Doküman Dizinleme için uzman kılavuzunu indirin.

Kağıttan bilgisayar tabanlı dosyalama prosedürlerine geçen birçok şirket, dijital dosyaların analog dosyalar kadar düzensiz ve dağınık olabileceğini anladı. Yine de, belgeleri dijitalleştirmek uzun vadede çok fazla çaba ve zaman tasarrufu sağlar; sadece doğru yapıldığında çalışır. Belge indekslemenin geldiği yer burasıdır.

Belge indeksleme, şirketinizin dijital dosyalarınızı organize etmesini ve gelecekteki dosyaları organize etmesini sağlamanın mükemmel bir yoludur. Aynı zamanda, alacak hesaplarından ve ödenebilir hesaplar için satın alma-ödeme.

Belge İndeksleme Nedir?

Belge indeksleme, gelecekte belgeleri ararken veya alırken daha iyi görünürlük için belgeleri uygun etiketler veya niteliklerle düzenler.

Örneğin, bir firma belgeleri müşteri numarasına, müşteri adına, çalışan adına, tarihe veya daha sonra ilişkilendirilebilecek diğer hayati özelliklere göre indeksleyebilir. Bir organizasyonun üzerine oturduğu temelin önemli bir parçasıdır. belge yönetimi ağları inşa edildi.

Bir sözlük örneğini ele alalım. Bir sözlük, çok çeşitli sözcükleri ve anlamlarını içerir. Sözlükten belirli bir eser keşfetmeniz gerekiyorsa, her sayfaya bakmak saatler alır.

Ancak dizini kullandığınızda avınız sadece dakikalara veya saniyelere iner. Belge indeksleme benzer bir hipotezi düzenler. Belirli etiketler ekleyerek dijital belge, bir dosya dağını manuel olarak analiz etmek yerine, ihtiyacınız olan bilgileri daha zahmetsizce bulmak için bu etiketlerdeki terimleri kullanabilirsiniz.

Belge Dizine Ekleme Kavramları

Belge indekslemeyi çeşitli kavramlarda anlayabilir ve bilebilir. Bunları kısaca ziyaret edelim:

• Veri tabanı: Bir veritabanı bir elektronik tek bir yerde tutulan ve birçok farklı amaç için birçok kullanıcının erişimine açık belgeler topluluğu. Ayrıca, bir programın tartışmak ve sorgulara hızlı, esnek yanıtlar sağlamak için kullanabileceği, bilgisayarda depolanan düzenli bir belge veya veri koleksiyonu da olabilir.
• RDBMS: “RDBMS” (İlişkisel Veritabanı Yönetim Sistemi) terimi, verilerin ve veriler arasındaki ilişkilerin tablolarda tutulduğu bir veritabanı yönetim sistemini ifade eder.
• Anahtar alanlar—dizin alanları—belgeleri kategorize etmek ve düzenlemek için kullanılan veritabanı alanlarıdır. Genellikle kullanıcı tarafından tanımlanırlar ve belgeleri taramak ve almak için kullanılabilirler. Örnek olarak fatura numarası, müşterinin adı, tarihi ve adresi verilebilir.
• Eşleştirme, birleştirme ve indekslemeyi doldurma gibi diğer sistemlerde zaten var olan dizin verilerinin bulunduğu alanlar muhasebe sistemleri. Bir veya daha fazla alanı dizine eklemenize ve kalan alanları, eşleşen bir muhasebe veya insan kaynakları sistemi gibi başka bir ağ tarafından sağlanan bir tablo araması veya metin dosyasındaki verilerle otomatik olarak doldurmanıza olanak tanır.

15 dakikada kodsuz iş akışlarıyla belgeleri otomatik olarak dizinleyin. Sizin için iş akışlarını ayarlayacağımız ücretsiz bir ürün demosu ile nasıl çalıştığını görün.

Ücretsiz bir ürün turu alın or ÜCRETSİZ deneme sürümünü başlat.

Belge İndeksleme Neden Önemlidir?

Belge indeksleme, hızlı belge alımından daha fazlasını sağlar. Aşağıdakiler de dahil olmak üzere belge indekslemenin birçok avantajı vardır:

Gelişmiş Belge Organizasyonu

Çalışanlar, doğru belge indeksleme sistemi ile doğru belgeyi ararken zamandan tasarruf edebilir.

Daha kolay denetim uyumluluğu

Belgeler zaten mali yıl ve diğer ilgili ölçütlere göre indekslenmiş ve düzenlenmişse, bir denetim için zamanında kağıt toplama çabasından kolayca vazgeçebilirsiniz.

Zamandan tasarruf

Ancak, siz ve ekibiniz uygun belge indeksleme protokollerine sahipseniz, verimli işler aramak için harcadığınız zamanı kullanabilirsiniz.

Belge İndeksleme Türleri

Belge indekslemenin pek çok faydasına ek olarak, birçok farklı indeksleme yaklaşımı vardır, bu nedenle sizin için en uygun olanı (veya birkaç yol kombinasyonunu) seçebilirsiniz. belge iş akışı. Bu stratejiler aşağıdakilerden oluşur:

Tam Metin İndeksleme

Tam metin indeksleme ile, bir belgenin tüm içeriği taranır ve metinde herhangi bir yerde kelime öbekleri veya anahtar kelimeler aramanıza izin verir.

Çoğu kelime işlemci ve web tarayıcısında bulunan “Bul” (Ctrl+F veya Command+F) aracıyla aynıdır. Bu indeksleme türünün kullanıcı dostu doğası, onu en kolay hale getirir, ancak çok fazla depolama alanı gerektirir.

Nanonet'leri kullanarak belgeleri aranabilir hale getirebilirsiniz. Nasıl olduğunu gör.

Kaynak

Otomatik İndeksleme

Değişken arama indeksleme olarak da bilinen otomatik indeksleme, tüm sayfayı indekslemek yerine, müşteri numaraları veya isimleri gibi bir veritabanıyla eşleşen bir belgenin önemli kısımlarını seçici olarak indeksler.

Bu prosedür, belge indeksleme yazılımını kullanır. Yine de, işletmelerin fatura gibi her zaman aşağıdaki alanları içeren belgeleri dizine eklemesi yararlı olabilir: maç verileri veritabanlarında.

Nanonets ile belge indekslemeyi nasıl otomatik hale getirebileceğinizi görün.

Meta Veri İndeksleme

“Verilerle ilgili veriler”, meta verilere atıfta bulunmak için sıklıkla kullanılan bir terimdir, ancak çok ayrıntılıdır. Bunun bir örneği, bir pdf dosyası yapmak için görüntüleri yakalarken olabilir; çekildiği zamanı yakalar.

Ayrıca, ek "etiketler" eklemenize olanak tanır. PDF meta verileri. Daha sonraki aramalar için kullanmak istediğiniz etiketler ve diğer bilgiler gibi meta veriler, bir belgeyi dijitalleştirirken veya tararken kullanılabilir. Ardından, iş bir belgeyi almaya geldiğinde, tüm belgeleri taramak için belge alma programınızı kullanmak yerine meta verileri tarar.

Saha Verilerini Kullanarak Otomatik Dizin Oluşturma

Alan tabanlı indeksleme, alanlar olarak da bilinen bir veritabanı içindeki çeşitli veri kaynaklarını ifade eder. Kavramsal olarak meta veri indeksleme ile aynıdır. Örneğin, veritabanınızda müşteri sütununda aynı ada sahip kayıtları aramak için alan tabanlı dizin oluşturmayı kullanabilirsiniz.

Belge indeksleme zor değildir. Belgeleri otomatik pilotta indekslemek için yukarıdaki tüm yöntemleri kullanın.

<15 dakika içinde Nanonets ile belge indekslemeyi nasıl otomatik hale getirebileceğinizi görmek için bir arama yapın.

Ücretsiz bir ürün turu alın or ÜCRETSİZ deneme sürümünü başlat.

Belge Dizine Ekleme nasıl çalışır?

Hangi belge indekslemenin sizin için en iyisi olduğu, ilgili tarafların her birinin indekslediğiniz belgeleri nasıl kullanmayı amaçladığına bağlı olacaktır. Çalışanların internette arama olasılığı en yüksek olan bilgiler ve bu bilgileri bulmak için kullanma olasılıkları en yüksek olan arama terimleri sizin tarafınızdan bilinmelidir. Çalışan ihtiyaçlarını anlamak, hızlı belge alımını mümkün kılacak şekilde indekslemenizi sağlamanın tek yoludur.

İndekslenmiş makalelerinizin nasıl kullanılacağını ve kuruluşunuz için hangi tür indekslemenin en mantıklı olduğunu anladıktan sonra belgeleri indekslemek kolaydır. İndeksleme işlemi, önceden belirlenmiş anahtar ifadeleri manuel veya otomatik olarak bulmak için sayısallaştırılmış ve taranmış materyalleri taramayı ve kategorilere ayırmayı gerektirir. İndeksleme sürecinin daha ayrıntılı bir açıklaması aşağıda verilmiştir:

Belge Dizine Ekleme Kullanım Durumunu Anlayın

Kullanmanız gereken indeksleme türü, indekslediğiniz belgelere, bunların personel kayıtları, faturalar veya başka bir şey olup olmadığına bağlı olacaktır; bu belgeleri kimin ve neden alacağını bilmek de önemlidir.

Kullanmak istediğiniz belge indeksleme türünü sonlandırın

Bazı türdeki makalelerin dizine eklenmesi için çok fazla bilgiye ihtiyaç duymadan kolayca bulunması mümkündür. Örneğin, yalnızca hesap numarası veya satıcı adı gibi faturalardaki temel bilgilere ihtiyacınız olabilir.

Uygulanabilir verileri indeksleyin

Verileri manuel olarak indeksleyebilir veya tercihen, hangi indeksleme biçiminin anlamlı olduğunu belirledikten sonra verileri indeksleyebilecek yazılıma güvenebilirsiniz.

Çift anahtar yöntemi, manuel olarak yapıldığında en etkili indeksleme tekniğidir. İki kişi, bu yöntemi kullanarak taranan her belgeyi, gördükleri bilgileri dosya için uygun meta veri alanlarına girerek gerekli indeksleme ifadeleriyle etiketler. Bu, çapraz karşılaştırmanın herhangi bir hatayı bulmasını mümkün kılar. Çift anahtar çok zaman kazandırır ve hataları büyük ölçüde azaltır.

Yazılıma güveniyorsanız, yazılımın belgenin hangi bölümlerinden alması gerektiğine ilişkin yönergeleri belirtmelisiniz. Örneğin, doğru belge indeksleme yazılımı, OCR teknolojisi bilgisayarın, ilgili verileri indekslemek ve belgelerin fiziksel kopyalarını sayısallaştırmak için çok önemli olan resimlerden metin okumasına izin vermek.

Nanonets – En iyi Belge İndeksleme Yazılımı

Nanonetler bir AI tabanlı belge yönetim sistemi için kodsuz bir platforma sahip kullanıcılara izin veren uçtan uca belge yönetimi. Nanonets, aşağıdakiler gibi tüm belge işlemlerini otomatikleştirir:

Ve dahası. Nanonets, belgeleri tanımlamak ve bunları ilgili veritabanlarına uygun şekilde dizine eklemek için anahtar kelime ayıklamayı kullanan yerleşik bir OCR yazılımına sahiptir. Nanonets AI algoritması zamanla öğrenir ve yapılandırılmamış, yarı yapılandırılmış veya özel belgeleri kolayca işler.

Nanonet'leri kullanmak, maliyet tasarrufu, gelişmiş uyumluluk ve gelişmiş üretkenlik dahil olmak üzere bir dizi avantaj sağlayabilir. Nanonet'leri diğerlerinden ayıran bazı benzersiz avantajlar şunlardır:

• Kodlama gerekmez
• Tüm belge türleri ile çalışır
• Özel AI modelleri
• Son işleme veya ön işleme gerekmez.
• Çok dilli belgeleri işler
• 200'den fazla dili tanır
• 1 günlük kurulum
• API ve Zapier ile 5000'den fazla entegrasyon
• 24 × 7 canlı destek
• Şeffaf Fiyatlandırma Seçenekleri
• Beyaz etiket çözümü
• Yerinde ve Bulut Barındırma

İşte Nanonets'ten beklenen performansın bir anlık görüntüsü.  

Nanonets, aşağıda gösterildiği gibi, eşler arası müşteri inceleme web sitelerinde yüksek puan almıştır.

Belge indeksleme işleminizi Nanonets ile 15 dakikada nasıl otomatik hale getirebileceğinizi görün.

Ücretsiz bir ürün turu alın or kendin dene.

Belge indeksleme için Nanonetler nasıl kullanılır?

1 Adım: Hesap oluştur Nanonetlerde (Şimdi ücretsiz başlayın) ve giriş yapın.

Adım 2: Ana ekrandan belge sınıflandırma modelini seçin.

3. Adım: Dahil etmek istediğiniz belge etiketlerini seçin.

Adım 4: Nanonets AI algoritmasının, AI modelini belge türünüzü tanıması için eğitmesi için yalnızca 25 belgeye ihtiyacı vardır. Her belge etiketi için 25 belge yükleyin ve modelin çalışmasına izin verin.

Adım 5: Tamamlandığında, belgeleri otomatik olarak göndermek, indekslemek ve gerektiğinde veritabanına göndermek için belge iş akışını kullanabilirsiniz. Belgelerden veri çıkarmak, belgeleri işlemek veya bir onay süreci aracılığıyla göndermek için belge iş akışlarını kullanabilirsiniz. Hayal gücünüz sınırlamadır.

Nanonets ile belge indeksleme kolaydır.

Ücretsiz denemenizi başlatın ve kendiniz yapın. Yardıma ihtiyacınız olursa, sizin için iş akışlarını ayarlamamıza izin vermek için otomasyon uzmanlarımızla 10 dakikalık bir görüşme planlayın.

Ücretsiz bir ürün turu alın or ÜCRETSİZ deneme sürümünü başlat.

Belgeleri Bulmanıza Nasıl Yardımcı Olur?

Belge indeksleme, herhangi bir iş belgesi yönetimi tekniğinin temel bir unsurudur ve daha verimli iş akışları oluşturmanın muazzam bir yoludur. Yeterli indeksleme ile, çalışanlarınızın ihtiyaç duyduğu herhangi bir belgeyi aramak ve yalnızca sınırlı bir tuşa basarak almak kolaydır. Ancak, yeterli araçlara sahip değilseniz, güçlü belge indekslemeyi uygulamak karmaşık olabilir.

Sonuç

Belge indeksleme, binlerce belge de dahil olmak üzere büyük arşivlerden belgelerin daha sonra alınmasına yardımcı olmak için güçlü bir yaklaşımdır. Belgeler, tam metin içeriğine göre (verideki herhangi bir kelimeye erişilebildiği gibi) veya üretim günü, benzersiz bir tanımlayıcı veya belgenin ana teması gibi belgeyle ilgili bilgilere göre indekslenebilir.

Belge yönetimi hakkında daha fazlasını okuyun:

SSS

Belgeleri İndekslemek için Kullanılan Veriler Nedir?

Yeni dijital dosyalardan en iyi şekilde yararlanmak için önemli bir karar, hangi indeksleme standartlarının kullanılacağını seçmektir. İndeksleme için kullanılan bazı veri örnekleri şunları içerir:

• Sipariş numarası
• Adreslerim
• Tarih
• Adı ve soyadı
• Telefon numaraları
• Fatura numarası
• Müşteri numaraları
• Hesap numaraları
• Anahtar kelime tanımlayıcıları

İndekslemenin Amacı Nedir?

İndekslemenin temel amacı, taranan kağıtlarınızdaki bilgileri hızlı bir şekilde tarama ve alma kapasitesine sahip olmaktır. Ayrıca, çalışanlarınızın dosya kutularını elle çalıştırmadan bilgi aramasını sağlayarak ofis verimliliğinizi artırabilir.

İyi İndekslemenin Nitelikleri Nelerdir?

Bir indeksleme projesinin nihai amacı, kullanıcıların verileri verimli bir şekilde alabilecekleri bir sistem oluşturmaktır. Bu, şu yollarla gerçekleştirilir:

• Görüşlerini almak için son kullanıcılarla (departman başkanları, yöneticiler, çalışanlar) bağlantı kurun.
• Kullanımı kolay kolay bir sistem.
• Bir belgede ve tam metinde belirli alanları arama seçeneği dahil.
• Süreç boyunca size rehberlik edecek ve tavsiyelerde bulunacak yetenekli indeksleme uzmanlarının katılımı.

Bir Sektörden Diğerine Nasıl Değişir?

İndeksleme terimlerinin seçiminde temel faktörlerden biri belgelerin nasıl inceleneceğidir. Örneğin, bir dizi personel dosyasında, özellikle ad ve soyadları ve çalışma tarihleri, popüler arama araçları olacaktır.

Aksine, tıbbi sertifikalar, doğum tarihlerinin veya sigorta poliçesi numaralarının ayrıştırılmasına atıfta bulunabilir. Belge indeksleme sırasında yaygın olarak kullanılan arama terimlerini dahil etmek daha iyi sonuçlar verecektir.

Belge İndeksleme Nasıl Çalışır?

Belge indeksleme, belirli bilgileri taranan belgelere atfederek işlev görür, verimli ve hızlı erişim sağlar. Belge indeksleme için her birinin kendine özgü faydaları olan çeşitli yöntemleri vardır.

En İyi Belge İndeksleme Seçeneğiniz Nedir?

Belge indeksleme, uygun şekilde uygulandığında çok sayıda belgenin sorunsuz aranmasını ve alınmasını sağlar. Bununla birlikte, uygun indeksleme prosedürü herkese uyan tek bir prosedür değildir. Belgeler ister tüm metinlerine göre dizine eklenmiş olsun, ister alanlara göre düzenlenmiş veya iyi meta verilerle desteklenmiş olsun, bu seçenek tüm sistemin başarısını artırır. Yetenekli bir ortak, ekibinizin, ekibinizin benzersiz egzersizlerine uyan uygun indeksleme tekniklerini seçmesini sağlayabilir.

Tüm belgelerinizi kodsuz iş akışlarıyla otomatik pilotta dizine eklemek için kodsuz bir platform kullanın. Fırsatları

Ücretsiz bir ürün turu alın or ÜCRETSİZ deneme sürümünü başlat.

‌

8 Şubat 2023: Bu blog ilk olarak Haziran 2022'de yayınlandı ve 8 Şubat 2023'te güncellenen içerikle güncellendi.

• SEO Destekli İçerik ve Halkla İlişkiler Dağıtımı. Bugün Gücünüzü Artırın.
• Plato blok zinciri. Web3 Metaverse Zekası. Bilgi Güçlendirildi. Buradan Erişin.
• Kaynak: https://nanonets.com/blog/document-indexing/