Belgeler iş dünyasında her yerde bulunur ve veri, bilgi ve bilgi için temel görevi görür. Faturalardan ve sözleşmelerden e-postalara ve notlara kadar belgeler, günlük belge işleme iş akışının önemli bir parçasıdır.  

Göre İstatistik.com, küresel olarak oluşturulan, yakalanan, kopyalanan ve tüketilen toplam veri miktarında (çeşitli belgelerden) üstel bir artış oldu. 64.2'de 2020 zettabayta ulaşacağı tahmin ediliyor. 2020'den 2025'e kadar ileriye bakıldığında, projeksiyon, küresel veri üretiminin 180 zettabaytı aşacağını gösteriyor.

Tüm işletmelerin yerinde bir tür belge işleme iş akışı vardır. Kağıt belgeleri yönetme maliyetleri işletmeler Amerika Birleşik Devletleri'nde yılda 8 milyar dolar, tek bir belgeyi dosyalamanın ortalama maliyeti 20 dolar.

Belge iş akışları, belgelerden verilerin yakalanmasına ve bunların işlenmesine bağlıdır; özellikle yönetilmesi gereken belgeler manuel veya analog biçimdeyse, her ikisi de sıkıcı ve zaman alan görevler olabilir.

Belge işleme, belge yönetimi iş akışındaki ilk adımdır ve bilgilerin manuel veya analog formlardan dijital formata dönüştürülmesini içerir. Bir şirket, verileri ayıklamak için bir belge işleme sistemi kullanarak belgenin orijinal yapısını, düzenini, metnini ve resimlerini dijital olarak çoğaltabilir.

Belge işleme nedir?

İşletmeler günlük olarak çok büyük miktarda veriyle uğraşır ve bu verilerin çoğu yapılandırılmamış ve kağıt belgelerde, taranmış belgelerde, PDF'lerde, Word belgelerinde, e-postalarda ve çevrimiçi formlarda hapsolmuştur. Belge işleme, çeşitli belge türlerinden değerli verilerin çıkarılması işlemidir. Geleneksel olarak bu terim, kağıt veya elektronik belgeleri inceleme ve veritabanlarına veri girme işlemlerini manuel olarak ifade eder. Bununla birlikte, teknolojinin hızla ilerlemesiyle birlikte, belge işleme artık belgeleri çok az veya hiç insan müdahalesi olmadan işleyebilen otomatik araçların kullanımına atıfta bulunmaktadır.

Otomatik belge işleme çözümleri, işletmelerin zamandan tasarruf etmesi, hataları azaltması ve üretkenliği artırması için temel bir araç haline geldi. Makine öğrenimi ve yapay zeka ile bu araçlar, çeşitli belge türlerindeki kalıpları ve yapıları öğrenebilir ve tanıyabilir. Bu araçlar daha sonra bu belgelerden veri çıkarabilir ve bunları veritabanlarına ve diğer sistemlere kolayca entegre edilebilecek yapılandırılmış verilere dönüştürebilir.

Otomatik belge işleme çözümlerini kullanmak, doğru ve zamanında verilere dayalı olarak daha hızlı ve daha bilinçli kararlar almalarını sağlayarak işletmelere rekabet avantajı sağlayabilir. İşletmeler, manuel işleme için harcanan zamanı ve kaynakları azaltarak, bu kaynakları büyümeyi ve yeniliği yönlendiren daha stratejik faaliyetlere tahsis edebilir.

Belge işleme nasıl çalışır?

Belge işleme, daha önce tanımlandığı gibi, belgelerdeki yapılandırılmamış verilerin yapılandırılmış formlara dönüştürülmesidir. Manuel belge işleme, belgeye bakmayı, onu analiz etmeyi, ilgili verileri çıkarmayı ve onu uygun bir veritabanına girmeyi içeriyordu.  

Sürecin sıkıcılığının giderek daha fazla tanınması ve teknolojideki ilerlemelerle birlikte, belge işleme için dijital araçlar kullanılmaktadır. En basiti, analog belgeleri okuyan ve içeriği düzenlenebilir bir biçime dönüştüren OCR yazılımıdır.  

Daha yakın zamanda AI ve ML araçlarını içeren müteakip ilerlemeler, belgelerdeki verilerin önemini ve uygunluğunu tanımada daha fazla yer almakta ve neredeyse duyarlıdır, bu da Akıllı Belge İşleme veya IDP çağına yol açmaktadır. Bu araçlar aşağıdaki görevleri içerir:

• Ön işleme: Belge işlemedeki ilk adım, kırpma, gürültü azaltma ve eğriliği düzeltme gibi ön işleme tekniklerini içerir. Bu teknikler, işleme başlamadan önce belgelerin kalitesini artırmaya yardımcı olur. Dokümanların kaliteli olmasını sağlayarak sonraki aşamalarda hata ihtimalini azaltır.
• Veri sınıflandırması: İkinci adım, belgelerin modellere ve içeriklere göre türe veya yapıya göre kategorize edildiği veri sınıflandırmasıdır. Bu süreç, hangi veri çıkarma kurallarının uygulanacağını belirlemeye yardımcı olarak veri çıkarma sürecini daha doğru hale getirir.
• Veri çıkarma: Bu adımda, kullanıcı tarafından belirlenen kurallara göre verileri ayıklamak için OCR (Optik Karakter Tanıma), ICR (Akıllı Karakter Tanıma) ve diğer teknolojiler kullanılır. Bu teknolojiler, el yazısı ve basılı belgeler dahil olmak üzere çeşitli belge türlerini tanıyabilir ve onlardan veri çıkarabilir.
• Veri doğrulama: Veri çıkarma işlemi tamamlandıktan sonra, işlenen verileri kontrol etmek ve doğrulamak için RPA (Robotic Process Automation) botları kullanılır. Doğrulanmamış veriler, manuel olarak işlenmesi için bir insan kullanıcıya gönderilir. Bu adım, çıkarılan verilerin doğru ve yüksek kalitede olmasını sağlar.
• Veri depolama ve entegrasyon: Son adım, doğrulanmış verilerin belge işleme çözümü içinde saklanmasını ve aşağı akış uygulamalarıyla entegre edilmesini içerir. Verileri diğer uygulamalarla entegre ederek iş süreçlerini ve karar vermeyi desteklemek için kullanılabilir.

Belge işlemenin faydaları

Belge işleme çözümleri, her büyüklükteki işletmeye çok çeşitli avantajlar sağlar, örneğin:

• Maliyet ve zaman tasarrufu: Belgeleri manuel olarak işlemek zaman alıcıdır ve hataya açıktır, bu da üretkenliğin azalmasına ve maliyetlerin artmasına neden olur. McKinsey yaklaşık 30 saate denk gelen iş gününün yaklaşık %2.5'unun çeşitli belgelerden bilgi arayan bilgi çalışanları tarafından harcandığını bildiriyor. Süreci bir belge işleme aracıyla otomatikleştirerek, çalışanlar zamandan tasarruf edebilir ve daha yüksek değerli görevlere odaklanabilir, bu da üretkenliği ve maliyet tasarrufunu artırır.
• İyileştirilmiş veri doğruluğu ve kalitesi: Belgeleri manuel olarak işlerken insan hatası kaçınılmazdır ve bu da yanlış verilere ve ek maliyetlere yol açar. Veri Ambarı Enstitüsü işletmelerin satın alma, tedarik zinciri ve diğer ilgili alanlardaki veri girişi hataları nedeniyle yılda 600 milyar dolardan fazla kayıp yaşadığını bildiriyor. Bir belge işleme çözümü kullanılarak verilerin doğruluğu ve kalitesi iyileştirilir, bu da daha iyi içgörülere ve bilinçli karar vermeye yol açar.
• Kolaylaştırılmış iş akışları: Finans, sağlık ve lojistik gibi sektörlerde, belge işleme genellikle süreçlerde darboğazlara ve çalışanlar için strese neden olabilir. Belge işleme araçları, verileri ayıklayarak, depolayarak ve ihtiyacı olanların erişimine sunarak iş akışlarını düzene sokar ve daha hızlı ve daha verimli süreçler sağlar.
• Gelişmiş güvenlik ve uyumluluk: Belge işleme çözümleri, işlenmiş belgeleri yalnızca yetkili personelin erişebileceği güvenli veritabanlarında saklayarak dolandırıcılık ve hassas bilgilerin istenmeyen şekilde açığa çıkması riskini en aza indirir. Geliştirilmiş veri doğruluğu aynı zamanda daha iyi düzenleyici raporlama ve uyum sağlayarak para cezası ve yasal sorun riskini azaltır.
• Ölçeklenebilirlik ve esneklik: Gartner'ın araştırması, kağıt tabanlı bir belge yönetim sistemini sürdürmenin maliyetli olabileceğini gösteriyor. Dört çekmeceli bir dosya dolabı, 12,000 dokümanı ve yıllık 1500 $ bakım maliyeti ile yaklaşık dokuz fit kare taban alanı kaplıyor. Sonuç olarak, kağıt tabanlı sistemlere güvenen işletmeler, genişleme yeteneklerinde sınırlamalarla karşılaşabilir. Belge işleme çözümleri ise ölçeklenebilirlik açısından esneklik sunarak yoğun dönemlerde belge işlemeyi yönetmeyi kolaylaştırır. Ayrıca, el yazısı ve basılı belgeler, PDF'ler ve taranmış görüntüler dahil olmak üzere çeşitli belge türlerini ve formatlarını işleyecek kadar çok yönlüdürler. İşletmeler, bir belge işleme çözümü benimseyerek kağıt tabanlı sistemlere olan bağımlılıklarını azaltabilir ve operasyonel verimliliklerini iyileştirerek maliyetleri azaltabilir ve üretkenliği artırabilir.

Belge işleme için teknoloji çözümleri

Belge işleme için farklı derecelerde karmaşıklığa sahip çeşitli dijital araçlar artık mevcuttur.

• OCR veya Optik Karakter Tanıma, hem yazılı hem de el yazısı metni tanımlamak için belgeleri tarayan bir araçtır. Bu teknoloji özellikle görüntü belgelerini işlemek ve bunları makine tarafından okunabilir verilere dönüştürmek için kullanışlıdır.
• ICR veya Akıllı Karakter Tanıma, el yazısı karakterleri daha yüksek hassasiyetle tanımlayabilen OCR'nin daha gelişmiş bir sürümüdür.
• RPA veya Robotik Süreç Otomasyonu, önceden belirlenmiş kurallara göre benzer yapılara sahip belgelerden veri çıkarmak gibi tekrarlayan görevleri gerçekleştirmek için botların kullanılmasını ifade eder.
• Makine Öğrenimi veya ML, verilere dayalı görevleri yürütme yeteneklerini geliştirmek için algoritmaları eğiten bir yapay zeka dalıdır.
• NLP veya Doğal Dil İşleme, anlamını anlamak ve içgörüler elde etmek için dili analiz eden bir makine öğrenimi alt kümesidir.

Bu teknolojilerin bir kombinasyonunu kullanan belge işleme çözümleri, el yazısı ve basılı belgeler, PDF'ler ve taranmış görüntüler dahil olmak üzere çok çeşitli belge türlerini ve formatlarını etkili bir şekilde işleyebilir. Akıllı Belge İşleme (IDP) çözümleri, duyarlılığı analiz ederek, metni sınıflandırarak, içeriği özetleyerek ve çok daha fazlasını yaparak belge işlemeyi bir adım öteye taşır. Bu gelişmiş çözümler, belge tabanlı süreçleri otomatikleştirmeyi ve daha fazla verimlilik ve doğruluk elde etmeyi mümkün kılar.

Belge işleme çözümleri için kullanım örnekleri

Akıllı Belge İşleme (IDP) çözümleri, şirketler belge işleme görevlerini kolaylaştırmaya ve manuel hataları ortadan kaldırmaya çalışırken, endüstriler arasında giderek daha popüler hale geliyor. Kağıtsız bir ofis fikri birçok işletme için hâlâ uzak bir gerçeklik olsa da, IDP çözümleri kağıt belgelerle ilişkili veri çıkarma ve işleme görevlerini otomatikleştirerek boşluğu doldurmaya yardımcı oluyor.

1. Bankacılık ve Finansal Hizmetler: IDP çözümleri, çekler, hesap açma formları, bakım formları, ipotek başvuruları ve KYC ve vergi formları gibi çeşitli belgeleri işlemek için kullanılabilir. Bir çekteki ve diğer mali belgelerdeki imzaları doğrulamak için kullanılan teknoloji, zamandan tasarruf sağlar ve verimliliği artırır. Ayrıca bankalar, müşteri memnuniyetini artırabilen ve hataları azaltabilen hesap açma formları ve bakım formlarının işlenmesini otomatikleştirerek hesap açma ve bakım süreçlerini kolaylaştırabilir.
2. Sigorta: IDP çözümleri, hasar formları, hayat sigortası başvuruları, trafik kazası hasarları, maluliyet formları, hak sahibi değişikliği formları ve yıllık hesap formları gibi çeşitli belgeleri işlemek için kullanılabilir. IDP, kapsam ve uygunluk için poliçe belgelerine karşı talebi doğrulamak için gereken manuel çabayı azaltabilir ve taleplerin işlenmesinin doğruluğunu artırabilir.
3. Sağlık: Belge işleme çözümleri, hasta kabul formları, kayıt belgeleri ve sağlık sigortası talep formları gibi çeşitli belgeleri işlemek için kullanılabilir. Sağlık kurumları, veri çıkarma sürecini otomatikleştirerek, bu formlardan alınan verileri işlemek için gereken idari ek yükü azaltabilir ve hasta kabulü ile hasar işleme süreçlerinin doğruluğunu ve hızını artırabilir.
4. Yasal: Sözleşmeler, senetler ve vasiyetnameler gibi yasal belgeler, ilgili bilgileri çıkarmak için çok çeşitli belge işleme teknolojisi kullanılarak taranabilir ve işlenebilir. Bu bilgiler daha sonra belgeleri kategorize etmek, düzenlemek ve aramak için kullanılabilir ve bu da avukatların ihtiyaç duydukları bilgileri hızlı bir şekilde bulmalarını kolaylaştırır. Ek olarak, belge işleme, ilgili kanıtları belirlemek için büyük hacimli belgelerin işlenebildiği yasal keşif için kullanılabilir.
5. Devlet: Belge işleme çözümleri, yönetişimle ilgili belgeler, istihdam başvuruları, vergi formları ve sosyal güvenlik belgeleri gibi çeşitli belgeleri işlemek için kullanılabilir.

Akıllı Belge İşleme için Nanonetler

Nanonets, faturalar, makbuzlar ve sözleşmeler dahil olmak üzere çeşitli belge türlerinden veri çıkarma sürecini otomatikleştirmek için makine öğrenimini kullanan, akıllı belge işleme için son teknoloji bir araçtır. Karmaşık ve yapılandırılmamış belgelerden veri çıkarmada yüksek doğruluk elde etmek için Optik Karakter Tanıma (OCR) ile derin öğrenme algoritmalarını birleştirir. Kullanıcı dostu arayüz, kullanıcıların kendi modellerini kolayca eğitmelerine, ayıklama kurallarını özelleştirmelerine ve ayıklanan verilerdeki hataları gözden geçirip düzeltmelerine olanak tanır.

Nanonets, metinleri, sayıları ve el yazısı ve makinede yazdırılan metinler dahil diğer karakterleri tanıyabilen gelişmiş OCR teknolojisiyle dikkat çekiyor. Nanonets tarafından kullanılan derin öğrenme algoritmaları, verilerin bağlamını anlamasına ve karmaşık ve yapılandırılmamış belgelerden bile doğru bir şekilde çıkarmasına olanak tanır. Ayrıca, Nanonet'lerin özelleştirilebilir özellikleri, kullanıcıların örnek belgeler ve çıkarma için ilgili verileri sağlayarak kendi modellerini eğitmelerine ve ayrıca çıkarma kurallarını kendi özel ihtiyaçlarına göre ayarlamalarına olanak tanır.

Nanonets'in çoklu dil desteği, kullanıcıların farklı dillerde yazılmış belgelerden veri çıkarmasına olanak tanır ve API entegrasyon özelliği, kullanıcıların IDP çözümünü diğer araç ve sistemlerle entegre etmesine olanak tanır. Ayrıca Nanonets, büyük hacimli belge ve verileri işleyebilen ölçeklenebilir bir çözümdür ve bu da onu her büyüklükteki işletme için uygun hale getirir. Özetle, Nanonets bir IDP çözümü olarak yüksek düzeyde doğruluk, çok yönlülük, kullanım kolaylığı ve ölçeklenebilirlik dahil olmak üzere çeşitli avantajlar sunar.

Paket servisi

Doküman işleme çözümleri, farklı sektörlerdeki işletmeler ve kuruluşlar için temel araçlar haline geliyor. Bu çözümler, kağıt tabanlı süreçleri otomatik ve temassız iş akışlarına dönüştürerek çalışanlar için önemli ölçüde zaman ve emek tasarrufu sağlıyor. Yapılandırılmamış ve el yazısı metinler de dahil olmak üzere çeşitli belge türlerinden veri çıkarma ve işleme yeteneği sayesinde, belge işleme çözümleri her büyüklükteki işletmeye doğruluk ve verimlilik getirmiştir. Dünya daha dijital bir geleceğe doğru ilerlemeye devam ederken, belge işleme çözümleri, işletmelerin operasyonlarını düzene koymalarına ve kârlılıklarını iyileştirmelerine yardımcı olmada giderek daha önemli bir rol oynayacaktır.

• SEO Destekli İçerik ve Halkla İlişkiler Dağıtımı. Bugün Gücünüzü Artırın.
• Plato blok zinciri. Web3 Metaverse Zekası. Bilgi Güçlendirildi. Buradan Erişin.
• Adryenn Ashley ile Geleceği Basmak. Buradan Erişin.
• Kaynak: https://nanonets.com/blog/what-is-document-processing/