B2B ödeme otomasyonu, fatura toplama ve işleme otomasyonundan satıcılara ödeme yapmaya ve defterlerinizdeki bu ödemeleri uzlaştırmaya kadar her şeyi içerir. İşletmenizin kaynakları serbest bırakmasına, manuel hataları azaltmasına ve daha stratejik görevlere odaklanmasına olanak tanır.

2018 tarihli bir rapor, Kuzey Amerika'daki işletmelerin $ 187 milyar Alacak Hesapları (AP) işlemlerinde yıllık olarak ve işçilik bu maliyetlerin %90'ından fazlasını oluşturur. Bu maliyetleri %80 oranında azaltabilseydiniz ve fatura işleme hızını 10 kata kadar artırabilseydiniz? Kulağa gerçek olamayacak kadar iyi mi geliyor? 

Doğru B2B ile ödeme otomasyonu yazılım, değil. Ve faydalar maliyet tasarrufu, doğruluk ve verimlilikle sınırlı değildir — B2B ödeme otomasyonu ayrıca tedarikçi ilişkilerini iyileştirebilir, uyumluluğu sağlayabilir, cezalardan kaçınabilir ve nakit akışı ve mali sağlık hakkında kritik içgörüler sağlayabilir.

B2B ödeme otomasyonu, her büyüklükteki işletme için oyunun kurallarını değiştirir. Bu kısa kılavuzda, B2B ödeme otomasyonunun temelleri ve işinizde AP otomasyonunun nasıl uygulanacağı konusunda size yol göstereceğiz.

B2B ödeme otomasyonu nedir?

B2B ödeme otomasyonu, işletmelerin tedarikçilere, yüklenicilere ve diğer iş ortaklarına ödeme yapma şeklini kolaylaştıran, teknoloji odaklı bir süreçtir.

Dolayısıyla, ekibinizin fatura verilerini manuel olarak girmesi, hataları kontrol etmesi, ödemeleri başlatması ve bu ödemeleri finansal sisteminizde mutabık kılması yerine, bu görevler Nanonets gibi bir çözüm tarafından gerçekleştirilir.

Bu yazılım, minimum insan müdahalesi ile tüm süreci otomatikleştirerek bu sıkıcı görevler için harcanan zamanı azaltırken hata ve yanlış iletişim olasılığını da önemli ölçüde azaltır.

B2B ödeme otomasyonu iş akışınızı nasıl kolaylaştırabilir?

Bir B2B ödeme otomasyonu çözümüne yatırım yapmak işletmeniz için akıllıca bir harekettir. Bazen, eylemdeki değişikliklere tanık olana kadar dönüştürücü etkiye inanmak zordur.

Öyleyse, bu ödeme otomasyon çözümlerinin B2B ödeme sürecinin farklı bölümlerini nasıl otomatikleştirdiğine bakalım.

1. Fatura işleme

B2B ödeme otomasyon çözümleri, doğruluğu ve eksiksizliği sağlamak için verileri yakalayabilir ve faturaları inceleyebilir. Fatura numarası, tarih, tedarikçi adı ve ödenmesi gereken tutar gibi hayati verileri çıkarır ve bunları ilgili satın alma siparişleri ve sözleşmelerle eşleştirir.

Bir uyumsuzluk varsa yazılım, faturayı manuel inceleme için otomatik olarak işaretler. Ekibiniz bunu inceleyebilir ve birkaç tıklamayla düzeltilmesi ve yeniden sunulması için tedarikçiye geri yönlendirebilir.

Bu otomatikleştirilmiş süreç, manuel veri girişi ve inceleme için harcanan zamanı önemli ölçüde azaltarak, daha hızlı fatura işleme sürelerine yol açar.

2. Onay iş akışları

Fatura eşleştirildikten sonra, inceleme ve onay için otomatik olarak belirlenen onaylayanlara yönlendirilir. Ödeme otomasyon sistemi, gecikmiş onaylar için hatırlatıcılar ve eskalasyonlar göndererek erken ödeme indirimleri ve daha iyi iş ortağı ilişkileri alma şansını artırırken geciken ödeme olasılığını azaltır.

İş ortaklarınız, faturalarının durumunu gerçek zamanlı olarak takip edebilecek ve bu da AP ekibinizin ilgilenmesi gereken sorgu sayısını azaltacaktır. Bu şeffaflık düzeyi, güveni artırır ve iş ilişkilerinizi geliştirir.

3. Ödeme gerçekleştirme

Ödeme otomasyon yazılımı daha sonra onaylanan faturalara ve ödeme koşullarına göre ödemeleri başlatır. Yazılım, ACH, sanal kartlar ve çekler gibi çeşitli ödeme yöntemleri için ödeme dosyaları oluşturur ve bunları bankaya veya ödeme işlemcisine gönderir.

Ancak, ödeme otomasyonunun etkinliğinin, yazılımın kalitesine ve mevcut ödeme sistemlerinize ne kadar iyi entegre edildiğine bağlı olduğunu unutmamak önemlidir. Faturalama ve ödeme süreçleri işletmeden işletmeye farklılık gösterdiğinden, özel ihtiyaçlarınızı karşılamak üzere özelleştirilebilen bir ödeme otomasyonu çözümü seçmek çok önemlidir.

Bizi daha iyi tanımak için Nanonetler, Örneğin. E-posta, taranmış belgeler, dijital dosyalar/görüntüler ve bulut depolama gibi çeşitli kaynaklardan gelen faturaları ve satın alma siparişlerini okuyabilir ve tamamen temassız gitmenize ve manuel müdahale olmaksızın harcamaları eşleştirip uzlaştırmanıza olanak tanır. QuickBooks ve Sage dahil olmak üzere mevcut muhasebe sistemlerinize kolayca bağlayabilir, bu sayede mevcut süreçlerinizi aksatmaz.

4. Ödeme mutabakatı

Ödemeler gerçekleştirildikten sonra, otomasyon yazılımı bunları uzlaştıracaktır. Yapılan ödemeleri onaylı faturalarla çapraz referanslandırarak tüm ödemelerin doğru ve muhasebeleştirilmesini sağlar.

Herhangi bir tutarsızlık hemen işaretlenecek ve ekibinizin bunları hemen araştırmasına ve çözmesine olanak tanıyacaktır. GL kodları otomatik olarak uygulanarak muhasebe sisteminizle sorunsuz entegrasyon sağlar ve mutabakat sürecini daha hızlı ve verimli hale getirir.

5. Raporlama ve analiz

B2B ödeme otomasyonu yazılımı yalnızca manuel görevleri otomatikleştirmez; aynı zamanda işletmenizin mali durumu hakkında değerli bilgiler sağlar. Ödeme faaliyetleriniz hakkında kapsamlı raporlar oluşturarak eğilimleri sergiler, darboğazları belirler ve iyileştirme fırsatlarını vurgular.

Bu veriye dayalı yaklaşım, daha doğru bütçe tahminleri belirlemenize, maliyet tasarrufu fırsatlarını belirlemenize ve gerçek zamanlı mali verilere dayalı stratejik kararlar almanıza yardımcı olur.

B2B ödeme otomasyonunu neden uygulamalısınız?

Böylece iş akışınızı kolaylaştırabilir. Ancak bu, işletmeniz için somut faydalara nasıl dönüşür?

İşte B2B ödeme otomasyonunu uygulamayı düşünmek için bazı ikna edici nedenler:

1. Maliyet tasarrufu

Yakın tarihli bir rapor, neredeyse %92 ödemeler için çek kullanan işletmelerin oranı. Ortalama işlem maliyeti ile $ 2.01 ve $ 4, her çekin manuel olarak işlenmesi şirketler için çok pahalı olabilir. 

Otomatikleştirilmiş B2B ödeme işleme, el işçiliği ve kağıt tabanlı süreçlere olan ihtiyacı azaltarak, kağıt çeklerin yazdırılması, nakliyesi ve saklanması ile ilgili maliyetleri önemli ölçüde azaltabilir.

2. Geliştirilmiş doğruluk

Manuel ödeme işleme, beklenmeyen maliyetlere ve gecikmelere yol açan hatalara eğilimlidir. Yinelenen ödemeler, yanlış tutarlar ve kaçırılan son tarihler, manuel işlemede meydana gelebilecek yanlışlıklardan yalnızca birkaçıdır. 

B2B ödeme otomasyonu, veri girişi, ödemeleri faturalarla eşleştirme ve tutarsızlıkları belirleme gibi görevleri otomatikleştirerek bu hataları ortadan kaldırmaya yardımcı olabilir. Son zamanlarda yapılan bir ankette, neredeyse %62 Kuruluşların oranı, ödeme otomasyonu ve elektronik ödemelerde verimliliğin artırılmasını birinci öncelik olarak gösterdi.

3. Daha hızlı ödeme işleme

Otomatik fatura işleme, fatura onay iş akışları ve ödeme yürütme ile bir B2B ödemeyi işlemek için gereken süre haftalardan birkaç güne ve hatta saatlere indirilebilir. Faturalar herhangi bir yerden onaylanabilir ve ödeme anında işlenebilir, bu da daha hızlı geri dönüş süreleri ve iyileştirilmiş nakit akışı sağlar.

4. Daha güçlü tedarikçi ilişkileri

Geç ödemeler, anlaşmazlıklar ve ödemeyle ilgili diğer sorunlar tedarikçi ilişkilerine zarar verebilir. B2B ödeme otomasyonu, zamanında ödemeler ve doğru ödeme kayıtları sağlayarak işletmelerin bu sorunlardan kaçınmasına yardımcı olur. Bu, işletmelerin daha güçlü tedarikçi ilişkileri geliştirmesine yardımcı olarak potansiyel indirimlere, iyileştirilmiş şartlara ve gelişmiş işbirliğine yol açabilir.

5. Ölçeklenebilirlik ve büyüme

B2B ödeme otomasyonu, operasyonlarını ölçeklendirmek isteyen kuruluşların bunu daha verimli bir şekilde yapmalarını sağlar. Satıcılar ve faturalar biriktikçe, bunların manuel olarak işlenmesi büyüme için bir darboğaz olabilir. 

Otomatik B2B ödeme işleme, işletmelerin fatura ve ödeme hacmini takip etmesine yardımcı olurken hataları azaltıp verimliliği artırır. Bu, işletmelerin hammadde veya kritik tedarik tedarikindeki gecikmelerden endişe duymadan faaliyetlerini planlamasına yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda büyümeyi ve karlılığı artırabilecek daha stratejik görevlere odaklanır.

6. Dolandırıcılığa karşı daha az duyarlı

Ödeme otomasyonu yazılımı, satıcı fatura işleme, onay iş akışları ve ödeme yürütme işlemlerini otomatikleştirerek, işletmelere ödeme etkinliklerinin kapsamlı bir görünümünü sunabilir ve olağan dışı işlemleri veya etkinlikleri belirlemelerine olanak tanır.

Ayrıca B2B ödeme otomasyonu yazılımı, çok faktörlü kimlik doğrulama, kullanıcı izin kontrolleri ve denetim izleri gibi güvenlik önlemleri uygulayarak işletmelere dolandırıcılığa karşı daha iyi koruma sağlar.

7. Geliştirilmiş uyumluluk

Manuel süreçlerde denetim izleri oluşturmak ve ayrıntılı ödeme kayıtlarını tutmak zor olabilir. Her ortağın, işlemleri kaydetmek için kendi sistemi ve kuralları olabilir. Denetimler sırasında veya düzenlemelere uyum sağlarken sorun teşkil edebilecek gelişigüzel tutulan günlüklerle karşılaşırsınız.

Ödeme otomasyonu ile her işlem sistematik olarak günlüğe kaydedilir ve kolayca izlenebilir. Ayrıca yazılım, çeşitli uluslararası, ulusal veya sektöre özgü düzenlemelere uyacak şekilde programlanarak uyumsuzluk riski azaltılabilir. Bu, yalnızca denetimleri basitleştirmekle kalmaz, aynı zamanda uyumlulukla ilgili sorunları ele almak için yapılandırılmış bir yol sağlar.

8. Daha iyi görünürlük ve kontrol

B2B ödemelerinizi otomatikleştirdiğinizde, harcamalarınız hakkında daha iyi görünürlük elde edersiniz. Ödeme faaliyetlerinizin kapsamlı bir görünümü, eğilimleri belirlemenize, verimsizlikleri tespit etmenize ve verilere dayalı kararlar almanıza olanak tanır. Bu, nakit akışınızı optimize etmenize, bütçenizi daha etkin bir şekilde yönetmenize ve gelecekteki büyümeyi planlamanıza yardımcı olabilir.

Ek olarak, otomasyon size ödemeleriniz üzerinde daha fazla kontrol sağlar. Onay iş akışları ayarlayabilir, yaklaşan ödemeler için hatırlatıcıları otomatikleştirebilir ve olağandışı etkinlikler için uyarılar alabilirsiniz. Bu, her zaman döngüde olmanızı ve gerektiğinde müdahale edebilmenizi sağlar.

9. Artan çalışan verimliliği ve daha iyi moral

Manuel ödeme işleme yalnızca zaman alıcı değildir, aynı zamanda çalışanlarınızın üretkenliğini ve moralini tüketebilecek sıkıcı görevleri de içerir. B2B ödemelerini otomatikleştirmek, işletmenizin büyümesine katkıda bulunabilecek daha stratejik görevlere ve girişimlere odaklanmak için personelinizin zamanını boşaltabilir.

Ayrıca, fatura onayları için kıdemli iş arkadaşlarının peşinden koşmak, ödemeleri uzlaştırmak için saatler harcamak veya önemli belgeleri yanlış yerleştirme konusunda endişelenmek zorunda kalmayacaklar. Çalışanları elde tutmak ve motive etmek, becerilerinin ve zamanlarının anlamlı işler için kullanıldığını hissettiklerinde daha kolay hale gelir.

Büyümeyi desteklemek için B2B ödeme otomasyonunu kuruluşunuzda nasıl uygulayabilirsiniz?

Değişim asla kolay değildir. Ancak B2B ödeme otomasyonunu kuruluşunuz içinde etkin bir şekilde uygulayabiliyorsanız, ödeme süreçlerinizi kolaylaştırabilir, zamandan ve paradan tasarruf edebilir ve tedarikçi ilişkilerinizi geliştirebilirsiniz.

Kuruluşunuzda ödeme otomasyonunu uygularken aklınızda bulundurmanız gereken birkaç ipucu:

1. Mevcut ödeme süreçlerinizi değerlendirin

Makbuzları dosyalamaktan verileri içe aktarmaya ve birleştirmeye kadar, B2B ödeme işlemenizin hangi yönlerinin hala manuel olduğunu öğrenin. Örneğin, e-posta tabanlı faturalar hala muhasebe sisteminize manuel olarak giriliyor veya belirli bir satıcının faturaları yazdırılıyor ve onay için postalanıyor.

Bu manuel süreçleri belirlemek, ödeme işleminizin hangi bölümlerinin otomatikleştirilebileceğini ve işinize en uygun ödeme otomasyonu çözümünün türünü belirlemenize yardımcı olabilir.

2. Gereken minimum manuel doğrulama olduğundan emin olun

Ekibinizin her bir fatura verisini manuel olarak doğrulaması gerekiyorsa, ödeme süreçlerinizi gerçekten otomatikleştirmiyorsunuz demektir. Faturaların bir sonraki iş gününde mahsuplaştırılmasına ve bu da operasyonlarda istenmeyen bir gecikmeye neden olabilir.

Faturaları temizlemek için gereken süreyi yalnızca saniyelere indirebilecek bir B2B ödeme otomasyonu yazılımı seçin. Bu şekilde, işletmeniz üstün ve güvenilir bir satıcı deneyimi sunabilir.

3. Evrensel olarak erişilebilir bir bilgi tabanı oluşturun

İlgili tüm ekip üyelerinin erişebileceği bir bilgi tabanı oluşturmak, ödeme otomasyonunun başarılı bir şekilde uygulanmasını sağlamada uzun bir yol kat edebilir. Seçtiğiniz B2B ödeme otomasyon yazılımı, nasıl çalıştığı, kullanıcı ayrıcalıkları, onay yönlendirmesi ve izlenmesi gereken politika veya prosedürler hakkında ayrıntılı bilgi içermelidir.

Bu bilgi tabanı, herkesi aynı sayfada tutmak için ödeme otomasyon süreçlerinizdeki değişiklikleri yansıtacak şekilde düzenli olarak güncellenmelidir.

4. Uyumluluğu ve güvenliği ciddiye alın

B2B ödeme otomasyonu, hassas finansal verileri içerir, bu da uyumluluğu ve güvenliği en üst düzeye çıkarır. B2B ödeme otomasyonu yazılımınız, sizin ve iş ortaklarınızın finansal verilerinin güvende ve güvende olmasını sağlamak için ilgili düzenlemelere ve PCI-DSS ve ISO 27001 gibi uluslararası standartlara uygun olmalıdır.

Ayrıca, iki faktörlü kimlik doğrulama, kullanıcı izin kontrolleri ve denetim izleri gibi uygun güvenlik önlemlerini uygulamanız gerekir. Ayrıca güvenlik ve uyumluluğu izlemek için özel bir ekip kurabilir veya üçüncü taraf bir denetçi tutabilirsiniz.

6. B2B ödeme otomasyonunun mevcut sistemlerinizle iyi çalıştığından emin olun

İş süreçlerinizi yönetmek için SAP'nin kurumsal kaynak planlama (ERP) sistemini zaten kullandığınızı varsayalım. Seçeceğiniz B2B ödeme otomasyonu çözümünün mevcut sistemlerinize sorunsuz entegre olmasını sağlamalısınız. Bu, iş akışınızı düzene koymanıza ve işlemlerinizdeki olası sorunlardan veya kesintilerden kaçınmanıza yardımcı olacaktır.

Yazılım, ERP sisteminizle iyi bir şekilde entegre olmazsa, personeliniz sistemler arasında verileri manuel olarak aktarmak zorunda kalabilir ve bu da otomasyonun amacını boşa çıkarabilir. Bu nedenle, API'ler veya popüler iş yazılımlarıyla önceden oluşturulmuş entegrasyonlar sunan bir çözüm arayın.

B2B ödeme otomasyonunuzu kolaylaştırmak için neden Nanonets'i seçmelisiniz?

Nanonets bir Yapay zeka destekli B2B fatura yönetimi çözümü %90'ın üzerinde bir doğruluk oranıyla fatura işlemeyi otomatikleştiren. Çözümümüz, fatura verilerini farklı biçimlerden otomatik olarak çıkarabilir, taranmış PDF'ler ve resimler dahil ve Quickbooks, Xero ve SAP gibi mevcut muhasebe sistemlerinizle entegre edin. 

Nanonets, GDPR uyumludur ve ayrıca kurumsal düzeyde güvenlik sağlar. Ölçeklendirilebilir, uygulaması kolaydır ve ödeme süreçlerinizi optimize etmenize yardımcı olmak için özelleştirilebilir onay iş akışları ve ayrıntılı analitik sunar.

Nanonets ile fatura işleme süresini günlerden dakikalara indirebilir, manuel veri girişi hatalarını ortadan kaldırabilirsiniz. 

Nihai düşünceler

Sektörünüz ne olursa olsun, ödeme otomasyonunu uygulamak, ödeme süreçlerinizi düzene koymanıza ve işinizi büyütmenize yardımcı olabilir. Manuel süreçleri azaltarak, verimliliği artırarak ve tedarikçi ilişkilerini güçlendirerek işinizi başarıya hazırlayabilirsiniz. 

Her zaman ihtiyaçlarınıza ve mevcut sistemlerinize uyan bir B2B ödeme otomasyon yazılımı kurun. Mali durumunuz ve çalışanlarınız gerçekten size teşekkür edecek. Unutmayın, amaç sadece otomatikleştirmek değil, akıllıca otomatikleştirmektir.

• SEO Destekli İçerik ve Halkla İlişkiler Dağıtımı. Bugün Gücünüzü Artırın.
• PlatoData.Network Dikey Üretken Yapay Zeka. Kendine güç ver. Buradan Erişin.
• PlatoAiStream. Web3 Zekası. Bilgi Genişletildi. Buradan Erişin.
• PlatoESG. Otomotiv / EV'ler, karbon, temiz teknoloji, Enerji, Çevre, Güneş, Atık Yönetimi. Buradan Erişin.
• PlatoSağlık. Biyoteknoloji ve Klinik Araştırmalar Zekası. Buradan Erişin.
• ChartPrime. Ticaret Oyununuzu ChartPrime ile yükseltin. Buradan Erişin.
• Blok Ofsetleri. Çevre Dengeleme Sahipliğini Modernleştirme. Buradan Erişin.
• Kaynak: https://nanonets.com/blog/b2b-payment-automation/