzinleri ve sürüm kontrol araçlarını yönettiğinizden emin olun: Belgeleri merkezileştirdiğinizde, ekibinizin izinlerini iyi yönetmezseniz yetkisiz erişim veya sızıntı riskiyle karşı karşıya kalırsınız. Üçüncü taraf hizmetlerin veya satıcıların sisteme erişimi varsa bu durum iki kat daha doğrudur. Bir izin SÇP'si geliştirmek bunların korunmasına yardımcı olur bilmeye ihtiyaç duymak Hassas bilgileri meraklı gözlerden korurken bilgi sahibi olun. Aynı zamanda, yinelenen yedekleme prosedürlerine sahip olduğunuzdan ve değişiklikleri takip edebildiğinizden emin olmak, belge kalitesinin korunmasına ve üzerine yazma veya kazaların önlenmesine yardımcı olur.
2. EDMS'nizin sizinle birlikte ölçeklenebildiğinden emin olun: Kuruluşunuza yalnızca mevcut haliyle hizmet verecek bir EDMS'ye her şeyi dahil etmenin hiçbir anlamı yoktur. Bir sonraki büyüme aşamanıza girerken EDMS'nizin ihtiyaç duyacağınız avantajları ve özellikleri sunduğundan emin olmanız gerekir; bugün bunların kullanımını en üst düzeye çıkarmasanız bile, bu özelliklere bugün erişebilmek ve bunları anlamak sizi başarıya hazırlayacaktır. Yarın.
3. EDMS'nizin ekosisteminize entegre olduğundan emin olun: Bir EDMS dağıtılırken ölçeklenebilirliğin yanı sıra entegrasyon da çok önemlidir. Faturalandırmayı hâlâ manuel olarak taramak, yüklemek veya taşımak zorunda kalıyorsanız verimliliği en üst düzeye çıkarmıyorsunuz demektir. makbuzlar EDMS'ye girin. EDMS'nizin çalışması gerektiğini unutmayın – eğer uyarlıyorsanız belge iş akışı külfetli bir EDMS sürecine uyum sağlamak için stratejinizi yeniden değerlendirmeniz gerekir.
4. Etiketleme ve düzenleme araçlarından yararlanın: Dokümantasyonunuzu bir EDMS'ye taşıdığınızda, şirketinizin tüm varlığını kapsayan merkezi bir veritabanı oluşturursunuz. Ancak bu bilgiyi kolayca bulamıyor, aramıyor ve erişemiyorsanız potansiyel verimlilikten yararlanmıyorsunuz demektir. Bu avantajları en iyi şekilde yakalamak için dosya adlandırma kurallarını, klasör hiyerarşisini ve yerleştirme talimatlarını ve herkesin uyumlu olmasını sağlamak için kapsamlı eğitim planlarını içermesi gereken bir bilgi yönetimi SOP'si geliştirmeniz gerekecektir. 

Sonuç

Veri toplama çabalarımız arttıkça elektronik belge yönetimi ihtiyaçlarımız da artıyor. Gelişen düzenlemelere uymak ve hassas verileri korumak, kapsamlı bir stratejiniz yoksa daha da zorlaşan devasa bir görevdir. Aynı zamanda, eğer hızlı bir şekilde erişip bu verilerden yararlanamazsanız, dünyadaki tüm veriler işe yaramaz hale gelir. belge iş akışları. EDMS, organizasyonel verimliliğinizi geliştirip düzene koymak için bir dizi avantaj sunarken bu riskleri dengeler, sonuçta zamandan tasarruf sağlar ve ekibinizin önemli olana odaklanmasına olanak tanır: işi büyütürken mümkün olan en iyi sonuçları sunmak.

• SEO Destekli İçerik ve Halkla İlişkiler Dağıtımı. Bugün Gücünüzü Artırın.
• PlatoData.Network Dikey Üretken Yapay Zeka. Kendine güç ver. Buradan Erişin.
• PlatoAiStream. Web3 Zekası. Bilgi Genişletildi. Buradan Erişin.
• PlatoESG. karbon, temiz teknoloji, Enerji, Çevre, Güneş, Atık Yönetimi. Buradan Erişin.
• PlatoSağlık. Biyoteknoloji ve Klinik Araştırmalar Zekası. Buradan Erişin.
• Kaynak: https://nanonets.com/blog/electronic-document-management-system/