İş akışı yönetimi söz konusu olduğunda belgeler herhangi bir işletmenin önemli bir parçasıdır. Günümüzde çoğu kuruluş dijital belge yönetimini seçmektedir. Bu seçeneğin, kağıt tabanlı yönetim sistemleriyle karşılaştırıldığında birçok avantajı vardır.
Doküman otomasyonu, tekrarlayan görevleri tanımlamak ve iş süreçleriyle ilgili dokümanların oluşturulmasını, değiştirilmesini, saklanmasını, imzalanmasını, aranmasını otomatikleştirmek için gereklidir.
Doküman Otomasyonu İçin Ne Tür Yazılımlar Gereklidir?
Doküman otomasyon yazılımı, dokümantasyon sürecini otomatikleştirmek için gerekli teknolojidir. Tüm belgeleri oluşturmak çok zaman ve çaba gerektirir. Günümüzün BT endüstrisindeki şirketlerin artan ihtiyaçlarını düşündüğünüzde, manuel dokümantasyon yavaş bir süreç olabilir.
Otomatik dokümantasyon yazılımı, böyle bir sorunu çözmek için tasarlanmıştır. Çeşitli şablonları kullanarak belge oluşturma sürecini hızlandırabilirsiniz. Yüksek doğruluğa ek olarak, bu tür yazılımlar zamandan tasarruf sağlar ve karmaşık dokümantasyonu birkaç dakika içinde hazırlar.
Otomatik Doküman Yönetiminin Faydaları
Çalışmaların gösterdiği gibi, iş akışı görevlerinin neredeyse yarısı otomatikleştirilebilir. Bu tür pek çok fayda sağlar:
- zaman tasarrufu – manuel görevlerin sayısı azalır;
- hata sayısını azaltmak - program, hataları en aza indirmeye izin veren mükemmel iş verimliliğine sahiptir;
- yüksek depolama ve güvenlik – otomatikleştirilmiş iş akışı yönetimi, tüm saldırılara karşı çok düzeyli koruma sağlar;
- artan uyum – bu süreç, endüstri standartlarına uyum sağlamaya yardımcı olur;
- dijital süreç entegrasyonu – iş akışı yönetimi, hesap yönetimi ve diğerleri gibi şirket süreçlerini entegre eder.
Otomasyon dokümantasyonu hızlı, basit ve doğru olduğu için ölçeği büyütmek kolaydır. Yeni bir süreç eklemek ve hemen belgelemeye başlamak mümkündür. Tek yapmanız gereken birkaç ek kural ve şablon oluşturmak.
Doküman Yönetimi İş Akışı Nasıl Oluşturulur
İş akışları, belge yönetimi sürecinde büyük bir adımdır. Ekibin büyüklüğünden veya girdi verilerinin miktarından bağımsız olarak bilgi paylaşımını kolaylaştırırlar. Belge yönetimi iş akışı otomasyonu oluşturmak için aşağıdaki adımları gerçekleştirmek gerekir:
- Bir iş akışı yönetim aracı seçin. Sahibin iş akışlarından istediği işlev sayısını ve işlem hızını belirler. Böyle bir araç, net bir arayüz, kapsamlı entegrasyon yetenekleri, sürükle ve bırak özellikleri ve akıllı ekip yönetimi ile karakterize edilmelidir.
- Gerekli giriş adımlarını işaretleyin. Bu, yüzeysel bir inceleme yapma, diğer taraflarla tartışma ve analiz yapma fırsatı sağlar.
- Süreçle ilgili ayrıntıları içerecek şekilde gerekli alanları içeren bir dijital form oluşturun.
- İş akışını tasarlayın. Onay sürecinin farklı aşamalarını farklı adımlara ayırmak önemlidir. Her adımı açıkça adlandırmaya ve belirli görevlerden sorumlu olacak belirli kişileri atamaya değer.
- İzinleri ve kuralları tanımlayın. Her alan, onu düzenlenebilir ve okunabilir veya gizli kılacak şekilde yapılandırılabilir.
- Bir test çalıştırması gerçekleştirin ve konuşlandırın. Bu şekilde tanımlanan koşulların çalışıp çalışmadığını ve herhangi bir hata olup olmadığını kontrol edebilirsiniz.
kullanma iş akışı yönetimi araçları, çalışmalarınızı düzenleyebilmek ve daha hızlı işbirliği yapabilmek için belgelerin depolandığı herhangi bir alanla çalışabilirsiniz. Yazılım, sürekli olarak doğru dosyalar için klasörler aramak yerine iş görevlerine odaklanmayı kolaylaştırır. Bunun yerine, ekibin belgeleri incelemek ve güncellemek için daha fazla zaman harcayabilmesi için belge yönetimi iş akışınızı basitleştirmeye odaklanabilirsiniz.
Kağıt belgelerle çalışmak, bunları aktarmak için çok zaman alır. Aynı zamanda, çalışanlar onlarla uzun süre etkileşime girmezler. Ancak elektronik formatta, tüm önemli evrakları birkaç dakika içinde hazırlayabilir ve diğer çalışanların onayına gönderebilirsiniz.
PandaDoc — Her Şirket İçin Bir Asistan
Tüm iş süreçlerini çok daha kolay hale getirdiği ve her çalışan için zaman kazandırdığı için her şirketin bir belge otomasyon aracına ihtiyacı vardır. Ayrıca her organizasyonda büyük bir yardımcı da Pandadoc'tur. Önemli belgeleri oluşturmanıza, değiştirmenize, imzalamanıza ve saklamanıza izin veren bir programdır. Net bir arayüz ve geniş bir kullanışlı araç seti ile karakterizedir. Artık dakikalar içinde bir sözleşme veya sözleşme oluşturabilirsiniz. Aynı zamanda sözleşme imzalama sürecini de basitleştirir - tek yapmanız gereken ağ üzerinden bir belge göndermek ve imzalanmasını beklemek. Sitede, belgelerle zorlanmadan çalışmanıza izin veren birçok araç bulunmaktadır. Binlerce hazır şablon sadece doldurmanız ve imzalamanız gereken var. Ayrıca, belirli bir organizasyonun gereksinimlerini karşılamak için bir şablon oluşturma fırsatı da vardır. Portal, yeteneklerinizi genişletmek için makul bir fiyata farklı paketler sunar. Ancak bunları 7 gün önceden deneme sürümünde deneyebilirsiniz. Kullanıcı dostu olması sayesinde bu platform birçok Avrupalı şirket tarafından tercih edilmektedir.
- SEO Destekli İçerik ve Halkla İlişkiler Dağıtımı. Bugün Gücünüzü Artırın.
- Plato blok zinciri. Web3 Metaverse Zekası. Bilgi Güçlendirildi. Buradan Erişin.
- Kaynak: https://www.fintechnews.org/how-to-automate-documentation-workflow/
